При развитии интернета появилось множество ресурсов, предлагающих зарегистрировать бесплатную электронную почту. Каждый второй сотрудник имеет свою электронную почту, иногда даже не одну. Рассмотрим вопрос: является ли правильным использование сотрудниками бесплатной электронной почты.

Для начала рассмотрим достоинства бесплатной электронной почты (майл.ру, яндекс.ру и т.п.):

1. создание почтового ящика абсолютно бесплатно;

2. любой электронный почтовый ящик имеет индивидуальный номер, то есть никто другой не может иметь такой же почтовый ящик;

3. доступ к веб-сервису электронной почты, возможен с любого компьютера подключенного к интернету;

4. на сайте электронной почты множество дополнительных развлекательных сервисов;

5. есть доступ с мобильного телефона;

6. свежие новости;

7. поисковая система.

Выделим явные недостатки бесплатной электронной почты, для повседневного использования сотрудниками:

1. создать короткий адрес на бесплатном сервисе достаточно сложно, 99% интересных адресов заняты;

2. как правило большинство сотрудников пользуются веб-интерфейсом сервиса, загрузка электронной почты через веб-интерфейс занимает больше времени, чем загрузка через почтового клиента;

3. дополнительные сервисы, новости, погода, отвлекают внимание сотрудника на их просмотр и изучение;

Какой вред и убытки может нанести бесплатная электронная почта сотрудников непосредственно организации:

1. Использование менеджерами бесплатной электронной почты, влечёт риск завязывания всех контактов с клиентом на личную электронную почту менеджера, соответственно после ухода менеджера в конкурирующую организацию менеджеру могут продолжать приходить заявки и коммерческие предложения;

2. Считаем, что для серьезной организации не солидно, когда у сотрудников сложные адреса, на бесплатных сервисах. Когда к нам приходят письма с подобных адресов, мы делаем вывод, что в организации много нерешенных вопросов и отсутствует системность;

3. Сотрудники, пользующиеся личной электронной почтой, обычно размещают объявления на досках объявлений, справочниках фирм, указывая свою личною электронную почту.

Некоторые организации, даже общие фирменные электронные адреса создают на бесплатных сервисах. Недостатки использования бесплатной электронной почты для целей организации:

1. Не безопасно! К Вам не раз приходили предложения о взломе электронной почты, то есть при желании, конкурент может получить пароль от Вашей электронной почты, поменять его и восстановить почтовый ящик будет проблематично, а запросы от Ваших клиентов будут продолжать поступать. Оцените для себя, готовы ли Вы рисковать и провоцировать подобную ситуацию?

2. Также любая реклама в интернете, печатных изданиях, раздаточном материале должна содержать надежный электронный адрес, который будет сохранен за Вами при любой ситуации, иначе вся реклама, оплаченные контакты окажутся пустыми;

3. Еще раз подчеркнем о солидности, если выше мы говорили об электронной почте сотрудников, то сейчас говорим об общефирменной почте, при получении от организации электронной почты с бесплатного адреса, возникает вопрос: на сколько серьезны намерения, либо возможности организации, с какой целью ящик создан на бесплатном сервисе;

4. Также бесплатные сервисы накладывают определенные ограничения, например максимальный размер письма, максимальный объем хранимых писем. Также есть обязательства, например, при не посещении сервиса длительное время, Ваш ящик автоматически исчезает.

Как правильно организовать работу с электронной почтой:

1. Наилучший вариант, если Вы зарегистрируете свой веб-сайт, даже если на данный момент Вы не готовы заниматься его созданием, наполнением, продвижением, в перспективе с развитием фирмы он все равно будет необходим. Зарегистрированный сайт позволит Вам создавать электронные ящики с короткими и красивыми именами. Например, регистрируем сайт www.r-cons.ru, далее создаём электронные ящики каждому сотруднику, которому необходима электронная почта, например: alex@r-cons.ru, sale@r-cons.ru.

Цена вопроса: регистрация сайта и ежегодная оплата около 600 руб/год; стоимость хостинга 200-300 руб/мес.

2. На платных сервисах тоже есть веб-доступ к почте, но он ненагружен ненужной информацией и при необходимости им можно воспользоваться. Получение почты в любом случае лучше настроить через почтовые программы «The Bat!», «Outlook», это сократит время получения почты, сократит объем трафика, так как не нужно закачивать странички и рекламу, почта будет храниться на локальном компьютере, либо сервере.

3. Для каждого отдела создайте свою электронную почту, например: sale@r-cons.ru, snab@r-cons.ru, buh@r-cons.ru.

4. Для менеджеров отдела сбыта имеет смысл сделать каждому свою почту, чтобы он имел доступ только к своей клиентской базе, а не к фирменной. Продумайте процедуру быстрого предоставления и отключения сотрудникам электронной почты.

5. В случае, когда Вы решаете уволить сотрудника, в зависимости от Важности информации, с которой сотрудник работает, можно тут же менять пароль на его почту.

6. Если, при смене менеджеров клиентская база передается вновь пришедшему, возможно создать обезличенную почту, например, manager1@r-cons.ru, manager2@r-cons.ru и т.д. тогда при увольнении менеджера, новому менеджеру Вы передаете почту и переписку предыдущего.

7. Проконтролируйте, чтобы в рекламных листовках и буклетах появилась новая электронная почта.

8. При необходимости закройте доступ к серверам бесплатной электронной почты. Это могут сделать системные администраторы.

9. Отслеживайте, какую почту сотрудники размещают на досках объявлений.

Возможно, что сотрудники будут противиться нововведениям, но решение должно быть таким как выгоднее, безопаснее для бизнеса.

Распопин Алексей Александрович

Консультант по управлению и организационному развитию, Директор, ООО Консалтинговая группа «Резалт»