Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

ECM 360

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Сентябрь 2014   →
 1
 2
 3
 4
 5
05.09.2014
00:30:35
11:30:48
 6
 7
 8
 9
10
11
11.09.2014
02:30:29
23:30:24
12
12.09.2014
00:30:45
23:30:25
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
24.09.2014
02:30:21
03:30:24
25
25.09.2014
06:30:33
15:30:33
26
26.09.2014
02:30:31
13:31:02
27
28
29
30
Автор
Mikou

Статистика

80 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Всероссийское музейное объединение музыкальной культуры имени М.И. Глинки перешло на электронный документооборот с системой <<ДЕЛО>>


ECM 360




Всероссийское музейное объединение музыкальной культуры имени М.И. Глинки перешло на электронный документооборот с системой «ДЕЛО»
2014-09-03 18:00
Компания «Юниксофт», партнер ЭОС, завершила развертывание системы электронного документооборота «ДЕЛО» во Всероссийском музейном объединении музыкальной культуры имени М.И. Глинки. В августе текущего года, подразделения и филиалы Музейного объединения начали промышленное использование СЭД.

Федеральное государственное бюджетное учреждение культуры «Всероссийское музейное объединение музыкальной культуры имени М.И. Глинки» – крупнейшая сокровищница памятников музыкальной культуры, не имеющая аналогов в мире. В 1995 году указом Президента Российской Федерации Музей был включен в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации. Важнейшей частью музейного фонда является коллекция музыкальных инструментов народов мира.

В состав Музейного объединения, помимо Центрального музея музыкальной культуры на улице Фадеева, входят Музей-квартира А.Б. Гольденвейзера, Музей-квартира Н.С. Голованова, Мемориальная усадьба Ф.И. Шаляпина, Музей С.С. Прокофьева, Музей «П.И. Чайковский и Москва», Дом-музей С.И. Танеева (в стадии создания).

В соответствии с Уставом Музей осуществляет культурную, образовательную и научную деятельность по сохранению, созданию, распространению и освоению культурных ценностей. Система электронного документооборота, необходимость в которой стала очевидной с ростом количества объектов музейного фонда и сопровождающих внутреннюю деятельность документов, должна была решить несколько ключевых задач:

- организация электронного документооборота в подразделениях и филиалах Музейного объединения;
- перевод в электронный вид процессов регистрации документов;
- обеспечение контроля исполнения документов и поручений руководства;
- согласование проектов документов в электронном виде.

Проект был реализован в кратчайший срок – исполнитель потратил менее месяца на все этапы, начиная с анализа существующей схемы документооборота до запуска СЭД в промышленную эксплуатацию. Для решения задач удаленного доступа в базу данных была выбрана подсистема «ДЕЛО-Web».

Анализ существующей схемы документооборота специалисты компании «Юниксофт» провели в форме анкетирования специалистов заказчика. В результате была определена архитектура СЭД, проведена предварительная настройка системы, заполнение справочников.

Первыми пользователями СЭД стали работники секретариата, которые прошли обучение на площадях Музейного объединения. В системе были налажены процессы регистрации входящих, исходящих, договоров, заявок на музыкальные инструменты. Для перевода документов в электронный вид был приобретен комплект рабочих мест опции «Сканирование». На этой же стадии была налажена схема контроля поручений генерального директора и его первого заместителя.

Следующей стадией проекта стал запуск системы в подразделениях и филиалах Объединения. Работники этих структур были включены в процессы исполнения и контроля поручений руководства, стали участниками процедур подготовки и согласования проектов исходящих писем, договоров, заявок на музыкальные инструменты в электронном виде. Кроме этого, был организован обмен служебными записками и внутренними заявками через СЭД «ДЕЛО». Для удаленной работы генерального директора в СЭД было приобретено мобильное приложение iEOS, собственная разработка компании ЭОС для работы на iPAD.

