В.Я. Полещенко,
О РЕЗУЛЬТАТАХ АНАЛИЗА ПРОГРАММНЫХ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ОСОБЕННОСТЯХ ИХ ВНЕДРЕНИЯ В ПРОМЫШЛЕННУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ.

Работы по обзору  современных систем автоматизации документационного обеспечения управления для автоматизации документооборота государственных органов проводились УП "Центр специализированных компьютерных систем" БГУ  совместно с Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации Белкомархива.

Для детального анализа  выбирались  системы, созданные компаниями  России  и Республики Беларусь.

В целях выбора систем, созданных компаниями Республики Беларусь, было проведено анкетирование министерств, ведомств и других организаций на предмет использования и разработки АСДОУ.  Были выбраны системы, которые работают в одном или нескольких министерствах и ведомствах Республики Беларусь.

Из систем, предоставленных на рынке России, программные продукты выбирались по следующим  критериям:
- компания разработчик имеет своих представителей в Республике Беларусь;
- технология работы АСДОУ обеспечивает три основных составляющих технологического процесса: документирование, обеспечение документооборота, архивное хранение;
- наличие установленных и используемых экземпляров АСДОУ на территории Республики Беларусь.

В результате проведенной работы   детально рассмотрены следующие системы:
- система "ДЕЛО" ООО "Электронные Офисные Системы" (Россия,  Москва);
- система "LanDocs" ЗАО "ЛАНИТ" (Россия, Москва);
- система "DWARF" Центр информационных технологий БГУИР (Республика Беларусь, Минск);
- система "ISIDA DMS" компания "Исида-Информатика" (Республика Беларусь, Витебск);
- система "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" компания IBA СП ЗАО "Международный деловой альянс"  (Республика Беларусь, Минск);
- система "ORCHID"  ЗАО "АлтоЛан" (Республика Беларусь, Минск).

Одним из важнейших критериев оценки системы является анализ основных функций системы и ее назначение. Необходимо было не только установить, что функция в системе имеется, но и объяснить, как именно она выполняется. Работа проводилась при непосредственном участии специалистов компаний производителей программных продуктов. Функции АСДОУ были протестированы исследователями не только на стендах компаний производителей, но и, по возможности, непосредственно у заказчиков.

Состав автоматизированных функций, по которым производилась основная оценка системы, был определен, прежде всего, из реальных задач технологического процесса электронного документооборота. При этом были учтены современные теоретические исследования в области электронного документооборота, а также опыт разработки и эксплуатации различных АСДОУ. В результате была получена интеграционная совокупность функций, которые были выстроены по степени важности от "обязательных" до "желательных". Строго говоря, для АСДОУ, претендующей на современную систему электронного документооборота, все функции являются обязательными.

Итак, состав основных функций:
- обеспечение функций отечественного делопроизводства. В том числе, регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (регистрационная карточка, типы файлов, прикрепляемые к регистрационной карточке). Изменение или добавление реквизитов регистрационной карточки.  Направление документов на исполнение вместе с поручениями по ним.  Контроль исполнения документов. Подготовка проектов документов, проведение процедур их согласования, визирования. Ведение номенклатуры дел;
- поддержка бумажного и электронного документооборота;
- система справочников (настройка на организационную структуру предприятия);
- совместная работа над документами;
- работа с взаимосвязанными документами;
- система замещения ? делегирование прав от одного работника другому;
- полнотекстовый и атрибутный поиск документов;
- формирование отчетов;
- маршрутизация документов;
- обеспечение информационной безопасности: ЭЦП и система шифрования. Наличие сертифицированных в Республике Беларусь средств ЭЦП и шифрования. Разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного обращения к документам и функциям системы. Протоколирование работы пользователей;
- способность к взаимодействию с другими приложениями;
- обмен документами по электронной почте;
- передача дел в архив и ведение архива электронных документов;
- поиск хранящихся в архиве документов по запросам пользователей;
- сканирование / распознавание;
- поточный ввод бумажных документов;
- масштабируемость;
- администрирование и настройка;
- Web-доступ к информации системы;
- построение систем распределенного документооборота (обмен  документами между АСДОУ);
- поддержка формата XML;
- специализированное хранилище документов;
- поддержка нескольких языков (бел., рус., англ. и т.д.) в реквизитах регистрационной карточки.

