Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Советы бизнес-консультанта

Подписаться Бесплатная новостная рассылка Подписчиков 25.190 RSS
←   Сентябрь 2015   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30


За последние 60 дней 1 выпусков (1 раз в 2 месяца)


Сайт рассылки: http://www.mrybakov.ru
Открыта: 09-01-2007

Автор
Михаил Рыбаков

Статистика

25.190 подписчиков
+3 за неделю
←   Все выпуски   →

Советы бизнес-консультанта. Выпуск 341. Фото рабочего дня руководителя


Советы бизнес-консультанта
Фото рабочего дня руководителя

Выпуск N341, 21.09.2015. Общая аудитория - свыше 100000 читателей. Регулярно выходит с 10'2007

Уважаемые читатели!

Осталось всего два дня очень добрых цен на наши бизнес-лагеря этой осенью и зимой. В Дахабе (Египет) и в Подмосковье. Еще можно успеть принять участие на самых выгодных условиях. Расписание, подробности и счет - в программе каждого лагеря. Только до 22 сентября.

*****

23 сентября Виктор Лучков проведет в Москве практикум "Как управлять подчиненными, используя систему"

Вы узнаете на практикуме: 
1. Как перейти на системное управление своими подчиненными. 
2. Какие инструменты управления создаются в системе для упрощения работы руководителя.
3. Как добиться от подчиненных выполнения поставленных задач.
4. Как организовать делегирование в вашей компании.
5. Что делать, когда сотрудники не берут на себя ответственность.
6. Как построить систему мотивации сотрудников.

Регистрация на практикум >>>

Тема выпуска. Фото рабочего дня руководителя

Виктор ЛучковВиктор Лучков – практикующий консультант по внедрению и оптимизации бизнес-процессов предприятий. 23 года личных продаж, 18 лет - опыт управления и 8 лет - опыт консультанта. Автор более 50 публикаций в деловой прессе. Провел более 400 мероприятий: тренингов, семинаров и стратегических сессий, на которых обучено около 5000 участников.
Виктор: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…
 
«Нет ничего бесполезнее, чем эффективно выполнять работу,
которую делать вообще не нужно»
Питер Друкер
 

Управление временем давно вошло в нашу жизнь. Можно по-разному относиться к тайм-менеджменту, но мало кто откажется от дополнительных минут и часов, которые можно выкроить, отказавшись от ненужных действий.

Сегодня разговор о времени руководителя. Как его организовать таким образом, чтобы меньше быть исполнителем и больше руководителем. Знакомая нам истина гласит: «хочешь управлять – измеряй». Хочешь управлять своим временем, вооружись удобным измерителем.

Инструмент для измерения времени

Мы обычно используем самый простой для этого инструмент – «Фото рабочего дня». Инструмент знаком многим руководителям. Парадокс заключается в том, что я постоянно встречаю людей, для которых «Фото» в новинку и вызывает эмоции на уровне «ух-ты, как все просто».

В эту среду 23 сентября 2015 года на Практикуме «Как управлять подчиненными, используя систему» большой блок будет посвящен системной организации тайм-менеджмента в компании. С участниками практикума мы разберем, как просто и максимально быстро внедрить в систему планирование своего времени и времени подчиненных. Для активных читателей ДВА подарка от меня, но это ниже в статье. Читайте дальше! :)

Заглянем в Википедию. Что там написано про фотографию рабочего дня?

Под фотографией рабочего дня (времени) понимается вид изучения рабочего времени наблюдением и измерением всех без исключения затрат на протяжении рабочего дня или отдельной его части. (Значение термина в Большой Советской энциклопедии).

Предложу вам мою версию формулировки, которая раскроет дополнительные грани данного инструмента.

Фото рабочего дня – это измерительный инструмент руководителя, в котором сотрудник компании самостоятельно фиксирует все свои действия и бездействия в ходе рабочего дня на протяжении определенного количества дней с целью поиска резервов времени для повышения производительности труда.

