Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

ECM 360

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Декабрь 2014   →
 1
 2
 3
03.12.2014
03:41:30
22:32:43
 4
04.12.2014
04:35:47
23:31:09
 5
 6
06.12.2014
14:40:42
23:39:19
 7
 8
 9
10
10.12.2014
02:42:41
22:31:06
11
11.12.2014
18:31:29
20:35:57
12
13
14
15
16
17
17.12.2014
19:34:52
22:38:31
18
18.12.2014
14:37:46
18:31:02
19
19.12.2014
01:35:54
10:35:50
20
21
22
23
24
24.12.2014
02:42:20
19:33:00
25
26
26.12.2014
07:30:56
19:30:42
27
28
29
30
31
Автор
Mikou

Статистика

80 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

<<Аэропорты Регионов>> переходят на единый электронный архив строительной и проектной документации


ECM 360




«Аэропорты Регионов» переходят на единый электронный архив строительной и проектной документации
2014-12-25 22:29
Холдинг «Аэропорты Регионов» завершил создание единого электронного архива строительной и проектной документации. Внедрение этого решения позволит холдингу повысить эффективность работ по развитию инфраструктуры действующих аэропортов, строящихся терминалов и перспективных проектов. Переход на новую систему стал возможен благодаря совместным усилиям специалистов центра информационных технологий аэропорта Кольцово и компании Этлас-Софт.

«Аэропорты Регионов» – крупнейший аэропортовый холдинг России, стратегическим инвестором которого является Группа компаний «Ренова». На сегодняшний день в холдинг входят ОАО «Аэропорт Кольцово» (Екатеринбург), ОАО «Международный аэропорт Курумоч» (Самара) и ОАО «Международный аэропорт Нижний Новгород», совокупный пассажиропоток которых по результатам 2013 года составил свыше 7,3 млн человек. В рамках частно-государственного партнерства управляющая компания «Аэропорты Регионов» реализует программы комплексного развития крупных авиацентров России: создает новую современную высокотехнологичную инфраструктуру - пассажирские и грузовые терминалы, приаэропортовые отели, производственные и транспортные объекты; активно развивает авиационные связи между регионами страны и зарубежья, возрождает утраченные в постсоветсткие годы внутрирегиональные авиамаршруты; внедряет единые корпоративные стандарты управления, оптимизирует производственные и технологические процессы – создает все условия для успешного развития авиационного бизнеса и авиаперевозок в России.

Актуальность внедрения такого решения для «Аэропортов Регионов» связана с постоянно растущими объемами строительных и проектных работ. В данный момент холдинг ведет развитие инфраструктуры действующего аэропорта Кольцово в Екатеринбурге, строительство новых терминалов с нуля в Самаре и Нижнем Новгороде, проектирование аэропортовых комплексов еще для ряда городов России. Идея создание единого электронного архива отвечает единым требованиям холдинга к высокому качеству строительных работ и современной организации пространства аэропортов во всех реализуемых проектах.

Новая система, реализованная на базе электронного архива Этлас, позволяет в рамках единого архива документов создавать различные сектора доступа к документам, как для пользователей, так и для групп пользователей, тем самым полностью решая задачу централизованного хранения данных по всем объектам строительства. Для ее внедрения сотрудники центра информационных технологий Кольцово проработали структуры электронного архива документов, сформировали справочники и правила автоматической нумерации и автоматического размещения документов при регистрации, а также группы пользователей с правами доступа к различным местам архива. Настройку системы провели специалисты Этлас-Софт. Сейчас она введена в промышленную эксплуатацию.

В результате внедрения системы холдинг «Аэропорты Регионов» выстроил полноценный централизованный электронный архив строительной и проектной документации для всех участников развития аэропортов холдинга с возможностью доступа к этому архиву в любое время суток из любой точки мира.


DIRECTUM на восточных границах России
2014-12-25 22:29
В ЗАО «РН-Шельф-Дальний Восток» завершено внедрение DIRECTUM. 250 сотрудников компании из нескольких офисов Южно-Сахалинска работают в системе. На сегодняшний день исчез риск потери информации, сократилось время на поиск документов, процессы стали более контролируемыми.

ЗАО «РН-Шельф-Дальний Восток» – дочернее общество ОАО «НК «Роснефть», основным видом деятельности которого является реализация проектов по геологоразведке, обустройству месторождений и добыче углеводородов на шельфе дальневосточного федерального округа.

В рамках общей стратегии модернизации взаимодействия и бизнеса руководством Общества был взят курс на поиск и внедрение полнофункциональной ECM-системы. Разработкой функционально-технических требований к системе занималась группа внедрения, разработки и сопровождения ЗАО «РН-Шельф-Дальний Восток».

