Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

ECM 360

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Декабрь 2014   →
 1
 2
 3
03.12.2014
03:41:30
22:32:43
 4
04.12.2014
04:35:47
23:31:09
 5
 6
06.12.2014
14:40:42
23:39:19
 7
 8
 9
10
10.12.2014
02:42:41
22:31:06
11
11.12.2014
18:31:29
20:35:57
12
13
14
15
16
17
17.12.2014
19:34:52
22:38:31
18
18.12.2014
14:37:46
18:31:02
19
19.12.2014
01:35:54
10:35:50
20
21
22
23
24
24.12.2014
02:42:20
19:33:00
25
26
26.12.2014
07:30:56
19:30:42
27
28
29
30
31
Автор
Mikou

Статистика

80 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Интеграция системы Lement Pro с MS Project


ECM 360




Интеграция системы Lement Pro с MS Project
2014-11-11 14:00
По многочисленным пожеланиям компаний, связанных с проектированием и строительством, в настоящий момент реализовывается связка системы управления Lement Pro с MS Project.

В рамках реализации функционала будут доступны: 1) загрузка данных из MS Project в Lement Pro; 2) синхронизация данных в процессе работы над проектом; 3) корректировки ответственных и многое другое. Таким образом, руководителям проектов не придётся вручную заносить данные в систему для контроля хода исполнения поручений и связки поручений с электронным документооборотом (входящие/исходящие документы, договора с заказчиками и подрядчиками и т.д.). А топ-менеджеры смогут работать в системе по принципу "одного окна".

Дополнительно доступна интеграция с офисными приложениями (Google Apps, Office 365) и специализированными приложениями - такими как Autodesk Revit.


Региональный оператор по проведению капитального ремонта многоквартирных домов Еврейской автономной области начал работу в СЭД Этлас
2014-11-14 16:30
Некоммерческая организация - фонд "Региональный оператор по проведению капитального ремонта многоквартирных домов Еврейской автономной области" приступила к работе в системе электронного документооборота Этлас.

В соответствии с новым Жилищным кодексом Российской Федерации в Еврейской автономной области была создана региональная система капитального ремонта многоквартирных домов. В соответствии с требованиями Жилищного кодекса Российской Федерации была создана некоммерческая организация – фонд "Региональный оператор по проведению капитального ремонта многоквартирных домов Еврейской автономной области" (НКО "РОКР"), в которой будут аккумулироваться средства собственников квартир, перечисляемые ими на ремонт домов.
Руководством было принято решение с первых дней работы организовать прозрачную и надежную работу со всей документацией фонда. Для этого была поставлена задача, подобрать систему, способную на начальном этапе работы фонда самостоятельно сформировать структуру хранения, как текущих документов, так и будущего архива. Помимо хранения документации требовалась групповая разработка, согласование и регистрация всех типов документов.
После изучения множества предложенных на рынке систем было принято решение внедрять систему ЭТЛАС, так как она полностью подошла под текущую политику фонда: начать с упорядочивания хранения документов и постепенно расширять возможности использования в сторону полноценного электронного документооборота.

Администратор системы самостоятельно сформировал структуру хранения документов, создал и заполнил все необходимые справочники, сформировал группы пользователей и установил права доступа этим группам к различным сегментам архива.
Важным фактором стало наличие в системе ряда преднастроенных бизнес-процессов обработки документов, которые позволили самостоятельно сотрудникам фонда начать регистрацию входящих документов в системе.
На данный момент идет активная работа по сканированию, распознаванию и заведению в систему документов, которые поступают в фонд в процессе его работы, а также производить регистрацию входящих документов, формировать и согласовывать внутренние документы (приказы, постановления и пр.), а также разрабатывать и согласовывать исходящие документы.


Управляем совещаниями в СЭД «ДЕЛО»: разработана подсистема «Повестки заседаний»
2014-11-14 16:32
Линейка приложений для управления совещаниями, реализованных на базе продуктов компании «Электронные Офисные Системы», пополнилась подсистемой «Повестки заседаний». Приложение является дополнительным компонентом для системы электронного документооборота «ДЕЛО». Разработчик продукта – компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке.

В деловых процессах разнообразные совещания, заседания, иные формы коллегиальных собраний, на которых принимаются нормативные акты и решаются стратегические вопросы, занимают существенное место. В равной степени эти формы деятельности распространены в государственном и коммерческом секторе: по оценкам экспертов, иногда на них уходит до 30% рабочего времени персонала. Как правило, заседания проходят в соответствии с предварительно согласованным перечнем вопросов (повесткой). Классическими примерами можно считать заседания Правительства, а для коммерческого сектора – Совета директоров компании.