Основанием для оценки функциональной полноты систем были три основных составляющих технологического процесса по документированию управленческой деятельности: документирование, обеспечение документооборота, архивная обработка и хранение документов.

Документирование: подготовка проектов документов с оформлением установленных реквизитов; согласование; представление на подпись руководителя (утверждение); передача документа исполнителю (корреспонденту) по установленным правилам;

Обеспечение документооборота: регистрация; движение документов и их проектов в соответствии со структурой организации и функциональными обязанностями сотрудников; регистрация и рассылка исходящих документов внешним корреспондентам; контроль исполнения поручений к документам; списание документов в дела по номенклатуре; поиск документов; формирование сводной номенклатуры дел организации; информационно - функциональное разграничение прав пользователей;

Архивная обработка и хранение документов: обработка документов и дел, завершенных в делопроизводстве, для передачи на ведомственное архивное хранение; систематизация дел в архивном фонде; поиск дел и документов  по установленному критерию отбора, информационно - функциональное разграничение прав пользователей; формирование выходных документов в соответствии с Положением о Национальном архивном фонде.

Заключение по Анализу

Заключение по качеству и функциональной полноте каждой из систем давалось  по темам (рубрикам) анализа в следующей последовательности:
- назначение системы;
- основные функции системы;
- технические характеристики;
- планы развития системы;
- информация о компании, разработавшей АСДОУ;
- опыт внедрения системы;
- сертификаты и лицензии;
- партнеры компании;
- порядок формирования стоимости программного продукта (ценовая политика компании);
- комплект документации на программный продукт.

Назначение системы

В данной  теме мы рассматривали один или несколько программных продуктов одного производителя для автоматизации функций в исследуемой предметной области.  Например, система автоматизации делопроизводства и контроля исполнения,  архивного дела, электронного архивного хранилища и т.д.

Конечно, основным назначением каждой из рассмотренных систем является автоматизация документационного обеспечения управления. Однако если рассматривать продукты одного производителя с точки зрения обеспечения автоматизации единого технологического процесса, включая все три составляющих, то в системах мы  увидели существенные отличия.  Если система, например, построена по модульному принципу, то не  установив все модули, вы не получите все  имеющиеся в системе функции. Некоторые производители  предлагают несколько самостоятельных программных систем для обеспечения технологического процесса, при этом они могут быть интегрированы между собой, а могут  работать как совершенно самостоятельные системы. Например, систему автоматизации делопроизводства поддерживает одна система,  а архивную обработку и архивное хранение документов другая самостоятельная система.

Система "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ" и подсистема "АРХИВНОЕ ДЕЛО"   представляют собой единую программную систему, обеспечивающую автоматизацию технологического процесса всего жизненного цикла документов.

Программные продукты LanDocs реализуют два решения ? ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и АРХИВ, они имеют модульную структуру и являются самостоятельными отдельными решениями. В совокупности продукты LanDocs могут обеспечить автоматизацию   составляющих технологического процесса  жизненного цикла документов.

Система управления документами DWARF может быть использована для обеспечения автоматизации двух этапов технологического процесса - документирования и обеспечения документооборота.

Семейство программных продуктов ISIDA состоит из двух частей ISIDA DMS SE (делопроизводство) и ISIDA Doc (архивное хранение). Каждая часть представляет собой набор комплексов информационных услуг, которые в совокупности обеспечивают автоматизацию технологического процесса всего жизненного цикла документов.

