Итак, меня зовут Евгения Савина. На данный момент я являюсь директором агентства PR и коммуникаций «АПРИКА» в Минске. Как и любой человек, работающий в сфере коммуникаций, я в течение каждого дня пишу и отправляю кучу деловых писем.

Вот тут и хотелось бы обозначить тему данной статьи. Речь пойдет о наболевшем. О том, как можно «ждать и не дождаться», «писать, но не сдаваться»... А именно, о том, почему 80% ваших писем (по моим личным наблюдениям) не находят своего клиента и смело могут отправляться в «спам».

На самом деле, для тех, кто пользуется почтовыми ящиками не только для личной переписки, но и для серьезных деловых предложений, я бы добавила в оформление письма еще одну строчку к стандартным «кому:...» и «тема:...». И это - «ЗАЧЕМ?». Причем ее бы поставила на первое место. Каждый (тем боле пиарщик) должен четко отвечать себе на этот вопрос. «Зачем я пишу это письмо?». Видеть цель своего послания и четко представлять ответ, который хочет получить.

Некоторое время назад, находясь еще в стадии «зеленого» специалиста и работая над одним проектом, мне приходилось каждый день десятками рассылать предложения по клиентам. Первые пятнадцать были отправлены по стандартной схеме: «Здравствуйте, уважаемый клиент! Меня зовут Евгения Савина, я представляю агентство PR и коммуникаций «АПРИКА». Приглашаю Вас принять участие в нашем интересном проекте «Таком-то». Предлагаю ознакомиться с презентацией. Пожалуйста, расскажите Ваше мнение об этом предложении. С уважением, Евгения».

Само собой, я описала только скелет текста-оригинала, но суть ясна. И так как у меня всего две руки, а поручить кому-либо рассылку на то время я просто не могла, то я стала прибегать к самому ужасному - к «copy - past» и к отправке одного и того же текста каждому клиенту. Никогда! Слышите, никогда не повторяйте этого! Опасно для жизни (вашего проекта или работы в целом).

Тогда я искренне удивилась, почему на отправленные пятнадцать писем я получила только четыре ответа, и то - отрицательных. Ведь я все сделала правильно: составила полное содержание текста, изложила суть своего предложения, попросила поделиться мнением относительно письма, презентации и нажала кнопочку «отправить».

В недоумении я провела дня два, после чего, открыв клиентскую базу, стала просто обзванивать всех тех, кто предположительно должен был получить от меня послание. Телефонные ответы поражали своими вариациями: «Да, мы получили, но сейчас это не для нас», «Ой, а куда Вы высылали, давайте попробуем еще на пять-десять других адресов...», «Кто? Кто Вы? Да Вы наверное каждому одно и тоже предлагаете. Спасибо, нет»... И множество других интерпретаций. Так я сумела сдвинуть коэффициент лояльности со стороны клиентов к нашему агентству с мертвой точки... в отрицательную сторону.

Скажу сразу, на данный момент, у меня полностью восстановлены правильные и деловые отношения с теми, кто получил тогда этот злополучный «копи-паст». Но я уверена, что, увидев они такой вариант письма, о котором я буду говорить ниже, половина из тех клиентов стала бы участниками предлагаемого в то время проекта.

Итак, хорошо, что я вовремя остановилась. Пятнадцать клиентов с неправильным предложением - это, конечно, внушительное число, но за спиной было еще в несколько раз больше. Вспомнив одно очень важное слово «ПЕРСОНАЛИЗАЦИЯ», и понимая, что с новым решением я потрачу на отправку писем гораздо больше времени, я все-таки решила рискнуть сроками проекта во имя получения результата.

Здесь я уже выступила в роли полноценного пиарщика, а не просто отправителя «копи-пастов». Каждого из следующих клиентов, которому я собиралась направлять предложение, я изучала в скоростном режиме вдоль и поперек. Я просматривала последние новости, чтобы проанализировать изменения, которые произошли в компаниях, мониторила их рекламную эффективность, искала слабые места.

Безусловно, все это было сделано быстро, поэтому носило несколько поверхностный характер, но все же помогло мне в составлении персонализированных деловых писем, каждое из которых показывало клиенту проблему и предлагало ее решить при помощи участия в нашем проекте.

Пример одного такого письма я хочу привести ниже: «Здравствуйте, уважаемый Клиент! Меня зовут Евгения Савина, я представляю агентство PR и коммуникаций «АПРИКА». Сегодня я была рада познакомиться с Вашей компанией лично, когда с удовольствием приобрела продукт «Такой-то»" (указывается тот, который реализовывает данная компания). Вы являетесь сильным и узнаваемым брендом, но повышать лояльность потребителей и постоянно формировать только положительный имидж даже такой компании - гуру в своем деле - просто необходимо. Поэтому я с удовольствием приглашаю Вас принять участие в нашем проекте «Таком-то». Проект является уникальным для рынка нашей страны, более того, представляет социально-значимую ценность для общества.

Я слышала, Ваша компания в ближайшее время собирается запускать в продажу новый товар, который даже от такого проверенного бренда будет нуждаться в поддержке. Я уверена, что наш проект повысит лояльность потребителей не только к новому продукту, но и к самой Вашей компании в целом. Пожалуйста, посмотрите предложенную презентацию и скажите, хочет ли Ваш бренд получить столь оригинальное и действенное продвижение? Но только честно, попытайтесь прислушаться к бренду :) Жду Вашего положительного ответа. С уважением, Евгения»

Вот таким образом стали выглядеть следующие отправляемые мной письма. И что вы думаете? Я получила самых неожиданных и самых интересных клиентов, которые теперь регулярно интересуются нашими новыми проектами. Я не могу сказать, что так надо делать всегда. Возможно, в каких-то случаях стандартная схема текста будет принята более радушно, но принцип «персонализации» безусловно действенен и обязателен.