Советы бизнес-консультанта

Как управлять архитектурой бизнеса

Выпуск N393, 8.12.2016. Регулярно выходит с января'2007

Уважаемые подписчики, добрый день!

12 декабря - очередное повышение цены участия в 15-ом бизнес-лагере "Как навести порядок в бизнесе" для собственников и руководителей, который пройдет 23 февраля - 5 марта в славном Дахабе (Египет).

Сейчас уже 31 оплаченный участник! А максимум - 40 человек. Видимо, как и летом, придется заранее останавливать набор группы: чтобы была возможность уделить внимание каждому человеку.

На бизнес-лагере - отладка Вашего бизнеса от А до Я. Простая четкая система, созданная в ходе работы с сотнями компаний русскоязычного пространства. От холдингов до среднего и малого бизнеса.

Практическая работа над Вашим бизнесом. Обмен опытом. Заряд энергией на год вперед.

Вот подробная программа и отзывы сотен прошлых участников.

В свободное время - море, солнце, дайвинг, кайт, йога, свежие фрукты и т.д. Приезжайте с семьями, с детками.

Вы с нами? Присылайте заявку на счет для команды от Вашей компании: сколько человек, реквизиты, и какая скидка Вам полагается.

***

Как я уже писал, сейчас обновляю свою первую книгу "Как навести порядок в своем бизнесе. Практикум". Сегодня для вас - одна из ключевых глав. Прямо из-под пера автора: вчера я переписал ее почти полностью.

Тема выпуска. Как управлять архитектурой бизнеса

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".

Помере того каквы формализуете свой бизнес, внем образуетсявсе больше документов. Вскоре наступает момент, когда руководителям исотрудникам сложно удержать ихвсвоей голове. Более того, появляютсяразличные версии. Накаждый момент времени актуальна только одна, ивсе должны работать поней. Ктомуже разные документы должныстыковаться друг сдругом.

Помню, какводной крупной нефтяной компании сотрудники насчитали 11 противоречивых документов заразные годы, описывающих одну итуже сложную технологическую операцию. Все документы считались действующими.

Итак, документация разрастается. И это неудивительно: сам бизнес, как правило, тоже усложняется по мере роста и развития. Вы как команда глубже разбираетесь в том, как работаете (прежде делали это интуитивно), описываете свое понимание и договоренности.

Чтоже получается? Вы начали создавать систему, аполучилась какая-то«бюрократия скучей бумажек»? Ида, инет.

Вмоей практике некоторые сильные харизматичные руководители компаний, задавшись однажды этим вопросом, бросали систематизацию бизнеса иоставляли все какесть. Ноэто тупик¹.

Получается дилемма. С одной стороны, без формальных документов нельзя, это возврат к исходному бардаку. С другой – система лишает бизнес мобильности. Раньше руководитель принимал решение – и тут же оно воплощалось в жизнь. А теперь надо сначала все обдумать, согласовать, внести изменения в документацию. Для многих ярких лидеров – это как серпом по самому важному месту. :)

Выход– всозданиимаксимально полезной и компактной документации, которую всегда поддерживают вактуальном состоянии. Руководители исотрудники действительно используют ее всвоей повседневной работе. Продуманная технология повышает эффективность и слаженность работы организации. Для людей это не обуза - наоборот, она сильно упрощает им жизнь.

Например, нарабочем месте каждого сотрудника находятся краткие (в1–2 страницы), понятные, актуальные схемы тех процессов, вкоторых он участвует. Ивсе– никаких тебе должностных инструкций!²

Еслиже описание вашего бизнеса– это многотомный труд, лежащий всейфе удиректора, тогрош ему цена. Именно так часто происходит сдокументами, которые разрабатывают присоздании системы менеджмента качества (СМК) набазе стандарта ИСО 9001. Витоге полезнейшая вещь оказывается пустой формальностью.

Г.Эмерсон (1911год): «Поокончании этой солидной созидательной работы (описания бизнес-процессов– прим. автора) унас оказывается вруках предварительный свод. Прииспытании напрактике он окажется слабым– неполным ипротиворечивым. Ночтобы довести его достепени практической годности, надо неотступать перед трудностями, невыбрасывать проделанную работу заокно, невозвращаться кпрежнему состоянию анархии, априступать кдальнейшей разработке, дальнейшему исполнению исогласованию.

Поскольку свод состоит изряда правил илиуказаний, его можно пополнять рассылкой извещений оботмене старых ивведении новых пунктов. Вот образец такого извещения:

Предлагается немедленно заменить правило от28 сентября 1909г. правилом 5а от1 июня 1911г. Прочтите новое правило внимательно, отметьте все изменения ипришлите вглавную контору расписку ополучении»³.

