Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

ECM 360

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Декабрь 2014   →
 1
 2
 3
03.12.2014
03:41:30
22:32:43
 4
04.12.2014
04:35:47
23:31:09
 5
 6
06.12.2014
14:40:42
23:39:19
 7
 8
 9
10
10.12.2014
02:42:41
22:31:06
11
11.12.2014
18:31:29
20:35:57
12
13
14
15
16
17
17.12.2014
19:34:52
22:38:31
18
18.12.2014
14:37:46
18:31:02
19
19.12.2014
01:35:54
10:35:50
20
21
22
23
24
24.12.2014
02:42:20
19:33:00
25
26
26.12.2014
07:30:56
19:30:42
27
28
29
30
31
Автор
Mikou

Статистика

80 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Межкорпоративный документооборот в Белгородской сбытовой компании


ECM 360




Межкорпоративный документооборот в Белгородской сбытовой компании
2014-12-01 22:26
Энергосбытовые компании выделяются среди других представителей крупного бизнеса исключительными объемами исходящих документов – десятки тысяч контрагентов ежемесячно получают платежные документы. Об особенностях документооборота энергосбытовой компании рассказал Сергей Четвериков, директор ИТ-департамента ОАО «Белгородэнергосбыт».

Центральный офис ОАО «Белгородэнергосбыт»

Сергей, могли бы Вы подробнее рассказать о специфике работы ОАО «Белгородэнергосбыт» и причинах перехода на электронный обмен документами?

У нас достаточно богатый опыт использования ИТ-решений. Для расчета с потребителями и работы с их лицевыми счетами используется биллинговая система «Стек-Энерго», в ней же формируются счета-фактуры. Хозяйственный учет ведется в 1С. Надо понимать, что хозяйственная и энергосбытовая деятельность совершенно независимые источники документов, поэтому мы не ставили перед собой задачи интегрировать их в единое информационное пространство. Так, к моменту перехода на электронный документооборот у нас было несколько разрозненных баз данных, работать с которыми довольно сложно.

В ОАО «Белгородэнергосбыт» 22 участка обслуживания и головная компания. Между ними распределено 17 000 контрагентов. Можете представить, какой поток документов уходит от нас ежемесячно?

Ключевые особенности работы нашей компании кроются, конечно, в отраслевом и федеральном законодательстве. Порядок продажи электроэнергии на розничном и оптовом рынке строго регулируется. К тому же существуют определенные разночтения, к которым необходимо приспосабливаться.

При переходе на электронный документооборот мы поставили перед собой 3 главные задачи:

привести к единой структуре работу с документами в компании;
решить все вопросы со своевременностью получения первичной бухгалтерской документации;
избавиться от большого числа издержек, связанных с хранением и использованием бумаги.
Какие факторы повлияли на ваш выбор в пользу решения DIRECTUM?

Нас интересовали комплексные продукты, которые позволили бы полностью закрыть наши задачи по работе с первичной документацией с оглядкой на то, что не все наши контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен. Готовых наработок на рынке оказалось не так уж и много. Выбор был сделан в пользу решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на базе возможностей системы DIRECTUM и сервиса обмена Synerdocs.

Какие факторы повлияли на выбор? В первую очередь нам необходима была интеграция внешнего и внутреннего документооборота. Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем. Более того, решение закрывает потребность одновременно обрабатывать сразу несколько потоков документов – как бумажных, так и электронных, приходящих из разных сервисов обмена, не только Synerdocs.

Сергей Четвериков: Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем.

Какие задачи на сегодняшний день уже решены с помощью решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот»?

По части внутренних процессов: в электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности, создан единый архив электронных документов. Мы произвели интеграцию DIRECTUM с биллинговой и финансово-учетной системами, а также с сервисом Synerdocs.

В DIRECTUM перешли процессы формирования, согласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финансовой документации (счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор). Нами разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам. На будущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверждение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.

Самые интересные задачи нам предстояло решать в части внешнего обмена электронными документами. На одном из этапов мы столкнулись с несоответствием форматов актов и счетов-фактур требованиям ФНС. Форматы пришлось исправлять, причем на этапе формирования документов. Например, вопрос с актами был решен достаточно просто: теперь они создаются в формате .PDF и отправляются через Synerdocs как неформализованные документы.

