Допускаем, что первой Вашей реакцией, когда Вы прочитали название статьи, была такая:

«Да над нами решили постебаться! Каким бы сложным ни было финансовое положение компании, экономия на туалетной бумаге - это паранойя!»

Мы согласимся с Вашей реакцией и примем ее при одном условии: Вы сможете назвать точную (или относительно точную) цифру затрат Вашей компании на туалетную бумагу, полотенца, моющие средства, канцтовары и прочие расходные материалы. (Назовите хотя бы цифру по компании в целом! Мы уже даже не претендуем на наличие данных в разрезе подразделений!) 

Если Вы пустились в рассуждения типа «эти затраты у нас раскиданы по разным статьям/субсчетам/учетным регистрам и надо делать выборку», то, значит, этих данных у Вас нет. А если, все-таки, Вы сможете их получить, то, не сомневаемся, схватитесь за голову. Сумма с несколькими «нолями» удивит Вас настолько, что Вам захочется прекратить закупки туалетной бумаги, мыла и карандашей и обязать сотрудников носить все это из дома.

Конечно, доля данных расходов в общих расходах компании будет существенно различаться для разных сегментов бизнеса. Одно дело сегмент HoReCa (гостиницы, кафе, рестораны), где за сутки проходят сотни гостей, и существуют повышенные требования к чистоте. Другое дело - производственное предприятие, на котором туалетной бумагой экипирован только «белый дом», и то один его «генеральский этаж». Но, повторяем, в абсолютном выражении в любой компании величина затрат на расходные материалы будет такой, что Вы пересмотрите свое снисходительное отношение к данным затратам.

Что там говорить, мы тоже были пленниками подобных заблуждений. Изменить свое отношение к затратам на расходные материалы нас заставил один доклад, с которым мы получили счастливую возможность ознакомиться на выставке индустрии гостеприимства (ПИР - 2009). Доклад был подготовлен и представлен компанией «Триал-Маркет». (Компания является как раз таки поставщиком расходных материалов. Оговоримся сразу, что мы не рекламируем данную компанию, но мы продвигаем ту методологию сокращения затрат на «расходники», которую эта компания предложила.)

Когда были озвучены цифры - сколько в месяц тратит на расходные материалы средненький отель, средненькое кафе и средненькое промышленное предприятие - то стало немного не по себе. (Запомнилось, что когда слушали этот доклад, то в головах только одна алчная мысль вертелась -  «Это ж сколько домиков в Подмосковье на эти деньги можно выстроить!») 

Но, собственно, задача представленного компанией «Триал-Маркет» доклада состояла не в том, чтобы шокировать слушателей величиной затрат на «расходники». Нет, задача была другая. В связи с этим, нам надо сделать небольшое отступление.

В своих статьях мы довольно много внимания уделяем управлению качеством услуг (или, что по нашему мнению является более емким и точным, управлению ценностью услуг).  И это совсем не случайно.

Во-первых, услуги играют все большую роль в бизнесе, и даже традиционные производители материальных продуктов (как, например, производители бульдозеров или  самолетов) становятся, по факту, поставщиками именно услуг, а не продукции.

Во-вторых, даже если рассматривать деятельность нашего Клуба Борцов с затратами с формальной точки зрения, т.е. связанной именной с работой по снижению затрат, то управление качеством услуг - это частный случай одного из инструментов борьбы с затратами. Инструмента, который называется «управление продуктами». Поэтому услугам мы посвятили (и посвятим еще) изрядное количество статей. И даже отдельную книгу мы этой теме посвятили  - «Почему не покупают Ваши услуги, и как сделать так, чтобы их покупали?»  (Книга, адресована, в первую очередь, компаниям, оказывающим услуги населению. Но и поставщики услуг В2В смогут почерпнуть из нее много полезного.)

Так вот, в данной книге, как один из приемов, позволяющих компании-поставщику услуг повысить свои доходы и эффективность бизнеса, представлен следующий прием:

«Кроме основной услуги (образующей основную ценность) предоставить клиентам некоторую дополнительную услугу (образующую дополнительную ценность), и за счет этого предоставлять услугу с более высокой общей ценностью».

