Сложные системы приводят к неожиданным последствиям.

(Обобщенный принцип неопределенности)[1]

Средства представления – это то, с помощью чего представляется презентуемый товар (продукт, услуга, идея), в данном случае: оборудование, материалы, наглядные пособия, используемое при презентации. Казалось бы – все просто, уж с чем, а с техникой сейчас умеют обращаться даже малые дети. Но, оказывается, считая компьютер частью повседневной жизни в той же степени, в какой наши предки привыкли к обыденности печей, можно споткнуться о самую обычную доску для мела и маркеров. Есть и еще один нюанс: в последнее время появилась тенденция к усложнению оборудования и наглядных пособий, используемого для презентации, причем – без всякой необходимости. Исключительно из желания некоторых презентаторов продемонстрировать размах своей компании. Мне как-то довелось присутствовать на одной презентации, организованной в стиле шоу. Центральной частью этого шоу была фэнтэзийная пьеса со множеством сказочных атрибутов: там были колдуны, драконы, летающие феи, рыцари с мечами и так далее. Звучит подобное красиво, еще лучше эта идея смотрится на бумаге, но вот в реальной жизни очень многое теряется. Не в каждом кинофильме удается избавиться от «кукольности» сказочных персонажей, что уж говорить о театральном действии. В результате презентация, задуманная как демонстрация возможностей компании, привела к прямо противоположному эффекту: зрители вместо восхищения испытывали скуку, как взрослые люди, по ошибке попавшие в кукольный театр с плохой пьесой и неудачно исполненными «актерскими персонажами». Но техника, оборудование, задействованные для «фэнтэзийной» презентации были выше всяких похвал. К сожалению, не принесли ожидаемого результата. В данном случае гораздо больший эффект дал бы обычный доклад с демонстрацией слайдов, не сопровождающийся полетами драконов или взмахами рыцарского меча.

Планируя использование какого-либо оборудования в процессе презентации, лучше всего следовать принципу бритвы Оккама: «Не умножай сущностей без нужды». То есть, если возможно использовать доску для мела и маркеров, то не стоит использовать компьютер, если имеется компьютер, программа Power Point, то можно обойтись без оверхэда. Кроме того, следует учитывать, что сложное оборудование имеет обыкновение выходить из строя в самый неподходящий момент, поэтому, прежде, чем использовать хоть что-либо кроме листа бумаги и собственного языка, презентатор должен убедиться, что все работает, точно знать – как оно работает и как с этим оборудованием обращаться.

Рассмотрим некоторые виды оборудования и вспомогательных материалов, обычно используемые при презентациях.

Доски для мела и маркеров, флипчарты. Данное оборудование чрезвычайно просто в использовании, но требуется умение писать четко и крупными буквами. В случае, если почерк плохой и неразборчивый, пользоваться подобным оборудованием не рекомендуется. Также нужно внимательно относиться к подбору цвета маркеров. Светлый маркер на белом фоне практически неразличим. Также, пользуясь досками для мела и маркеров, требуется тщательно соразмерять длину фразы, которую необходимо написать. Лучше потренироваться заранее, так как если во время презентации оказывается, что доски не хватает для того, чтобы написать нужное сообщение, то это производит негативное впечатление. Доски для мела и маркеров нежелательно использовать в случае большой аудитории – тем, кто сидит дальше, будет сложно различить написанное, тем более, что не все обладают настолько хорошим зрением, чтобы уверенно прочесть расположенный достаточно далеко текст. Перед тем, как пользоваться досками для мела и маркеров на презентации, следует убедиться, что написанное на них четко видно из самой дальней точки помещения для презентации. Как вы понимаете, уважаемый Читатель, посетитель презентации, который не смог рассмотреть предлагаемую информацию, испытывает как минимум чувство обиды, а это отрицательно сказывается на его отношении к предмету презентации.

Используя доски для мела и маркеров, не рекомендуется зачитывать вслух написанное дословно – каждый посетитель презентации умеет читать, и вполне может самостоятельно прочесть сообщение. Кроме того, подобное дублирование информации производит отрицательный эффект на слушателей.

Проектор с использованием прозрачных листов (оверхэд). Основная проблема при использовании оверхэда – это положение докладчика. Не рекомендуется поворачиваться спиной к залу, продолжая говорить – это производит впечатление невоспитанности докладчика и его неуважения к аудитории, что не может положительно повлиять на слушателей. Для того, чтобы избежать подобного, рекомендуется держать под рукой копию текста, тогда не придется поворачиваться к экрану. Так же, как и при использовании досок для мела и маркеров, не следует полностью дублировать голосом информацию на экране.