Рекомендуемый период времени для таких измерений от 2 недель до одного месяца. Лучше всего вовлекать весь коллектив в эту работу, чтобы сделать максимально полный срез деятельности сотрудников и руководителей компании, получить объективные данные для дальнейшего анализа.

Цель измерения времени

Обычно фото используется для линейных сотрудников. Проводится руководителем для анализа времени загрузки сотрудников.

В этой статье узко сфокусируемся на оптимизации использования времени именно руководителем. Чем принципиально отличается замер времени руководителя от замера времени исполнителя? Если при изучении деятельности сотрудника, важно замерить в каких бизнес-процессах он участвует, как исполнитель, то для руководителя важнее понимание его собственных ролей. Только через осознание своих ролей, руководитель сможет повысить свою личную управленческую производительность!

Роль – это определенная модель поведения, которую человек проявляет (или берет на себя) в той или иной ситуации, взаимодействуя с окружающими. Дополнительно о ролях и поведении руководителя прочитайте статью «Каким должен быть грамотный управленец».

Для оценки эффективности деятельности руководителя мы выделяем 3 типовые роли, определяющие его поведение в ходе рабочего дня:

1. Бизнес-архитектор
2. Оперативный управляющий
3. Исполнитель

Первый подарок. Посмотрите урок «Какие роли играет руководитель» из видеозаписи моего мастер-класса по системе управления. Запишите свои типовые действия для каждой из трех ролей, которые характерны лично для вас. Пришлите список действий на почту: info@mrybakov.ru. Получите скидку 30% для участия в ближайшем однодневном Практикуме или 20% для участие в выездном Бизнес-лагере.

Дополнительно для всех, кто выполнил задание, получит мою, Виктора Лучкова, новую брошюру «Бизнес-процесс. Основа эффективной системы управления» с подписью автора.

Успех руководителя во многом зависит от распределения времени на указанные роли. Очевидно, что руководитель, большую часть времени выступающий исполнителем, не выполняет главную задачу – эффективная организация процесса. У такого руководителя гарантировано проблемы с делегированием. А его подчиненные могут быть мало загружены или даже просто прохлаждаться на работе, тем самым не выполняя свое главное предназначение – эффективное исполнение процесса.

Руководитель с высоким процентом в строке «оперативный управляющий» действительно занят управлением и подчиненными. Он уделяем им достаточно времени, координирует их деятельность. Он зарабатывает авторитет в качестве наставника, обучая подчиненных. У него есть время проявлять заботу о сотрудниках подразделения, решать их производственные проблемы, помогать добиваться нужных результатов. Такая модель поведения руководителя приводит его подчиненных к прогнозируемым результатам, а самого руководителя к уверенности, что планы подразделения будут полностью выполнены.

Вспомним притчу про рыбу и удочку. Если человеку дать рыбу, он ее съест и будет сыт. Сыт, пока снова не проголодается. Если ему дать удочку, он сможет ловить рыбу постоянно.

Кто в притче исполнитель, а кто управляющий? Все же просто. Берешь в руки удочку и ловишь рыбу – исполнитель. Даешь подчиненному удочку, определяешь место для ловли, а также интенсивность ловли (показатели) – управляющий. Что же тогда делает архитектор? Создает удочку и улучшает снасти. Далее архитектор передает новую (улучшенную) удочку управляющему, чтобы тот обучил исполнителя ее применять и добился от исполнителя нужной частоты ловли рыбы.

Осознанное исполнение роли «бизнес-архитектор» – это «высший пилотаж руководителя». Архитектор в бизнесе – это человек, который не позволит устареть рабочему инструментарию сотрудников.

Как выглядит фото рабочего дня руководителя

Для измерений времени нужна предельно простая форма. Критерии формы:

1) Занимает минимум времени на заполнение.
2) Позволяет автоматически суммировать итоги работы.
3) Реализована на доступном программном обеспечении.

Предлагаю вариант фото для руководителя, реализованный на MS Excel без макросов и сложных формул. Любой руководитель разберется.