(Да, оказание дополнительной услуги требует, в большинстве случаев, дополнительных затрат.  Но этот прирост затрат с избытком перекрывается приростом доходов, поскольку клиенты с большей охотой покупают услуги именно у данной компании (а не у конкурентов) и готовы покупать услуги по более высокой цене.)

Упомянутая компания «Триал-Маркет» как раз и воспользовалась данным приемом и предложила своим клиентам, кроме базовой услуги по поставке «расходников», еще и дополнительную услугу по аудиту затрат своих покупателей на расходные материалы.  Вот, собственно,  технологиям данного аудита и был посвящен сделанный компанией доклад, т.е. главная его задача состояла в том, чтобы представить способы, позволяющие снизить затраты на «хозтовары», «химию» и «канцелярию». Содержание и назначение основных из этих способов мы сейчас и рассмотрим.

Прием 1.Нормирование

Что такое нормирование, полагаем, особо подробно пояснять не нужно. Нормирование - это установление норм потребления какого-либо ресурса на некоторую единицу, характеризующую деятельность компании.

Звучит, конечно, несколько вызывающе.  

«Это что же, - скажете Вы - нам теперь нужно определять, сколько погонных метров туалетной бумаги в месяц требуется на одного сотрудника?»  Может и вызывающе.  Но только нормы эти установить придется: сколько миллилитров моющего средства требуется для мытья 100 тарелок, сколько миллилитров «Доместоса» надо на однократное мытье одного этажа заводоуправления, сколько ручек надо на одного бухгалтера в месяц и т.д.

Да, для этого понадобится время. Но не настолько много, чтобы отказываться от нормирования. Два-три дня - и все самые ходовые виды расходных материалов  вы сможете отнормировать.

Для чего необходимо нормирование?

Во-первых, для планирования потребностей в «расходниках», деньгах на их приобретение и затрат в связи с их потреблением.

Во-вторых, чтобы контролировать потребление ресурсов и предотвращать злоупотребления со стороны сотрудников.

(Если, например, в соответствии с установленными нормами у уборщицы на помывку помещений заводоуправления в месяц должно уходить 1,5 флакона «Доместоса», то она уже не сможет получить на складе 3 флакона и не унесет «сэкономленное» домой.

Конечно, пытливый ум русского человека сделает попытку обойти нормы. «Ударница половых работ» может вместо положенных 20 граммов на ведро воды заливать только 10 граммов и, таким образом, достигнет «экономии» в пользу своего домашнего хозяйства. Но, во-первых, потенциальные потери, при наличии норм, все равно будут меньше, чем при их отсутствии. Сравните: при наличии норм максимальный размер «экономии» составит 1,5 флакона, а при отсутствии норм «королева чистоты» сможет «наэкономить» и 3 флакона, и 5 флаконов в течение месяца.

А во-вторых, соблюдение норм можно  и нужно контролировать. Ту же уборщицу можно просто «взять на понт»:

«А ну-ка, красавица, дай из твоего ведерка зачерпнуть водички на пробу. Сейчас в лаборатории ее проверят на соответствие требованиям к химсоставу!»

Разумеется, никакого анализа моющего раствора и определения концентрации в нем «Доместоса» можно не проводить. Достаточно просто будет продемонстрировать девушке, что ее работа контролируется.

(Кстати, тема «Доместоса» уже рассматривалась нами в статье «Еще два правила  управления запасами: оптимизация затрат на запасы - 2» Там, напомним, речь шла о системах пополнения запасов.)

Прием 2.Правильный выбор закупаемых и используемых ресурсов

Конечно, при закупке ресурсов очень хочется приобретать ресурсы по минимальной цене. Но при этом не надо забывать, что кроме стоимостных характеристик у всякого ресурса есть и потребительские (качественные) характеристики. А потому выбор ресурсов надо осуществлять на основе сопоставления двух указанных групп характеристик  - стоимостных и потребительских. В основе этого сопоставления лежит хорошо знакомое Вам соотношение «Цена / Качество».

