Советы бизнес-консультанта. Выпуск 340. Учимся видеть процессы
Советы бизнес-консультанта
Учимся видеть процессы
Выпуск N340, 20.09.2015. Общая аудитория - свыше 100000
читателей. Регулярно выходит с 10'2007
Неделя добрых цен завершается
Осталось
несколько дней очень добрых цен на
наши бизнес-лагеря этой осенью и зимой. В Дахабе (Египет) и в
Подмосковье.
Помогите своему бизнесу в кризис!
Практическое системное обучение на живых примерах участников.
Проводят участники нашей команды "Михаил Рыбаков и Партнеры" - практики
с опытом от 15-20 лет.
Вложите дешевеющие рубли, гривны и тенге в полезное дело. Кстати, уже
можно купить авиабилеты и забронировать отель. Чем раньше, тем больше выбор
и дешевле.
Тема выпуска.
Учимся видеть процессы
Михаил
Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков
и Партнеры".
Перво-наперво вам нужно научиться процессы видеть. Они протекают в
компании независимо от того, замечаете вы их или нет: ведь работы как-то
выполняются! Процессы есть и у бабушки, которая торгует на улице яблоками, и
в гигантской корпорации.
Смотреть на свой бизнес сквозь призму процессов – суть «процессного
подхода» к управлению. Он в корне отличается от привычного взгляда на
компанию через ее организационную структуру. Успешные компании во всем мире
давно применяют процессный подход. Так что вопрос «нужно или не нужно» – не
стоит.
Категории процессов
Всего выделяют 4 категории процессов:
Основные
Вспомогательные или поддерживающие, обслуживающие
Процессы управления
Процессы совершенствования (саморазвития бизнеса).
Основные процессы
Это
те процессы, которые составляют суть бизнеса компании. Еще их
называют процессами, приносящими прибыль. А еще – теми процессами, за
которые готов платить ваш клиент: они добавляют ему ценность.
Эти процессы есть в любой компании. Условно можно сказать, что каждый из
них – это «отдельное» направление бизнеса. По крайней мере, в управленческом
учете точно есть смысл их разделять.
У основного процесса всегда:
На входе – клиент (или потенциальный клиент) с потребностью.
То есть ему от вас что-то нужно. Хотя, возможно, он пока не до конца
понимает, что именно.
На выходе:
Клиент удовлетворил свою потребность (получил, что хотел, или
чуть больше) и доволен.
Компания получила выгоду. Это не только прибыль, но и
репутация на рынке, опыт для команды, новые партнеры и т.д. Да и
просто радость для всех участников.
Возьмем типичную торговую компанию. Обычно в ней основных процесса
два:
Они нужны для того, чтобы основные процессы могли хорошо выполняться.
Их – множество. Например:
Управление персоналом. Это подкатегория процессов – их там много:
Найм сотрудника на конкурсной основе
Введение нового работника в должность и пр.
Управление финансами (тоже подкатегория)
Маркетинг (подкатегория)
Логистика (подкатегория)
ИТ-сопровождение (подкатегория)
И так далее.
Почему же они вспомогательные? Ведь без них – никуда!
Все так. Однако сами по себе они не приносят клиенту ценности, и он не
готов оплачивать обучение ваших работников или внедрение в вашей компании
сложной информационной системы.
Основные процессы – приносят деньги, а вспомогательные – затратные
для бизнеса. У основных основная цель – максимально заработать. У
поддерживающих – получить результат, но при этом – сэкономить.
Именно поэтому вспомогательные процессы – главные кандидаты для вывода их
на аутсорсинг.
В зависимости от отрасли и специфики вашего бизнеса разные процессы могут
относиться к основным или вспомогательным. Например, для транспортной
компании «доставка груза» – это основной процесс, а для большинства компаний
– вспомогательный. То же самое касается уборки помещений и т.д.
Процессы управления
Они определяют технологию управления бизнесом.
Сюда можно отнести:
Стратегическое управление
Тактическое управление
Оперативное управление.
Они похожи по структуре, и различаются лишь временным горизонтом.
Деление условно и зависит от страны, компании, ваших предпочтений.
Например, в России стратегическим считается управление на трехлетнем
(и даже годичном) горизонте, в то время как во многих других странах – 10 и
более лет. Это связано с нестабильностью и непредсказуемостью нашей
ситуации. Хотя это как раз самообман российских руководителей. Именно в
таких условиях стратегическое управление – нужнее всего. Самые сильные
компании выигрывают именно в стратегии.
Тактика – обычно в России это период от месяца до квартала (в разных
бизнесах).
Оперативка – от дня до недели.
Замечу, что когда компания находится на
спонтанном уровне зрелости, в ней активно происходит только оперативное
управление, причем хаотично. Тактическое – реже. А стратегическое
выполняется лишь в фоновом режиме в головах высших руководителей.
Как устроены управленческие процессы? Просто! Вот управленческий цикл:
Постановка целей
Организация выполнения
Контроль
Анализ и корректировка.
Процессы совершенствования
Если первые три категории вы встретите в любом серьезном учебнике, то эту
выделяют далеко не всегда.
