Имидж-менеджмент на 100%! / Подготовка к переговорам
Переговоры, как и медаль, имеют две стороны: внешнюю (протокольную) и внутреннюю (содержательную).
Мы поговорим о первой. На протяжении многолетней практики выработаны оппределенные правила ведения переговоров, пренебрегать которыми ни в деловом мире, ни в дипломатии не принято.
Основные моменты, на которые следует обратить внимание:
1. О дне и часе переговоров договариваются заранее.
2. Рассаживаются за столом переговоров только после того, как свое место займет глава принимающей стороны.
3. Инициатива ведения беседы всегда принадлежит главе принимающей стороны. Это принято по законам гостеприимства. Он же следит за тем, чтобы в разговоре не возникало длинных пауз, иначе наступившее молчание гостями может быть воспринято как намек на окончание визита.
4. Инициатива окончания любой беседы всегда остается за гостем.
5. По возвращении с переговоров не следует забывать коротко поблагодарить принимающую сторону за гостеприимство.
Подготовка к переговорам предполагает всестороннее знание проблемы, которую следует обсудить. Практика показывает, что на решение вопроса при личной встрече уходит гораздо больше времени, чем на написание письма и получение ответа на него.
Переговоры по принципиальным вопросам взаимоотношений, условий договоров или контрактов должны проводиться только с авторитетными представителями другой стороны. Уровень переговаривающихся сторон пока все еще является существенным фактором, ускоряющим или тормозящим процесс принятия решения.
Подготовка к переговорам и их проведение обычно делятся на три этапа.
На первом этапе следует собрать всю информацию, разобраться в стоящих перед участниками переговоров проблемах, определить пути достижения договоренности. Составить перечень своих и чужих интересов, изложив их на бумаге в том виде, как вы их себе представляете. Расположить их в строго определенном по степени важности порядке и постоянно пополнять банк данных по мере поступления дополнительной информации.
На втором этапе следует обдумать различные варианты ведения переговоров и выбрать наиболее приемлемый. Если Вы тщательно не продумаете, что будете делать в случае провала переговоров, то Вас ждет двойное поражение.
На третьем этапе необходимо выявить различия в подходах к обсуждаемым проблемам и попробовать в них разобраться.
Практика показывает, что при планирование переговоров важно представлять возможную реакцию партнера на Ваши предложения и учитывать его собственные ожидания от этих переговоров. Поэтому план должен быть достаточно гибким, но предусматривающим получение ответа на все интересующие Вас вопросы. Известно, что непредвиденная ситуация может привести к срыву переговоров. Избежать этого можно только заблоговременной подготовкой альтернативных предложений.
Любые переговоры должны быть ограничены по времени.