Приложение "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" относится к классу программ, разработанных на базе Lotus Domino/Notes. Отличительной особенностью  АСДОУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО является наличие двух программных компонент:  "Делопроизводство и контроль исполнения" и "Учет кадров". Приложение "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" может быть использовано для обеспечения технологического процесса документирования и  документооборота.

Система делопроизводства "ORCHID" также разработана на основе программного продукта Lotus Notes, имеет модульную структуру и может быть использована для обеспечения технологического процесса документирования и  документооборота.

Основные функции системы

Функции системы "ДЕЛО". Основным объектом системы является регистрационно-контрольная карточка, к которой прикрепляются документы в виде файлов, состав полей карточки может быть расширен  пользователем за счет дополнительных реквизитов. 

Интеграция системы "ДЕЛО" с Microsoft Office позволяет  использовать шаблоны документов и стандартные функции отображения исправлений документа  при подготовке и согласовании проектов документов. Обеспечивается автоматическая регистрация (с присвоением номера, даты и иных реквизитов)  документов, созданных с использованием шаблона из файловой системы компьютера в систему "ДЕЛО". Имеется возможность отслеживания движения оригинала бумажного документа и количества его копий в системе, а также возможность вывода на печать реестра передачи бумажных документов под роспись.

В системе "ДЕЛО" используются средства ЭЦП и шифрования. На территории Республики Беларусь система "ДЕЛО" интегрирована со средствами ЭЦП и шифрования, разработанными компанией АВЕСТ (Минск) и сертифицированными в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Функции по передаче дел в архив и ведение архива электронных документов обеспечиваются подсистемой "АРХИВНОЕ ДЕЛО".  В подсистеме имеется возможность проведения обработки документов, сформированных в делопроизводстве подразделения (отдела, управления), для передачи в архив учреждения. Подсистема поддерживает функции и правила работы архива учреждения по хранению и использованию документов в соответствии с основными правилами работы архивов.  Функции по поиску хранящихся в архиве документов по запросам пользователей, дополнены возможностью проведения экспертизы ценности документов.

Функции системы LanDocs. Основным объектом системы LanDocs   является совокупность четырех  составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу) и электронной цифровой подписи на документе и действиях по документу.

Наличие в регистрационной карточке специализированных разделов позволяет обеспечить учет наличия и движения бумажных экземпляров документа.

В Республике Беларусь система LanDocs интегрирована с криптоядрами AS_SIGN.DLL и En_TMS5000_SIGN (аппаратно-программное СКЗИ "CryptoKey2001") компании ООО "Энигма", имеющими сертификат Государственного центра безопасности информации (ГЦБИ) при Президенте Республики Беларусь.

Система LanDocs: АРХИВ поддерживает функции по обработке и хранению документов архиве организации и в государственном архивном учреждении с учетом требований нормативных документов.

Функции системы DWARF.  Документ в системе  DWARF ? информационный объект, состоящий из арибутивной части - регистрационной карточки, и содержательной, представленной в виде ориентированного графа, вершинами которого являются файлы приложений Windows, а дугами ? связи между этими файлами.

Отличительной особенностью системы DWARF является графическая маршрутизация системы документооборота. Каждый маршрут имеет уникальный номер в рамках документооборота.

Особенность системы является также возможность проектирования регистрационной карточки и документа с помощью специального инструментального средства ? дизайнера документов.  

Графическая маршрутизация документооборота и дизайнер документов является безусловным преимуществом данной системы. Однако, при настройке системы на условия конкретной организации с использованием богатых возможностей дизайнера документов и построением сложных графических маршрутов необходимо участие квалифицированных специалистов, причем компетентных не только в области информационных технологий, но и в предметной области (документоведов). 

В системе имеется возможность передавать документы, сформированные в дела согласно номенклатуре, в электронное хранилище.   Электронное хранилище не является архивом и не поддерживает функций архива организации. Но его наличие является положительной характеристикой системы DWARF. 