Автоматизированные системы управления совещаниями позволяют:
∙ более эффективно организовать процесс подготовки совещания (обеспечивают сокращение временных и материальных затрат);
∙ проводить непосредственно само заседание в удобном формате (с доступом к актуальным материалам совещания в электронном виде);
∙ оптимизируют работу с итогами заседания (принятыми решениями, поручениями, утвержденными документами).
Наилучшие результаты в управлении совещаниями дает включение такой автоматизированной системы в процессы документооборота организации (СЭД).

Подсистема «Повестки заседаний», разработанная «КС-Консалтинг», предназначена для автоматизации работы с повестками в крупных организациях, где процесс подготовки и проведения совещаний достаточно четко регламентирован.

Подготовка к таким заседаниям занимает значительно больше времени, чем само мероприятие, и предусматривает соблюдение целого ряда обязательных процедур:
∙ формирование повестки заседания (перечня вопросов для обсуждения);
∙ создание проектов документов, которые предполагается обсудить на заседании;
∙ согласование (визирование) проектов документов с заинтересованными сторонами;
∙ рассылка повестки и проектов документов участникам заседания;
∙ рассылка изменений к повестке и т.д.

Компонент «Повестки заседаний» предназначен для обеспечения как предварительной работы участников совещания над повесткой, так и текущей работы с повесткой в ходе проведения мероприятия. На этапе подготовки совещания подсистема «Повестки заседаний» позволяет организовать в СЭД «ДЕЛО» работу по формированию и рассылкe повесток. После завершения этапа предварительных работ с повесткой в системе «ДЕЛО» подсистема «Повестки заседаний» в автоматическом режиме формирует и выгружает из базы данных СЭД актуальную информацию о перечне рассматриваемых вопросов, докладчиках и участниках заседания, а также о содержании документов, необходимых для рассмотрения в ходе совещания. Дальнейшую работу с готовыми повестками обеспечивает мобильное приложение «Повестки заседаний».

Мобильное приложение «Повестки заседаний» представляет собой современную альтернативу бумажному пакету документов, которым оперируют участники заседаний. Однако, в отличие от классической «бумажной» повестки, оно обладает рядом преимуществ: удобство использования, экономичность, доступность и наглядность информации, исключение возможности порчи или утраты бумажных копий рассматриваемых документов и др. Данное приложение работает преимущественно на планшетных компьютерах и ноутбуках под управлением операционной системы Windows 8 pro, что позволяет проводить заседания в удобном для его участников формате.

Таким образом, дополнительный компонент к СЭД «ДЕЛО» «Повестки заседаний» реализует актуальный для большинства крупных организаций функционал – подготовка различных совещаний и обеспечение их участников материалами. Подсистема позволяет использовать действующие процедуры согласования/визирования документов в СЭД и существенно экономит временные и материальные ресурсы, затрачиваемые на подготовку заседаний.

Мобильное приложение «Повестки заседаний» отличается удобством и простой использования и осваивается интуитивно.
Появление дополнительного компонента «Повестки заседаний» позволяет существенно расширить функционал СЭД «ДЕЛО» – дополнить его удобным инструментом для автоматизации бизнес-процесса подготовки совещания и мобильной работы с материалами во время самого мероприятия. Напомним, что ранее ЭОС выпустила модуль «Управления совещаниями» для системы EOS for SharePoint, позволяющий автоматизировать данные процессы в среде MS SharePoint.



Межкорпоративный документооборот в Белгородской сбытовой компании
2014-11-23 23:17
Энергосбытовые компании выделяются среди других представителей крупного бизнеса исключительными объемами исходящих документов – десятки тысяч контрагентов ежемесячно получают платежные документы. Об особенностях документооборота энергосбытовой компании рассказал Сергей Четвериков, директор ИТ-департамента ОАО «Белгородэнергосбыт».

Сергей, могли бы Вы подробнее рассказать о специфике работы ОАО «Белгородэнергосбыт» и причинах перехода на электронный обмен документами?