Обучение пользователей из подразделений было проведено в форме тренинга. Освоение системы в короткий срок позволило начать полноценное использование СЭД «ДЕЛО» во всех структурах Музейного объединения. В настоящее время система работает под авторским надзором исполнителя проекта, в результате которого будет проведена дальнейшая кастомизация системы под нужды заказчика.

Напомним, что СЭД «ДЕЛО» используется во многих музейных учреждениях России. Ранее система внедрена в Государственной Третьяковской галерее, Государственном историко-культурном музее-заповеднике «Московский Кремль», Государственном музее-заповеднике «Петергоф», Государственном Эрмитаже и других учреждениях, составляющих золотой фонд культурного наследия нашей страны.

Александро-Невская мануфактура ведет учет договоров в электронном архиве ЭТЛАС
2014-09-03 18:01
Управляющая компания «Александро-Невская мануфактура» (http://www.a-n-m.ru) на рынке коммерческой недвижимости с начала 2005 года. Основными принципами, которыми компания руководствуется в своей деятельности, являются высокий профессионализм, ответственность и открытость перед партнерами, доверителями и арендаторами, творческий подход к делу и готовность решать возникающие вопросы для долголетнего и плодотворного сотрудничества.

Основными инструментами привлечения арендаторов в Бизнес-центры ЗАО «Александро-Невская мануфактура» являются:
∙ имидж объекта, формирование которого начинается задолго до начала эксплуатации объекта через PR- программу, информирование общественности бизнеса через СМИ о начале проекта, об его участниках, целях, концепции, сроках реализации.

∙ акцент на класс объекта и его многофункциональность, учет запросов арендаторов по планировке и отделке площадей
∙ продвижение района расположения объекта, использование целого комплекса рекламных мероприятий для его продвижения.
∙ ежедневный мониторинг ситуации на рынке и при необходимости перекомпоновка площадей и блоков помещений при подборе и формировании портфеля арендаторов.
Целью организации электронного архива было формирование электронного реестра клиентских договоров аренды и структурирование внутренней и бухгалтерской документации.
Для оптимизации работы компании руководство приняло решение автоматизировать процесс хранения и доступа ко всем документам компании с помощью создания адаптированного электронного архива. После изучения рынка подобных систем и проведения ряда консультаций с представителями компаний-поставщиков выбор был остановлен на системе электронного архива Этлас компании «Этлас-Софт», которая предоставила следующие возможности:
∙ создание архива произвольной структуры. Система позволяет администратору самостоятельно сформировать структуру архива в зависимости от внутренних регламентов компании.
∙ работа без ограничений на типы хранимых документов с возможностью организации картотек с любыми типами объектов;
∙ импорт уже существующего архива документов компании в систему электронного архива в три щелчка мыши;
∙ работа с модулем поточного сканирования;
∙ работа с модулем автоматического распознавания и групповой регистрации документов;
∙ автоматическое именование и авторазмещение регистрируемых документов в зависимости от их типов;
∙ поддержка механизмов автоматической нумерации документов по заданным правилам;
∙ разграничение прав доступа к различным сегментам архива в зависимости от должности и отдела сотрудников;
∙ работа с модулем уведомлений пользователя о приближении какого-либо события;
∙ прозрачное и простое внедрение системы своими силами в кротчайшие сроки;
∙ учет выдачи оригиналов договоров сотрудникам, с последующим уведомлением о приближении даты возврата.

Переход на электронный архив позволил компании в целом повысить надежность и эффективность деятельности компании за счет получения быстрого доступа к документам, а также упростить и ускорить в разы регистрацию документов.


ТФОМС Свердловской области автоматизировал документооборот в центральном офисе и филиалах на базе EOS for SharePoint
2014-09-18 19:02
Компания «Офис-Док», партнер ЭОС в Санкт-Петербурге, в мае текущего года завершила внедрение системы электронного документооборота на платформе EOS for SharePoint в Территориальном фонде обязательного медицинского страхования Свердловской области. Главным результатом проекта стало объединение в общем информационном пространстве дирекции ТФОМС в Екатеринбурге и территориально-удаленных подразделений (филиалов) в 9 городах области.

Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Свердловской области был образован 21 мая 1993 года. За время своего существования Фонд неоднократно выступал инициатором и разработчиком проектов, имеющих стратегическое значение для уральской медицины и послуживших основой для принятия федеральных программ. Руководство и коллектив Фонда считают своей главной задачей обеспечение стабильности и инновационной ориентированности системы ОМС Свердловской области, постоянно ведут поиск современных решений для дальнейшего повышения эффективности областной системы ОМС.

В составе Фонда функционирует 9 межмуниципальных филиалов, расположенных в крупнейших городах Свердловской области.

Руководитель Территориального фонда обязательного медицинского страхования Свердловской области В. А. Шелякин, занявший этот пост в конце 2010 года, в первые же дни своей работы заявил коллективу о необходимости усиления исполнительской дисциплины, в том числе – при работе с документами - и автоматизации документооборота по принципу доведения документа «до конечного исполнителя». Так было принято решение о создании единой коммуникационной среды. В процессе реализации этой задачи потребовалось организовать общее информационное пространство в виде корпоративного портала, в котором сотрудники могли бы обмениваться информацией и взаимодействовать в рамках бизнес-процессов. Также необходимо было интегрировать в этот портал систему электронного документооборота (СЭД).

В ТФОМС с 1997 года использовалась система «Дело» - небольшое количество лицензий, которые были задействованы только на регистрацию и поиск документов. Для обработки документопотока и осуществления безбумажного документооборота, а также для совместной работой над документами и поручениями возникла необходимость расширения функций системы до уровня внутреннего портала организации.

Первоочередным критерием при выборе платформы, которая должна была стать базой для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и коммуникаций, стало наличие инструмента, способного обеспечить оперативное взаимодействие между центральным офисом ТФОМС и территориально удаленными филиалами в единой информационной среде. Также, учитывалась необходимость работы с документами, содержащими персональные данные, в защищенной сети.

В результате была выбрана платформа MS SharePoint 2010 и ECM-система EOS for SharePoint как наиболее передовые технологические решения, обладающие большим потенциалом и возможностями масштабирования.

Подготовительный этап проекта стартовал в середине прошлого года. Сотрудники компании «Офис-Док»провели обследование документооборота и разработали в сотрудничестве со специалистами заказчика техническое задание. По итогам обследования был определен необходимый перечень программного обеспечения и количество лицензий EOS for SharePoint. Контракты на поставку ПО и внедрение системы были подписаны в конце года. Заказчик приобрел 270 лицензий EOS for SharePoint категории «Участник» (полнофункциональное рабочее место) и комплект серверного ПО.

Внедрение EOS for SharePoint началось в январе 2014 года. За две недели специалисты подрядчика выполнили удаленные установки необходимого ПО, настройку фермы серверов и решения. В результате была создана базовая архитектура будущей системы. В феврале-марте ключевые пользователи и делопроизводители прошли обучение основным приемам работы в системе. В начале марта EOS for SharePoint была запущена в тестовую эксплуатацию. К СЭД были подключены делопроизводители из 9 филиалов ТФОМС, а в апреле – сотрудники структурных подразделений.

С мая EOS for SharePoint работает в промышленном режиме. Автоматизированы ключевые процессы: регистрация документов, передача на рассмотрение и ознакомление, вынесение поручений, согласование проектов документов. Для обеспечения совместного доступа к документам из всех филиалов СЭД была запущена по защищенному каналу https; для просмотра и редактирования файлов был подключен модуль Microsoft WebApps, позволяющий открывать файлы MS Word и MS Excel прямо в браузере, что позволило реализовать совместную работу над файлами одновременно нескольким пользователям из различных подразделений, в т.ч. и территориально удаленных.