Насекина Т.И., администратор проекта, руководитель группы внедрения, разработки и сопровождения комментирует:

При формировании требований к системе мы руководствовались спецификой нашей компании. В первую очередь, для нас было важно построить единое информационное пространство с учетом территориально распределенной структуры «РН-Шельф-Дальний Восток», ускорить внутреннее согласование документов, обеспечить контроль исполнения поручений. Кроме того, к СЭД предъявлялись высокие требования по безопасности. Наряду с этим, мы были заинтересованы в осуществлении миграции данных из предыдущей системы электронного документооборота. В наших планах – развитие внедренных процессов, применение электронной подписи

В результате анализа российского рынка систем электронного документооборота сотрудники компании остановились на системе DIRECTUM. По итогам проведенного конкурса работы по проекту были поручены специалистам отдела консалтинга и внедрения компании-вендора.

Проект стартовал в октябре 2012 года. В связи с большим количеством автоматизируемых процессов, работы по модификациям и тестированию были разделены на 2 этапа. Так, по итогам первого этапа в сентябре 2013 г. в опытно-промышленную эксплуатацию переведена одна половина процессов, а в рамках второго этапа в начале февраля 2014 г. – другая половина. Параллельно с проектными работами сотрудники DIRECTUM провели порядка 60 семинаров для 250 пользователей.

В ходе проекта был автоматизирован классический документооборот организации. Переход работы канцелярии в систему DIRECTUM позволил упорядочить регистрацию всех видов документов. С вводом СЭД в промышленную эксплуатацию исчез риск потери информации, сократилось время на поиск документов, повысился контроль исполнения поручений.

Внедрение технического решения «Управление командировками» ускорило согласование и формирование сопутствующих документов, позволило вовремя уведомлять командируемого о получении средств или сдаче отчетных документов, вести архив отчетных документов.

Также были оптимизированы бизнес-процессы по согласованию и регистрации договоров, организации и проведению совещаний, согласованию расходов. Внедрение решения «Проектный документооборот» позволило провести структуризацию документов по проектам, а техническое решение «Управление закупками» обеспечило прозрачность и эффективность всех внутренних процессов, связанных с проведением закупок.

В рамках проекта было разработано и модифицировано 80 справочников, 39 типов карточек, 22 сценария, 20 отчетов, 31 мастер действий. Настроено 37 типовых маршрутов. Успешно реализована интеграция с «1С: Предприятие 8». Проведена миграция данных (регистрационных карточек и документов) из предыдущей СЭД, созданных за 5 лет работы в системе. К марту 2014 г. в системе было создано более 28 000 документов и более 5 000 регистрационно-контрольных карточек.

На данный момент в системе работают все сотрудники «РН-Шельф-Дальний Восток» в количестве 200 человек, включая высшее руководство. В результате проекта предприятие получило полнофункциональный, комплексный инструмент электронного взаимодействия.

«Приволжская лизинговая компания» втрое ускорила обработку проектной документации и усилила контроль за выполнением проектов с помощью системы «1С:Документооборот 8»
2014-12-25 22:31
Специалисты нижегородского филиал «1С-Рарус» завершили внедрение решения «1С:Документооборот» в «Приволжской лизинговой компании». Новая система помогла втрое ускорить обработку входящих обращений и документации по проектам. Сокращено время на согласование проектной документации. Теперь сотрудники имеют мгновенный доступ к необходимым в работе документам, а руководство всегда точно знает, на какой стадии находится выполнение того или иного проекта. Объем потенциальных потерь, связанных с несвоевременной обработкой пакета клиентских документов, сократился на 12%. Снижение трудозатрат позволило направить дополнительные силы на развитие бизнеса.
ООО «Приволжская лизинговая компания» (ООО «ПЛК») основана в 2001 году и имеет устойчивые позиции на рынке: по размеру лизингового портфеля она входит в 50 крупнейших организаций России в своей отрасли и занимает 1-е место среди лизинговых компаний Нижегородской области. «ПЛК» осуществляет все виды операций прямого и возвратного лизинга в Приволжском, Центральном и Северо-Западном федеральных округах.

