Особенности заполнения первичных документов по учету материальных ценностей

Получение товарно-материальных ценностей.

Первым этапом учета материальных ценностей является их получение.

Получение любых материальных ценностей представителем организации возможно только при предъявлении им соответствующей доверенности. Доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению и т. д.

Бухгалтерия организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее под расписку получателю.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Бланк доверенности должен быть полностью заполнен. Обязательным элементом доверенности является подпись лица, на имя которого она составлена.

От имени организации доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером (или иными должностными лицами, уполномоченными на это приказом по организации). Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1998 г № 71 а утверждены две типовые формы доверенности на получение материальных ценностей:

• форма № М-2 (имеет корешок и отрывную часть),
• форма № М-2а (без корешка).

Напоминаем читателям, что в соответствии с п. 6 инструкции Минфина СССР от 14 января 1967 г № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» в каждой организации заводится книжка доверенностей. В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного бухгалтера делается надпись «В настоящей книжке пронумеровано . листов». Количество листов при этом указывается прописью. На корешках доверенностей производится регистрация выданных доверенностей.

Предприятия, у которых получение товарно-материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер, регистрацию доверенностей могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учет выданных доверенностей».

Организации, регистрирующие доверенности в выше названном журнале, должны пользоваться доверенностью по форме № М-2а.

Рассмотрим порядок заполнения доверенности по форме № М-2 на конкретном примере.

Пример.

ООО «Люмьер» (юридический адрес 109378, г Москва, ул. Луговая, д. 21, имеет р/с № 40702810000000642876. к/с № 30101010400000001967 в ОАО «Банк Капитал», отделение «Волгоградское» г Москвы, БИК 04452570В, код по ОКПО (для условного примера) 18075761), выпускающее настенные часы, заключило с ЗАО «Горец» (юридический адрес 125415, г. Москва, ул. Снежная, д. 12) договор на приобретение материальных ценностей для работников бухгалтерии, а именно: четырех пачек бумаги для принтера формата А4 по пятьсот листов в каждой и одной тубы с порошком для копировального аппарата Canon 6521.

Указанные ценности получаются непосредственно со склада продавца. Для чего бухгалтером ООО «Люмьер» Степановой А. Г. за подписью руководителя организации Мухина В. В. 9 августа 2002 г выписывается доверенность № 17 на имя экспедитора ООО «Люмьер» Мочалиной Ирины Васильевны сроком на 10 дней.

Материальные ценности получены 14 августа 2002 г. со склада поставщика. Заведующим склада ЗАО «Горец» 13 августа 2002 г. была выписана накладная № 281 на отпуск материальных ценностей непосредственно со склада 14 августа 2002 г.

Полученные материальные ценности были сданы Мочалиной И. В. кладовщику Петрову П. С., а в бухгалтерию был представлен приходный ордер № 10 от 14 августа 2002 г., накладная на оприходование материальных ценностей на склад и другие документы.

Заполним доверенность формы № М-2.

В строке «Организация» указывается наименование организации, выдавшей доверенность, и ее код по ОКПО, присвоенный организации государственными статистическими и регистрирующими органами в, соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций.

В нашем примере «ООО «Люмьер» 18075761".

В строке «Доверенность №» указывается порядковый номер доверенности.

В нашем примере «17».

В строке «Дата выдачи» проставляется дата выдачи доверенности. Напоминаем, что в соответствии с п. 1 ст. 186 ГК РФ доверенность, в которой не указана дата ее оформления, является недействительной.

В нашем примере проставляем «9 августа 2002 г.».

В строке «Доверенность действительна по» проставляется последняя дата, на которую действительна доверенность.

В соответствии с п.4 Инструкции № 17, а также указаниями по применению и заполнению форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71 а, срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, допускается выдавать на весь календарный месяц.

В нашем примере «18 августа 2002 г.»

(то есть доверенность действительна в течение 10 дней, начиная с 9 августа 2002 г.).

В строке «Наименование потребителя и его адрес» указывается наименование и юридический адрес организации, поставляющей материальные ценности по доверенности.

В нашем примере «ЗАО „Горец“, 125415, г. Москва, ул. Снежная д. 12».

В строке «Наименование плательщика и его адрес» указывается наименование и юридический адрес организации, выдавшей доверенность.

В нашем примере «ООО „Люмьер“, 109378, г Москва, ул. Луговая, д.21».

В строках «Счет №» и «Наименование банка» указываются номера банковских счетов (расчетного, корреспондентского) и наименования банка организации-плательщика, его отделения или филиала.