У нас достаточно богатый опыт использования ИТ-решений. Для расчета с потребителями и работы с их лицевыми счетами используется биллинговая система «Стек-Энерго», в ней же формируются счета-фактуры. Хозяйственный учет ведется в 1С. Надо понимать, что хозяйственная и энергосбытовая деятельность совершенно независимые источники документов, поэтому мы не ставили перед собой задачи интегрировать их в единое информационное пространство. Так, к моменту перехода на электронный документооборот у нас было несколько разрозненных баз данных, работать с которыми довольно сложно.

В ОАО «Белгородэнергосбыт» 22 участка обслуживания и головная компания. Между ними распределено 17 000 контрагентов. Можете представить, какой поток документов уходит от нас ежемесячно?

Ключевые особенности работы нашей компании кроются, конечно, в отраслевом и федеральном законодательстве. Порядок продажи электроэнергии на розничном и оптовом рынке строго регулируется. К тому же существуют определенные разночтения, к которым необходимо приспосабливаться.

При переходе на электронный документооборот мы поставили перед собой 3 главные задачи:

- привести к единой структуре работу с документами в компании;
- решить все вопросы со своевременностью получения первичной бухгалтерской документации;
- избавиться от большого числа издержек, связанных с хранением и использованием бумаги.

Какие факторы повлияли на ваш выбор в пользу решения DIRECTUM?

Нас интересовали комплексные продукты, которые позволили бы полностью закрыть наши задачи по работе с первичной документацией с оглядкой на то, что не все наши контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен. Готовых наработок на рынке оказалось не так уж и много. Выбор был сделан в пользу решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на базе возможностей системы DIRECTUM и сервиса обмена Synerdocs.

Какие факторы повлияли на выбор? В первую очередь нам необходима была интеграция внешнего и внутреннего документооборота. Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем. Более того, решение закрывает потребность одновременно обрабатывать сразу несколько потоков документов – как бумажных, так и электронных, приходящих из разных сервисов обмена, не только Synerdocs.

Сергей Четвериков: Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем.

Какие задачи на сегодняшний день уже решены с помощью решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот»?

По части внутренних процессов: в электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности, создан единый архив электронных документов. Мы произвели интеграцию DIRECTUM с биллинговой и финансово-учетной системами, а также с сервисом Synerdocs.

В DIRECTUM перешли процессы формирования, согласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финансовой документации (счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор). Нами разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам. На будущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверждение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.

Самые интересные задачи нам предстояло решать в части внешнего обмена электронными документами. На одном из этапов мы столкнулись с несоответствием форматов актов и счетов-фактур требованиям ФНС. Форматы пришлось исправлять, причем на этапе формирования документов. Например, вопрос с актами был решен достаточно просто: теперь они создаются в формате .PDF и отправляются через Synerdocs как неформализованные документы.

Другая интересная особенность открылась в ходе аудита электронных форм актов сверки. Ранее они были переведены нами в XML-формат, и мы считали их формализованными. Однако и здесь были обнаружены несоответствия требованиям ФНС. Мы также перевели акты сверки в электронный вид как неформализованные документы, что решило сразу массу проблем с учетом этих документов.

Самой нетривиальной задачей перехода на электронный стал перевод контрагентов. Являясь главным поставщиком электроэнергии в области, мы отправляем в среднем 34 000 пакетов документов.

Самостоятельно перевести всех контрагентов в Synerdocs нам не представлялось возможным. Процесс перевода контрагентов в продуктивное использование сервиса достаточно сложен. Мы структурировали его следующим образом: небольшим компаниям достаточно пройти самостоятельную регистрацию в сервисе Synerdocs, крупным компаниям необходимо более глубокое погружение в тему и здесь задействованы специалисты Synerdocs.

Подводя промежуточный итог, могли бы Вы оценить результаты проекта?

Проект стартовал в ноябре 2013 года и был разделен на четыре основных этапа общей продолжительностью 6 месяцев. Силами специалистов DIRECTUM и Synerdocs внедренное решение «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» позволило закрыть целый комплекс проблем, связанных со своевременным выставлением документов, контролем их возврата, а также с эффективной работой в целом.

Параллельно с автоматизацией внутренних процессов, компания переводила в электронный вид взаимодействие и с внешними контрагентами. Это потребовало от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам – от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первичных документов.

На сегодняшний день с решением «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» работают более 130 сотрудников ОАО «Белгородэнергосбыт». Внедрение системы позволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время согласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС. Мы приобрели уникальный опыт и готовы рекомендовать другим компаниям отрасли переход на обмен электронными документами.

Спасибо за интервью, Сергей!

