Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Особенности национального бизнеса" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Сентябрь 2006   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
pps2003@bk.ru

Статистика

2.949 подписчиков
-2 за неделю
←   Все выпуски   →

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом


MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Выпуск рассылки №26 от 2006-09-30 06:47

Здравствуйте!

В этом выпуске:

1) Статья недели: "Как преобразовать текст из формата Word в PDF"
2) Новые заметки на сайте
3) Есть вопрос!
4) Ответы на вопросы
5) Полезные ссылки

Информация об авторских правах

Статья недели: Как преобразовать текст из формата Word в PDF

Статья впервые была опубликована в журнале Компьютерра-Онлайн 22 сентября 2006г.

В каком формате вы сохраняете свои документы? Конечно, скажете вы, в формате документа Word - с расширением .DOC. Можно еще сохранять в формате RTF (Rich Text Format - расширенный текстовый формат), простом текстовом формате (.TXT), формате шаблонов (.DOT), формате web-страниц (.HTM, .HTML) и других.

Но если вы планируете распространять свои документы, в том числе и через Интернет, то вы должны быть абсолютно уверены в том, что вашу информацию смогут прочитать все заинтересованные лица, независимо от того, какую операционную систему (MacOS или Windows) они используют, и без потери вашего форматирования.
Говоря о документах, я подразумеваю файлы, содержащие как текстовую информацию, так и графические элементы и мультимедиа. Такого рода документами, как правило, являются справочники, технические руководства, учебники и т.п.

Несомненно, можно разместить всю необходимую информацию на своем сайте и она станет доступной всем пользователям Сети. Но есть и минусы такого распространения: 1) отсутствует более-менее серьезная защита от копирования вашей информации и нарушения ваших авторских прав; 2) для ознакомления и/или детального изучения вашей информации пользователь должен быть постоянно в режиме On-line.

В этом случае имеет смысл сохранять ваши документы в специальном формате, независимом от платформы и используемых операционных систем.
Самым популярным на сегодняшний день форматом распространения электронных документов считается формат PDF (Portable Document Format), разработанный фирмой Adobe Systems. Этой же фирмой создано программное обеспечение для работы с документами в формате PDF: Adobe Acrobat (создание, просмотр, редактирование, печать PDF-документов), Adobe Reader (просмотр и печать PDF-файлов).

В формат PDF можно преобразовать любой документ, в том числе и документ Word. Но для этого необходимо иметь установленный продукт Adobe Acrobat с полным пакетом программ для записи PDF-файлов. Стоит это недешево и в большинстве случаев обычному пользователю нет нужды в этом продукте.
Помимо оригинальных программ для создания PDF-файлов от Adobe Systems, существуют разработки и сторонних фирм. Я расскажу нескольких программах, которые предназначены для преобразования документов Word в формат PDF.

Сначала представлю российскую разработку от компании ABBYY - ABBYY PDF Transformer 2.0. Программа весит немало - 54Mb. Но это оправдано ее возможностями.
Согласно информации, доступной на официальном сайте компании, эта программа позволяет создавать PDF-файлы. Делать это можно из документов Microsoft Word, таблиц Excel, презентаций PowerPoint, диаграмм Visio и HTML-файлов.

Однако, основная функция программы - это обратное преобразование в редактируемые форматы любых PDF-файлов, в том числе отсканированных документов, которые являются просто картинками. Это достигается благодаря использованию уникальной технологии распознавания ABBYY.
После установки программа создает собственную панель инструментов в Word:

ABBYY PDF Transformer 2.0

Кроме того, есть возможность создавать PDF-файлы, используя контекстное меню по щелчку на файле правой кнопкой мыши, или из самой программы ABBYY PDF Transformer, или же используя стандартную функцию печати из любой программы, выбрав в качестве принтера виртуальный принтер PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer.
Не ради рекламы, а от чистого сердца могу сказать, что программа отличная и ее можно только рекомендовать для тех пользователей, чьи функции связаны с созданием и преобразованием документов в тот или иной формат (из PDF и в PDF).
Программа платная, но стоимость ее сравнима с предоставляемыми возможностями и комфортностью работы с ней.

Другая программа имеет зарубежные корни. Convert Doc to PDF For Word так же, как и ABBYY PDF Transformer, внедряет в Word свою панель инструментов. Однако для преобразования файла в PDF-формат, программа предлагает загрузить бесплатный драйвер конвертирования, который весит 3,7 Мб. К тому же, пробная версия программы ограничена 30 запусками и конвертирует лишь первую страницу, а ссылки в тексте не сохраняются как гиперссылки.
И хотя тестовый файл сконвертировался прекрасно, но эти ограничения свели на нет все потенциальные возможности программы, и программа без сожаления была удалена с компьютера.

Еще об одной программе считаю необходимым рассказать, поскольку о ее существовании я узнал не из поисковиков (плохо искал :( ), а из критики этой статьи на форуме Компьютерры.

Программа PrimoPDF встраивается в "печатный отдел" и становится доступной при вызове функции печати из любой программы.
PrimoPDF создает качественный документ PDF из любого источника: Word, Excel, PowerPoint, HTML и т.п.
Позволяет оптимизировать выходной файл для использования в разных целях: для печати, для просмотра на экране ПК... Ценность программы в том, что она бесплатна и проста в использовании. Нет проблем с русскими символами. "Весит" программа 14 Мб.
Но есть и минус. Я не нашел в программе возможность сделать ссылки в документе гиперссылками. Ну а в целом программа добротная.