В нашем примере «р/с № 40702810000000642876. к/с № 30101010400000001967 в ОАО „Банк Капитал“, отделение „Волгоградское“ г Москвы, БИК 04452570».

В строке «Доверенность выдана» в дательном падеже указывается должность, фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность.

В условном примере «экспедитору Мочалиной Ирине Васильевне».

Далее приводятся паспортные данные лица, которому выдана доверенность.

В нашем примере «№ 45 01 229567 ОВД „Кузьминки“ г. Москвы, 20 ноября 2001 г.»

Затем указывается название организации-поставщика.

В нашем примере «ЗАО «Горец».

Далее могут быть указаны наименование, номер и дата выдачи документа, по которому получаются материальные ценности, если такой документ есть.

Если такого документа нет, то по этой строке ставится прочерк.

В нашем примере проставляем прочерк.

На оборотной стороне формы № М-2 расположена таблица «Перечень материальных ценностей, подлежащих получению».

Эта таблица заполняется в случаях, когда в документе на отпуск, указанном на лицевой стороне, не приведены наименования ценностей, подлежащих получению, и их количество.

Если же в указанных документах приводятся наименования материальных ценностей и их количество, подлежащее получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

При заполнении таблицы необходимо помнить, что количество прописью указывается с начала отведенной для этого графы строки и с большой буквы. После записи количества в данной графе до конца строки делается прочерк. Во всех строках таблицы, оставшихся незаполненными, также ставятся прочерки. Это делается для того, чтобы не допустить последующих приписок.

На оборотной стороне бланка ставится подпись лица, получившего доверенность. Выдача доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается

В нашем примере ставится подпись Мочалиной И. В.

Подпись лица, получившего доверенность, удостоверяется руководителем (в нашем примере Мухиным В. В.) и главным бухгалтером (в нашем примере Степановой А. Г.) организации, выдавшей доверенность.

Подписи должностных лиц обязательно заверяются печатью предприятия.

Теперь рассмотрим порядок заполнения корешка доверенности.

Все данные для заполнения корешка берутся из отрывной части доверенности.

В графе 1 «Номер доверенности» указывается порядковый номер доверенности.

В примере «17».

В графе 2 «Дата выдачи» проставляется текущая дата выдачи доверенности.

В нашем примере «9 августа 2002 г.»

В графе 3 «Срок действия» указывается срок, в течение которого действительна данная доверенность.

В нашем условном примере «10 дней».

В графе 4 «Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность» указывается должность, фамилия, имя и отчество соответствующего лица.

В нашем примере «экспедитор Мочалина И. В.».

В графе 6 «Поставщик» указывается наименование организации поставщика материальных ценностей

В примере «ЗАО «Горец».

В графе 7 «Номер и дата наряда (документа, заменяющего наряд) или извещения» проставляется номер и дата соответствующего документа, на основании которого поставщиком выдаются материальные ценности. Такой документ может отсутствовать, если, например, получаемые материальные ценности имеют небольшую номенклатуру, невысокую стоимость.

В рассматриваемом нами условном примере в указанной графе ставится прочерк.

В графе 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения» указывается номер и дата соответствующего документа, накладной (приемо-сдаточного акта или другого аналогичного документа), подтверждающего получение материальных ценностей по доверенности.

В нашем примере «накладная № 281 от 14.08.02 г. приходный ордер №10 от 14.08.02».

Доверенность отдается сотруднику, на имя которого она выписана. При этом корешок доверенности остается на предприятии.

На корешке доверенности в графе 5 «Расписка в получении доверенности» лицо, которому она выдается, ставит свою подпись при получении им доверенности, уже заполненной, подписанной руководителем и главным бухгалтером организации и скрепленной печатью.

Если доверенность возвращается неиспользованной, в графе 8 должна быть сделана отметка «не использована». Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности Возвращенные неиспользованные доверенности хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Когда товарно-материальные ценности отпускаются частями по одной доверенности, то независимо от срока действия доверенности, поставщик забирает ее при первом отпуске товарно-материальных ценностей. На каждый частичный отпуск составляется накладная (приемосдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.

По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей, полученных по данной доверенности.

Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Оприходование товарно-материальных ценностей

Все полученные от сторонних организаций и физических лиц материальные ценности, как правило, сначала сдаются на склад, а уже затем передаются в какое-либо структурное подразделение для использования в процессе производства, обеспечения управленческих функций или применения на непроизводственные нужды.

Для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, применяется приходный ордер формы № М-4. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера за день. В этом случае при каждой отдельной приемке материала в течение дня делаются соответствующие записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются и общим итогом заносятся в приходный ордер.

