Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Розничные сети. Эффективная дистрибьюция.

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка . Подписчиков 7.984 RSS
←   Февраль 2006   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://www.oficerov.com
Открыта: 20-09-2005
Адрес автора: trade.retailtrade-owner@subscribe.ru

Автор
Офицеров Пётр

Статистика

7.984 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Розничные сети. Эффективная дистрибьюция. Пару слов об отчетности и планировании.


Информационный Канал Subscribe.Ru

Интеллектуальные технологии, позволяющие вывести бизнес на качественно новый уровень. Международная партнерская сеть, интересные новости, принципы работы, описание ИТ-решений, презентации, публикации, пресс-релизы, контакты, вакансии и многое другое все это на сайте  http://www.systtech.ru/

 

Пару слов об отчетности и планировании.

           Добрый день, уважаемые подписчики!

     В этом выпуске рассылки мы поговорим о таком элементе управления продажами в любой отрасли как отчетность.

 Согласно классической теории отчетность является элементом оперативного управления торговым персоналом.  В некоторых компаниях даже основным к великому сожалению сотрудников этих компаний. 

  Каких целей  стараются достичь руководители, вводя ту или иную систему отчетности или новый документ?

  Основной функцией отчетности в большинстве предприятий является контроль за деятельностью продавцов. Особенно это ярко выражено в компаниях сектора FMCG и тех в которых продавцы работают на удалении от офиса. В этом случае отчеты формируются таким образом, чтобы по возможности максимально заменить всевидящее око руководителя и держать продавца в тонусе и дисциплине.  Руководители и линейные менеджеры придумывают самые разнообразные, порой даже изощренные формы отчетов.

     Их количество даже в умеренных   в этом отношении компаниях достаточно велико.

   Это нетрудно посчитать. Давайте сделаем это на примере обычной FMCG компании.

   Список отчетов, который торговый представитель должен предоставить  руководителю:

1.      Ежедневный отчет о посещениях.

2.      Заполненные карточки рабочих клиентов, согласно визитам  за день со сбором остатков.

3.      Заполненные карточки потенциальных клиентов, согласно визитам за день.

4.      Отчет по дистрибуции за день по территории.

5.      Отчет по приходу денежных средств и состоянии дебиторки еженедельно.

6.       Отчет по выполнению планов отгрузки и состоянию клиентской базы. Еженедельно.

7.      и еще самые разнообразные отчеты, в зависимости от  текущей ситуации в компании и конъюнктуры продукта.

 Этот большой список отчетов пополняется частью отчетов линейных менеджеров, которые перекладывают часть своей работы на продавцов.

Это достаточно скромный список отчетов в некоторых особо тяжелых случаях он бывает в несколько раз большим.

  Таким образом, количество бумажной работы на стандартного продавца приходится большое.   Заполнение бумаг и всяческих отчетов не снимает с продавцов обязанности по выполнению плана отгрузок и прихода денег. В итоге возникает ситуация когда продавцы начинают фальсифицировать отчеты, особенно те из них, которые руководство не читает или читает редко. Например, такой казалось бы необходимый отчет о ежедневных посещениях, средний руководитель читает только у новых сотрудников или у сотрудников под которых подводит какую-т свою идею, например увольнение. Чаще всего их не читают вовсе и они пылятся  бумажными грудами, являя собой немой укор вырубленных лесов.  Это нетрудно объясняется при количестве персонала в средней FMCG компании 20 человек, нужно просмотреть 20 отчетов, это минимум 40 минут в день на руководителя. К тому же часто в них не содержится большого количества полезной информации для руководителя. В особенности если торговый представитель походит по этому маршруту 5-6 раз.

  И эти 40 минут, большинство руководителей просто экономят, изредка проверяя выборочные отчеты.  Сотрудники это легко вычисляют и сначала сдают отчеты со слегка недостоверной информацией,  а затем и вовсе фальсифицируют их, просто-напросто сочиняя их дома.  То же происходит и с остальными отчетами.

 

 В принципе это обычная практика, руководство делает вид, что контролирует подчиненные, подыгрывают и все довольны.

Но тут сразу возникают «но», во-первых,  на заполнение этих бумаг тратится бесценный ресурс – время.  Время руководителей и время продавцов, которое можно потратить на работу с клиентами.  Во-вторых, такой стиль управления не приносит существенных плодов.

 Так как же быть? Ведь контроль  за деятельностью торговых представителей необходим,

  и  его нужно осуществлять.

  Да нужно,   и о методах контроля мы еще поговорим, на сегодня рынок предлагает массу решений позволяющих это сделать на высоком профессиональном уровне. Как технически, так и технологически.

  Но в этой статье я хотел бы поговорить о том,   на что и как  заменить отчеты. 

  Я  уверен, что практически в любой компании количество отчетов можно сократить вдвое и при этом эффективность продаж только повысится. Только за счет простой экономии времени и других ресурсов подразделения.  Также за счет снижения психологической нагрузки на продавцов из-за необходимости заполнять никому не нужные бумаги.