Функции системы ISIDA DMS. Информационных объектов в системе ISIDA два: документ и карточка. Вместо "прикрепления" файлов к карточке используется иной механизм: карточка получает ссылку на специализированный объект ? электронный документ. Такой электронный документ может содержать в себе файлы любых форматов, а также реквизиты и электронные цифровые подписи. 

В системе ISIDA обеспечена интеграция с сертифицированными решениями компаний "Авест" (Республика Беларусь) и КриптоПро (Россия).

Отличительной особенностью системы является наличие возможности коллективного ведения электронной номенклатуры дел (ЭНД) на уровне подразделений и сводной ЭНД на уровне предприятия, ее согласование и утверждение в электронном виде. 

В системе разработан специальный формат электронного документа, построенный в соответствии с законодательством. На основе этого формата организованы все основные функции обработки и хранения электронных документов.

Функции системы "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО". Информационным объектом системы "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" является документ. Для каждого типа документа, проходящего регистрацию, создается собственная регистрационная карточка. 

Отличительной особенность системы является возможность организовать обмен документами и синхронизацию справочников между локальными системами "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" территориально удаленных структур стандартными средствами Notes, либо путем репликаций баз данных через почтовые базы системы. Пользователь (системный администратор) с помощью стандартных механизмов Lot (Designer) может легко менять настройки приложений, в том числе и реквизиты регистрационной карточки. 

Положительной характеристикой  системы является наличие фоновой программы, которая проверяет состояние всех документов, находящихся на исполнении. 

Функции системы "ORCHID". Информационным объектом системы "ORCHID" является документ. Для каждого типа документа, проходящего регистрацию, создается собственная регистрационная карточка. 

Особенностью системы "ORCHID", созданной на платформе Lotus Domino/Notes, можно выделить функцию по созданию вложенных в регистрационную карточку резолюций в виде документов (поручений), вложенность поручений не ограничена. Каждое поручение формируется как отдельный подчиненный (дочерний) документ, и подсоединяется к основному документу.  В системе осуществляется мониторинг контроля исполнительской дисциплины с автоматическим формированием "Сигнальных листков" о сроках исполнения документов. 

Технические характеристики  

В Анализе указаны требования к серверной и клиентской части для всех программных систем. Технический уровень всех систем соответствует мировому уровню ИТ-индустрии.

Планы развития системы. Информация о компании, разработавшей АСДОУ. Опыт внедрения системы.

Учитывая постоянный прогресс в области информационных технологий, планы развития выбранных для анализа систем, являются важным критерием оценки.

Планы развития систем, как правило, неразрывно связаны с планами развития компании-разработчика, ее финансовым состоянием, квалификацией сотрудников, создающих программный продукт и другими факторами, влияющими на конкурентоспособность. Потенциал компании заключается не только в том, чтобы создать качественный программный продукт, но и продуманно его продвигать на рынке, осуществлять планомерную поддержку, выбрать политику справедливого ценообразования.

Несомненный потенциал для развития системы "ДЕЛО" имеется у компании "Электронные Офисные Системы". Это подтверждает тот факт, что программы "ДЕЛО",  "АРХИВНОЕ ДЕЛО" и "Электронное хранилище документов" являются основными продуктами компании. Развитие системы осуществляется путем включения новых и совершенствования имеющихся функций, создания новых подсистем и опций, интеграции с наиболее успешными решениями отечественных и зарубежных производителей программных и аппаратных средств.

Имеется потенциал развития системы LanDocs у ЗАО "ЛАНИТ". В течение 2005 года компания планирует разработать специальное рабочее место руководителя, развивать интернет-клиента, совершенствовать функции по работе в территориально-распределенной среде, разработать типовые (коробочные) решения. 

Центр информационных технологий   Белорусского государственного университета информатики и радиоэлектроники планирует дальнейшее развитие программных модулей системы DWARF, встраивание сертифицированных средств ЦП.