Ежегодный объем электронного документооборота компании составляет более 4300 различных документов: писем, коммерческих предложений, соглашений о сотрудничестве, электронных копий документов, графиков платежей. Ежемесячно компания регистрирует около 100 входящих и исходящих обращений, на основе которых стартует порядка 20 новых проектов. По каждому проекту необходимо провести не менее 20 электронных документов, а также оформить пакет печатных документов, которых по одной сделке может быть более 500.
Согласно регламенту, менеджеры компании регистрируют все входящие и исходящие документы и отправляют клиенту коммерческое предложение и график платежей. После согласования этих документов менеджер составляет паспорт проекта и запрашивает у клиента учредительные и финансовые документы, а также заявку для предоставления лизинга. Для каждого лизингового продукта определен свой перечень документов. Менеджер обязан зафиксировать факт получения каждого документа, его дату и тип: оригинал, копия или заверенная копия. После получения документов от лизингополучателя менеджер документы передаются в стороннюю организацию для получения заключения о деловой репутации клиента. Если получен утвердительный ответ, менеджер направляет пакет документов на проверку в Отдел анализа рисков, юристу и в финансовую службу для определения источника финансирования. После проверки специалисты Отдела анализа рисков готовят заявку для лизингового комитета, которая должна быть согласована с юристом и финансовыми специалистами. По итогам проведения лизингового комитета принимается решение о возможности заключения договора с клиентом. На следующем этапе специалисты отдела оформления операций готовят для клиента договор лизинга. Далее происходит финансирование сделки и поставка предмета лизинга, после чего проект передается на сопровождение.

Эффективность работы предприятия напрямую зависит от скорости обмена данными между подразделениями. Необходимо оперативно формировать и согласовывать все необходимые документы, контролировать условия выполнения проектов и договоров.
Ранее документооборот в компании не был автоматизирован. Для регистрации входящих и исходящих документов, расчета условий коммерческих предложений, формирования графиков платежей и реестра сопровождаемых сделок использовались электронные таблицы. На обработку документов уходило много времени, согласование и выполнение проектов затягивалось. Отчеты для руководства также формировались вручную. В такой ситуации руководство компании не могло оперативно получать достоверную статистическую информацию о текущих сделках. Это, в свою очередь, значительно увеличивало время принятия управленческих решений.

Алексей Алексеевич Поющев, генеральный директор «Приволжской лизинговой компании», уточняет: «В 2013 году акционеры компании приняли решение о создании системы электронного документооборота. На это было несколько причин. Во-первых, все мы понимали, что существующий порядок хранения электронных версий документов и сведений о клиентах в виде общей сетевой папки и нескольких электронных таблиц – это, мягко говоря, прошлый век. Во-вторых, нам хотелось вместе с внедрением новой системы упорядочить работу компании, сделать бизнес-процессы более прозрачными и доступными для контроля, оптимизировать взаимодействие с клиентами».
Новая система должна была ускорить обработку, подготовку и согласование документов, оптимизировать работу с клиентами. Необходимо было обеспечить оперативное формирование отчетов по полученным и рассмотренным заявкам, по анализируемым сделкам и сделкам на оформлении, по заключенным и отказным сделкам. Сотрудникам нужна была возможность ведения календарей встреч мероприятий и встреч с клиентами, а руководству – инструменты для контроля загрузки сотрудников.

Для решения поставленных задач был выбрано решение «1С:Документооборот 8.КОРП». Партнером по проекту стал Нижегородский филиал компании «1С-Рарус», с которым «Приволжская лизинговая компания» долгое время вела успешную работу. Проект стартовал в январе 2014 года, и за 5 месяцев был полностью завершен. В компании автоматизировано 16 рабочих мест.
Ключевые итоги проекта:
Новая система позволяет оперативно обрабатывать входящие и исходящие документы, а также заявки клиентов. На формирование карточек клиентов и проектов с подгрузкой полного пакета документов требуется теперь всего полчаса, в то время как раньше это занимало более полутора часов. Сотрудник любого подразделения может мгновенно найти информацию о нужном проекте и оценить, на какой стадии находится его выполнение, сколько и каких документов собрано, получены ли оригиналы документов или в компании хранятся только их копии.

Реализована система электронного согласования и визирования документов. На различных этапах работы с клиентом в процессе согласования документов может быть задействовано до 6 подразделений компании, а также сторонние организации. Электронная система согласования помогла ускорить этот сложный процесс в среднем на 25%, что, в свою очередь, позволило сократить время работы с каждым проектом.
Новая система позволяет менеджерам вести рабочий календарь, в котором отражены все ключевые действия по работе с клиентами. Система автоматически информирует пользователя о важных операциях, которые необходимо провести по различным проектам. Это помогает сотрудникам планировать свою загрузку и своевременно выполнять рабочие задачи.
Отчеты по активности клиентской службы, текущим контактам и проектам формируются буквально одним кликом. Все отклонения от утвержденного регламента работы становятся видны мгновенно. Теперь руководство точно знает, на каком этапе реализации находится каждый проект, по какой причине задерживается, когда наступает крайний срок выполнения той или иной задачи, и может оперативно вмешаться в процесс, обеспечив при этом положительный исход сделки.

