В прошлом выпуске мы рассмотрели
основные типы задач, которые обычно выполняет любой руководитель.
В идеале, самую объемную часть по времени будут занимать именно
важные, но несрочные дела. И только небольшую часть времени будут
занимать срочные звонки клиентов и различные просьбы.
Обычно же на практике можно наблюдать
картину, когда руководитель буквально разрывается на части, пытаясь
справиться со шквалом срочных дел, которые сваливаются на него одно
за другим. Некоторые из них не настолько важны и даже не столько
много времени занимают. Из-за того, что так много дел, возникает
подсознательное ощущение, как будто выполняешь действительно очень
важную и очень ответственную роль. Что происходит на самом деле
и откуда берутся эти дела?
Если, например, при подготовке месячного отчета особо не торопиться
с выполнением, то в какой-то момент эта задача (важная, но несрочная)
переходит в другую фазу – и важная и срочная! То есть с третьей
позиции в приоритете попадает сразу в первую позицию (высшую) минуя
вторую. А на второй позиции у нас находятся дела срочные, но неважные
(те самые звонки клиентов). То есть в этом случае, даже клиенты
отходят на второй план. Получается, что в этом случае необходимо
немедленно, отбросив все остальные дела в сторону, заниматься решением
одной единственной задачи по составлению того же отчета.
А что происходит, когда дела срочные, но неважные долго не решаются?
Тот же пример, клиент в первый раз позвонил с жалобой и просьбой
исправить возникшее неудобство. Если промедлить с решением, то во
второй раз он уже будет звонить и требовать устранить возникшее
неудобство (может даже пригрозить разрывом отношений). В этом случае
задача уже попадает в разряд важных и срочных! Т.е. надо будет точно
так же отбросить все остальные дела и заниматься только этим клиентом.
Если и в этом случае промедлить с решением, считая что задача по-прежнему
является срочной, но неважной, то в третий раз он позвонит, но скорей
всего уже не вам, а в компанию ваших конкурентов.
Таким образом, при любом промедлении с выполнением дел, которые
изначально занимают не самый высокий приоритет, эти дела сразу переходят
в разряд более высоких по приоритету, отодвигая все остальные задачи
на второй план. Об этом надо всегда помнить. И самым важным качеством
для руководителя является не столько умение делать все дела вовремя,
сколько правильно расставлять приоритеты к тем или иным задачам.
Только в этом случае самую значительную часть времени будут занимать
дела важные, но несрочные.
Удачного дня!