Другая интересная особенность открылась в ходе аудита электронных форм актов сверки. Ранее они были переведены нами в XML-формат, и мы считали их формализованными. Однако и здесь были обнаружены несоответствия требованиям ФНС. Мы также перевели акты сверки в электронный вид как неформализованные документы, что решило сразу массу проблем с учетом этих документов.

Самой нетривиальной задачей перехода на электронный стал перевод контрагентов. Являясь главным поставщиком электроэнергии в области, мы отправляем в среднем 34 000 пакетов документов.

Самостоятельно перевести всех контрагентов в Synerdocs нам не представлялось возможным. Процесс перевода контрагентов в продуктивное использование сервиса достаточно сложен. Мы структурировали его следующим образом: небольшим компаниям достаточно пройти самостоятельную регистрацию в сервисе Synerdocs, крупным компаниям необходимо более глубокое погружение в тему и здесь задействованы специалисты Synerdocs.

Подводя промежуточный итог, могли бы Вы оценить результаты проекта?

Проект стартовал в ноябре 2013 года и был разделен на четыре основных этапа общей продолжительностью 6 месяцев. Силами специалистов DIRECTUM и Synerdocs внедренное решение «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» позволило закрыть целый комплекс проблем, связанных со своевременным выставлением документов, контролем их возврата, а также с эффективной работой в целом.

Параллельно с автоматизацией внутренних процессов, компания переводила в электронный вид взаимодействие и с внешними контрагентами. Это потребовало от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам – от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первичных документов.

На сегодняшний день с решением «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» работают более 130 сотрудников ОАО «Белгородэнергосбыт». Внедрение системы позволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время согласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС. Мы приобрели уникальный опыт и готовы рекомендовать другим компаниям отрасли переход на обмен электронными документами.

Спасибо за интервью, Сергей!


Межкорпоративный документооборот в Белгородской сбытовой компании
2014-12-01 22:26
Энергосбытовые компании выделяются среди других представителей крупного бизнеса исключительными объемами исходящих документов – десятки тысяч контрагентов ежемесячно получают платежные документы. Об особенностях документооборота энергосбытовой компании рассказал Сергей Четвериков, директор ИТ-департамента ОАО «Белгородэнергосбыт».

Центральный офис ОАО «Белгородэнергосбыт»

Сергей, могли бы Вы подробнее рассказать о специфике работы ОАО «Белгородэнергосбыт» и причинах перехода на электронный обмен документами?

У нас достаточно богатый опыт использования ИТ-решений. Для расчета с потребителями и работы с их лицевыми счетами используется биллинговая система «Стек-Энерго», в ней же формируются счета-фактуры. Хозяйственный учет ведется в 1С. Надо понимать, что хозяйственная и энергосбытовая деятельность совершенно независимые источники документов, поэтому мы не ставили перед собой задачи интегрировать их в единое информационное пространство. Так, к моменту перехода на электронный документооборот у нас было несколько разрозненных баз данных, работать с которыми довольно сложно.

В ОАО «Белгородэнергосбыт» 22 участка обслуживания и головная компания. Между ними распределено 17 000 контрагентов. Можете представить, какой поток документов уходит от нас ежемесячно?

Ключевые особенности работы нашей компании кроются, конечно, в отраслевом и федеральном законодательстве. Порядок продажи электроэнергии на розничном и оптовом рынке строго регулируется. К тому же существуют определенные разночтения, к которым необходимо приспосабливаться.

При переходе на электронный документооборот мы поставили перед собой 3 главные задачи:

привести к единой структуре работу с документами в компании;
решить все вопросы со своевременностью получения первичной бухгалтерской документации;
избавиться от большого числа издержек, связанных с хранением и использованием бумаги.
Какие факторы повлияли на ваш выбор в пользу решения DIRECTUM?

Нас интересовали комплексные продукты, которые позволили бы полностью закрыть наши задачи по работе с первичной документацией с оглядкой на то, что не все наши контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен. Готовых наработок на рынке оказалось не так уж и много. Выбор был сделан в пользу решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на базе возможностей системы DIRECTUM и сервиса обмена Synerdocs.

