Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

ECM 360

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Декабрь 2014   →
 1
 2
 3
03.12.2014
03:41:30
22:32:43
 4
04.12.2014
04:35:47
23:31:09
 5
 6
06.12.2014
14:40:42
23:39:19
 7
 8
 9
10
10.12.2014
02:42:41
22:31:06
11
11.12.2014
18:31:29
20:35:57
12
13
14
15
16
17
17.12.2014
19:34:52
22:38:31
18
18.12.2014
14:37:46
18:31:02
19
19.12.2014
01:35:54
10:35:50
20
21
22
23
24
24.12.2014
02:42:20
19:33:00
25
26
26.12.2014
07:30:56
19:30:42
27
28
29
30
31
Автор
Mikou

Статистика

80 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Межкорпоративный документооборот в Белгородской сбытовой компании


ECM 360




Межкорпоративный документооборот в Белгородской сбытовой компании
2014-11-23 22:17
Энергосбытовые компании выделяются среди других представителей крупного бизнеса исключительными объемами исходящих документов – десятки тысяч контрагентов ежемесячно получают платежные документы. Об особенностях документооборота энергосбытовой компании рассказал Сергей Четвериков, директор ИТ-департамента ОАО «Белгородэнергосбыт».

Сергей, могли бы Вы подробнее рассказать о специфике работы ОАО «Белгородэнергосбыт» и причинах перехода на электронный обмен документами?

У нас достаточно богатый опыт использования ИТ-решений. Для расчета с потребителями и работы с их лицевыми счетами используется биллинговая система «Стек-Энерго», в ней же формируются счета-фактуры. Хозяйственный учет ведется в 1С. Надо понимать, что хозяйственная и энергосбытовая деятельность совершенно независимые источники документов, поэтому мы не ставили перед собой задачи интегрировать их в единое информационное пространство. Так, к моменту перехода на электронный документооборот у нас было несколько разрозненных баз данных, работать с которыми довольно сложно.

В ОАО «Белгородэнергосбыт» 22 участка обслуживания и головная компания. Между ними распределено 17 000 контрагентов. Можете представить, какой поток документов уходит от нас ежемесячно?

Ключевые особенности работы нашей компании кроются, конечно, в отраслевом и федеральном законодательстве. Порядок продажи электроэнергии на розничном и оптовом рынке строго регулируется. К тому же существуют определенные разночтения, к которым необходимо приспосабливаться.

При переходе на электронный документооборот мы поставили перед собой 3 главные задачи:

- привести к единой структуре работу с документами в компании;
- решить все вопросы со своевременностью получения первичной бухгалтерской документации;
- избавиться от большого числа издержек, связанных с хранением и использованием бумаги.

Какие факторы повлияли на ваш выбор в пользу решения DIRECTUM?

Нас интересовали комплексные продукты, которые позволили бы полностью закрыть наши задачи по работе с первичной документацией с оглядкой на то, что не все наши контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен. Готовых наработок на рынке оказалось не так уж и много. Выбор был сделан в пользу решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на базе возможностей системы DIRECTUM и сервиса обмена Synerdocs.

Какие факторы повлияли на выбор? В первую очередь нам необходима была интеграция внешнего и внутреннего документооборота. Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем. Более того, решение закрывает потребность одновременно обрабатывать сразу несколько потоков документов – как бумажных, так и электронных, приходящих из разных сервисов обмена, не только Synerdocs.

Сергей Четвериков: Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем.

Какие задачи на сегодняшний день уже решены с помощью решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот»?

По части внутренних процессов: в электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности, создан единый архив электронных документов. Мы произвели интеграцию DIRECTUM с биллинговой и финансово-учетной системами, а также с сервисом Synerdocs.

В DIRECTUM перешли процессы формирования, согласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финансовой документации (счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор). Нами разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам. На будущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверждение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.

Самые интересные задачи нам предстояло решать в части внешнего обмена электронными документами. На одном из этапов мы столкнулись с несоответствием форматов актов и счетов-фактур требованиям ФНС. Форматы пришлось исправлять, причем на этапе формирования документов. Например, вопрос с актами был решен достаточно просто: теперь они создаются в формате .PDF и отправляются через Synerdocs как неформализованные документы.