Для чистоты эксперимента я протестировал еще несколько аналогичных зарубежных программ и пришел к выводу, что они даже близко не подходят по возможностям к отечественной программе от компании ABBYY. Одни не различают кириллицу, другие требуют установить дополнительные программы, третьи просто безобразны и внешне, и фукнциоанально.

Проанализировав все вышеизложенное, возникает вопрос: а что же сама корпорация Microsoft делает в этом направлении? Почему такой популярный формат обойден ею стороной?

Вовсе нет. Как сообщал в свое время Стивен Синофски (возглавлявший группу, работающую над пакетом Microsoft Office), в новой версии Microsoft Office 2007 будет внедрена возможность сохранения документов Word в формат PDF. И действительно, пользователи, ранее скачавшие этот пакет, могли воочию убедиться в предоставленной возможности.

Save as PDF or XPS

Однако этому нововведению воспротивилась компания Adobe Systems, пригрозив Microsoft судебным иском. Это и понятно: ведь таким образом Adobe может потерять свой рынок. Зачем кому-то скачивать и покупать дорогостоящие продукты Adobe Systems, если функции преобразования документов в формат PDF будут доступны в MS Office.

В итоге, Microsoft исключила из обновленного офисного пакета функцию сохранения файлов в формат PDF, но предоставила пользователям возможность загрузить со своего официального сайта специальный плагин (дополнение) для сохранения документов Word, Excel, Access, PowerPoint, InfoPath, OneNote, Publisher и Visio в формат PDF.


Если у вас есть вопросы к этой статье, пожалуйста пишите мне напрямую, или оставляйте свои комментарии на сайте.
Для комментирования доступны также и другие статьи на сайте.

Новые заметки на сайте

Если у вас есть идея или совет по эффективному использованию редактора Word, то вы можете написать мне по электронной почте. Любые ваши дельные советы и подсказки будут размещены в очередных выпусках рассылки и на сайте (с указанием вашего авторства).

Автоматическое сохранение всех открытых документов

Если вы работете одновременно с несколькими документами (от двух и больше), то для сохранения изменений в них, приходится заходить в каждый открытый документ и вручную его сохранять.
А можно, нажав и удерживая клавишу SHIFT и зайдя в меню Файл (File) сохранить и/или закрыть все открытые документы в один щелчок мыши на соответствующей команде.

Прокомментировать: http://wordexpert.ru/2006/09/25/avtomaticheskoe-sohranenie-vseh-otkryityih-dokumentov/

Работа с буфером обмена в Microsoft Word

Если вы не используете какие-то специализированные программы - аналоги стандартному буферу обмена Windows, то в редакторе Word есть отличная возможность работать с множеством данных, хранящихся в памяти. В отличие от уже упомянутого системного буфера обмена, буфер обмена Microsoft Office "позволяет накапливать текстовые и графические элементы из любого числа документов Microsoft Office или других приложений, а затем вставлять их в любые документы Microsoft Office" (цитата из Справки).

Читайте полный текст заметки: http://wordexpert.ru/2006/09/27/rabota-s-buferom-obmena-v-microsoft-word/

Быстрое создание списков в документе

Быстро вставить маркированный список в ваш документ можно, если сначала напечатать символ звездочки * - Астериск, потом ваше предложение и нажать клавишу Enter. Аналогично создается и нумерованный список, но вместо звездочки надо вводить цифру.

Прокомментировать: http://wordexpert.ru/2006/09/29/byistroe-sozdanie-spiskov-v-dokumente/

Как узнать текущие сочетания клавиш у кнопок на панели инструментов

Если вам нужно срочно узнать текущее сочетание клавиш для кнопок на панелях инструментов, нажмите сочетание CTRL + ALT + "+" (символ "плюс" на цифровой клавиатуре). Курсор превратится в фигурный квадрат.

При щелчке таким курсором по интересующей кнопке, выводится диалоговое окно Настройка клавиатуры, в котором вы можете видеть присвоенные этой кнопке-команде сочетания клавиш. Можно их изменять или назначать, если команде ничего не присвоено.

Прокомментировать: http://wordexpert.ru/2006/09/29/kak-uznat-tekuschie-sochetaniya-klavish-u-knopok-na-paneli-instrumentov/

Ответы на вопросы

Вопрос:
Как сделать так, чтобы повторяющиеся поля в документе заполнять только один раз?
Например есть договор и в нем 3 приложения, на каждом приложении повторяется номер договора и его дата, паспортные данные физ.лица, его адрес и телефон. Хотелось бы сделать так чтоб после ввода всего этого в первом поле, остальные заполнялись автоматом.
Ответ:

Можно использовать ссылки (cross-references). Вставить поля формы (form fields), посмотреть, какие закладки (bookmarks) на них установлены. Вставить ссылку (Insert --> Reference --> Cross reference...). В диалоговом окне: тип ссылки - закладка, выбрать нужную закладку. Защитить форму.
(Спасибо Леониду Бродскому.)

Если кто-то может подсказать иной вариант, оставляйте свои комментарии на сайте.

Полезные ссылки

Информация об авторских правах
В избранное