Например, в санузлах кафе и ресторанов, а также в «продвинутых сортирах» производственных компаний используется жидкое мыло. При этом, в большинстве случаев, люди, которые осуществляют его закупку, не особо вдаются в качественные характеристики этого ресурса - «Мыло - оно и есть мыло!»  Вот и закупают его, глядя, исключительно, на цену. А между тем, на уровень потребления  данного ресурса (а, значит, и на затраты на данный ресурс) очень сильно влияет такая его характеристика, как вязкость.

Стандартной литровой емкости дозатора, если ее заполнить «очень жидким» жидким мылом, хватит на мытье рук у 200 человек. А если залить жидкое мыло с вязкостью  в два раза большей, то удастся обслужить уже 400 человек. Да, «более густое» жидкое мыло будет стоить на 25 % дороже. Но за счет куда меньшего потребления, себестоимость одной «человеко-помывки» будет существенно ниже.

(Например, «очень жидкое» мыло мы покупаем за 100 рублей литр. В этом случае, помывка «одной пары рук» будет стоить 100 рублей / 200 человек = 50 коп.

А литр «более густого» встанет нам в 125 рублей, т.е. одну «пару  рук» мы будем мыть за 125 рублей / 400 человек = 31 коп.)

Еще пример - мешки для мусора. Купим  сверхдешевые пакеты. Но при этом они окажутся «тоньше тонкого». И  чтобы  в процессе использования они не рвались, придется сразу использовать два мешка: один вставляя в другой. Ну и что толку, что купили мы эти мешки на 30 % дешевле «нормальных» мешков, если по сравнению с «нормальными» у этих расход будет в два раза выше.

Надо сказать, что нет недостатка в данных о результатах различных тестов и исследований по определению эффективности различных видов расходных материалов. Так что без особых проблем можно отыскать в INTERNET информацию о том, например, что себестоимость мытья одной тарелки «Досей» составляет 4 копейки, а «Пчелка» эту задачу решит за 7 копеек. К тому же, выполнение данных «лабораторных исследовательских работ» не требует особых навыков и специального оборудования, так что вы вполне можете провести их сами.

Еще один вариант оптимизации закупаемых и используемых ресурсов - это повышение степени их унификации за счет использования универсальных видов ресурсов. Например, использование универсальных моющих средств, которые могут быть использованы для очистки самых разных поверхностей. Какой эффект можно получить от этого? Сокращается номенклатура используемых ресурсов, и управлять пополнением запасов расходных материалов становится проще. 

Прием 3. Использование сопряженных с потребляемыми ресурсами технических средств

Что такое «сопряженное техническое средство»?

Это любое техническое устройство, которое используется вместе с потребляемым расходным материалом и которое призвано, в первую очередь, «облегчить жизнь» потребителя «расходника».

Например, таким сопряженным техническим средством является держатель, в который устанавливается рулон туалетной бумаги.

Но у этих технических устройств, кроме задачи обеспечения удобства пользователей, есть еще и одна задача - оптимизировать расход ресурсов.

Например, дозатор, установленный в туалетной комнате, настроен таким образом, чтобы «выдать» потребителю (за одно нажатие) 1,5 миллилитра жидкого мыла, достаточного для мытья  рук. Конечно, ничто не мешает пользователю нажать и два, и три раза, но в целом расход получается меньше, как если бы, например, пользователи лили средство себе на руки из флакона.

И, кстати, дозатор является довольно  показательным примером того, как для одного и того же, по сути, ресурса, в одном случае используется продвинутое техническое средство, а в другом случае, легкомысленно обходятся без него. Дозатор - совершенно обычная вещь для  подачи жидкого мыла в туалетных комнатах. А вот на мойке посуды, где дозатор следовало бы использовать для подачи моющего средства, его встретишь довольно редко. И что получается? Стоит перед посудомойкой гора посуды хоть из 20 тарелок, хоть из 50, но нальет на губку она всегда одинаково щедро.