«Сибирская Сервисная Компания» продолжает развивать свою СЭД
2014-11-24 21:08
Территориально-распределенная система электронного документооборота ЗАО "Сибирская Сервисная Компания" (ССК) была введена в эксплуатацию (центральный офис, шесть филиалов и одно управляемое общество) в конце декабря 2009 года. Работы по внедрению велись силами объединенной команды специалистов ССК, Digital Design и региональных партнеров компании Docsvision. Сегодня компания Digital Design продолжает развивать систему, адаптируя ее к новым задачам.

В 2008 году ЗАО «ССК» провела тендер на выбор подрядчика по внедрению системы электронного документооборота. Тендер выиграла компания ЗАО «ДИДЖИТАЛ ДИЗАЙН». Внедрение проекта продолжалось с 2008 по 2009 гг. С тех пор развитие системы происходит непрерывно, в рамках оказания технической поддержки.

Как отмечают в Digital Design, уникальность проекта заключается в очень сложной распределенной архитектуре системы. Несмотря на то, что требования к развитию системы формируются в головном офисе компании, при внедрении во всех 6 филиалах обязательно учитываются особенности каждого филиала, все доработки синхронизированы между собой. По мнению специалистов компании Digital Design, СЭД ЗАО «ССК» — пример прогрессивного подхода заказчика к созданию системы электронного документооборота.

«За время сотрудничества был полностью завершен процесс автоматизации задач ДОУ, таких как блок «канцелярия», автоматизированы согласование распорядительной документации и договоров, контроль исполнения поручений, получение статистических данных и сделан ряд доработок системы под специфические задачи заказчика, — рассказывает менеджер по работе с корпоративными клиентами Галина Майорова. — Недавно был произведен рефакторинг системы, для унификации процессов, типов документов и заданий, чтобы упростить взаимодействие между филиалами и головным офисом. В результате рефакторинга в частности внедрено решение из линейки собственных разработок компании Digital Design — «Согласование договоров». Этот продукт предназначен для простого, доступного и оперативного согласования договорной документации по заранее настроенным маршрутам и назначенным ролевым моделям».

«Digital Design и Docsvision помогают решать встающие проблемы в срок и без потери качества, что по прошествии семи лет активной жизни системы подтверждает оправданность выбора в пользу отечественного производителя. За период эксплуатации и развития СЭД в нее были внесены коррективы и дополнительные настройки. Все они тесно связаны с изменениями в компании, которая внедряет современные методы управления бизнесом, создавая новые продукты и идеи, развивая дополнительные сервисы, необходимые нашим клиентам, а потому успешно двигается путем контролируемых изменений», — отмечает Виктория Чеботова, Начальник отдела документационного обеспечения ЗАО «Сибирская Сервисная Компания».

«Глубокое понимание партнерами наших задач и способов их реализации позволили создать действительно удобный инструмент для работы. Мы ценим сотрудничество с Digital Design и рассчитываем продолжить развитие нашей СЭД в соответствии с потребностями бизнеса компании», — сказал Денис Рыжкин, заместитель начальника управления ИТ ЗАО «Сибирская Сервисная Компания». Он также отметил, что взаимодействие между ИТ-специалистами ЗАО «ССК» и экспертами проектной команды Digital Design достигли высокой степени эффективности.

Компания «ЭОС» представила якутским чиновникам мобильное приложение «Электронное правительство»
2014-11-26 10:42
Современные инфокоммуникационные технологии станут применяться в системе электронного документооборота органов власти Якутии. Речь идет о мобильных приложениях, которые компания «Электронные офисные системы» («ЭОС») представила 25 ноября в Минсвязи республики.
«Совместная работа органов власти Якутии с компанией «ЭОС» началась в 2003 году. За это время к системе электронного документооборота подключены все министерства и ведомства, Госсобрание, Счетная палата, ряд муниципальных образований и свыше 120 крупных предприятий и организаций республики», - сказал, открывая встречу, министр связи и информационных технологий республики Александр Борисов.

Следующий год, по словам министра, должен стать этапным в плане перехода на более современные информационные технологии. «В ходе подготовки к этому в октябре-ноябре текущего года мы активизировали работу, и, естественно, возник ряд вопросов, которые мы должны решить в рамках визита руководства компании «ЭОС», - отметил он.
В Якутск прибыли гендиректор «ЭОС Софт» Андрей Козлов, директор по работе с партнерами Алексей Перегудов и специалист отдела маркетинга мобильных приложений Артем Андреев.