Какие факторы повлияли на выбор? В первую очередь нам необходима была интеграция внешнего и внутреннего документооборота. Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем. Более того, решение закрывает потребность одновременно обрабатывать сразу несколько потоков документов – как бумажных, так и электронных, приходящих из разных сервисов обмена, не только Synerdocs.

Сергей Четвериков: Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем.

Какие задачи на сегодняшний день уже решены с помощью решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот»?

По части внутренних процессов: в электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности, создан единый архив электронных документов. Мы произвели интеграцию DIRECTUM с биллинговой и финансово-учетной системами, а также с сервисом Synerdocs.

В DIRECTUM перешли процессы формирования, согласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финансовой документации (счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор). Нами разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам. На будущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверждение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.

Самые интересные задачи нам предстояло решать в части внешнего обмена электронными документами. На одном из этапов мы столкнулись с несоответствием форматов актов и счетов-фактур требованиям ФНС. Форматы пришлось исправлять, причем на этапе формирования документов. Например, вопрос с актами был решен достаточно просто: теперь они создаются в формате .PDF и отправляются через Synerdocs как неформализованные документы.

Другая интересная особенность открылась в ходе аудита электронных форм актов сверки. Ранее они были переведены нами в XML-формат, и мы считали их формализованными. Однако и здесь были обнаружены несоответствия требованиям ФНС. Мы также перевели акты сверки в электронный вид как неформализованные документы, что решило сразу массу проблем с учетом этих документов.

Самой нетривиальной задачей перехода на электронный стал перевод контрагентов. Являясь главным поставщиком электроэнергии в области, мы отправляем в среднем 34 000 пакетов документов.

Самостоятельно перевести всех контрагентов в Synerdocs нам не представлялось возможным. Процесс перевода контрагентов в продуктивное использование сервиса достаточно сложен. Мы структурировали его следующим образом: небольшим компаниям достаточно пройти самостоятельную регистрацию в сервисе Synerdocs, крупным компаниям необходимо более глубокое погружение в тему и здесь задействованы специалисты Synerdocs.

Подводя промежуточный итог, могли бы Вы оценить результаты проекта?

Проект стартовал в ноябре 2013 года и был разделен на четыре основных этапа общей продолжительностью 6 месяцев. Силами специалистов DIRECTUM и Synerdocs внедренное решение «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» позволило закрыть целый комплекс проблем, связанных со своевременным выставлением документов, контролем их возврата, а также с эффективной работой в целом.

Параллельно с автоматизацией внутренних процессов, компания переводила в электронный вид взаимодействие и с внешними контрагентами. Это потребовало от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам – от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первичных документов.

На сегодняшний день с решением «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» работают более 130 сотрудников ОАО «Белгородэнергосбыт». Внедрение системы позволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время согласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС. Мы приобрели уникальный опыт и готовы рекомендовать другим компаниям отрасли переход на обмен электронными документами.

Спасибо за интервью, Сергей!


Межкорпоративный документооборот в Белгородской сбытовой компании
2014-12-01 22:26
Энергосбытовые компании выделяются среди других представителей крупного бизнеса исключительными объемами исходящих документов – десятки тысяч контрагентов ежемесячно получают платежные документы. Об особенностях документооборота энергосбытовой компании рассказал Сергей Четвериков, директор ИТ-департамента ОАО «Белгородэнергосбыт».

Центральный офис ОАО «Белгородэнергосбыт»

Сергей, могли бы Вы подробнее рассказать о специфике работы ОАО «Белгородэнергосбыт» и причинах перехода на электронный обмен документами?

У нас достаточно богатый опыт использования ИТ-решений. Для расчета с потребителями и работы с их лицевыми счетами используется биллинговая система «Стек-Энерго», в ней же формируются счета-фактуры. Хозяйственный учет ведется в 1С. Надо понимать, что хозяйственная и энергосбытовая деятельность совершенно независимые источники документов, поэтому мы не ставили перед собой задачи интегрировать их в единое информационное пространство. Так, к моменту перехода на электронный документооборот у нас было несколько разрозненных баз данных, работать с которыми довольно сложно.

