Особенности заполнения первичных документов по учету кассовых операций

Согласно п.12 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г № 40 (далее Порядок), кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или впечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Согласно п.21 Порядка ведения кассовых операций приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Рассмотрим на примере оформление выдачи денежных средств из кассы предприятия.

Для оформления выдачи наличных денег из кассы предприятия как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке с применением средств вычислительной техники применяется расходный кассовый ордер (форма № КО-2).

Если выдача наличных денег из кассы предприятии производится по другим, надлежаще оформленным документам, например, по платежным или расчетно-платежным ведомостям, по заявлениям на выдачу денег, по выписанным счетам и др., то на эти документы также выписывается расходный кассовый ордер, а на самих документах ставится штамп с реквизитами этого расходного кассового ордера или производится соответствующая запись.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на то уполномоченными.

Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или отпечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все суммы, выданные за день по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Если выдача денег производится лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, то на каждое лицо выписывается отдельный расходный кассовый ордер, или составляется отдельная ведомость на основании заключенных договоров и на нее выписывается расходный кассовый ордер.

Оправданием остатка наличных денег в кассе не может служить выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе. Эта сумма считается недостачей и подлежит взысканию с кассира.

Пример

Экспедитору ООО «Люмьер» (код по ОКПО для условного примера 18075761), Мочалиной И. В. (пропуск № 50605. выданный отделом кадров ООО «Люмьер» 14 декабря 2001 г.). 9 августа 2002 года выданы под отчет по расходному ордеру № 80 денежные средства в сумме 3000 рублей на хозяйственные расходы на основании служебной записки главного бухгалтера Степановой А. Г. от 6 августа 2002 года о необходимости приобретения бумаги и порошка для принтера, подписанной директором предприятия Мухиным В. В.

Деньги из кассы выдала кассир Чернова Е. Н.

Заполним расходный кассовый ордер форма № КО-2.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии.

В строке «Организация» указывается полное наименование организации.

В нашем примере «ООО «Люмьер».

Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по ОКПО, который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации.

В нашем примере «18075761».

В следующей строке расходного кассового ордера указывают наименование структурного подразделения организации. В больших организациях в эту строку могут быть занесены сведения о том, работнику какого структурного подразделения выданы денежные средства.

В нашем примере в данной строке проставляем прочерк.

Далее в той же строке в соответствующей графе указывается код этого структурного подразделения.

В нашем примере в данной строке проставляем прочерк.

В графе «Номер документа» указывается порядковый номер расходного кассового ордера с начала года.

В нашем примере проставляем «80».

В графе «Дата составления» указывается дата выписки кассового ордера, которая совпадает с датой совершения хозяйственной операции, то есть выдачей денежных средств.

В нашем примере «09.08.02».

В графе «Дебет/ код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, по которому расходуются денежные средства (в том случае, если организация применяет систему кодирования).

В нашем примере документ заполняется небольшой организацией, которые как правило не применяют кодирование. Поэтому в данной графе ставим прочерк.

В графе «Дебет/ корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета (и субсчета), по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы организации.

В нашем примере операция отражается по дебету счета «71».

В графу «Дебет, код аналитического учета» заносится код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, если в организации предусмотрено применение таких кодов

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В графу «Кредит» заносится номер счета, с кредита которого списывается сумма денежных средств.

В нашем примере «50».

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается сумма денежных средств (цифрами), которая должна быть выдана из кассы организации.

В нашем примере проставляем «3000–00».

В графу «Код целевого назначения» записывают код назначения использования выданных средств.

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В строке «Выдать» указываются фамилия, имя, отчество лица, которому выдаются денежные средства.

Согласно п.16 Порядка ведения кассовых операций выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если выдача денег производится по доверенности представителю организации, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после названия организации, выдавшей доверенность на получение денежных средств, получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру.

Если выдача денег производится по ведомости, перед росписью в получении денег в ведомости кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение платежной (расчетно-платежной) ведомости.

В нашем примере следует указать «Мочалиной Ирине Васильевне».

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции.

Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций предприятия могут выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

В нашем примере по строке «Основание» записываем «На хозяйственные нужды».

По строке «Сумма» записываются суммы денежных средств, которые выдаются из кассы.