Другая интересная особенность открылась в ходе аудита электронных форм актов сверки. Ранее они были переведены нами в XML-формат, и мы считали их формализованными. Однако и здесь были обнаружены несоответствия требованиям ФНС. Мы также перевели акты сверки в электронный вид как неформализованные документы, что решило сразу массу проблем с учетом этих документов.

Самой нетривиальной задачей перехода на электронный стал перевод контрагентов. Являясь главным поставщиком электроэнергии в области, мы отправляем в среднем 34 000 пакетов документов.

Самостоятельно перевести всех контрагентов в Synerdocs нам не представлялось возможным. Процесс перевода контрагентов в продуктивное использование сервиса достаточно сложен. Мы структурировали его следующим образом: небольшим компаниям достаточно пройти самостоятельную регистрацию в сервисе Synerdocs, крупным компаниям необходимо более глубокое погружение в тему и здесь задействованы специалисты Synerdocs.

Подводя промежуточный итог, могли бы Вы оценить результаты проекта?

Проект стартовал в ноябре 2013 года и был разделен на четыре основных этапа общей продолжительностью 6 месяцев. Силами специалистов DIRECTUM и Synerdocs внедренное решение «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» позволило закрыть целый комплекс проблем, связанных со своевременным выставлением документов, контролем их возврата, а также с эффективной работой в целом.

Параллельно с автоматизацией внутренних процессов, компания переводила в электронный вид взаимодействие и с внешними контрагентами. Это потребовало от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам – от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первичных документов.

На сегодняшний день с решением «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» работают более 130 сотрудников ОАО «Белгородэнергосбыт». Внедрение системы позволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время согласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС. Мы приобрели уникальный опыт и готовы рекомендовать другим компаниям отрасли переход на обмен электронными документами.

Спасибо за интервью, Сергей!

«Сибирская Сервисная Компания» продолжает развивать свою СЭД
2014-11-24 20:08
Территориально-распределенная система электронного документооборота ЗАО "Сибирская Сервисная Компания" (ССК) была введена в эксплуатацию (центральный офис, шесть филиалов и одно управляемое общество) в конце декабря 2009 года. Работы по внедрению велись силами объединенной команды специалистов ССК, Digital Design и региональных партнеров компании Docsvision. Сегодня компания Digital Design продолжает развивать систему, адаптируя ее к новым задачам.

В 2008 году ЗАО «ССК» провела тендер на выбор подрядчика по внедрению системы электронного документооборота. Тендер выиграла компания ЗАО «ДИДЖИТАЛ ДИЗАЙН». Внедрение проекта продолжалось с 2008 по 2009 гг. С тех пор развитие системы происходит непрерывно, в рамках оказания технической поддержки.

Как отмечают в Digital Design, уникальность проекта заключается в очень сложной распределенной архитектуре системы. Несмотря на то, что требования к развитию системы формируются в головном офисе компании, при внедрении во всех 6 филиалах обязательно учитываются особенности каждого филиала, все доработки синхронизированы между собой. По мнению специалистов компании Digital Design, СЭД ЗАО «ССК» — пример прогрессивного подхода заказчика к созданию системы электронного документооборота.

«За время сотрудничества был полностью завершен процесс автоматизации задач ДОУ, таких как блок «канцелярия», автоматизированы согласование распорядительной документации и договоров, контроль исполнения поручений, получение статистических данных и сделан ряд доработок системы под специфические задачи заказчика, — рассказывает менеджер по работе с корпоративными клиентами Галина Майорова. — Недавно был произведен рефакторинг системы, для унификации процессов, типов документов и заданий, чтобы упростить взаимодействие между филиалами и головным офисом. В результате рефакторинга в частности внедрено решение из линейки собственных разработок компании Digital Design — «Согласование договоров». Этот продукт предназначен для простого, доступного и оперативного согласования договорной документации по заранее настроенным маршрутам и назначенным ролевым моделям».