«Мы достигли своей цели – автоматизировали документооборот в центральном офисе и филиалах в других городах, подготовили переход к безбумажному делопроизводству и создали основу для будущего функционального корпоративного портала. Нам удалось в кратчайшие сроки создать работоспособную систему. Это произошло благодаря дружной работе нашей профессиональной команды – куратора проекта со стороны ТФОМС Гербих Надежды Михайловны, начальника отдела организационной работы и документооборота, ключевых пользователей – системных технологов зам.начальника отдела организационной работы и документооборота Ярошевской Натальи Эдуардовны, главного специалиста отдела организационной работы и документооборота Родинской Натальи Владимировны и специалистов «Офис-Док», – отмечает руководитель проекта Пятов Андрей Евгеньевич.

В настоящее время в системе работают все подразделения и удаленные филиалы Фонда. После подключения филиалов к регистрации документов, выдачи поручений по документам для всех сотрудников фонда, начата апробация согласования документов в электронном виде. В перспективе планируется использование в СЭД электронной подписи для подписания внутренних документов, а также рассматривается возможность организации юридически значимого документооборота с компаниями-контрагентами. В ближайшее время будут продолжены работы по развитию корпоративного портала – наполнение его функционалом, дальнейшее вовлечение пользователей в совместную работу с документами, создание сайтов для рабочих групп, развитие отчетно-аналитической составляющей системы.

Напомним, что система EOS for SharePoint на сегодняшний момент является самым популярным на отечественном рынке ECM-продуктом на базе платформы MS SharePoint. На базе решения реализовано множество крупных проектов в самых различных отраслях – в государственных органах (Республика Бурятия), банковском секторе (КБ «Русский ипотечный банк», КБ «СДМ-БАНК» и др.), в футбольном клубе «Зенит», на крупных предприятиях промышленности, в строительстве, фармацевтике, на транспорте и т.д.

Компания «Офис-Док» является одним из лучших региональных партнеров ЭОС, на ее счету – уникальный опыт внедрения EOS for SharePoint во многих регионах России – от Санкт-Петербурга до Бурятии и Новосибирска.

Компания «РИЦ-1С» построила систему электронного документооборота в одном из крупнейших оптовых фармацевтических предприятий Урала - ГУП СО «Фармация».
2014-09-18 19:03
Государственное унитарное предприятие Свердловской области «Фармация» было основано в 1913 году. Сегодня это 97 аптек и аптечных пунктов, расположенных во многих городах Свердловской области. Целями деятельности предприятия являются: решение социальных задач путем реализации государственных Федеральных и региональных программ.

Основной причиной внедрения системы электронного документооборота на предприятии явилось желание увеличить оперативность принятия решений. Большинство решений оформлялось в бумажном виде и передавалось из одного подразделения в другое. При этом инициатор практически не имел информации о том, где на данный момент находится документ. Понятно, что само решение (или согласование) может занимать несколько минут, но документ мог находиться в подразделении, ожидая удобного случая быть переданным на следующий этап согласования, в течение длительного времени (до нескольких дней и недель). В каждом отделе существовал «ответственный», который и «бегал» по предприятию с целью продвинуть дальше документ. Для повышения оперативности в согласовании документа требовалось непосредственное участие инициатора в процессе передачи документа между подразделениями. Очевидно, что это сильно отвлекало специалистов от решения более важных задач. Среди других причин можно также особо выделить необходимость сократить расходы на бумагу, которые составляют существенную статью бюджета.

В качестве программного продукта для реализации вышеназванных задач было выбрано решение фирмы «1С» «1С:Документооборот 8 КОРП» из-за относительно невысокой стоимости лицензий, гибкости конфигурации, доступности специалистов по её сопровождению.
Партнером по внедрению программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» выбрана компания «РИЦ-1С», которая является Центром компетенции по документообороту фирмы «1С» в г. Екатеринбург.

