Недооценить сложность собственной презентации очень легко. Обычно мы проходимся по материалу много раз во время его разработки и репетиции. Через некоторое время нам кажется все совершенно ясным, логичным и очевидным. В отличие от нас аудитория, напротив, видит презентацию впервые в жизни. Именно поэтому нам нужно придерживаться простой структуры. Обычно люди запоминают лишь 1/3 из услышанного. Все должно быть понятно с первого раза, то есть наши идеи должны быть изложены просто и ясно. Как этого достичь?

Искусство иллюзиониста не в том, чтобы совершать удивительное, а в том, чтобы убедить зрителей, что совершается удивительное. В классических текстах приводятся два основных правила успешного фокуса.

Никогда не рассказывайте заранее, что вы собираетесь делать. Если аудитория не будет знать, что должно случиться, люди не будут знать, за чем следить, и фокуснику будет легче их запутать.

Никогда не повторяйте фокус дважды, даже на бис. Второй раз уже смотрят не фокус, а на технику его исполнения, кроме того, повторение фокуса равносильно нарушению правила №1. Зрители во все глаза смотрят, где же их провели.

Вывернув наизнанку эти правила, мы получим методику ясного и полного донесения информации. Вот два практических совета для презентации:

1. Сказать, что будет. Аудитория должна заранее знать, что вы собираетесь делать. В самом начале презентации расскажите:

в чем состоит проблема;

в чем важность проблемы;

каково решение проблемы.

2. Повторить несколько раз. Повторяя одну и ту же тему в различных вариантах, вы проясняете и раскрываете идею, визуально подкрепляя свои слова слайдами. Предоставить аудитории второй, третий, четвертый шанс понять суть идеи — наша обязанность.

1. Сказать, что будет

Предварительный обзор плана презентации важен для спокойствия аудитории — участники знают чего ожидать. Мы даем понять, что держим все под контролем. Хороший прием — возвращаться к этому плану в основной части, делая переходы между элементами плана. Например, обзор может выглядеть следующим образом:

«В течение следующих 15 минут я расскажу о принципах нашей закупочной политики и ее процедурах. Затем я покажу, как пользоваться этой системой таким образом, чтобы свести к минимуму бумажную работу и задержки; и в завершение я хотел бы услышать ваши предложения о том, как можно ее упростить и ускорить».

Важный момент — не озвучивайте внутреннюю структуру. «Я начну со вступления, в основной части рассмотрю то-то и то-то, и в заключение подведу итоги». Это неинформативно, поскольку наличие обязательных «трех блюд» подразумевается по умолчанию. Единственным исключением являются планы процедур, которые не являются очевидными, например:«Я буду делать паузу после каждого раздела для обсуждения возникших вопросов». Это полезно для участников и заранее готовит аудиторию к необходимости взаимодействия.

2. Повторить несколько раз

Зачем повторять одну и ту же мысль?

Независимо от того, насколько хорошо мы презентуем — часть аудитории способна пропустить или неправильно расслышать некоторые важные моменты презентации. Участники, как правило, по очереди «отключаются», переходя в «спящий режим», или задумываются о чем-то своем. Например, кондиционер работал слишком громко; кому-то было плохо видно; кто-то кого-то отвлек; и так далее.

Обычно люди запоминают лишь 1/3 из услышанного. Если мы хотим быть уверены, что все услышали наши основные идеи, по крайней мере, один раз, нам нужно озвучить их минимум три раза.

Аудитория часто запутывается в сложной структуре. Живую презентацию участники не могут пролистать назад как книгу, или нажать на паузу как при просмотре видео. Поэтому все должно быть понятно с первого раза, то есть наши идеи должны быть изложены просто и ясно.

Недооценить сложность собственной презентации очень легко. Обычно мы проходимся по материалу много раз во время его разработки и репетиции. Через некоторое время нам кажется все совершенно ясным, логичным и очевидным. В отличие от нас аудитория, напротив, видит презентацию впервые в жизни. Именно поэтому нам нужно придерживаться простой структуры и повторять главную идею несколько раз.