«Digital Design и Docsvision помогают решать встающие проблемы в срок и без потери качества, что по прошествии семи лет активной жизни системы подтверждает оправданность выбора в пользу отечественного производителя. За период эксплуатации и развития СЭД в нее были внесены коррективы и дополнительные настройки. Все они тесно связаны с изменениями в компании, которая внедряет современные методы управления бизнесом, создавая новые продукты и идеи, развивая дополнительные сервисы, необходимые нашим клиентам, а потому успешно двигается путем контролируемых изменений», — отмечает Виктория Чеботова, Начальник отдела документационного обеспечения ЗАО «Сибирская Сервисная Компания».

«Глубокое понимание партнерами наших задач и способов их реализации позволили создать действительно удобный инструмент для работы. Мы ценим сотрудничество с Digital Design и рассчитываем продолжить развитие нашей СЭД в соответствии с потребностями бизнеса компании», — сказал Денис Рыжкин, заместитель начальника управления ИТ ЗАО «Сибирская Сервисная Компания». Он также отметил, что взаимодействие между ИТ-специалистами ЗАО «ССК» и экспертами проектной команды Digital Design достигли высокой степени эффективности.

Компания «ЭОС» представила якутским чиновникам мобильное приложение «Электронное правительство»
2014-11-26 09:42
Современные инфокоммуникационные технологии станут применяться в системе электронного документооборота органов власти Якутии. Речь идет о мобильных приложениях, которые компания «Электронные офисные системы» («ЭОС») представила 25 ноября в Минсвязи республики.
«Совместная работа органов власти Якутии с компанией «ЭОС» началась в 2003 году. За это время к системе электронного документооборота подключены все министерства и ведомства, Госсобрание, Счетная палата, ряд муниципальных образований и свыше 120 крупных предприятий и организаций республики», - сказал, открывая встречу, министр связи и информационных технологий республики Александр Борисов.

Следующий год, по словам министра, должен стать этапным в плане перехода на более современные информационные технологии. «В ходе подготовки к этому в октябре-ноябре текущего года мы активизировали работу, и, естественно, возник ряд вопросов, которые мы должны решить в рамках визита руководства компании «ЭОС», - отметил он.
В Якутск прибыли гендиректор «ЭОС Софт» Андрей Козлов, директор по работе с партнерами Алексей Перегудов и специалист отдела маркетинга мобильных приложений Артем Андреев.

«Наша компания на сегодняшний день является лидером по разработке и сопровождению систем электронного взаимодействия. Мы сотрудничаем с федеральными и региональными органами власти, крупными компаниями. Что касается государственных органов управления, мы работаем с 30 регионами. Безусловно, мы гордимся десятилетним сотрудничеством с Якутией, где активно используются наши технологические решения», - сказал Андрей Козлов.

Основной темой встречи стала презентация нового продукта компании «ЭОС Софт» - мобильного клиента с поддержкой юридически значимого документооборота. Разработка позволяет организовать межведомственное согласование проектов документов в больших объемах, в том числе автоматическую регистрацию, отправку на визирование, использование электронной цифровой подписи. При этом весь процесс занимает 1-2 минуты.

Новый продукт, используемый на планшетах, привязан к общей системе электронного документооборота и даёт возможность принимать управленческие решения в оперативном режиме.
На сегодняшний день разработан мобильный клиент для планшетов iPad. Для защиты данных применена специальная смарт-карта, разработанная партнером - компанией «Аладдин Р.Д». Кроме того, есть возможность подключения отдельного Bluetooth-устройства. По словам Артема Андреева, в ближайшее время аналогичное приложение можно будет установить на планшеты под управлением системы Android.
Технология мобильного клиента имеет сертификаты и высокую степень криптографической защиты передачи данных.
«Электронные офисные системы» - ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ЕСМ-систем. ЭОС – стратегический партнер корпораций Microsoft и Oracle. Компания разрабатывает и внедряет современные системы управления корпоративным контентом, обеспечивающие оперативную работу с документами, информацией и знаниями, а также управление взаимодействием пользователей.