В случаях перевозки грузов автотранспортом приемка материалов, поступающих на предприятие, осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

При отсутствии расхождений между фактически принятым количеством и количеством, указанным в документах поставщика, приход материалов целесообразно оформлять проставлением на поступившем документе штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере, или делать надпись «принято по приходному ордеру № от».

Если установлено несоответствие поступивших материалов их ассортименту, качеству и количеству, указанным в документах поставщика, то составляется акт о приемке материалов (форма № М-7). В этом случае приходный ордер не оформляется, его заменяет приемный акт.

Приходные ордера (как и приемные акты) на оприходование материальных ценностей должны, как правило, составляться в день их поступления.

В некоторых случаях (когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки) материалы принимаются на временное ответственное хранение. При этом сведения о таких материальных ценностях должны быть своевременно внесены заведующим склада (кладовщиком) в специальную книгу.

Рассмотрим порядок заполнения приходного ордера формы № М-4 на условном примере.

Пример

ООО «Люмьер» (юридический адрес 109378, г Москва, ул. Луговая, д. 21, имеет р/с № 40702810000000642876. к/с № 30101010400000001967 в ОАО «Банк Капитал», отделение «Волгоградское» г Москвы, БИК 04452570В, код по ОКПО (для условного примера 18075761), получило от ЗАО «Горец» (юридический адрес 125415, г. Москва, ул. Снежная, д. 12) материальные ценности, которые предполагается использовать для работы бухгалтерии: четыре пачки бумаги для принтера формата А 4 по пятьсот листов, одну тубу с порошком для копировального аппарата Canon 6521.Оплата за указанные материальные ценности произведена наличными средствами, о чем представлен корешок приходного ордера № 456 от 14 августа 2002 года. Указанные ценности были получены со склада продавца экспедитором Мочалиной И. В. и переданы 14 августа 2002 года кладовщику склада Крымовой Т. С. В бухгалтерию представлен приходный ордер № 10 от 14 августа 2002 года.

Приходный ордер по форме № -М4 составляет кладовщик.

В нашем примере Крымова Т. С.

В строке «Приходный номер №» указывается порядковый номер приходного ордера.

Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть заранее пронумерованы. Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях.

В нашем примере проставляем «10».

В строке «Организация» указывается наименование организации, получающей материальные ценности от поставщика или из переработки, а также код по ОКПО.

В нашем примере «ООО «Люмьер», 18075761.

В строке «Структурное подразделение» указывается наименование структурного подразделения организации, получающего материальные ценности.

В нашем примере «бухгалтерия».

В графе «Дата составления» указывается дата заполнения приходного ордера.

В нашем примере «14.08.2002 г.».

В графе «Код вида операции» указывается код, присвоенный организацией операции перемещения материальных ценностей. Если система кодирования в организации не применяется, то в данной строке ставится прочерк.

В нашем условном примере кодирование не применяется, поэтому проставляем прочерк.

В графе «Склад» указывается наименование, номер или код склада, на который поступили материальные ценности

В нашем примере проставляем «склад № 1».

Графа «Поставщик» разделена на две графы «наименование» и «код».

В графе «Поставщик/наименование» указывается наименование организации поставщика.

В нашем примере проставляем»ЗАО «Горец».

В графе «Поставщик/код» указывается код поставщика, который присвоен ему в данной организации.

В нашем условном примере кодирование не применяется, поэтому проставляем прочерк.

В графе «Страховая компания» указывается наименование компании, застраховавшей поступившие материальные ценности, если таковая имеется.

В нашем примере участие страховой компании не предусмотрено, поэтому в данной строке ставится прочерк.

Графа «Корреспондирующий счет» заполняется позже в бухгалтерии.

В нашем случае ставим «10–1».

Графа «Номер документа» разделена на две графы: «сопроводительного» и «платежного».

В графе «Номер документа/сопроводительного» указывается номер сопроводительного документа, на основании которого составляется приходный ордер (например накладной и др.).

В нашем примере «накладная № 281».

В графе «Номер документа/платежного» проставляется номер платежного документа (например чека, платежного поручения и др.).

В нашем примере «Квитанция к ПКО № 456».

Далее заполняется таблица, содержащая данные непосредственно о материальных ценностях, поступление которых оформляется заполняемым приходным ордером.

В графе 1 «Наименование, сорт, размер, марка» указываются основные характеристики, позволяющие идентифицировать материальные ценности, оприходованные по конкретному документу.

В нашем примере:

• «Бумага для принтера формат А4».
• «Порошок для копировального аппарата Canon 6521».