Четко обозначены планы функционально-технологического развития и технического развития системы ISIDA DMS, разработанной компанией "Исида-Информатика". За 10 лет компанией создана и проверена на практике комплексная инфраструктура развития и сопровождения системы в Республике Беларусь и в Российской Федерации. Внедрение и техническая поддержка системы находятся в ведении специальных групп, отвечающих за обслуживание заказчиков. 

Хороший потенциал для развития системы ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО имеется у компании IBA СП ЗАО "Международный деловой альянс". Численность компании составляет около 1000 человек, при этом 80% сотрудников заняты в области разработки программного обеспечения. В развитии системы основной упор делается на создание программного обеспечения для обеспечения полноценного электронного документооборота.  Сотрудники компании обладают большим опытом внедрения и сопровождения системы у заказчика. В Республике Беларусь система внедрена более чем у 40 заказчиков.

ЗАО "АлтоЛан" проектирует систему работы с архивом, просматривает возможности создания более гибкой и настраиваемой пользователем системы генерации отчетов, опирающейся на возможности совместной работы системы Lotus Notes и пакета "Microsoft Office".

Сертификаты и лицензии. Партнеры компании

При внедрении АСДОУ в регионах Республики Беларусь, а России  - на федеральном уровне, наличие квалифицированной партнерской сети, является большим преимуществом компании-разработчика. Сертификаты и лицензии подтверждают качество программного продукта, его соответствие определенным требованиям.

"ДЕЛО" - первая система документооборота в России, получившая  государственный сертификат наивысшего качества - Сертификат качества Госстандарта России от 22 июля 1996.  РОСПАТЕНТом выдано патентное свидетельство об официальной регистрации программы для ЭВМ на систему  автоматизации делопроизводства и документооборота "ДЕЛО" (N2003610851 от 7 апреля 2003г).

С 2004 года компания "Электронные Офисные Системы" разработала новые правила сотрудничества с партнерами и определила порядок отношений с партнерами. Самым высоким статусом является  "Региональный представитель". Региональный представитель на высоком качественном уровне может провести работы по внедрению и сопровождению крупных проектов, обеспечить достаточную техническую поддержку, собственных партнеров и их заказчиков. УП "Центр специализированных компьютерных систем" БГУ получил статус регионального представителя компании "Электронные Офисные Системы".

Компанией ЗАО "ЛАНИТ" получено патентное свидетельство об официальной регистрации программы для ЭВМ, выданное РОСПАТЕНТом, на систему автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов LanDocs (N990328 от 25 мая1999г.)

ЗАО "ЛАНИТ"  назначил СП "Бевалекс" ООО Генеральным Партнером в Республике Беларусь с правом назначения Партнеров по внедрению. 

Компания "Исида-Информатика" расположена в городе Витебске (Республика Беларусь) и имеет региональное бюро в г. Минске. Деятельность на российском рынке осуществляется совместно с "Линкс ВСС Компани" (Санкт-Петербург). Компания с участием подразделений (представителей) занимается построением, внедрением и сопровождением прикладных информационных систем на основе технологии и программных продуктов семейства ISIDA.

Комплекс программ "Делопроизводство и контроль исполнения", компании IBA СП ЗАО "Международный деловой альянс" сертифицирован на соответствие ТУ и зарегистрирован в государственном реестре продукции РБ (NN 35090 и 35091) как готовое программное изделие. На начало 2004 года филиалы компании предлагают полный перечень услуг по работам с Lotus в Гомеле, Новополоцке и Могилеве.

Стоимость

Не менее значимой позицией при оценке АСДОУ является стоимость. Стоимость при сравнении различных систем  - наиболее сложный вопрос, поскольку ценовые политики компаний ? производителей различаются принципиально. Полная стоимость состоит из первоначальных и дальнейших трат. Конечная стоимость внедрения системы электронного документооборота у заказчика может очень сильно отличаться от заявленной стоимости программного обеспечения.