«Наша компания на сегодняшний день является лидером по разработке и сопровождению систем электронного взаимодействия. Мы сотрудничаем с федеральными и региональными органами власти, крупными компаниями. Что касается государственных органов управления, мы работаем с 30 регионами. Безусловно, мы гордимся десятилетним сотрудничеством с Якутией, где активно используются наши технологические решения», - сказал Андрей Козлов.

Основной темой встречи стала презентация нового продукта компании «ЭОС Софт» - мобильного клиента с поддержкой юридически значимого документооборота. Разработка позволяет организовать межведомственное согласование проектов документов в больших объемах, в том числе автоматическую регистрацию, отправку на визирование, использование электронной цифровой подписи. При этом весь процесс занимает 1-2 минуты.

Новый продукт, используемый на планшетах, привязан к общей системе электронного документооборота и даёт возможность принимать управленческие решения в оперативном режиме.
На сегодняшний день разработан мобильный клиент для планшетов iPad. Для защиты данных применена специальная смарт-карта, разработанная партнером - компанией «Аладдин Р.Д». Кроме того, есть возможность подключения отдельного Bluetooth-устройства. По словам Артема Андреева, в ближайшее время аналогичное приложение можно будет установить на планшеты под управлением системы Android.
Технология мобильного клиента имеет сертификаты и высокую степень криптографической защиты передачи данных.
«Электронные офисные системы» - ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ЕСМ-систем. ЭОС – стратегический партнер корпораций Microsoft и Oracle. Компания разрабатывает и внедряет современные системы управления корпоративным контентом, обеспечивающие оперативную работу с документами, информацией и знаниями, а также управление взаимодействием пользователей.

В настоящее время программные продукты компании «ЭОС» используют около 6 тысяч клиентов, а общее число установленных рабочих мест составляет более 550 тысяч. Компания обеспечивает систему электронного документооборота в Совете Федерации, Госдуме, федеральных органах власти, структурных подразделениях Генпрокуратуры, Центробанка. С 2003 года компания сотрудничает с органами власти Якутии.

Cognitive Technologies и «Гельтек-Медика» заключили соглашение о поставке СЭД «Е1 Евфрат»
2014-11-27 00:03
Компания Cognitive Technologies и компания «Гельтек-Медика» заключили соглашение о поставке базового комплекта лицензий системы электронного документооборота «Е1 Евфрат». Система используется в качестве программной платформы при создании корпоративной системы управления документами.

Компания «Гельтек-Медика» - крупнейший российский производитель медицинских контактных сред для ультразвуковой и функциональной диагностики, офтальмологии, средств для ухода за веками и профессиональной косметики, дистрибьютор медицинских расходных материалов и оборудования для салонов красоты.
После проведения тщательного анализа рынка СЭД, руководство компании остановило свой выбор на системе «Е1 Евфрат». Важным фактором при принятии решения стало наличие у системы удобного и интуитивно понятного интерфейса, а также широкого набора функций реализованных в последней версии.

«Системы «Е1 Евфрат» хорошо зарекомендовала себя на рынке СЭД, после ее внедрения стоит отметить, что срок согласования документов сократился как минимум в 2-3 раза, а также уменьшилось время поиска документов. Конечно, в наших планах продолжение сотрудничества с компанией Cognitive Technologies, особенно в сфере обучения сотрудников нашей компании особенностям использования «Е1 Евфрат»,- поясняет представитель Отдела информационных технологий компании «Гельтек-Медика».

Процесс внедрения проводился силами заказчика при поддержке специалистов Cognitive Technologies.


Межкорпоративный документооборот в Белгородской сбытовой компании
2014-12-01 22:26
Энергосбытовые компании выделяются среди других представителей крупного бизнеса исключительными объемами исходящих документов – десятки тысяч контрагентов ежемесячно получают платежные документы. Об особенностях документооборота энергосбытовой компании рассказал Сергей Четвериков, директор ИТ-департамента ОАО «Белгородэнергосбыт».

Центральный офис ОАО «Белгородэнергосбыт»

Сергей, могли бы Вы подробнее рассказать о специфике работы ОАО «Белгородэнергосбыт» и причинах перехода на электронный обмен документами?