В результате первого этапа проекта внедрения под автоматизацию попали все подразделения центрального офиса предприятия. Основной задачей было автоматизировать именно кросс-функциональное взаимодействие по всему многообразию оперативных вопросов. При внедрении документооборота была поставлена задача использовать «1С:Документооборот 8 КОРП» для обработки электронной почты. В первый же день проекта специалисты компании «РИЦ-1С» перевели 200 почтовых ящиков сотрудников предприятия в систему «1С:Документооборот 8 КОРП» - это заставило всех пользователей сразу освоить интерфейс программы. На данный момент у сотрудников есть возможность просматривать в одном окне как уведомления в рамках документооборота, так и содержание электронной почты.

В апреле 2014 года система была запущена в промышленную эксплуатацию. На данный момент в программном продукте «1С:Документооборот 8 КОРП» работает 250 пользователей.
Автоматизированы следующие функции:
∙ Делопроизводство
∙ Работа с договорами
∙ Работа с файлами
∙ Процессы движения документов
∙ Учет и контроль исполнения поручений
∙ Ведение архива
∙ Разграничение прав доступа
Основными результатами внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» являются:
∙ сокращение времени согласований документов (теперь перемещение документов осуществляется мгновенно);
∙ появилась возможность отследить, сколько времени документ ожидает рассмотрения у конкретного пользователя, что само по себе является существенным стимулом для оперативного принятия решения;
∙ практически моментально можно получить доступ к нужному документу, переданному в электронный архив;
∙ все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек.

Побочным эффектом от внедрения стало то, что теперь приходится предельно четко прописывать изменения в регламентах документооборота, ведь они немедленно «закладываются» в систему силами сотрудников предприятия.

Система документооборота интегрирована с ERP-системой «1С:ERP Управление предприятием 2.0» и программным продуктом «1С-Рарус:СофтФон ПРОФ», который работает в отделе сбыта и службе поддержки аптечной сети. Это позволяет исключить дублирование информации и связывает все процессы в рамках единого информационного пространства предприятия.


Компания «РИЦ-1С» завершила проект автоматизации процессов делопроизводства и документооборота в компании «АВТ-Урал»
2014-09-18 19:06
Перед руководством ООО «АВТ-Урал» возникла необходимость автоматизации процессов делопроизводства и документооборота.

При выборе системы электронного документооборота к ней были предъявлены следующие требования:
∙ централизованное безопасное хранение документов,
∙ удобный, интуитивно понятный интерфейс,
∙ оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
∙ регистрация внутренних документов,
∙ работа с документами любых типов,
∙ коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
∙ автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
∙ учет и контроль рабочего времени сотрудников,
∙ возможность интеграции с уже существующей на предприятии управленческой системы.

По соотношению параметров «цена-качество-сроки» был выбран продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». В качестве партнера по его внедрению была приглашена компания «РИЦ-1С» (Центр компетенции по документообороту фирмы «1С» в Екатеринбурге), специализирующаяся на автоматизации документооборота и внедрении программных продуктов «1С:Предприятие 8».
Специалистами компании «РИЦ-1С» была выполнена демонстрация возможностей программного обеспечения, проведена установка программного продукта. Оказаны консультации по настройке параметров учета системы, созданию интерфейсов и ролей пользователей. Настроена интеграция с программным продуктом «1С:Управление производственным предприятием 8».

В настоящее время осуществляется консультационная поддержка пользователей по использованию программы.
В настоящий момент автоматизировано 40 рабочих мест.
Автоматизированы следующие функции:
∙ учет внутренних документов;
∙ работа с договорами;
∙ работа с файлами;
∙ бизнес-процессы ознакомления, поручения, согласования;
∙ учет и контроль исполнения поручений;
∙ формирование отчетности;
∙ потоковое сканирование.
Директор по финансам и экономике ООО «Авт-Урал» Попова Людмила Ильинична: «…В настоящее время мы перешли на безбумажную технологию создания и отработки внутренних документов: приказов, распоряжений, договоров, служебных записок, заявок, что позволяет повысить исполнительскую дисциплину, автоматизировать коллективную работу пользователей с документами, документировать все этапы согласования, сократить потери рабочего времени сотрудников, занимающихся договорной деятельностью, минимизировать возможность потери документов…»
 



 
 
 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
В избранное