В настоящее время программные продукты компании «ЭОС» используют около 6 тысяч клиентов, а общее число установленных рабочих мест составляет более 550 тысяч. Компания обеспечивает систему электронного документооборота в Совете Федерации, Госдуме, федеральных органах власти, структурных подразделениях Генпрокуратуры, Центробанка. С 2003 года компания сотрудничает с органами власти Якутии.

Вышла новая версия модуля Docsvision 5 SharePoint клиент
2014-12-11 18:01
Клиент для SharePoint - дополнительный модуль системы Docsvision 5, обеспечивающий расширение стандартной функциональности SharePoint и создание решений, реализующих совместную работу Docsvision и SharePoint. Выпуск новой версии модуля обусловлен, в первую очередь, необходимостью поддержки SharePoint 2013. Помимо этого, SharePoint клиент претерпел радикальные изменения и является, по сути, новым продуктом, а не усовершенствованной версией имеющегося.

Модуль включает в себя набор веб-частей для доступа к данным, хранящимся в Docsvision, и поиска документов, а также расширения SharePoint, позволяющие создавать задания и документы, в том числе на основании документов, расположенных в библиотеке документов SharePoint.
SharePoint клиент - первый модуль системы Docsvision, обеспечивающий поддержку работы с документами и файлами в рабочих группах и одновременно - автоматизацию жестких регламентов согласования, утверждения и хранения официальных документов.

Организации, имеющие сложившуюся практику групповой работы в базах SharePoint, могут, ничего не меняя и не перенося документы в базу Docsvision, использовать все механизмы групповой работы портала SharePoint. Прямо из SharePoint клиента можно инициировать придание документу официального статуса (его запуск на согласование и утверждение), сохраняя при этом контроль за движением документа в СЭД. Одновременно в SharePoint клиенте отображаются задания из Docsvision и связанные с ними файлы, что позволяет работать и с официальными документами, не покидая интерфейс SharePoint, привычный пользователю.

Подробнее об использовании СЭД для рабочих групп – в статье «СЭД для рабочих групп – реальность!».
Подробное описание продукта – в каталоге на сайте производителя.

“Новая версия SharePoint клиента построена на базе другого модуля Docsvision – Легкого клиента. Этим обусловлена его богатая функциональность, он реализует полноценные сценарии работы с заданиями, включая создание, исполнение, контроль, работу с группой заданий, построение отчетов по заданиям, поиск заданий. Аналогично - базовые сценарии работы с документами: получение, создание, согласование, постановка поручений, поиск документов. Близкое “родство” с Легким клиентом обеспечит также возможность дальнейшего синхронного развития функциональности этих продуктов”, - Сергей Пуцин, руководитель продуктового направления компании “ДоксВижн”.

Компания Haulmont удостоена премии «Предприниматель года в Самаре» в двух номинациях
2014-12-11 18:10
Компания Haulmont второй год подряд стала лауреатом премии «Предприниматель года в Самаре». В этом году компания отмечена наградами сразу в двух номинациях – «Целевые благотворительные программы» и Pro bono.

9 декабря в Самарском бизнес-инкубаторе состоялась премиум-конференция «Предприниматель года в Самаре». В рамках конференции отмечены лучшие практики корпоративной социальной ответственности и благотворительности бизнеса в г.Самара.
Компания Haulmont получила дипломы лауреата премии в номинациях «Целевые благотворительные программы» и Pro bono за проект по организации авторского курса по программированию на Java для студентов самарских ВУЗов на базе Самарского аэрокосмического университета.

Благодаря обучению студенты получают практический опыт разработки корпоративных приложений на актуальном языке программирования Java, становятся востребованными на рынке труда. Более трети студентов, успешно прошедших данный курс, получили работу в Haulmont.
Кроме того, за счет средств компании Haulmont на базе университета оборудована компьютерная лаборатория, оснащённая современной техникой и программным обеспечением. Ведущие программисты компании разработали специальную программу, которая используется как обучающий материал к курсу. Проект длится уже два с половиной года, за это время обучение разработке на Java прошли 60 студентов. Компания Haulmont продолжит развивать проект и набирать студентов на этот курс.
 



 
 
 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
В избранное