Упорядочив работу с клиентами и снизив трудозатраты на обработку, учет и согласование документов, «Приволжская лизинговая компания» сумела высвободить дополнительные ресурсы для развития бизнеса в непростой экономической ситуации. Объем потенциальных потерь, связанных с несвоевременной обработкой пакета клиентских документов на разных стадиях, сократился на 12%. Освободившееся время сотрудники посвящают работе над новыми проектами.
Игорь Владимирович Шорин, заместитель генерального директора по анализу рисков и организации операций, уточняет: «Безусловно, вся отчетность по проектам формировалась и раньше, но с помощью разрозненных файлов и таблиц. Скорость получения отчетов напрямую зависела от квалификации персонала. Если есть сотрудник, который долгое время работает в компании и понимает, какие данные и откуда можно взять, то отчет будет готов относительно быстро. Если нет, то на его подготовку может уйти несколько дней. Сейчас на формирование отчета уходит максимум час».

Алексей Алексеевич Поющев подводит итоги проекта: «Сегодня «Приволжская лизинговая компания» вышла на качественно новый уровень организации бизнес-процессов. Регистрация входящих обращений ускорилась в 2-3 раза. Мы экономим время на подготовку необходимой отчетности, отчеты акционерам вообще отсылаются системой автоматически по расписанию. И большим плюсом является то, что итоговые затраты по проекту остались в рамках, указанных в первоначальном коммерческом предложении».

Digital Design создаст для Группы «Транзас» корпоративный портал
2014-12-25 22:33
Digital Design приступила к реализации проекта по разработке внутреннего корпоративного интернет-портала на базе Microsoft SharePoint Server 2013 для Группы «Транзас». Результатом проекта станет создание единого информационного пространства, позволяющего сотрудникам всех подразделений Группы в различных регионах иметь оперативный доступ к документам и актуальной информации компании. Предполагается, что в системе смогут единовременно работать не менее 1000 человек.

Внедряемый портал представляет собой единую информационную среду, предназначенную для совместной работы и взаимодействия сотрудников Группы «Транзас». Портал станет удобным инструментом выполнения ежедневной работы для каждого сотрудника компании, а также обеспечит эффективные внутренние коммуникации. Кроме того, портал позволит создать механизмы коллективного доступа к информации в рамках разграничения прав доступа.

«Создаваемый портал станет общекорпоративным информационным ресурсом, рассчитанным на все компании, входящие в Группу «Транзас», — отмечает Марина Данилова, HR-директор ООО «Группа Транзас». — Наша компания обладает разветвленной сетью представительств, и создание единого решения обеспечит сотрудникам в любом из наших офисов оперативный доступ к необходимой информации, что позволит нам повысить качество и скорость их работы».

Дмитрий Лебедев, руководитель отдела продаж и маркетинга Digital Design: «Группа «Транзас» — крупная российская компания, продукты и решения которой востребованы во всем мире. В «Транзасе» трудится порядка 2000 человек, каждому из которых необходима актуальная и достоверная информация. Корпоративный портал позволит решить эту задачу максимально эффективно. Пользователям портала будет предложен целый набор наиболее востребованных сервисов. В последствии, в зависимости от потребностей заказчика, число этих сервисов может быть значительно расширено».

Wildberries обменивается электронными документами через Synerdocs
2014-12-25 22:42
Один из крупнейших интернет-магазинов брендовой одежды в Рунете – Wildberries.ru – приступил к обмену электронными документами с поставщиками через сервис Synerdocs.

Wildberries — один из крупнейших мультибрендовых интернет-магазинов одежды, обуви и аксессуаров в России. Магазин является одной из самых быстрорастущих интернет-компаний и занимает лидирующее место в рейтинге интернет-магазинов по объему выручки в Рунете.

Динамика развития в области интернет-торговли (e-commerce) определяется качеством сервиса и ассортиментом товаров. Интернет-магазин Wildberries тщательно развивает оба направление, поэтому качество взаимодействия (в том числе и обмена документами) является ключевым фактором для роста бизнеса.

Ежемесячно Wildberries получает документы от более 500 поставщиков. В основном, это документы на поставку товара: накладная ТОРГ-12 и счет-фактура. Чаще всего документы приходили вместе с товаром, иногда документы необходимо исправлять и/или корректировать, что приводило к задержкам по доставке документов от поставщиков. Для того чтобы полностью решить вопрос с оперативностью доставки и корректностью оформления документов, а также избавиться от рутины в обработке и подготовке документов для проверок, интернет-магазин Wildberries решил использовать сервис обмена Synerdocs. При выборе решения специалисты Wildberries обращали основное внимание на надежность и масштабируемость сервиса, с широкими интеграционными возможностями и гибкой ценовой политикой.