Документация - этомодель вашего бизнеса, а не«просто бумажки». Качество автомобиля и удобство дома зависят отих конструкции. Успешность бизнеса - оттого, какон спроектирован и как замысел архитектора воплощен в жизнь.

Важно поддерживатьцелостностьмодели. Соберите всю документацию своего бизнеса в одном месте -архитектурной библиотеке компании. Ее удобно организовать как систему папок на сервере, в DropBox, GoogleDrive и т.п. (конечно, разумно разграничьте доступ в этой важной информации). Актуальную версию любого документа легко найти, старые и рабочие версии хранятся там же: в архиве в отдельных папках. Готовые версии документов удобно выкладывать в Интранет компании. Документы нужно именовать просто, наглядно и единообразно.

Наши клиенты используютпростые инструменты, обычно хватает Microsoft Word и Excel (или их аналогов: Google Docs, Open Office). Попытки применить сложные технологии почти всегда смещает фокус внимания команды с сути улучшения бизнеса на инструментарий: вместо обсуждения бизнес-задач и договоренностей люди тратят силы на освоение сложных методик и ИТ-систем⁴. И все равно не понимают и не применяют их в полной мере. Сила - в простоте.

Рекомендую завестиглоссарий. Сотрудничество людей часто осложняется тем, что они по-разному понимают то или иное понятие.В одной компани при пристальном рассмотрении обнаружили в разных подразделениях шесть различных трактовок понятия "отгруженный товар". Естественно, действовали они кто в лес, кто по дрова: каждый из своей картины мира.Глоссарий помогает решить эту проблему. Заносите в него все термины и понятия, вокруг которых разгораются споры - договаривайтесь о едином понимании и вносите в документ.

Пример 54.Алексей Тимонин, генеральный директор интернет-магазина путешествий OZON. travel:«Критически важным является умение поддерживать описание бизнес-процессов вактуальном состоянии. Многократно решая эту задачу усебя вOZON.ru, мы разработали специальный инструментарий,– несколько напоминающий функционал Microsoft Visio, который позволяет создавать иерархию процессов, функций иролей, атакже создавать графические итекстовые описания внутри. Принеобходимости можно сформировать документ вформате MS Word– ноописание процессов изначально хранится внутри системы. Внутри компании сформирован регламент аудита исогласования основных БП– через регулярные промежутки времени сруководителям соответствующих подразделений. Подроспись иличную ответственность. Вцелом работает».

Определите,ктобудет руководить развитием архитектуры бизнеса.Это очень важная роль -«главный архитектор» компании⁵. Такой человек нужен ивтом случае, если ввыстраивании системы вам помогают внешние консультанты. Внаших проектах склиентами явсегда настаиваю наего назначении. Безнего данная работа раньше-позже сходит нанет.

Внекоторых крупных компанях это отдельный выделенный человек илидаже подразделение.Апорой руководство поделено на«касты»: методологи иоперативные управленцы. Методологи занимаются развитием бизнес-процессов ит. п. - вкорпоративной иерархии они стоят наступеньку выше управленцев.Намой взгляд, это порождает много проблем. Подумайте, каких– это важный вопрос.

Унаших клиентов заархитекторскую работу вкомпании отвечает руководитель, который совмещает ее сосвоей основной операционной деятельностью. Хорошо, если это кто-тоизтоп-менеджеров, например, вице-президент, директор поразвитию, советник первого лица. Важно, чтобы и на неформальном уровне он пользовалсябольшим авторитетомвколлективе. Чтобы долгосрочно«горел» идеейнавести порядок вбизнесе, повышать его эффективность. Это увлекательная творческая работа, которая не имеет окончания - пока компания жива, она развивается.

У«главного архитектора» должно бытьдостаточно времени исилнато, чтобы руководить развитием бизнеса, поддержанием и совершенствованием его архитектуры, внедрением изменений в жизнь. Ему необходимо обладать:

• системным мышлениемс одной стороны и
• навыками общения,организаторскими способностями- с другой.

Ведь нужно непросто «рисовать схемы», нои«зажигать» коллег, вовлекать их в развитие бизнеса, помогать им договариваться, предотвращать ипреодолевать сопротивление людей.Организовыватьэту работу, в том числе внедрение новшеств.

Пример 53.Сергей Багузин, замдиректора поразвитию крупной ИТ-компании:«Состатусом такого сотрудника Михаил попал вточку. Уменя несколько функций, аэта называется «ответственный заведение справочника внутрифирменных документов». Унас справочник реализован вфайле Excel. Наодном листе расположены разделы, подразделы, названия документов; разделы можно «сворачивать» и«разворачивать», устраивать контекстный поиск. «Клик» наназвании документа через гиперссылку открывает сам документ. Это может быть файл Word, Excel, Project, Visio, ссылка наресурс вИнтернете».