У нас достаточно богатый опыт использования ИТ-решений. Для расчета с потребителями и работы с их лицевыми счетами используется биллинговая система «Стек-Энерго», в ней же формируются счета-фактуры. Хозяйственный учет ведется в 1С. Надо понимать, что хозяйственная и энергосбытовая деятельность совершенно независимые источники документов, поэтому мы не ставили перед собой задачи интегрировать их в единое информационное пространство. Так, к моменту перехода на электронный документооборот у нас было несколько разрозненных баз данных, работать с которыми довольно сложно.

В ОАО «Белгородэнергосбыт» 22 участка обслуживания и головная компания. Между ними распределено 17 000 контрагентов. Можете представить, какой поток документов уходит от нас ежемесячно?

Ключевые особенности работы нашей компании кроются, конечно, в отраслевом и федеральном законодательстве. Порядок продажи электроэнергии на розничном и оптовом рынке строго регулируется. К тому же существуют определенные разночтения, к которым необходимо приспосабливаться.

При переходе на электронный документооборот мы поставили перед собой 3 главные задачи:

привести к единой структуре работу с документами в компании;
решить все вопросы со своевременностью получения первичной бухгалтерской документации;
избавиться от большого числа издержек, связанных с хранением и использованием бумаги.
Какие факторы повлияли на ваш выбор в пользу решения DIRECTUM?

Нас интересовали комплексные продукты, которые позволили бы полностью закрыть наши задачи по работе с первичной документацией с оглядкой на то, что не все наши контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен. Готовых наработок на рынке оказалось не так уж и много. Выбор был сделан в пользу решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на базе возможностей системы DIRECTUM и сервиса обмена Synerdocs.

Какие факторы повлияли на выбор? В первую очередь нам необходима была интеграция внешнего и внутреннего документооборота. Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем. Более того, решение закрывает потребность одновременно обрабатывать сразу несколько потоков документов – как бумажных, так и электронных, приходящих из разных сервисов обмена, не только Synerdocs.

Сергей Четвериков: Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем.

Какие задачи на сегодняшний день уже решены с помощью решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот»?

По части внутренних процессов: в электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности, создан единый архив электронных документов. Мы произвели интеграцию DIRECTUM с биллинговой и финансово-учетной системами, а также с сервисом Synerdocs.

В DIRECTUM перешли процессы формирования, согласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финансовой документации (счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор). Нами разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам. На будущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверждение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.

Самые интересные задачи нам предстояло решать в части внешнего обмена электронными документами. На одном из этапов мы столкнулись с несоответствием форматов актов и счетов-фактур требованиям ФНС. Форматы пришлось исправлять, причем на этапе формирования документов. Например, вопрос с актами был решен достаточно просто: теперь они создаются в формате .PDF и отправляются через Synerdocs как неформализованные документы.

Другая интересная особенность открылась в ходе аудита электронных форм актов сверки. Ранее они были переведены нами в XML-формат, и мы считали их формализованными. Однако и здесь были обнаружены несоответствия требованиям ФНС. Мы также перевели акты сверки в электронный вид как неформализованные документы, что решило сразу массу проблем с учетом этих документов.

Самой нетривиальной задачей перехода на электронный стал перевод контрагентов. Являясь главным поставщиком электроэнергии в области, мы отправляем в среднем 34 000 пакетов документов.

Самостоятельно перевести всех контрагентов в Synerdocs нам не представлялось возможным. Процесс перевода контрагентов в продуктивное использование сервиса достаточно сложен. Мы структурировали его следующим образом: небольшим компаниям достаточно пройти самостоятельную регистрацию в сервисе Synerdocs, крупным компаниям необходимо более глубокое погружение в тему и здесь задействованы специалисты Synerdocs.

Подводя промежуточный итог, могли бы Вы оценить результаты проекта?

Проект стартовал в ноябре 2013 года и был разделен на четыре основных этапа общей продолжительностью 6 месяцев. Силами специалистов DIRECTUM и Synerdocs внедренное решение «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» позволило закрыть целый комплекс проблем, связанных со своевременным выставлением документов, контролем их возврата, а также с эффективной работой в целом.

Параллельно с автоматизацией внутренних процессов, компания переводила в электронный вид взаимодействие и с внешними контрагентами. Это потребовало от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам – от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первичных документов.

На сегодняшний день с решением «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» работают более 130 сотрудников ОАО «Белгородэнергосбыт». Внедрение системы позволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время согласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС. Мы приобрели уникальный опыт и готовы рекомендовать другим компаниям отрасли переход на обмен электронными документами.

Спасибо за интервью, Сергей!
 



 
 
 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
В избранное