Пилотный проект проведен с мая по сентябрь 2014 – в его рамках был организован тестовый обмен с контрагентами. Параллельно была настроена интеграция сервиса с учетной системой на платформе 1С, что позволило сотрудникам Wildberries работать с документами в привычном интерфейсе.

Перевод обмена в промышленную эксплуатацию позволил сократить издержки на документооборот для партнеров и ускорить работу с документами в целом. В случае возникновения ошибок в документах не приходится ждать исправленных документов неделями. С этого момента Wildberries может полностью сосредоточиться на развитии качества основного сервиса и сделать свой бизнес более динамичным и эффективным.

Павел Воробьев, руководитель проектов Synerdocs, комментирует проект:

Переход интернет-магазина Wildberries на электронные документы стал для нас ярким и насыщенным проектом, в рамках которого мы получили множество интересных решений. Например, мы серьезно продвинулись в области интеграции Synerdocs с нетиповыми версиями 1С, поскольку специфика работы Wildberries сильно повлияла на конфигурацию их учетной системы. Новые решения и опыт появились в ходе подключения контрагентов – около 500 компаний мы подключали самостоятельно с поддержкой сотрудников Wildberries. Это позволило нам сделать множество правильных выводов о том, как сделать переход торговых компаний на электронные документы проще и быстрее.

Завершён проект автоматизации документооборота ГУП «Москоллектор» на базе Docsvision
2014-12-25 22:44
ГУП «Москоллектор» - специализированное предприятие топливно-энергетического хозяйства города Москвы по эксплуатации коммуникационных коллекторов, отметившее в 2014 году своё 26-летие. В результате проекта по автоматизации внутренних процессов и документооборота к работе в Docsvision 5 подключен весь административный контур предприятия – это примерно 300 сотрудников ГУП «Москоллектор».

Государственное унитарное предприятие города Москвы по эксплуатации коммуникационных коллекторов «Москоллектор» является крупной организацией ТЭК, имеющей в своём ведении 727 км коммуникационных коллекторов. Штат сотрудников составляет более 1300 человек.

В связи с желанием повысить эффективность управления деятельностью компании, прозрачность растущего документооборота масштабного предприятия, обеспечить сотрудникам удобство работы с документацией и экономию временных ресурсов, в конце 2013 года было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

По итогам изучения поставленных задач компания-интегратор - ООО «Юнитсол» - порекомендовала заказчику систему Docsvision как полностью удовлетворяющую всем требованиям. Ключевая стадия проекта завершена в 2014 году.

Внедрение СЭД позволило автоматизировать основные функции делопроизводства: прием и передачу документов на хранение. Ускорился доступ к документам и поиск информации, благодаря использованию современных систем поиска, включающих атрибутивный и контекстный поиск. Организовано хранение всех категорий корпоративных документов.

Специфика проекта заключается во множестве источников входящей документации, для чего, помимо стандартного функционала, был настроен функционал «Входящий ЦОП» (Центр Обработки Потребителя позволяет из входящего документа от потребителя создавать задания на исполнение).
Для удобства работы с учётными системами, была реализована интеграция с «1С Управление Производственным Предприятием 8» в рамках договорной деятельности предприятия, а также интеграция с Центральной Технологической Системой для получения данных коллекторного хозяйства предприятия, а также некоторых технических документов. Внедрён функционал интегрирования с AD, формирования отчётов, расширенные возможности карточек СЭД.

Решение на базе Docsvision 5.2 было настроено с учётом требований ключевых пользователей и специфики внутренних бизнес-процессов: оповещений, поиска, распределения заданий, процесса согласования и рецензирования, передачи контрагентов между внешними системами и Docsvision. В результате реализации масштабного проекта к работе в системе подключен весь административный контур предприятия – это примерно 300 пользователей ГУП «Москоллектор».

