Советы бизнес-консультанта. Выпуск 341. Фото рабочего дня руководителя
Советы бизнес-консультанта
Фото рабочего дня руководителя
Выпуск N341, 21.09.2015. Общая аудитория - свыше 100000
читателей. Регулярно выходит с 10'2007
Уважаемые читатели!
Осталось
всего два дня очень добрых цен на
наши бизнес-лагеря этой осенью и зимой. В Дахабе (Египет) и в
Подмосковье. Еще можно успеть принять участие на самых выгодных условиях. Расписание, подробности и счет -
в программе каждого лагеря.
Только до 22 сентября.
Виктор
Лучков – практикующий консультант по внедрению и оптимизации
бизнес-процессов предприятий. 23 года личных продаж, 18 лет - опыт
управления и 8 лет - опыт консультанта. Автор более 50 публикаций в деловой
прессе. Провел более 400 мероприятий: тренингов, семинаров и стратегических
сессий, на которых обучено около 5000 участников.
Виктор: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…
«Нет ничего бесполезнее, чем эффективно выполнять работу,
которую делать вообще не нужно»
Питер Друкер
Управление временем давно вошло в нашу жизнь. Можно
по-разному относиться к тайм-менеджменту, но мало кто откажется от
дополнительных минут и часов, которые можно выкроить, отказавшись от
ненужных действий.
Сегодня разговор о времени руководителя. Как его организовать таким
образом, чтобы меньше быть исполнителем и больше руководителем. Знакомая нам
истина гласит: «хочешь управлять – измеряй». Хочешь управлять своим
временем, вооружись удобным измерителем.
Инструмент для измерения времени
Мы обычно используем самый простой для этого инструмент – «Фото рабочего
дня». Инструмент знаком многим руководителям. Парадокс заключается в том,
что я постоянно встречаю людей, для которых «Фото» в новинку и вызывает
эмоции на уровне «ух-ты, как все просто».
В эту среду 23 сентября 2015 года на Практикуме «Как
управлять подчиненными, используя систему» большой блок будет
посвящен системной организации тайм-менеджмента в компании. С
участниками практикума мы разберем, как просто и максимально быстро
внедрить в систему планирование своего времени и времени подчиненных.
Для активных читателей ДВА подарка от меня, но это ниже в статье.
Читайте дальше! :)
Заглянем в Википедию. Что там написано про фотографию рабочего дня?
Под фотографией рабочего дня (времени) понимается вид
изучения рабочего времени наблюдением и измерением всех без исключения
затрат на протяжении рабочего дня или отдельной его части. (Значение
термина в Большой Советской энциклопедии).
Предложу вам мою версию формулировки, которая раскроет дополнительные
грани данного инструмента.
Фото рабочего дня – это измерительный инструмент руководителя, в
котором сотрудник компании самостоятельно фиксирует все свои действия и
бездействия в ходе рабочего дня на протяжении определенного количества дней
с целью поиска резервов времени для повышения производительности труда.
Рекомендуемый период времени для таких измерений от 2 недель до одного
месяца. Лучше всего вовлекать весь коллектив в эту работу, чтобы сделать
максимально полный срез деятельности сотрудников и руководителей компании,
получить объективные данные для дальнейшего анализа.
Цель измерения времени
Обычно фото используется для линейных сотрудников. Проводится
руководителем для анализа времени загрузки сотрудников.
В этой статье узко сфокусируемся на оптимизации использования времени
именно руководителем. Чем принципиально отличается замер времени
руководителя от замера времени исполнителя? Если при изучении деятельности
сотрудника, важно замерить в каких бизнес-процессах он участвует, как
исполнитель, то для руководителя важнее понимание его собственных ролей.
Только через осознание своих ролей, руководитель сможет повысить свою личную
управленческую производительность!
Роль – это определенная модель поведения, которую человек
проявляет (или берет на себя) в той или иной ситуации, взаимодействуя с
окружающими. Дополнительно о ролях и поведении руководителя прочитайте
статью «Каким
должен быть грамотный управленец».
Для оценки эффективности деятельности руководителя мы выделяем 3 типовые
роли, определяющие его поведение в ходе рабочего дня:
Первый подарок. Посмотрите урок
«Какие роли играет руководитель» из видеозаписи моего мастер-класса
по системе управления. Запишите свои типовые действия для каждой из трех
ролей, которые характерны лично для вас. Пришлите список действий на
почту:
info@mrybakov.ru. Получите скидку 30% для участия в ближайшем
однодневном
Практикуме или 20% для участие в выездном
Бизнес-лагере.
Дополнительно для всех, кто выполнил задание, получит мою, Виктора
Лучкова, новую брошюру «Бизнес-процесс. Основа эффективной системы
управления» с подписью автора.
Успех руководителя во многом зависит от распределения времени на
указанные роли. Очевидно, что руководитель, большую часть времени
выступающий исполнителем, не выполняет главную задачу – эффективная
организация процесса. У такого руководителя гарантировано проблемы с
делегированием. А его подчиненные могут быть мало загружены или даже просто
прохлаждаться на работе, тем самым не выполняя свое главное предназначение –
эффективное исполнение процесса.