В ОАО «Белгородэнергосбыт» 22 участка обслуживания и головная компания. Между ними распределено 17 000 контрагентов. Можете представить, какой поток документов уходит от нас ежемесячно?

Ключевые особенности работы нашей компании кроются, конечно, в отраслевом и федеральном законодательстве. Порядок продажи электроэнергии на розничном и оптовом рынке строго регулируется. К тому же существуют определенные разночтения, к которым необходимо приспосабливаться.

При переходе на электронный документооборот мы поставили перед собой 3 главные задачи:

привести к единой структуре работу с документами в компании;
решить все вопросы со своевременностью получения первичной бухгалтерской документации;
избавиться от большого числа издержек, связанных с хранением и использованием бумаги.
Какие факторы повлияли на ваш выбор в пользу решения DIRECTUM?

Нас интересовали комплексные продукты, которые позволили бы полностью закрыть наши задачи по работе с первичной документацией с оглядкой на то, что не все наши контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен. Готовых наработок на рынке оказалось не так уж и много. Выбор был сделан в пользу решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на базе возможностей системы DIRECTUM и сервиса обмена Synerdocs.

Какие факторы повлияли на выбор? В первую очередь нам необходима была интеграция внешнего и внутреннего документооборота. Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем. Более того, решение закрывает потребность одновременно обрабатывать сразу несколько потоков документов – как бумажных, так и электронных, приходящих из разных сервисов обмена, не только Synerdocs.

Сергей Четвериков: Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем.

Какие задачи на сегодняшний день уже решены с помощью решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот»?

По части внутренних процессов: в электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности, создан единый архив электронных документов. Мы произвели интеграцию DIRECTUM с биллинговой и финансово-учетной системами, а также с сервисом Synerdocs.

В DIRECTUM перешли процессы формирования, согласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финансовой документации (счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор). Нами разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам. На будущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверждение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.

Самые интересные задачи нам предстояло решать в части внешнего обмена электронными документами. На одном из этапов мы столкнулись с несоответствием форматов актов и счетов-фактур требованиям ФНС. Форматы пришлось исправлять, причем на этапе формирования документов. Например, вопрос с актами был решен достаточно просто: теперь они создаются в формате .PDF и отправляются через Synerdocs как неформализованные документы.

Другая интересная особенность открылась в ходе аудита электронных форм актов сверки. Ранее они были переведены нами в XML-формат, и мы считали их формализованными. Однако и здесь были обнаружены несоответствия требованиям ФНС. Мы также перевели акты сверки в электронный вид как неформализованные документы, что решило сразу массу проблем с учетом этих документов.

Самой нетривиальной задачей перехода на электронный стал перевод контрагентов. Являясь главным поставщиком электроэнергии в области, мы отправляем в среднем 34 000 пакетов документов.

Самостоятельно перевести всех контрагентов в Synerdocs нам не представлялось возможным. Процесс перевода контрагентов в продуктивное использование сервиса достаточно сложен. Мы структурировали его следующим образом: небольшим компаниям достаточно пройти самостоятельную регистрацию в сервисе Synerdocs, крупным компаниям необходимо более глубокое погружение в тему и здесь задействованы специалисты Synerdocs.

Подводя промежуточный итог, могли бы Вы оценить результаты проекта?

Проект стартовал в ноябре 2013 года и был разделен на четыре основных этапа общей продолжительностью 6 месяцев. Силами специалистов DIRECTUM и Synerdocs внедренное решение «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» позволило закрыть целый комплекс проблем, связанных со своевременным выставлением документов, контролем их возврата, а также с эффективной работой в целом.

Параллельно с автоматизацией внутренних процессов, компания переводила в электронный вид взаимодействие и с внешними контрагентами. Это потребовало от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам – от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первичных документов.

На сегодняшний день с решением «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» работают более 130 сотрудников ОАО «Белгородэнергосбыт». Внедрение системы позволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время согласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС. Мы приобрели уникальный опыт и готовы рекомендовать другим компаниям отрасли переход на обмен электронными документами.

Спасибо за интервью, Сергей!