Особенность рассматриваемого приема снижения затрат на расходные материалы такова, что данный способ тесно связан с приемом, представленным выше - правильным выбором ресурсов. Дело в том, что, очень часто, выбранный вид ресурса требует одновременного использования с ним и соответствующего сопряженного технического устройства.

Очень показательным является, в частности, пример с туалетной бумагой. Если выбор сделан в пользу большого, т.н. «профессионального» рулона в 200 метров, а не обычного маленького рулона, то совместно с этим большим рулоном необходимо применить диспенсер - специальное устройство для размещения и подачи бумаги. Таким образом, в этом случае совместно работают два приема: с одной стороны, выбран правильный вид ресурса, с другой стороны, для этого ресурса используется специальное техническое средство. Результат от одновременного применения двух приемов получается впечатляющий.

Во-первых, экономится время работы обслуживающего персонала, поскольку замену рулонов необходимо производить в несколько раз реже.

Во-вторых,  сокращается расход собственно бумаги. «Работают» на эту экономию сразу несколько факторов:

• Большой рулон не унести домой обслуживающему персоналу (под пальто или в сумочку его не спрячешь);
• Трудно будет и посетителям «отмотать» от большого рулона (такова особенность работы диспенсера), в случае же с маленьким рулоном это делается элементарно. (Сотрудница компании «Триал-Маркет» Вера Большакова, которая собственно и представляла доклад на выставке, изучая историю вопроса «прошерстила», в том числе, и зарубежные сайты. На одном из американских сайтов для домохозяек был найден следующий простой совет одной домохозяйки своим коллегам: «Всегда, посещая «фаст-фуды», имейте в своей сумочке пару гильз, остающихся от использованной туалетной бумаге. Закрывшись в туалетной кабинке, вы с имеющегося там рулона перематываете бумагу на свою гильзу. Сильно жадничать не надо, старайтесь с каждого рулона сматывать не более половины. Таким образом, вы сэкономите на покупке бумаги, и при этом никто не уличит вас в воровстве, поскольку все кабинки после вашего ухода, как и до прихода, будут экипированы бумагой». А мы то думали, что слабость к «бесплатному» питают только соотечественники.);
• При вскрытии упаковки (обертки), всегда, вместе с упаковкой, теряется и какое-то количество самой бумаги. При использовании больших рулонов упаковка вскрывается реже, а потому и потери меньше;
• Когда от маленького рулона остается 30 % и меньше, то уборщица, как правило, меняет его на новый. Этот «огрызок» она или выбрасывает, или признает «экономией» и несет домой. Большой же рулон вырабатывается до «нуля».

Прием 4. Правильный выбор поставщиков

Довольно распространенная ситуация: у одних поставщиков интереснее цены на одни виды ресурсов, у других поставщиков - на другие виды ресурсов.  В результате, 70-90 % всей заготовляемой номенклатуры ресурсов приобретается у 1-2-х поставщиков, а оставшаяся часть номенклатуры - у 2-х, 3-х и более поставщиков.

Проще говоря, почти все свои «расходники» компания покупает у одного поставщика. А вот бумажные полотенца - у второго поставщика, жидкое мыло - у третьего. Почему? А там на 2-3 % дешевле.

К чему приводит такая «оптимизация»? Только к головной боли, неоправданным потерям времени и сил, излишним затратам. Ведь количество закупочных операций увеличивается, а потому возрастает нагрузка на сотрудников, осуществляющих закупку. Страдают и бухгалтера: увеличивается количество первичных документов и количество операций, которые надо отразить в учете. А если еще транспортировку заготовляемых ресурсов мы берем на себя, то вообще ужас: ради четырех коробок с туалетной бумагой проедем пол-Москвы и полдня простоим в «пробках».

Не призрачной ли получается экономия?

Да и фактор рисков надо принимать во внимание. Если мы работаем с одним проверенным (пусть и не самым «дешевым»)  поставщиком, и у нас хватает времени, чтобы  должным образом контролировать его работу, то наши риски минимальны. Так надо ли распыляться на полдюжину поставщиков и увеличивать свои риски?