    В большинстве компаний, страдающих сложной системой отчетности, с продавцов обычно спрашивают, что они сделали. Вместо того чтобы задать другой, гораздо более важный и полезный вопрос: Что вы собираетесь делать?

  Этот вопрос приводит нас к необходимости планирования. Причем планирования подробного.  Именно этот момент очень часто упускается из виду руководителями сбыта.  А он, на мой взгляд, содержит в себе очень большую долю успеха вашего подразделения.

 Часто на вопрос о системе планирования, руководители отвечают, что у них есть план по основным показателям выработки отдела, на этот месяц, кто-то более продвинутый имеет план на квартал. У меньшего числа компаний имеются годовые планы.  Но это в большинстве своем планы «сколько мы должны сделать», а не « что мы  должны делать». А это разные понятия.

 Часто планированием  количественных показателей работы все планирование в компании и заканчивается.  Прогнозы продаж это тема отдельной статьи, кто-то делает их грамотно, кто-то не очень.

   Но планированием деятельности занимается мизерное число компаний.

  Если же отчетность, о которой говорили выше, заменить на планирование, результаты сразу дадут  о себе знать, и гораздо быстрее, чем при тех же затратах времени на контроль.

  Я говорю о планировании ежедневном каждого торгового представителя и более стратегическом -  на срок от месяца до полугода.

  Во некоторых  компаниях имеется жесткая маршрутизация работы торговых представителей, и таким образом внешне часть забот по планированию снимается, но это только внешне. Не секрет, что маршруты часто нарушаются по воле продавца или случая. В этом случае торговый представитель работает дальше как успеет или как получится. Что уже является снижением его эффективности.

 В одной из компаний- клиентов, когда они столкнулись с проблемой замедления  в развитии, мы в качестве консультантов помогали решать их проблему.

  В качестве одного из моментов нашего решения было изменение системы отчетности и внедрение практики планирования своей работы продавцами.

   По согласованию с руководством, мы предложили отменить часть отчетов, а часть видоизменить. Все изменения были направлены на повышение функциональности  этих документов.

  Так ежедневный отчет мы видоизменили, разбив его на две части, одна являлась планом торгового представителя на день, вторая отметкой о его выполнении. Таким образом, мы не удаляя элемент контроля, просто добавили ему смысла.

 В этом документе указывался не только маршрут, но  смысл и задача каждого посещения клиента. Торговый представитель сам расписывал, зачем он туда идет и какого результата  он ожидает от этих переговоров. Конечно, вначале немногие обрадовались этому нововведению, поскольку писать подробный план гораздо труднее, чем заполнять отчет для архива. Но так как мы убрали  часть других отчетов, мы смогли убедить почти всех в необходимости этой работы.

  Это был лишь первый этап. Следующим этапом было внедрение долгосрочного планирования всеми продавцами. На этот раз задачей для них было рассчитать и спланировать всю работу на месяц  и квартал вперед.  Естественно многие из них в свойственной продавцам манере значительно снизили свои предполагаемые продажи, в надежде на получение более низких, по сравнению с возможностями, планов.  

  Для того чтобы в перспективе снизить эту проблему была введена система премирования продавцов за наиболее точный прогноз. И штрафные санкции за занижение  планов.

    В течение достаточно короткого срока после новшеств, продажи пошли в «гору»,  работа продавцов стала более осмысленной.

   Увеличение внимания к планированию сотрудниками своей работы имеет гораздо больший и быстрый эффект по отношению к другим инструментам.

 Когда сотрудник планирует свой рабочий день во всех подробностях, он мысленно прорабатывает его еще за составлением плана. Таким образом, он четко рисует себе картину дня и всех его сильных и слабых мест. Что определенно хорошим образом сказывается на результативности его работы.  Другим плюсом этого подхода является привычка думать более широко и стратегически, что в целом очень положительно сказывается на эффективности работы, как сотрудника, так и всего подразделения.

 При введении такой системы от руководителя требуется очень много работы и внимания к  своим подчиненным. Поскольку, к сожалению, не все сразу понимают всю эффективность этой методики. Но по истечении 3-4 месяцев работы в таком режиме, большинство продавцов оценят преимущества данного подхода и просто привыкнут работать в таком режиме.

  Результатом же подобного подхода будет не только качественный рост продаж, но и повышение общего профессионализма ваших сотрудников. Главное проводить эти изменения нужно систематично, постепенно внедряя планирование как элемент общекорпоративной культуры продаж.

                                               Офицеров П.                         info@salesclub.ru

 

 Новый тренинг «Управление отделом продаж»  рассчитан на директоров предприятий и руководителей отделов продаж. Эффективность управления - стремительный путь к успеху!  http://www.salesclub.ru/modules/sections/index.php?op=viewarticle&artid=21

Квалификация продавцов – это фундамент развития вашей компании!

Тренинг активных продаж от Salesclub.ru – это увеличение вашей прибыли!

http://www.salesclub.ru/modules/sections/

Subscribe.Ru
Поддержка подписчиков
Другие рассылки этой тематики
Другие рассылки этого автора		 Подписан адрес:
Код этой рассылки: trade.retailtrade
Архив рассылки		 Отписаться Вебом Почтой
Вспомнить пароль
В избранное