Рассылка закрыта
При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Ваш успешный бизнес" на которую и рекомендуем вам подписаться.
Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.
Выпиши себе успех. Деловое письмо по сути, а не по правилам. Уж послала так послала… Как писать отказы
| НОВОСТИ - мы в эфире | ПОЛЕЗНОСТИ - как послать по правилам | КУДА ПОЙТИ УЧИТЬСЯ - "Перловка", слоганы и классные картинки | ||||||||||||||
|
Новости Новость сегодня одна – зато действительно новая. Мы выбрались в радиоэфир. В четверг 4 февраля, в 13:30 я буду выступать на радио «Говорит Москва» на частоте 92.0 FM в передаче «Поработаем». Речь пойдет о вопросах делового письма – включайте свои приемники и слушайте! Полезности В полезностях речь сегодня пойдет о том, как писать отказы. Статью на эту тему я подготовила для сайта Алекса Айвенго – а теперь делюсь ею с вами. Поэт белой эмиграции Аминад Шполянский, больше известный как Дон Аминадо, сказал как-то: «Для утвердительного ответа нужно только одно слово – «да». Все остальные слова придуманы, чтобы сказать «нет». В самом деле, говорить «нет» - сложная задача. Клиент просит кредит, покупатель скидку, подчиненный – внеплановый отпуск. А мы не даем. Но при этом мы не хотим, чтобы просящий ушел, хлопнув дверью. Нам нужно лишь, чтобы он «умерил аппетиты» - и продолжал, как ни в чем не бывало, с нами сотрудничать. Да, кредита не будет – но депозиты клиента по-прежнему готовы обслуживать. Да, со скидкой не получится – но продавать партию за партией товара мы хотим покупателю как и раньше. Нет, отпуска не предвидится – но такой работник нам все-таки нужен и расставаться с ним в наши планы не входит. Что же этому мешает? Беда в том, что наш отказ причиняет получателю письма дискомфорт – и вызывает у него желание дать сдачи: ничего больше у нас не покупать, не брать кредитов, не работать в нашей компании, или просто начать пакостить по мелочам. Чем дискомфорт сильнее, тем больше получатель письма стремится нам отомстить - и тем меньше остается шансов, что он когда-нибудь признает свои притязания завышенными. Выходит, что в наших интересах уменьшать дискомфорт, делая отказ как можно менее болезненным. Только тогда мы сможем договориться без обид. Какие есть для этого инструменты? В книге «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты» отказам посвящена целая глава – а в этой статье я предлагаю рассмотреть только один прием, позволяющий «подсластить пилюлю». Прием «Объективные обстоятельства» Согласитесь, когда нам отказывают, возникает ощущение, что нас отвергли, оттолкнули, нас больше не любят. Именно НАС, а не наше коммерческое предложение, товар или запрос. Даже самый рациональный человек переносит отказ в область личного, в плоскость «этот гад меня обидел» - и естественно обижается в ответ. Однако автор письма может легко перестать быть «гадом». Он может даже стать адресату братом по несчастью, оказаться с ним в одной лодке, представить себя жертвой тех же суровых обстоятельств, от которых пострадал и адресат. Все, что для этого требуется – «отсоединить» себя от отказа, объяснить, что отказ вызван не прихотью автора письма, а суровыми объективными обстоятельствами. Возьмем хоть отказ в кредите, с которого мы начали разговор. Вместо того, чтобы просто говорить «нет», мы можем написать: «Предоставление дополнительного кредита возможно, когда все начисления по карте оплачиваются не позднее чем через месяц. Погашение начислений по Вашей карте зачастую происходит с задержкой в 3 месяца и более, что, к сожалению, не позволяет предоставить Вам дополнительный кредит» И дело уже не в нашей нелюбви к адресату, а в графике платежей! Причем чем меньше ситуация зависит от нашей воли, тем лучше. Кредит предоставляется только на таких условиях «в соответствии с положениями устава банка» - хорошо. Рядовой сотрудник