Время

Наименование действий

Результат действий

Минут на роль

Архитектор

Управляющий

Исполнитель

Не определено

 

      

 

    

 

            

 

      

 

    

Рис.1. Форма фото рабочего дня руководителя с выделением ролей

Как заполнять фото

Делать запись после каждого единообразного блока действий – один из самых простых вариантов заполнения фото. Другой вариант, повышающий дисциплину заполнения фото – точно определить отрезок времени в колонке «время» и каждые 15, 20 или 30 минут останавливаться на несколько секунд и делать запись. Пример заполнения фото на рис.2.

Время

Наименование действий

Результат действий

Минут на роль

Архитектор

Управляющий

Исполнитель

Не определено

9:00

 Оперативка
с подчиненными		 Подведены итоги,
поставлены задачи		  

30

    

9:30

 Индивидуальная
беседа с сотрудником		 Приняты 2 упр.решения,
решена 1 проблема		  

30

    

10:00

 Индивидуальная
беседа с сотрудником		 Приняты 3 упр.решения  

30

    

10:30

 Проверка почты,
ответы на письма		 Ответил на 5 писем    

30

  

11:00

 Проверка почты,
ответы на письма		 Ответил на 7 писем    

30

  

11:30

 Читал ленту в Facebook убил время      

30

Рис.2. Пример заполнения фото рабочего дня руководителя с выделением ролей

Далее нужно подбить итоги по колонкам и вывести проценты распределения времени по управленческим ролям. См. рис.3.

Итого

минут

% времени
Архитектор

120

22,22%
Управляющий

210

38,89%
Исполнитель

150

27,78%
Не определено

60

11,11%
Всего минут

540

  
Всего часов

9

  

Рис 3. Итоги дня в фото руководителя

Еженедельно будем подводить итоги использования времени и его распределения по ролям. Для этого создадим «Сводную таблицу замеров использования рабочего времени». Выглядит это так – рис.4.

Неделя

Дата

Минут на роль

%% времени дня на роль
Архитектор Управляющий Исполнитель Не определено Архитектор Управляющий Исполнитель Не определено

1

05.10

120

210

150

60

22,22%

38,89%

27,78%

11,11%
 

06.10

90

210

210

90

16,67%

27,78%

38,89%

16,67%
 

07.10

60

150

240

90

11,11%

27,78%

44,44%

16,67%
 

08.10

60

150

270

60

11,11%

27,78%

50,00%

11,11%
 

09.10

0

210

60

60

0,00%

46,67%

40,00%

13,33%

Итого за 1 неделю

330

930

930

360

12,94%

36,47%

36,47%

14,12%

Рис.4. Сводная таблица замеров использования рабочего времени за 1 неделю октября

И в самом конце статьи – второй подарок. Хотите получить готовые формы «Фото рабочего дня» представленные в статье для анализа своих ролей? Пожалуйста. Достаточно прислать письмо с запросом на почту: info@mrybakov.ru

В ответ вы получите инструкцию, как получить Excel-файл с настроенными страницами для подсчета времени на каждую роль и их процентов в вашем рабочем дне.

Спасибо за внимание! Успехов при оптимизации своего трудового дня!

Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).

P.S. Если Вы считаете, что эта информация будет интересна кому-то из Ваших коллег или друзей, и может помочь ему в бизнесе и в жизни - пожалуйста, перешлите ему это письмо.

Недавние выпуски рассылки (полный структурированный архив здесь):

Всегда рад долгосрочному и взаимовыгодному сотрудничеству. 

С уважением,
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"

WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru
Skype: mrybakov.partners
FaceBook: www.facebook.com/BusinessToOrder

Наведение порядка в бизнесе Стратегические сессии
по решению ваших бизнес-задач		 Бесплатные
дистанционные курсы		 Книга
"Как навести порядок
в своем бизнесе"		 Фильм
"От карьеры к свободе"
В избранное