Клименко Кирилл Владимирович, заместитель генерального директора предприятия по развитию информационных систем, ГУП «Москоллектор»:

«Внедрение системы электронного документооборота позволило существенно упростить решение множества проблем, которые достаточно сильно осложняли жизнь сотрудников при ведении бумажного документооборота. Такие проблемы как поиск, доступ, хранение и распространение документов в рамках предприятия были решены в рамках проекта внедрения. Внутреннее общение и постановка задач между сотрудниками вышло на новую ступень благодаря появлению возможности коллективной работы над документами, распределению и делегированию заданий.
Хотелось бы заметить, что внедряемая система также должна была закрывать одну из важных проблем предприятия – это ведение архива технической документации. Теперь любой сотрудник, которому необходима техническая документация, может обратиться к Docsvision и получить требующуюся ему информацию.
Главным показателем автоматизации процесса бумажного документооборота является: наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация БП предприятия, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение уровня эффективности работы организации. При внедрении СЭД Docsvision были достигнуты все вышеперечисленные показатели».

Ковалев Павел, руководитель проекта внедрения ООО «Юнитсол»:
«В целом, уже можно констатировать факт: внедрение Docsvision позволило заказчику уйти от бумажного документооборота, автоматизировать ключевые процессы. Пользователи остаются довольны: это существенно сокращает время выполнения различных операций, высвобождая его для более важных задач. Система живая, в ней постоянно что-то совершенствуется и дорабатывается, и нам приятно вести этот интересный проект».

Единая межведомственная система электронного документооборота в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Республики Дагестан на базе СЭД «ДЕЛО»
2014-12-25 22:45
В органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Республики Дагестан с 4-го квартала 2013 года проводится внедрение Единой межведомственной системы электронного документооборота Республики Дагестан (ЕСЭД РД). Основой ЕСЭД РД стала флагманская разработка компании ЭОС - СЭД «ДЕЛО». На 1 декабря 2014 года к системе были подключены 28 органов исполнительной власти, администрации 10 городских округов, администрации 42 муниципальных районов.

О заказчике

Министерство связи и телекоммуникаций Республики Дагестан - орган исполнительной власти Республики Дагестан, реализующий в пределах своей компетенции государственную политику в сфере связи, информатизации и развития телекоммуникационных сетей. В числе полномочий Министерства - организация работы по формированию и развитию единой информационно-технологической инфраструктуры Республики Дагестан, участие в создании комплекса информационных систем органов исполнительной власти и местного самоуправления муниципальных образований Республики Дагестан, координация работ по формированию информационно-телекоммуникационной инфраструктуры электронного правительства Республики Дагестан.

Об исполнителях

Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. ЭОС работает на рынке с 1994 года. Современные системы управления корпоративным контентом, созданные ЭОС, обеспечивают оперативную работу с документами, информацией и знаниями, а также управление взаимодействием пользователей. В настоящее время программные продукты ЭОС используют около 6 тыс. клиентов, а общее число установленных рабочих мест составляет более 550 тыс.

Сертифицированный партнер ЭОС в Республике Дагестан Группа Компаний Bevolex («Беволекс»), соисполнитель проекта, оказывает ИТ-услуги во многих регионах России и за рубежом. Работая на рынке с 1999 года, ГК «Беволекс» имеет большой опыт разработки и внедрения различных ИТ-решений.

Предпосылки проекта

Как рассказал начальник Управления развития электронного правительства Министерства связи и телекоммуникаций Республики Дагестан Аскандар Магомедов, нормативно-правовой базой для создания Единой межведомственной системы электронного документооборота Республики Дагестан (ЕСЭД РД) стали следующие документы:

· Федеральный закон от 27.07.2006г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
· Распоряжение Правительства РФ «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020г.г.)»;
· Постановление Правительства РД от 10.02.2014г. №44«О межведомственном электронном документообороте»;
· Постановление Правительства РД от 30.06.2014г. №300 «О ходе внедрения системы электронного документооборота в ОГВ Республики Дагестан»;
· Постановление Правительства РД08.08.2014г. №365«О реализации приоритетных проектов развития Республики Дагестан в 2014 году».
СЭД «ДЕЛО», выбранная для создания ЕСЭД Республики Дагестан, на протяжении многих лет успешно эксплуатируется в различных государственных и коммерческих структурах. Так, в госсекторе пользователями СЭД «ДЕЛО» являются федеральные министерства и ведомства, региональные правительства, администрации, законодательные органы, а также сотни муниципалитетов по всей территории России. Крупные проекты по автоматизации документооборота реализуются в администрациях Калининграда, Ставрополя, Азова, Благовещенска, Ростова-на-Дону, Норильска, Тольятти, Подольска, Вологды (см. проект раздела «ЭОС» от 20 ноября 2014 г.) и многих других.

«Мы изначально искали решение, которое способно вырасти в большую Единую систему для всех органов власти. СЭД «ДЕЛО» соответствовала нашим требованиям. Мы взяли у ЭОС безлимитную лицензию на это решение, чтобы в последующем подключать все органы власти к системе, не тратя деньги на закупку дополнительных лицензий», - пояснил Аскандар Магомедов.