не может повлиять на устав, он в данном случае пешка, стрелочник… Требование обусловлено «предписаниями Министерства Финансов Российской Федерации и нормативами Центрального Банка России…» - еще лучше. Эти гады наверху не позволяют нам дать вам кредит – представляете, какая наглость! Впрочем, узнав об объективных причинах, адресат может подумать: ну да, нашли причину и рады! Чтобы он скорее поверил, что авторы письма на его стороне, стоит начать разговор не с тех требований, которые адресат не смог выполнить, а с тех, которые смог: «Предоставление дополнительного кредита возможно, когда доходы владельца составляют не меньше $N в год и все начисления по карте оплачиваются не позднее чем через месяц. Ваши доходы полностью удовлетворяют требованиям, однако оплата начислений по Вашей карте зачастую производится с задержкой в 3 месяца и более. Это, к сожалению, не позволяет предоставить Вам дополнительный кредит…» Для большей убедительности в конце письма можно сообщить адресату, что если это единственное злосчастное препятствие вдруг исчезнет, мы охотно выполним его просьбу: «Заверяем Вас, что когда график Ваших платежей изменится, банк охотно предоставит вам необходимый кредит…» Наш образ еще немного улучшится - а шансы договориться по-хорошему еще возрастут. Усиление эффекта – шаблоны Если вы пишете отказы сами, это еще, как говорится, полбеды. А как быть, если отказываете не вы один? Или вы вообще не отказываете сами – зато в вашем подчинении находятся сотрудники, которые пишут эти самые отказы пачками, постоянно, причем без вашего постоянного «присмотра»? Как в таком случае добиться, чтобы у всех отказов, исходящих из вашей компании, было внятное «человеческое лицо»? Конечно, сотрудников можно – и нужно – обучать. Но всегда остается проблема текучки кадров. Люди уходят, на повышение или к конкурентам, на их место приходят другие – и их нужно снова учить… Хорошее решение в такой ситуации – разработать библиотеку корпоративных шаблонов. Когда заходит речь о шаблонах, люди обычно представляют себе формуляр, где определено оформление, шрифт, отступы и так далее. Но я имею ввиду содержательные шаблоны, примеры, в которых в нужной последовательности использованы все приемы. Например, шаблон для отказа может выглядеть так:
Аналогичные шаблоны можно разработать и для убеждающих писем, писем-претензий, писем-запросов и так далее. Составляя по такому шаблону письмо, сотрудники должны будут просто удалить фрагменты, не применимые к ситуации, - а в оставшемся тексте заменить вымышленные факты на реальные. Разработать такой шаблон можно под конкретные ситуации – когда я помогаю клиентам в разработке корпоративных шаблонов, я исследую примеры из их переписки, советуюсь с сотрудниками, а если возможно, то и с клиентами. Мы тестируем шаблоны, «обкатываем» их, прежде чем поставить на поток. Конечно, шаблоны не освобождают сотрудников от необходимости учиться и совершенствоваться – но они гарантируют «нижнюю планку» качества, защищают от типовых «проколов» и «ляпов», задают единый корпоративный подход в переписке - а это, согласитесь, уже очень и очень немало. Куда пойти учиться Сегодня я хочу пригласить вас в «Перловку». В моем блоге снова выложено для обсуждения письмо – и нужны ваши советы. Автор – журналист районной газеты. Задача – пробиться через «препоны и рогатки» к местным знаменитостям. Пока мы собираем предложения читателей – а в конце соберем из них окончательный вариант. http://sasha-karepina.livejournal.com/28978.html Кстати, оцените картинку в этом посте. Ну а если вам приходится писать слоганы, то думаю вам будет интересна статья … о том, по каким правилам эти слоганы создаются и за счет чего они работают. http://sasha-karepina.livejournal.com/29286.html Картинка там кстати тоже веселая J Читайте, используйте – откликайтесь! |
| В избранное | ||