Перед использованием оверхэда следует внимательно проверить его работоспособность, настройку, сфокусировать нужным образом. Если изображение окажется размытым и не поддается настройке, то лучше отказаться от использования оверхэда – любые мелочи такого рода могут отрицательно повлиять на аудиторию. Точно так же, как в случае использования досок для мела и маркеров, следует проверять – видно ли написанное с самой дальней точки помещения для презентации.

Проектор со слайдами или диапозитивами. Перед использованием проектора, следует проверить его фокусировку, настройку, подготовить лоток для слайдов, пронумеровать каждый слайд и уложить в лоток. Размещать проектор следует так, чтобы он не загораживал ни презентатора, ни изображение ни для одного из посетителей презентации.

 Основное, о чем нужно помнить, используя показ слайдов при презентации – это о паузах, перерывах, которые нужно делать между слайдами. Аудитория должна воспринять информацию, переизбыток ее приведет лишь к тому, что важная информация может ускользнуть от внимания слушателей. Если слайды менять слишком быстро, либо если их слишком много, то информация начинает сливаться в белый шум и не воспринимается аудиторией. Зачитывать дословно текст слайдов не рекомендуется, но во избежание неприятных пауз можно сопровождать показ комментариями, которые не помешают воспринимать текст, но подчеркнут его.

Основной недостаток слайдов в том, что для их демонстрации требуется затемнение помещения. К сожалению, в этом случае внимание аудитории зачастую рассеивается. При демонстрации диапозитивов затемнение помещения не нужно, однако, использование диапозитивов ограничено размерами помещения – при большой аудитории диапозитивы не все могут рассмотреть.

Телевизор и видеомагнитофон. Данное оборудование используется для показа фильмов. Перед использованием следует проверить работоспособность оборудования, произвести необходимую настройку. Особенно тщательно следует проверять звук – слышимость должна быть одинаково хорошей во всех местах помещения для презентации. Устанавливать оборудование нужно таким образом, чтобы экран был виден с любой точки помещения. Если помещение большое и ожидается много посетителей, то следует использовать несколько телевизоров, устанавливая их так, чтобы обеспечить максимальное удобство просмотра для всей аудитории. Использовать лучше всего телевизоры с большим экраном – особенно в просторном помещении. Перед началом презентации нужно проверить наличие и работоспособность батареек в пультах – как ни странно, это та мелочь, о которой обычно забывают, и которая может сорвать демонстрацию.

Презентатор обязан внимательно ознакомиться с содержанием фильма, который он собирается демонстрировать на презентации. Пленку следует отмотать на тот момент, с которого нужно начинать показ – нет ничего хуже, чем промотка пленки во время презентации.

Плакаты. Для использования плакатов необходимы лишь скотч и клей, а также выбор мест на стенах помещения для презентации таким образом, чтобы плакаты были видны максимальному количеству слушателей. Оптимальнее повесить плакаты до начала презентации – в этом случае они будут создавать у аудитории необходимый настрой на тему презентации. Прибегать к использованию плакатов следует с осторожностью: если они напрямую не соответствуют теме презентации либо докладчик не ссылается на них, как на иллюстративный материал, то плакаты могут послужить отвлекающим фактором, что не может способствовать достижению цели презентации. То есть, если проводится презентация новой модели пылесоса, то размещение на стенах аудитории плакатов с изображением этой модели оправдано, а вот плакаты с фирменным знаком компании либо с изображением других моделей пылесосов, пусть даже их продажей занимается та же компания, будут только мешать презентации. Точно так же отвлекающим фактором – причем чрезвычайно отрицательным – являются чужие плакаты и наглядные пособия. Если что-либо подобное имеется в помещении для презентации, то это необходимо удалить. В противном случае в сознании аудитории может спутаться информация презентационного доклада с информацией, которую предлагают чужие плакаты и наглядные пособия.

Графики, схемы и диаграммы. Чтобы использовать графики, схемы и диаграммы в презентации, следует внимательно изучить их виды и оптимальные методы применения этих видов.

С помощью гистограммы легко продемонстрировать практически любой сравнительный анализ с максимальной наглядностью: разница в среднегодовых температурах, уровень продаж, результат опроса общественного мнения и так далее.

Круговая диаграмма предназначена для демонстрации процентных соотношений, сравнения количественных показателей и так далее. Использование круговых диаграмм ограничено количеством информации – слишком большое дробление круга не очень хорошо воспринимается визуально. Следует соблюдать пропорции, разделяя круговую диаграмму: сектор, обозначающий 5% и занимающий 50% площади круга, производит на аудиторию довольно неприятное впечатление, и доверие к информации, которую несет в себе диаграмма, теряется.

 Линейчатая диаграмма может быть использована так же, как гистограмма, для сравнительного анализа различных показателей в процентном соотношении либо во временном. Очень удобно использовать линейчатую диаграмму, если требуется продемонстрировать изменение какого-либо показателя за определенный промежуток времени.

