ответственного за подготовку справочных материалов (образцов, коталогов, рекламы)
Переговоры следует проводить в отдельном помещении. Участники переговоров принимающей стороны должны занять место в комнате переговоров до прихода туда представителей другой стороны.
Воспринимается как неуважение к партнеру, если встречающий вводит его в пустую комнату и его коллеги входят туда уже после этого и к тому же не одновременно. Негативное отношение вызывают отлучки или вызовы принимающего из комнаты переговоров.
Уход руководителя с переговоров возможен только тогда, когда решены все принципиальные вопросы и сторонам осталось согласовать лишь отдельные детали, но и в этом случае необходимо получить согласие второй стороны.
Переговоры.
Принимающий должен радушно встретить своих гостей. При этом важны жесты, улыбка, обращенные к гостям. Они должны выражать искреннее удовольствие от встречи с ними.
Принимающий должен представить своих коллег по фамилиям и занимаемым должностям, включая и приглашенных на переговоры представителей других организаций. Затем представляет своих коллег руководитель другой стороны.
Если участники переговоров не очень хорошо знают друг друга или встречаются впервые, то следует предварительно обменяться визитными карточками.
Традиционно гости занимают места лицом к окну, спиной к двери. В неофициальной обстановке рассадка участников предпочтительна смешанная, так как это облегчает обмен мнениями. Руководители сторон обычно садятся рядом, остальные участники встречи - по симпатиям или по принципу субординации. После того как все участники встречи займут свои места, доступ в комнату переговоров должен быть прекращен.
Нюансы:
Независимо от важности переговоров, начинаться они должны с неофициальных фраз, подчеркивающих внимание принимающей стороны к собеседникам.
Эффективность беседы зависит от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и правильности их постановки.
В ходе беседы следует избегать прямых вопросов, требующих ответов "да" или "нет".
Формулируйте свои вопросы четко, не заставляйте партнера догадываться.
Успех переговоров часто зависит от умения слушать партнера.