Сделать обзор ключевых моментов во вступлении.

Повторить и расширить их в основной части.

Снова повторить их в заключении, подводя итоги.

Частая проблема в презентации — нехватка времени. Возможно из-за того, что мы недооценили длительность презентации. В результате многие выступающие начинают спешить и почти всегда пропускают подведение итогов. Это большая ошибка. Подводить итоги нужно всегда. Лучше «уплотнить» основную часть, но обязательно сделать подведение итогов.

Используйте «завершающие» слова: «резюмируя...», «в заключение...», «подводя итоги...». Они «будят» даже тех, кто совсем замечтался, и возвращают их в аудиторию. Если мы этого не сделаем, наше подведение итогов не получит достаточно внимания.

Важный момент: не вводите новые, дополнительные идеи в финале. Повторите только то, что вы сообщили в основной части. И помните о правиле троекратного повторения: «Сначала скажи, о чем ты будешь говорить. Потом расскажи это. И наконец повтори только что сказанное».

Как сказал один презентатор: «За всю жизнь я еще не встречал ни одного недовольного тем, что семинар закончился рано». Даже фокусники настоятельно рекомендуют на своих развлекательных представлениях: «Всегда оставляйте аудиторию чуть-чуть неудовлетворенной. Пусть у них останется ощущение недосказанности. Показывайте суть. Будьте кратки. Завершайте номер раньше, чем зрители насытятся».

3. Метод К-О-К

Для объяснения идей или данных, используйте метод К-О-К: конкретика — общее — конкретика.

Например, помогая аудитории разобраться в таблице с данными, кратко опишите смысл последней, укажите на конкретную цифру и расскажите, что она значит. Затем вернитесь назад и объясните общую структуру таблицы. Наконец, подкрепите все предыдущее второй конкретной цифрой, объясняя, что означают остальные цифры. Два конкретных примера могут быть выбраны так, чтобы последовательно подкреплять суть вашей идеи, и одновременно объяснять расположение данных.

К-О-К придает вашей аргументации большую убедительность. Вы не просто рассказали отдельную историю и продемонстрировали общую теорию. Вы дважды подкрепили свою идею конкретными примерами.

Почему примеры работают так хорошо? Потому что они облегчают понимание, без которого не может быть никакого убеждения. Цифры сами по себе часто многого не объясняют. Таким образом,чтобы наши идеи были восприняты должным образом, нужно сочетать проверенные цифры с хорошими примерами.

Например, на тренинге по развитию навыков презентации я обнаружил, что участники не придают значения какому-то навыку, пока не услышат или не увидят реальные примеры его правильного и неправильного применения.

Степень детализации

Что наши участники уже знают, а что им предстоит узнать? Достаточно ли у них базовых знаний для дальнейших объяснений? Что будет потеряно, если мы пропустим эту информацию? Достигнем ли мы нашей цели?

Предположим, детализация необходима, но времени катастрофически не хватает. Тогда нужно все разумно упростить.

В школе многим из нас объясняли модель атома, используя схему Солнечной системы. Модель, в которой электроны вращаются вокруг ядра, как планеты вокруг Солнца. Эта аналогия позволяет ученикам быстро понять, как устроен атом.

На самом же деле электроны в атоме двигаются по атомной орбитали, а движение электрона в атоме отличается от классического движения по траектории, и описывается законами квантовой механики. Вы дадите пятиклассникам не вполне точный с научной точки зрения, зато понятный рассказ о движении планет? Или пуститесь в рассуждения о неведомой атомной орбитали, которые хоть и непонятны, зато единственно верны?

Может показаться, что нам нужно сделать выбор между точностью в ущерб пониманию и пониманием в ущерб точности. Но во многих случаях это является ложным выбором. Если дополнительная деталь не может быть использована для принятия решений, она не представляет ценности, независимо от того, насколько она точна и всеобъемлюща.

Автор: Дмитpий Poмaнович Лaзapeв, бизнес-тренер, специализирующийся на развитии навыков презентации.