Точечные диаграммы лучше всего использовать при презентации научной идеи либо работы, например, для демонстрации распределения физических величин. Для коммерческой же презентации существуют более наглядные виды диаграмм.

Лепестковая диаграмма может отражать достаточно сложные процессы и события, взаимодействие между ними. Такая диаграмма предназначена в основном для объемной интерпретации какого-либо описания.

График может быть использован для иллюстрации практически любой информации, выражаемой в числах: график продаж, физических величин, рост компании и так далее. Используя графики, следует помнить, что они достаточно обыденны, к ним привыкают еще со школьных времен, и обычно графики ассоциируются в сознании практически каждого человека именно со школьными задачами. Поэтому в презентации графики следует использовать исключительно функционально, и если есть возможность заменить график на более наглядный и зрелищный вид диаграммы – то лучше такую замену произвести.

Блок-схемы удобно использовать для отображения любой последовательности действий, иерархической зависимости, связи между процессами, структурных особенностей. Блок-схемы наглядны и зрелищны.

Простой блочный список предназначен для отображения несгруппированных либо связанных блоков информации, например, для отображения списка продукции, производимой предприятием. Для больших объемов текста такой список непригоден.

Трапециевидный список обычно используется для отображения информации равной значимости, связанной между собой. Такой список можно использовать при больших объемах текста.

Непрерывный блочный процесс – блок-схема, используемая для отображения хода событий, последовательности шагов решения задачи, выполнения какого-либо процесса. Подобная блок-схема не подходит для большого количества текста, но весьма наглядно демонстрирует пошаговую стратегию.

Блок-схема «шестеренки» используется для демонстрации взаимосвязи идей либо взаимосвязи последовательности действий. Такая блок-схема очень наглядна и зрелищна, однако не подходит для больших объемов текста.

 Блок-схема «Простой цикл» служит для отображения непрерывного цикла этапов, задач или событий. Подобная блок-схема не подходит для больших объемов текста, но наглядно демонстрирует взаимосвязь событий либо этапов. Например, круговорот веществ в природе прекрасно может быть описан с помощью блок-схемы простого цикла.

 Блок-схема «Расходящаяся радиальная» используется для отображения отношения к центральной идее либо событию. Такая блок-схема не подходит для больших объемов текста, но наглядно демонстрирует взаимосвязь периферии с центром. С помощью блок-схемы «Расходящаяся радиальная» удобно показывать взаимоотношения между отделами и руководством в иерархии компании, связь филиалов с центром и так далее.

 Диаграмма «Иерархия» используется для отображения иерархической информации и отношений сверху вниз, а также для отображения взаимосвязи таких отношений. С помощью подобной диаграммы удобно показывать отношения внутри компании, внутри различных отделов и филиалов.

Диаграмма «Простая целевая» служит для отображения вложенности, градаций и иерархических отношений.

Как вы могли заметить, уважаемый Читатель, диаграммы и блок-схемы обычно не подходят для размещения больших объемов текста. И это не случайно: при больших объемах они теряют свою наглядность и уже не могут служить полноценным  пособием для наилучшего представления и запоминания информации аудиторией. Поэтому, если в презентации планируется использование диаграмм, графиков, блок-схем в качестве наглядных пособий для отображения информации на плакатах или слайдах, то объем текста для них нужно ограничивать, оставляя лишь функциональные данные, которые легко могут быть восприняты аудиторией и отложиться в памяти.

Раздаточные материалы. Основная проблема при использовании раздаточных материалов – их нехватка. Поэтому, если для презентации запланированы раздаточные материалы, то лучше изготовить их с запасом. Копий должно хватить на всех посетителей презентации. Материалы должны быть напечатаны достаточно крупным шрифтом, не утомляющим глаза, форма подачи информации должна быть максимально доступна.

В том случае, если в качестве раздаточного материала планируется использование CD-диска, как носителя информации, то необходимо проверить: не требуется ли для его прочтения специфической программы – наилучшим вариантом является, если для прочтения такого диска может быть использована стандартная программа Windows, ведь далеко не каждый человек будет устанавливать на свой компьютер какую-либо программу только лишь для просмотра презентационных раздаточных материалов.

Во время презентации не рекомендуется раздавать те материалы, которые содержать большое количество печатной информации – ведь их начнут просматривать сразу же, а в процессе чтения аудитория уже не обращает внимания на докладчика. Поэтому все раздаточные материалы, кроме буклетов с картинками, лучше всего выдавать посетителям презентации после окончания доклада.

Следует помнить, что к раздаточным материалам относятся и визитные карточки. Сам презентатор и его помощники обязательно должны иметь при себе визитные карточки в количестве, достаточном, чтобы вручить такую карточку каждому посетителю презентации.