В полную стоимость входит:

- первоначальная стоимость;
- дополнительное программное обеспечение;
- сопровождение системы;
- прочие затраты (предварительное изучение объекта, настройка ПО, обучение пользователей системы и ее администратора и т.д.).

Поэтому стоимость продукта необходимо рассматривать не отдельно, а в совокупности тех функциональных свойств и дополнительных услуг, которые необходимы именно этой организации.  При выборе АСДОУ нужно учитывать надежность компании-поставщика и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения; возможность доработки АСДОУ в разумные сроки (с приемлемыми ценовыми условиями) под специфику организации.

Цена продукта очень часто является показателем качества продукта. Это связано с тем, что система не может стоить меньше определенной суммы, необходимой для ее разработки, производства, доставки и сопровождения. Цену имеет смысл рассматривать не отдельно, а в совокупности тех функциональных свойств и дополнительных услуг, которые необходимы заказчику.

В  исследовании приведена характеристика ценовой политики компании в отношении стоимости программного обеспечения и последующего сопровождения в течение одного года. Мы не приводили никаких данных по стоимости услуг внедрения программного обеспечения и обучения пользователей.

Стоимость пакета АСДОУ "ДЕЛО" формируется в зависимости от количества пользователей системы и используемых дополнительных модулей. Например, если заказчик приобретает программное обеспечение "ДЕЛО" на 10 рабочих мест и "АРХИВНОЕ ДЕЛО" на 3 рабочих места, то оплачивается стоимость 10 лицензий программы "ДЕЛО" и трех лицензий подсистемы "Архивное дело". В ценовой политике компании "Электронные Офисные Системы" нет разделения на серверную часть и клиентские места. Физически инсталляция серверной части программного обеспечения производится, но покупаются только лицензии на рабочие места. В стоимость лицензий включено сопровождение системы в течение одного года.  В дальнейшем техническая поддержка и сопровождение системы производится  по желанию заказчика с оплатой 10% от стоимости  программного обеспечения один раз в год. Техническая поддержка и сопровождение включает консультации по эксплуатации программного обеспечения и обновление версий системы.

Стоимость продукта АСДОУ LanDocs завит от требуемой функциональности, количества и состава серверных компонент, количества и типа рабочих мест. Например, если заказчик приобретает программное обеспечение LanDocs ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО на 10 рабочих мест, он оплачивает серверную часть данного модуля, LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ; и лицензии на рабочие места. Дополнительные серверные компоненты и клиентские лицензии на их использование: МАРШРУТИЗАЦИЯ;  ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР и др. приобретаются лишь в случае необходимости использования их функциональных возможностей и могут приобретаться поэтапно. 

В стоимость системы входит гарантийное обслуживание в течение одного года, которое  включает: исправление ошибок, возникающих в работе системы; поставку новых версий и релизов системы LanDocs; исправления ошибок и плановые усовершенствования системы LanDocs; консультирование персонала по вопросам эксплуатации системы по телефону и электронной почте.

Постгарантийное обслуживание аналогично гарантийному и строится на договорной основе. Стоимость годового постгарантийного обслуживания составляет 20% от стоимости программного обеспечения системы LanDocs.

Стоимость системы DWARF зависит от количества рабочих мест и перечня подсистем. Стоимость 10 рабочих мест, включающих все программные модули DWARF - 1350 у.е. Предусмотрена гибкая система ценообразования, зависящая от объема поставки.

Стоимость продуктов компании "Исида-Информатика" производится по принципу результативной модульной автоматизации. Программные продукты семейства ISIDA DMS лицензируются без ограничения количества пользователей. Для каждого компонента обязательно приобретается лицензия на один сервер. При приобретении лицензии на каждый последующий сервер стоимость лицензии составляет 10% от  основного комплекта.  

Компания ЗАО "Международный деловой альянс" предлагает комплекс программ "Делопроизводство и контроль исполнения", который устанавливается на сервере Lotus Notes. Количество рабочих мест не регламентируется (не ограниченное количество рабочих мест). Это означает, что для 10, 100 и 1000 рабочих мест цена поставки останется неизменной. Стоимость коробочного решения составляет порядка 5000 $.