При этом сумму рублей указывают прописью, с заглавной буквы и с начала строки, а копейки указывают цифрами. Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его заполняют прочерком.

В нашем примере в строке «Сумма» записываем «Три тысячи руб. 00 коп.»

По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления, например авансовый отчет, приказ (распоряжение) руководителя организации, заявления, счета и т.п.

В нашем примере «Служебная записка главного бухгалтера от 6 августа 2002 года».

После заполнения расходный кассовый ордер подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или лицо, на то уполномоченное.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

В нашем примере на прилагаемой к расходному ордеру служебной записке есть разрешительная запись и подпись директора предприятия, поэтому расходный ордер подписывает только главный бухгалтер.

Расходный кассовый ордер передается в кассу для выдачи по нему денежных средств.

При получении расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

• наличие на документах и подлинность подписи руководителя и главного бухгалтера;
• правильность оформления документов;
• наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются денежные средства, в строке «Получил» указывает сумму рублей прописью, с заглавной буквы, с начала строки, сумму копеек цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами.

При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

В нашем примере записываем «Три тысячи руб. 00 коп.».

Проставляем дату

«9» августа 2002 г. Подпись-----.

В соответствие в п.15 Порядка ведения кассовых операций при выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или другой документ), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и забирает расписку получателя. Такой порядок обязательно применяется в случае, если денежные средства выдаются представителю другой организации по доверенности, если денежные средства выдаются физическому лицу по договору подряда и т. д.

Если документ, заменяющий расходный кассовый ордер, составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

В следующей строке расходного кассового ордера кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.

В нашем условном примере проставляем «пропуск № 50605. выданный отделом кадров ООО „Люмьер“ 14 декабря 2001 г.»

Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Кассир заполняет строку «Выдал кассир», где расписывается и указывает расшифровку подписи (фамилию и инициалы).

В нашем примере это кассир ООО «Люмьер» Чернова Е.Н,.

После выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер остается в кассе.

Выдача расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, получающим деньги, запрещается (п.19 Порядка ведения кассовых операций).

Рассмотрим на примере оформление поступления денежных средств в кассу предприятия.

Согласно п.13 Порядка ведения кассовых операций прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, формы № КО-1, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.

Лицу, внесшему наличные деньги в кассу предприятия выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на то уполномоченного, и кассира, заверенная печатью предприятия.

Пример.

20 августа 2002 года экспедитор ООО «Люмьер» (код по ОКПО для условного примера 18075761) Мочалина Ирина Васильевна сдала в кассу предприятия 120 руб. (неистраченную сумму по авансовому отчету № 12 от 15 августа2002 г.).

Получение указанных денежных средств было оформлено приходным кассовым ордером № 27. Деньги в кассу получила кассир Чернова Е. Н. Главный бухгалтер предприятия Степанова А. Г.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии.

В строке «Организация» указывается полное наименование организации.

В нашем примере проставляем «ООО «Люмьер».

Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по ОКПО, который присваивается организации отделом статистики.

В нашем примере «18075761».

В следующей строке приходного кассового ордера указывается наименование структурного подразделения организации, в котором производится данная операция. Эта строка заполняется в том случае, если в организации имеются обособленные структурные подразделения со своей кассой. Также в эту строку могут быть занесены сведения о том, от какого структурного подразделения получены денежные средства, например, от какой торговой точки поступила выручка.

В нашем примере в данной строке ставится прочерк.

Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код этого структурного подразделения.

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В графе «Номер документа» указывается порядковый номер приходного кассового ордера. Как правило, кассовые ордера нумеруются с начала календарного года.

В нашем примере проставляем «27».

В графе «Дата составления» указывается текущая дата — дата выписки кассового ордера, так как первичный документ должен составляться в день проведения операции.

В нашем примере «20.08.02».

В графу «Дебет» заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства.

В нашем примере проставляем «50».

В графе «Кредит/ код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства (если таковое имеется).

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В графе «Кредит/ корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета (и субсчета), по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации.

В нашем примере операция отражается по кредиту счета 71, поэтому в данной графе проставляем «71».

В графу «Кредит, код аналитического учета» заносится код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, если применение таких кодов предусмотрено в организации.

