Объемы финансово-учетных документов в некоторых
организациях грандиозны: до 80% от общего объема. Cчета-фактуры,
товарные накладные, акты приемки-сдачи работ необходимо своевременно согласовывать,
подписывать, сверять с контрагентами, готовить к налоговым проверкам.
Не секрет, что до сих пор многие работают с бумагой, но
сегодня набирает обороты и тема юридически значимого обмена финансово-учетными
документами в электронном виде. Это направление развивается с двух сторон:
●
со стороны государства подготовлена законодательная база и
утвержден формат формализованных документов для обмена в электронном виде;
●
наблюдается достаточный интерес со стороны предприятий, у которых
финансово-учетные документы составляют значительную часть.
Грамотная организация этого процесса находится на стыке
нескольких систем: учетной системы, СЭД или ECM-системы, сервиса обмена.
Для того чтобы организовать обмен достаточно наличия
учетной системы (например, 1С) и сервиса обмена. В этом случае документ,
например, счет-фактура, формируется в 1С в формализованном виде (по формату
ФНС) и напрямую передается в сервис обмена. Такой способ обмена больше подходит
для небольших организаций. Но за «бортом» остаются договоры, дополнительные
соглашения, акты и т.д.
Если требуется организовать электронное согласование, а
также хранение, то связки «учетная система + сервис обмена» уже не достаточно.
Связующим звеном в этом случае выступает ECM-система.
Работаем с финансово-учетными документами в электронном виде
Готовим документы к отправке
Первичные документы формируются в учетной системе. Они автоматически
экспортируются в ECM-систему и отправляются на
согласование. Как правило, для этого настраиваются типовые маршруты – так легче
контролировать бизнес-процесс. Согласованные документы подписываются электронной
подписью. Если формируемый документ является неформализованным, например
«договор», то он может создаваться непосредственно в ECM-системе.
Созданные в системе документы образуют электронный архив, информацию из
которого в дальнейшем можно использовать в операционной деятельности. Длительность
хранения регулируется в соответствии с политикой хранения, определенной
законодательством и внутренними правилами организации.
Согласованные и подписанные документы мгновенно отправляются
контрагентам через сервисы обмена. По итогам рассмотрения контрагентами приходит
уведомление о подписании или отказе в подписании.
Еще проще работать с входящими документами
Первичные учетные документы, поступившие от контрагента
через сервисы обмена, согласовываются и утверждаются в ECM-системе. Результатом
рассмотрения и обработки может быть:
●
подписание либо отказ в их подписании;
●
отправка уведомлений об уточнении для счетов-фактур.
Подписанные документы автоматически заносятся в учетную
систему.
Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам
Электронный архив позволяет сотрудникам оперативно делать
выборку документов, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных
проверок. Все объекты идентифицируются в электронном архиве по основным
реквизитам (вид, дата, номер, контрагент) – это делает поиск удобным и быстрым.
Сформированные комплекты документов отправляются в
электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС, что
предусмотрено законодательством и стало уже обычной практикой. Так, сокращаются
временные и трудовые затраты на подготовку к проверкам.
Эффективность использования
На основе данных из учетной системы, а также информации по
созданию, согласованию документов, ECM-система может проводить анализ
эффективности процессов и выводить информацию в виде показателей эффективности,
помогать обнаруживать «узкие» места в процессах.
При переходе на электронный обмен руководители
оценят:
●
сокращение прямых издержек на печать, хранение, доставку и уничтожение
документов;
●
снижение стоимости процессов согласования и подписания;
●
повышенную контролируемость внутренних процессов.
Для сотрудников бухгалтерии имеет значение:
●
снижение трудоемкости подготовки к проверкам;
●
исключение доначисления НДС и налога на прибыль в связи с
отсутствием или некорректным заполнением подтверждающих документов;
●
сокращение сроков доставки и получения;
●
упрощение контроля возврата;
●
быстрый доступ к данным.
В профессиональной среде
принято говорить, что только лишь за счет повышения скорости документооборота
по сделкам прибыль повышается в среднем на 10%. Если добавить сюда все остальное:
снижение затрат на расходные материалы, оптимизацию труда делопроизводителя,
сокращение расходов на пересылку и тому подобное – проценты возрастают в
десятки раз. Ниже приведена статистика по данным сервиса Synerdocs.