Пресс-релиз: Документооборот производственной компании «Целер» автоматизирован на базе Docsvision
2014-12-18 11:51
ООО «Целер» - производственное предприятие, специализирующееся на изготовлении деталей с антикоррозионным покрытием для нефтегазовых трубопроводов, и самостоятельно реализующее продукцию. Внедрение компанией «Вебзавод» системы электронного документооборота Docsvision и индивидуально разработанных на её базе модулей позволило автоматизировать бизнес-процессы и документооборот, связанный с производственным циклом компании.

Компания «Целер» сама реализует изготовленную продукцию, принимая и сопровождая заказы с момента получения заявки до отгрузки готовой продукции. Необходимость в автоматизации бизнес-процессов и документооборота, связанного с производственным циклом, возникла в связи с растущим количеством заявок (по 5000 заявок в год) и бумажной документации, которую было неудобно обрабатывать и анализировать.

Программа, которая систематизировала бы поток информации и интегрировала все бизнес-процессы, должна была представлять собой соединение системы электронного документооборота и специально созданных для нужд «Целер» расчетных модулей, реализованных на одной общей платформе. Специалисты компании «Вебзавод» изучили вопрос и проработали оптимальные решения для реализации этого проекта. Платформа Docsvision оказалась инструментом, который идеально подошел для решения этой задачи.

На базе Docsvision 5 с помощью специалистов компании «Вебзавод» было реализовано всё необходимое: и СЭД, и органичное внедрение в нее нескольких вычислительных модулей, что обеспечило возможность поэтапного прослеживания производства деталей, а также сбор всевозможных статистических данных для анализа и контроля на любом этапе деятельности предприятия.

В результате внедрения СЭД Docsvision и решения на её базе, в компании «Целер» существенно ускорился документооборот, повысилась эффективность взаимодействия сотрудников из разных отделов. Сократилось время на обработку заявок, поскольку с помощью программы ряд вычислений происходит автоматически, и создаются уже готовые документы - коммерческие предложения, спецификации, графики отгрузки, паспорта изделий и другие. Удобство поиска документов в единой базе и упрощение контроля всех стадий работы предприятия также стали результатами внедрения Docsvision.

Гордеева Вероника Юрьевна, заместитель генерального директора по маркетингу,
Руководитель проекта со стороны ООО «ЦЕЛЕР»:

«Приятно наблюдать за тем, как сотрудники начинают проявлять инициативу и адаптируют ее под свои нужды, изменяя интерфейс, настраивая индивидуальные статистические отчеты, тем самым, повышая свою личную эффективность. Процесс развития программы не останавливается, мы на собственном опыте прочувствовали ее удобство и эффективность, и это заставляет нас задумываться об охвате новых сфер деятельности предприятия.
Удобная организация платформы Docsvision позволяет для этих целей использовать не только внешние, но и внутренние резервы, поскольку за время разработки и внедрения данной программы у нас в штате появились специалисты, которые самостоятельно могут заниматься ее программированием».

Бармин Евгений Владимирович, руководитель отдела бизнес-решений группы компаний Вебзавод,
Руководитель проекта со стороны ГК «Вебзавод»:

«Проект в компании «Целер» сразу показался мне особенно интересным, так как задачи, поставленные руководством предприятия, были далеки от классического делопроизводства. У нас уже был опыт автоматизации промышленных предприятий, но, как показывает практика, такие проекты всегда содержат уникальные архитектурные и программные решения. Нам удалось создать удобную и функциональную систему, сохранив при этом гибкость, заложенную в платформу Docsvision. Важность этого отмечает наш заказчик, так как бизнес движется вперед и развивается, а это значит, что решение тоже должно быть готовым к изменению и дальнейшему развитию. Успеху данного проекта во многом способствовал тесный контакт с рабочей группой заказчика. Сотрудники предприятия подошли очень ответственно к подготовке проекта и принимали активное участие на всех его этапах, предоставляли точные описания существующих бизнес-процессов и методик расчетов, проводили и поддерживали организационные изменения внутри компании для оптимизации процессов. Это позволило нашим инженерам решить все задачи в запланированные сроки».
 



 
 
 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
В избранное