Вмикро-бизнесе иногда напервых порах архитектор– это сам владелец. Хотя такая ситуация вынужденная: лучше, если он будет играть рольЗаказчика⁶. Постепенно он делегирует большую часть этой работы своим сотрудникам.

Ноприэтом сам продолжает регулярно проявлять кней интерес,поддерживать ее своей волей. В крупных организациях - тоже. Как я уже говорил, развитие бизнеса нужно в первую очередь его собственнику.

Пример 47.Василий Торопин, менеджер компании «Вымпелком» («Билайн»):«Ключевой момент– спонсорство (поддержка) главного руководителя. Если менеджер процесса этого нечувствует иэтого нечувствуют участники процесса– ничего неполучится.

Есть такое понятие– социальный контракт (чтонасамом деле люди думают, готовя совместные бумаги). Если они настроены всерьез упорядочить работу иподнять эффективность– результат один. Если написание процессов ипроцедур– способ ведения военных действий между подразделениями вбольшой фирме– результат другой»⁷.

Хочу заметить, что«главный архтектор» недолжен сам выполнять работу поструктурированию бизнеса. Описывая и улучшая бизнес "в одно лицо", он создает мертворожденные модели. Которые, возможно, иобойдутся дешевле, чемтаковые, созданные внешними консультантами, нопользы отних также будет немного.

Задача такого человека–организовывать икоординироватьработу по наведению порядка вкомпании. Создавать документы должен неон, аучастникирабочих групп- руководители иключевые сотрудники различных подразделений, включенные в группу. Утверждать– высшее руководство, причем осознанно, неавтоматически.

«Главный архитектор» долженпомогать рабочим группам: своим весом вкомпании, широким видением и методиками работы.

Важно, чтобы Заказчик, «архитектор» компании илидеры рабочих групп глубоко понимали технологию наведения порядка вбизнесе. Какминимум– пусть детально изучат нашикниги. Лучше, если помимо изучения теории они пройдутОсновной бизнес-лагерь «Какнавести порядок вбизнесе», который мы проводим дважды вгод⁸. Это сильно помогает вотладке бизнеса, повышает шансы наее успех. Иначе можно впустую потратить годы.

Г.Эмерсон (1911год): «Занесение новых правил всвод следует поручить квалифицированному иинтересующемуся такой работой сотруднику, ккоторому должны поступать все предложения. Посуществу, свод создается неэтим сотрудником, аколлективным опытом всего предприятия, коллективным учетом производственных потребностей. Подписывается свод главным руководителем дела. Кроме того, могут потребоваться идополнительные визы начальников частей. Так, например, правила установки иухода заприводными ремнями должны составляться заведующим ремонтной частью; сводка иредакция выпадают надолю «кодификатора», азатем правила передаются наподпись нетолько председателю идиректору-распорядителю, ноиуправляющему, заведующим цехами имастерскими идаже мастеру поуходу заремнями. Если этому мастеру правила непонравятся, тоон может неподписывать их, пока недобьется своего илипока ему недокажут, чтоон неправ, ноужраз правила подписаны, отступать отних он несмеет. Естественная склонность всегда влечет нас канархии ииндивидуальному произволу, нонадо помнить, чтоанархия никчему хорошему неприводит.

Так постепенно вырастет настоящий кодекс стандартных писаных инструкций, вбольшей части предложенных иразработанных самими рабочими ислужащими»⁹.

***

12 декабря - очередное повышение цены на зимний бизнес-лагерь "Как навести порядок в бизнесе" для собственников и руководителей в Дахабе.

Присылайте заявку на счет для команды от Вашей компании.

Всего доброго!

***

Отзыв участника бизнес-лагеря Этномир-2016

Юрий Карнов, собственник компании "Европласт" (производство и монтаж пластиковых окон и натяжных потолков), Абакан, Россия

Я был на бизнес-лагере Михаила Рыбакова. Для себя получил очень много новых впечатлений, эмоций, знаний, а также навыков, которые мы применим в нашей компании, и это наверняка даст нам рост. Здесь очень хорошо для тех людей, которые не могут пока расставить для себя приоритеты. Они могут приехать, и для них сложные вещи станут простыми.

Михаил и его команда помогают в этом разобраться, правильно поставить цели, поработать над процессами. Я думаю, у нас все получится.

Всем рекомендую!

***

Полный структурированный архив рассылки >>>

Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (это может занять некоторое время).

P.S. Вы можете переслать это письмо своим коллегам: бизнесменам и руководителям. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать. Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"

WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru
Skype: mrybakov.partners
FaceBook: www.facebook.com/BusinessToOrder