А зря. С каждым годом изменения в бизнесе, да и вообще в жизни,
ускоряются. Если ваша компания не успевает к ним адаптироваться – будете
сдавать позиции. Впрочем, самое выгодное – не подстраиваться под изменения
внешней среды, а создавать их – пусть подстраиваются другие.
Конечно, улучшения происходят в любой компании, даже находящейся на
спонтанном уровне развития. Руководителям порой приходят в голову гениальные
идеи. Но такое везение – штука ненадежная.
Основная задача процессов совершенствования – сделать развитие бизнеса
системным и непрерывным.
Простейший пример – грамотно работать с претензиями недовольных
клиентов. Не отмахиваться от них, как от назойливой мухи. А выяснять, что им
не понравилось, что можно сделать лучше. Заодно и клиент полюбит вашу
компанию больше, чем прежде.
Еще лучше – не ждать, когда к вам поступит рекламация и требование
вернуть деньги. А регулярно проводить опросы удовлетворенности клиентов,
внедрять их пожелания в свою работу.
В мире применяют множество глубоких подходов, в том числе основанных на
статистических методах. Но для начала освойте относительно простые, и
используйте их системно – на благо клиентам и себе-любимым.
Порядок работы над процессами
Теперь, когда вы знаете, какие процессы бывают, самое время выделить их в
своей компании. Но прежде – несколько принципов и правил.
Сначала нужно определить приоритеты.
В компании процессов – много. Работа над бизнес-процессами –
трудоемкая!
И если взяться сразу за все, увязнете. Особенно если не следовать
методике, а хвататься за все подряд, действовать хаотично.
У нас по опыту сложилась такая последовательность:
Основные
Вспомогательные
Управленческие
Совершенствования.
Где логика? Почему, например, не начать с управленческих? Они ведь,
наверное, самые главные…
Сначала основные – потому что именно они в первую очередь
влияют на результаты работы бизнеса, на удовольствие клиентов от работы
с вами. К тому же, основные проще всего увидеть, понять и описать. На их
примере команде легче научиться. Ну и, наконец, сначала нужно браться за
самое главное – успехи вдохновят вас и команду двигаться дальше.
Вспомогательные – после. Они тоже важны, но не настолько, как
основные. Их сложнее увидеть.
Управленческие – еще позже. По нашему опыту, людям очень
сложно их осознать. Даже в крупных российских компаниях большинство
топ-менеджеров не верят, что их можно структурировать, потому что
управляют спонтанно.
Можно! Только не спешите – сначала научитесь на более простых. А через
пару лет, возможно, и к управленческим придете.
Ну и, наконец, постоянное совершенствование. Очень интересная
группа процессов. Правда есть одно но: они постоянно вносят в компанию
дополнительные изменения. Для зрелой стабильной компании, где все
отлажено и работает как часы – это прекрасно. Но для спонтанно-хаотичной
– вредно. Потому что еще глубже загоняет ее в пучины бардака.
Сначала четкая система и порядок. А уже потом – совершенствование.
Впрочем, отдельные элементы этого мы с вами уже затронули, и еще
рассмотрим на страницах этой книги. А если вы хорошенько все у себя
внедрите, то и саморазвитие вашего бизнеса – будет.
Внутри каждой категории тоже решайте, чем заняться в первую очередь.
Практическое задание. Назовите
процессы своего бизнеса, относящиеся к каждой из 4 категорий.
Дальше в книге я буду показывать вам технологию на примере основных
процессов. Работа с остальными категориями в целом похожа.
Вы
можете сделать
предварительный заказ на будущую книгу и получить ее одним из первых – с
моим автографом и благодарностью. Надеюсь, выпустить книгу этой осенью.
А пока можете улучшать свой бизнесом по моей первой книге: "Как
навести порядок в своем бизнесе. Практикум". Тысячи русскоязычных
компаний уже отлаживают по ней свою работу. Доступны 2 версии:
бумажная и электронная.
Новая книга – ее продолжение. Как раз есть время подготовиться.
*******
Если
Вы хотите описать, улучшить и внедрить бизнес-процессы в своей компании,
пришлите
заявку - кратко опишите свой бизнес и задачи. Обсудим Вашу ситуацию.
Приедем, поможем. Вовлечем и обучим Вашу команду. Будем сопровождать до
результатов.
Наше расписание на осень-зиму уже весьма плотное, но пока что в нем можно
найти свободные даты.
Сейчас, в кризис - лучшее время для изменений.
Кстати, начать лучше с участия в бизнес-лагере "Как
навести порядок в своем бизнесе". Там мы подробно работаем над
бизнес-процессами и не только – на живых примерах из компаний участников.
Всего доброго!
20.09.2015
Сибирь, Красноярский край, город Назарово
(пишу вечерами после сессии у клиента)
Пишите: присылайте
нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на
все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).
P.S. Если Вы считаете, что эта информация будет интересна кому-то из
Ваших коллег или друзей, и может помочь ему в бизнесе и в жизни -
пожалуйста, перешлите ему это письмо.