Ход проекта

В соответствии с заключенным Министерством связи и телекоммуникаций Республики Дагестан и ЭОС единым контрактом на закупку и внедрение системы внедрение СЭД «ДЕЛО» началось в 4-м квартале 2013 года.

Создание ЕСЭД РД проводится в несколько этапов. Так, в 2013-2014 годах внедрение ЕСЭД проходило в Администрации Главы и Правительства РД и органах исполнительной власти РД. «При внедрении системы мы начинаем автоматизацию не с канцелярий, как это часто делается, а развертываем ее сразу на всех местах, включая рабочие места руководства. С помощью партнеров ЭОС на первом этапе проводилось обучение на местах 1,5 тыс. пользователей», - рассказывает Аскандар Магомедов.

2014 год также ознаменовался внедрением ЕСЭД в Народном собрании РД, Конституционном суде РД, Счетной палате РД, Избирательной комиссии РД, в Администрациях городских округов и муниципальных районов Республики Дагестан.«В этом году нам не приходится закупать систему, мы заключили контракт с местными партнерами ЭОС только на обучение 1,2 тыс. сотрудников муниципальных образований и установку уже имеющего ПО на местах. Кроме того, 3 человека из нашего Министерства продолжают образование ранее обученных пользователей ЕСЭД, добавляют в систему новых пользователей, ведут справочники», - говорит Аскандар Магомедов.

Таким образом, до конца 2014 года к ЕСЭД РД будут подключены следующие органы Республики Дагестан: Администрация Главы и Правительства, Народное собрание, Счетная палата, Избирательная комиссия, а также все 30 органов исполнительной власти, администрации всех 10 городских округов и всех 42 муниципальных районов. С 1 января 2015 года будет обеспечена возможность оперативного обмена документами между этими органами власти в безбумажном виде.

Согласно планам, в 2015-2020 годах внедрение ЕСЭД охватит органы местного самоуправления РД, подведомственные государственные учреждения РД.


ЕСЭД РД развернута как «облачный» сервис – доступ к нему открыт через web-интерфейс (sed.e-dag.ru). Каждому пользователю системы создается виртуальный кабинет, где он получает документы (поручения), рассматривает их, исполняет или перепоручает их, контролирует исполнение данных ему поручений иили поручений, данных им своим подчиненным. «База документов единая, справочники, как я уже сказал, ведем мы сами, органы власти подключаемк системе удаленно по защищенным каналам связи. «Толстым клиентом» пользуются только регистраторы. При таком подходе скорость внедрения в разы увеличивается: на местах требуется только наличия компьютера и подключения. Мы выбрали эту схему, потому что не везде есть квалифицированные специалисты, способные обслуживать серверы,каналы связи, особенно в горных районах», - сообщает Аскандар Магомедов.

Кроме того, для руководителей разработано мобильное приложение «Портфель РД» для iPad, где руководитель ведомства всегда может получать документы, где бы он ни был, создавать резолюции, рассматривать и подписывать документы, отправлять поручения и назначать исполнителей. Система разрабатывалась партнерами ЭОС согласно требованиям Министерства связи и телекоммуникаций РД.

Для ведения online-мониторинга активности органов власти по работе в ЕСЭД Министерство связи и телекоммуникаций РД использует специальный сайт (analytics.e-dag.ru), где ежедневно публикуются количество документов и резолюций, зарегистрированных в ЕСЭД, соотношение количества документов и наложенных на них резолюций в ЕСЭД по месяцам, а также рейтинг активности работы органов исполнительной власти, администраций городских округов и муниципальных районов РД по работе в ЕСЭД. Для того, чтобы работа того или иного образования была оценена положительно, активности в системе должны совершать не менее 50 % его сотрудников. Никто не хочет отставать, когда динамика выложена на сайт и всем видна, уверяет Аскандар Магомедов.

Итоги проекта

К настоящему времени на основе СЭД «ДЕЛО» создана единая база для всех органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Республики Дагестан, организовано межведомственное взаимодействие сотрудников госаппарата.

На 1 декабря 2014 года к ЕСЭД «ДЕЛО» подключены 28 органов исполнительной власти РД, администрации 10 городских округов РД, администрации 42 муниципальных районов РД – в общей сложности более 300 автоматизированных рабочих мест регистраторов, порядка 160 – руководителей (министров, заместителей министров, глав городских округов и муниципальных районов), более 3,5 тыс. пользователей работают через «тонкий клиент» - «Дело-WEB».