В графе 2 «Номенклатурный номер» указывается номенклатурный номер данных ценностей, установленный организацией в централизованном порядке или самостоятельно. Если для целей учета указание номенклатурного номера не требуется (когда эти данные не несут в себе дополнительной учетной информации или не являются необходимым признаком для идентификации материальных ценностей), то в данной графе может ставиться прочерк.

В нашем примере в соответствующих строках данной графы ставятся прочерки.

В графе 3 «Единица измерения/код» указывается код единицы измерения полученных материальных ценностей в соответствии с СОЕЙ или системой кодирования и классификации, разработанной в организации. На небольших предприятиях, ведущих учет вручную или с использованием несложных компьютерных программ. нет необходимости использовать систему кодирования. Если использование системы кодирования организации не требуется, то в данной графе ставится прочерк.

В нашем примере в строках данной графы ставятся прочерки.

В графе 4 «Единица измерения/наименование» проставляем наименование единицы измерения.

В нашем примере «пачка (500 листов)»; «туба».

В графу 5 «Количество/по документу» заносится количество материальных ценностей по сопроводительному документу (в нашем примере накладной № 281 от 14 августа 2002 г.) в соответствующих единицах измерения, указанных в графе «Единица измерения».

В графу 6 «Количество/принято» проставляется количество, фактически принятых материальных ценностей, в соответствующих единицах измерения, указанных в графе «Единица измерения».

В нашем примере расхождений между количеством, указанным в документах и фактически принятым, нет, поэтому данные по этим графам совпадают. Проставляем «4», «1».

В графе 7 «Цена, руб. коп» указывается стоимость единицы соответствующих материальных ценностей (по сопроводительным документам).

В условном примере цена одной пачки бумаги 100 руб. 00 коп., цена одной тубы порошка 2000 руб. 00 коп.

В графе 8 «Сумма без учета НДС, руб. коп.» указывается стоимость принятого количества соответствующих материальных ценностей без НДС (по сопроводительным документам).

В нашем примере стоимость бумаги без НДС 400 руб. 00 коп., стоимость порошка без НДС 2000 руб. 00 коп.

В графе 9 «Сумма НДС, руб. коп.» указывается величина НДС (по сопроводительным документам).

В нашем примере НДС по бумаге 80 руб. 00 коп., НДС по порошку 400 руб. 00 коп.

В графе 10 «Всего с учетом НДС, руб. коп.» указывается стоимость принятого количества соответствующих материальных ценностей с НДС (согласно соответствующему сопроводительному документу).

В нашем примере согласно накладной) стоимость бумаги с НДС равна 480 руб. 00 коп., стоимость порошка с НДС равна 2400 руб. 00 коп.

Графа 11 «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

В нашем условном примере в данной графе ставим прочерк.

В графе 12 «Порядковый номер по складской картотеке» указывается порядковый номер карточки складского учета материалов (форма № М-17).

В нашем примере это 12 и 70 соответственно.

На оборотной стороне приходного ордера продолжается таблица с данными по поступившим материальным ценностям.

После внесения сведений о всех оприходованных данным ордером материальных ценностях в свободных строках таблицы ставятся прочерки. Это делается для того, чтобы исключить возможность последующих приписок.

В строке «Итого» на оборотной стороне приходного ордера указываются итоговые суммы в натуральном и денежном выражении: количество принятых материальных ценностей в соответствующих единицах измерения:

• количество;
• общая стоимость без НДС;
• суммарная величина НДС;
• общая стоимость материальных ценностей, с учетом НД С.

Обращаем внимание читателей, что необходимо суммировать не только данные по строкам с денежными суммами, но и количественные данные (вне зависимости от того, что они могут быть выражены в разных единицах измерения). Это необходимо для того, чтобы исключить возможность последующих приписок в этой графе.

В нашем условном примере в строке «Итого» будет записано:

в графе 6 «5» (4 шт. + 1 шт.),

в графе 8 «2400–00» (400–00 + 2000–00),

в графе 9 «480–00» (80–00 + 400–00),

в графе 10 «2880–00 (480–00 + 2400–00),

Приходный ордер должен быть подписан материально ответственным лицом, принявшим материальные ценности с указанием его должности и расшифровкой подписи (фамилия и инициалы), а также работником, сдавшим материальные ценности, с указанием его должности и расшифровкой подписи (фамилия и инициалы).

В нашем примере подписывают кладовщик Крымова Т.С в качестве принимающей стороны, экспедитор Мочалина И.В в качестве сдающей стороны.

Алексей Романенко
по материалам http://www.dist-cons.ru/