Прием 5. Использование  «принципа существенности»

Собственно, данный прием следует рассматривать, скорее, не как самостоятельный инструмент по снижению затрат на расходные материалы, а как вспомогательный инструмент, призванный помочь в использовании рассмотренных выше приемов.

Суть этого приема предельно проста: из всего обилия расходных материалов следует выделить те их виды, затраты на которые являются наиболее существенными. Для практического использования этого приема очень хорошо подходят так называемые «числа Парето». Вам необходимо проделать следующее:

• Заполните табличку с тремя колонками - «Порядковый номер», «Наименование ресурса (вида расходного материала)», «Затраты на данные ресурс за период (месяц)»
• Расположите виды ресурсов в таблице по мере убывания затрат на них (вверху таблицы - виды ресурсов с максимальными затратами, внизу - с минимальными)

(Подробно расписывать порядок использования «чисел Парето» не будем. Полагаем, что с этим аналитическим инструментом Вы хорошо знакомы. А если все же Вам необходимо ознакомиться с ним получше, то рекомендуем посмотреть статью «Менеджер по сбыту: как объять необъятное». Задача там решается совсем иная, но назначение «чисел Парето» такое же: из большого множества объектов выделить небольшое подмножество наиболее важных объектов.)

Полученный результат, неизменно, приведет Вас к следующему выводу: на 20 % от всей номенклатуры используемых ресурсов (это будут те ресурсы, которые представлены в верхней части таблицы) приходится порядка 80 % от всех затрат на расходные материалы.

(Полученное в Вашем конкретном случае соотношение может быть несколько другим.  Например, на 15 % номенклатуры придется 85 % всех затрат. Или на 30 % номенклатуры придется 70 % всех затрат. Но в целом тенденция будет такой же: на незначительную часть от всего перечня используемых Вами ресурсов придется большая часть общих затрат.)

Что далее с результатами данного анализа? А все довольно просто. Этим видам ресурсов, попавшим в указанные 20 %, Вы должны будете уделять в своей работе максимальное внимание, в т.ч.:

• В обязательном порядке провести нормирование потребления данных ресурсов. (Остальными видами ресурсов можно пренебречь. По крайней мере, на ближайшее время.) И постараться провести их нормирование особенно тщательно и максимально быстро;
• Обязательно осуществлять постоянный контроль соблюдения этих норм сотрудниками;
• Особенно внимательно подойти к выбору видов (марок, производителей) данных ресурсов и их поставщиков;
• Постараться использовать при потреблении этих ресурсов специальные «продвинутые» технические средства.

Резюме:

1. Еще раз отдадим должное компании «Триал-Маркет» за нестандартный ход в части повышения ценности оказываемых услуг. И поблагодарим сотрудников этой компании за представленный доклад, в результате которого и появилась данная статья.
2. Внимательное отношение к расходным материалам только на первый взгляд является «экономией на спичках». Каждая средняя компания может на «расходниках» экономить столько, что этого хватит на ежемесячное откомандирование нескольких сотрудников на Мальдивы. По крайней мере, по заверению экспертов «Триал-Маркета», сократить затраты на расходные материалы на 20-25 % можно вообще без проблем.
3. Приемы оптимизации затрат на расходные материалы могут быть использованы самые разные. Часть из них является специальными, т.е. «заточенными» именно под «расходники». (Как, например, Прием 3. - «Использование сопряженных с потребляемыми ресурсами технических средств».)  Другие являются универсальными, т.е. используемыми  в отношении не только расходных материалов, но и многих других ресурсов. (Как, например, Прием 1. - «Нормирование».)
4. В случае с «расходниками» важна не только экономия затрат, как таковая. Важен и воспитательный эффект, общий благоприятный «антизатратный фон». Если сотрудники приучатся бережно относиться к «мелочевке», каковой являются  «хозтовары» и карандаши, то они так же бережно будут относиться и к основным материалам, и к оборудованию, и к энергоресурсам.

Клуб Борцов с затратами