В едином хранилище ЕСЭД РД находятся более 236 тыс. документов, более 300 тыс. резолюций, общий объем информации превысил 250 Гб. Ежедневно в системе регистрируются около 1,2 тыс. новых документов и около 1,5 тыс.резолюций.

«Создание единого электронного пространства на уровне всей Республики позволяет направить материальные ресурсы на развитие единого решения, а значит, использовать их более эффективно», - подчеркивает Аскандар Магомедов. Сейчас специалисты Министерства связи и телекоммуникаций РД налаживают сервер ЭЦП, чтоб в ближайшем будущем перейти к юридически значимому документообороту в безбумажном виде.

Комментирует генеральный директор ООО «ЭОС Софт» Андрей Козлов:

«Проект в Дагестане занимает одно из значимых мест среди всех внедрений продуктов ЭОС в государственном секторе – как по количеству организаций-участников, так и по числу пользователей. Успех проектов по созданию единых систем межведомственного электронного документооборота в масштабах субъекта Российской Федерации, особенно с подключением муниципального уровня, зависит не только от качества внедряемых продуктов и решений, но и – в значительной степени – от позиции заказчика, его настроенности на серьезную работу и конструктивное сотрудничество с вендором.

Министерство связи и телекоммуникаций Республики Дагестан в качестве органа, ответственного за проект, с самого начала системно подошло к внедрению региональной СЭД. Это выразилось в создании необходимой нормативной базы (правовых актов Правительства РД о внедрении СЭД и межведомственном электронном документообороте), а также в четком видении перспектив.

Реализация такого масштабного проекта в сжатые сроки стала возможной благодаря полному взаимопониманию между представителями заказчика и группой внедрения (специалистами ЭОС, нашего регионального партнера ГК «Беволекс» и партнерской команды из Ставрополя). Мы уверены, что все поставленные задачи будут решены, а Единая межведомственная система электронного документооборота в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Республики Дагестан станет эффективным инструментом управления регионом».

Итоги конкурса ELMA на «Лучшее решение по управлению процессами»
2014-12-25 22:47
Компания ELMA определила победителей конкурса «Лучшее решение по управлению процессами» 2014.
Старт конкурса был объявлен в октябре 2014 года. К участию принимались любые решения любых вендоров, заявки принимались до 1 декабря 2014 года.

Генеральный директор компании ELMA, Алексей Будин прокомментировал итоги конкурса: «Цель конкурса – собрать интересные кейсы по внедрению систем управления бизнес-процессами в компании. Почему мы решили делать это с помощью конкурса? На самом деле самые интересные процессы появляются в результате их многократных улучшений, совершенствований. Даже если проект внедрения начинали мы, как проектная организация, то после его завершения мы оставляем компании инструменты для его улучшения. И дальше начинается все самое интересное – практика «обтачивает» процесс, умножая его стоимость. Как правило эта работа делается уже внутри компании, и никто вне компании даже и не знает, что получилось. Более того, процессы являются коммерческой тайной. Все эти предпосылки и побудили нас инициировать данный конкурс».

Для оценки эффекта, полученного компаниями при внедрении исполняемого процесса была организована экспертная группа. Все проекты оценивались по ряду критериев:

∙ Экономический эффект;
∙ Качество реализации проекта;
∙ Поддержка решения.

Все заявки мы оценили по критериям и в итоге мы выбрали двух победителей.
Первое место занял проект «Оптимизация процесса возврата товара» в компании «ПартКом». Приз - Iphone 6 64 Гб, получает Дарья Масленникова.
Второе место получил проект "Автоматизация процесса проведения трейд-маркетинговой акций», ООО «Стандарт». Приз, iPad mini with Retina Wi-Fi+Cell Gray 32 Гб, получает Петр Федосеев.

«Надо сказать, что призеры были примерно равны – у обеих заявок была показана и очевидная экономическая выгода от внедрения, и при этом процесс затрагивал большое количество людей в компании и являлся значимым для компании. В итоге все решил один голос.

Для нашей компании это первый опыт проведения подобных конкурсов. Идея пришла осенью и времени на сбор заявок было не так много – чуть больше месяца.
Поэтому мы были даже удивлены, получив порядка 20 заявок.
Нам очень понравилось, что получилось. И поэтому мы решили проводить подобные конкурсы и дальше. Пока видим для себя формат 2 раза в год – в первом полугодии и во втором.

Опыт первого конкурса позволил нам доработать формальные критерии» - добавил Алексей Будин.
Прием заявок на следующий конкурс ELMA «Лучшее решение по управлению процессами» начнется уже в феврале 2015 года. Условия участия и информация о призах будет доступна на сайте компании. Следите за анонсами.
 



 
 
 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
В избранное