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается сумма денежных средств (цифрами), получаемая в кассу организации

В нашем примере проставляем «120–00».

В графу «Код целевого назначения» записывают код назначения использования поступивших средств Эта графа используется, если организация применяет соответствующую систему кодирования.

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

Строка «Принято от» заполняется следующим образом:

• если деньги принимаются от работника организации (в которой составляется приходный кассовый ордер), то указывается его фамилия, имя и отчество,
• если деньги принимаются от работника сторонней организации, то в этой строке пишем «Принято от Наименование организации через (фамилия, инициалы).» Например,»Принято от ООО «Град» через Толстова Р. О.).

В нашем примере заполнение строки будет следующим:

«Принято от Мочалиной Ирины Васильевны».

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции.

В нашем примере ставим «Возврат неиспользованного аванса».

По строке «Сумма» записывают сумму денежных средств, которые поступают в кассу.

При этом сумму рублей указывают прописью, с заглавной буквы и с начала строки, а копейки — цифрами. Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, его следует заполнить прочерком.

В нашем примере записываем «Сто двадцать руб. 00 коп.».

По строке «В том числе» указывается суммы НДС и НСП которые записываются цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогами, делается запись «без НДС и НСП».

В нашем примере запишем «без НДС И НСП».

По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

В нашем примере «авансовый отчет № 12 от 15 августа 2002 г.».

Заполнение квитанции к приходному кассовому ордеру

Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично самому кассовому ордеру.

В строке «Организация» указывается полное наименование организации.

В нашем примере «ООО «Люмьер».

В строке «К приходному кассовому ордеру №__» записывается номер заполняемого кассового ордера (который указан в графе «Номер документа»).

В нашем примере проставляем «27».

В следующей строке указывается дата составления приходного кассового ордера: число, месяц (прописью) и год. Эта дата должна совпадать с датой, записанной в графе «Дата составления».

В нашем примере записываем так «от 20 августа 2002 г.».

Строка «Принято от __» квитанции заполняется точно так же, как строка «Принято от _» приходного кассового ордера.

В нашем примере заполнение строки будет следующим:

«Принято от Мочалиной Ирины Васильевны».

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Значение этой строки переписывается из аналогичной строки приходного кассового ордера.

В нашем примере ставим «возврат неиспользованного аванса».

По строке «Сумма» записывают сумму денежных средств сначала цифрами, а затем повторяют эту сумму прописью: рубли указывают прописью, с заглавной буквы, с начала строки, а копейки — цифрами. Если после внесения суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его заполняют прочерком.

В нашем примере проставляем цифрами «120 руб. 00 коп».

Затем пишем прописью «Сто двадцать руб. 00коп.»

По строке «В том числе» указывается сумма НДС и НСП, которые записываются цифрами, а в случае если продукция, работы, услуги не облагаются данными налогом, делается запись «без НДС и НСП».

В нашем примере запишем «без НДС и НСП».

После заполнения приходный кассовый ордер и квитанция подписываются главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным.

Согласно п.20 Порядка ведения кассовых операций при получении приходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

• наличие на документах подписи главного бухгалтера и подлинность;
• правильность оформления документов;
• наличие приложений, перечисленных в документах.

После проверки кассир принимает денежные средства.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Приходные кассовые ордера немедленно после получения по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Получено» с указанием даты (числа, месяца, года).

В приходном кассовом ордере кассир заполняет строку «Получил кассир», где расписывается и указывает расшифровку подписи (фамилию и инициалы).

На квитанции кассир ставит дату приема денежных средств, в последней строке квитанции расписывается и указывает расшифровку подписи (фамилию и инициалы) и заверяет печатью (штампом) кассира.

На квитанции ставится подпись главного бухгалтера предприятия и указывается расшифровка подписи (фамилия и инициалы).

В нашем примере квитанцию подписывает кассир Чернова Е. Н. и главный бухгалтер Степанова А. Г.

В случае если квитанция к приходному кассовому ордеру выдается представителю другой организации, либо стороннему лицу, то необходимо проставлять печать предприятия.

После получения денег в кассу квитанция к приходному кассовому ордеру выдается на руки сдавшему деньги, а сам кассовый ордер остается в кассе.

Алексей Романенко
по материалам http://www.dist-cons.ru/