Руководитель с высоким процентом в строке «оперативный управляющий»
действительно занят управлением и подчиненными. Он уделяем им достаточно
времени, координирует их деятельность. Он зарабатывает авторитет в качестве
наставника, обучая подчиненных. У него есть время проявлять заботу о
сотрудниках подразделения, решать их производственные проблемы, помогать
добиваться нужных результатов. Такая модель поведения руководителя приводит
его подчиненных к прогнозируемым результатам, а самого руководителя к
уверенности, что планы подразделения будут полностью выполнены.
Вспомним притчу про рыбу и удочку. Если человеку дать рыбу,
он ее съест и будет сыт. Сыт, пока снова не проголодается. Если ему дать
удочку, он сможет ловить рыбу постоянно.
Кто в притче исполнитель, а кто управляющий? Все же просто. Берешь в руки
удочку и ловишь рыбу – исполнитель. Даешь подчиненному удочку, определяешь
место для ловли, а также интенсивность ловли (показатели) – управляющий. Что
же тогда делает архитектор? Создает удочку и улучшает снасти. Далее
архитектор передает новую (улучшенную) удочку управляющему, чтобы тот обучил
исполнителя ее применять и добился от исполнителя нужной частоты ловли рыбы.
Осознанное исполнение роли «бизнес-архитектор» – это «высший пилотаж
руководителя». Архитектор в бизнесе – это человек, который не позволит
устареть рабочему инструментарию сотрудников.
Как выглядит фото рабочего дня руководителя
Для измерений времени нужна предельно простая форма. Критерии формы:
1) Занимает минимум времени на заполнение.
2) Позволяет автоматически суммировать итоги работы.
3) Реализована на доступном программном обеспечении.
Предлагаю вариант фото для руководителя, реализованный на MS Excel без
макросов и сложных формул. Любой руководитель разберется.
Время
Наименование действий
Результат действий
Минут на роль
Архитектор
Управляющий
Исполнитель
Не определено
Рис.1. Форма фото рабочего дня руководителя с выделением ролей
Как заполнять фото
Делать запись после каждого единообразного блока действий – один из самых
простых вариантов заполнения фото. Другой вариант, повышающий дисциплину
заполнения фото – точно определить отрезок времени в колонке «время» и
каждые 15, 20 или 30 минут останавливаться на несколько секунд и делать
запись. Пример заполнения фото на рис.2.
Время
Наименование действий
Результат действий
Минут на роль
Архитектор
Управляющий
Исполнитель
Не определено
9:00
Оперативка
с подчиненными
Подведены
итоги,
поставлены задачи
30
9:30
Индивидуальная
беседа с сотрудником
Приняты 2
упр.решения,
решена 1 проблема
30
10:00
Индивидуальная
беседа с сотрудником
Приняты 3
упр.решения
30
10:30
Проверка
почты,
ответы на письма
Ответил
на 5 писем
30
11:00
Проверка
почты,
ответы на письма
Ответил на
7 писем
30
11:30
Читал
ленту в Facebook
убил
время
30
Рис.2. Пример заполнения фото рабочего дня руководителя с выделением
ролей
Далее нужно подбить итоги по колонкам и вывести проценты распределения
времени по управленческим ролям. См. рис.3.
Итого
минут
% времени
Архитектор
120
22,22%
Управляющий
210
38,89%
Исполнитель
150
27,78%
Не определено
60
11,11%
Всего минут
540
Всего
часов
9
Рис 3. Итоги дня в фото руководителя
Еженедельно будем подводить итоги использования времени и его
распределения по ролям. Для этого создадим «Сводную таблицу замеров
использования рабочего времени». Выглядит это так – рис.4.
Неделя
Дата
Минут на роль
%% времени дня на роль
Архитектор
Управляющий
Исполнитель
Не определено
Архитектор
Управляющий
Исполнитель
Не определено
1
05.10
120
210
150
60
22,22%
38,89%
27,78%
11,11%
06.10
90
210
210
90
16,67%
27,78%
38,89%
16,67%
07.10
60
150
240
90
11,11%
27,78%
44,44%
16,67%
08.10
60
150
270
60
11,11%
27,78%
50,00%
11,11%
09.10
0
210
60
60
0,00%
46,67%
40,00%
13,33%
Итого за 1 неделю
330
930
930
360
12,94%
36,47%
36,47%
14,12%
Рис.4. Сводная таблица замеров использования рабочего времени за 1 неделю
октября
И в самом конце статьи – второй подарок. Хотите получить
готовые формы «Фото рабочего дня» представленные в статье для анализа
своих ролей? Пожалуйста. Достаточно прислать письмо с запросом на
почту:
info@mrybakov.ru
В ответ вы получите инструкцию, как получить Excel-файл с настроенными
страницами для подсчета времени на каждую роль и их процентов в вашем
рабочем дне.
Спасибо за внимание! Успехов при оптимизации своего трудового дня!
Пишите: присылайте
нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на
все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).
P.S. Если Вы считаете, что эта информация будет интересна кому-то из
Ваших коллег или друзей, и может помочь ему в бизнесе и в жизни -
пожалуйста, перешлите ему это письмо.