Инструменты достижения личного успеха в бизнесе и жизни № 79 (август 2011)
Как приручить электронную почту?
Сколько новых сообщений вы находите в своем почтовом ящике, когда утром в понедельник включаете рабочий компьютер – 50, 100? А сколько важных писем остается без ответа, потому что они просто теряются в общем потоке? Как эффективно управлять своей электронной почтой? Это – тема сегодняшней рассылки.
Электронная почта может быть нашим помощником, а может быть – злейшим врагом, когда мы с утра глотаем третью чашку кофе или выкуриваем третью сигарету, оттягивая ужасающий момент разбора накопившейся почты. Знаете, чего мы больше всего боимся? Мы боимся в самом конце списка найти срочное и важное сообщение, посланное нам неделю назад! Можно ли с этим что-то поделать?
Можно и нужно!
Как проверять электронную почту?
Для того, чтобы поддерживать число новых писем на управляемом уровне, надо проверять почту не один, а несколько раз в течение дня. Однако в науке об управлении временем существует понятие «многозадачности» - когда вы слишком часто перескакиваете с одного дела на другое, эффективность вашей работы резко снижается. Что же делать? Разумнее всего определить фиксированные
часы в течение дня, специально отведенные для проверки почты. Можно даже поставить себе будильник на компьютере или в телефоне с напоминанием. А также можно настроить свой почтовый ящик, чтобы он принимал почту только в определенное время. Тогда новые сообщения не будут отвлекать вас от работы. В любом случае, надо отключать на компьютере звуковые сигналы о поступлении почты. Такие сигналы сильно отвлекают и сбивают темп работы.