В стоимость программного продукта "ORCHID", компании ЗАО "АлтоЛан" входит стоимость основного пакета, годовой технической поддержки, годовой лицензии на 1-го клиента - до 25 пользователей и услуги по настройке и сопровождению. Так как внедрением системы занимаются только специалисты компании, ее стоимость рассматривается только в комплексе с предоставляемыми услугами.

Комплект документации на программный продукт 

Документация к программной системе, также как и другие факторы, является  показателем качества системы. 

Комплект документации  АСДОУ "ДЕЛО" включает в себя: введение (приводятся сведения о назначение системы, области применения системы, ограничениях на применение, минимальной конфигурации программных и технических средств); руководство пользователя;  руководство администратора; руководство прикладного программиста; руководство системного  технолога. На все дополнительные компоненты системы имеется комплект документации.

Комплект документации  АСДОУ LanDocs включает набор руководств пользователя основных модулей системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и системы LanDocs: АРХИВ, а также набор руководств администратора: LanDocs: АДМИНИСТРАТОР, LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ, LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ, LanDocs: XML ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА.

Комплект документации  АСДОУ  DWARF включает в себя: руководство по установке системы; руководство администратора системы; руководство пользователя документооборота; руководство пользователя ИПС; руководство разработчика; система управления документами DWARF 5.0. Быстрый старт; подсистема администратор  документооборота; руководство пользователя по подсистемам "Делопроизводство", "Кадры" и др.

На компоненты семейства программных продуктов ISIDA DMS SE имеются различные проектно-технологические, эксплуатационные и обзорные документы. При этом руководства пользователей и администраторов  различных категорий разрабатываются для каждого конкретного заказчика с учетом специфики проекта на основе типовых документов.

Комплект документации  АСДОУ "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" включает в себя: руководство пользователя "Делопроизводство и контроль исполнения"; руководство пользователя "Учет кадров"; методика работы с клиентом LOTUS NOTES R5; формуляр. Дополнительные материалы по запросу пользователей Заказчика.

Комплект документации  АСДОУ "ORCHID" включает в себя: краткую инструкцию; руководство администратора; руководство пользователя; руководство системного программиста; руководство оператора; описание применения; диаграмма исполнения документов; клиент Lotus Notes; почта Lotus Notes; инструкция по установке удаленного клиента.

Перечисление документации каждого производителя, показывает, что  подходы к описанию эксплуатационных документов программного обеспечения  у всех производителей отличаются. Остается за рамками данного исследования  также и качество подготовки документов. Может ли пользователь, пользуясь руководством к программной системе, самостоятельно изучить (реализовать) функцию в программе?  Тем не менее, на основании приведенных перечней документации,   можно предположить, какие программные продукты  могут эксплуатироваться в организации при минимальной поддержке разработчика, а какие предполагают непосредственное участие при внедрении и эксплуатации специалистов компании разработчика.

Особенности внедрения программных систем в промышленную эксплуатацию

Для успешного внедрения готового программного продукта компанией партнером или силами непосредственно заказчика необходимы три основных фактора:

- Наличие качественной программной системы.
- Наличие квалифицированных специалистов в предметной области знающих программный продукт и способных  совместно с сотрудниками организации-заказчика решить все организационные вопросы внедрения.
- Наличие технических средств  и сетевых коммуникаций.

Наличие качественной программной системы (СЭД)

Почему необходимо наличие качественной программной системы и что значит качественная система?

Качество системы напрямую связано с качеством сопровождающего ее комплекта  документации.  В документах должно быть описание технологии работы системы, правила настройки системы под условия конкретного заказчика,  руководство администратора системы, руководство прикладного программиста.  И, конечно, самым важным документом является руководство пользователя системы.

В процессе работы по анализу систем,  нам приходилось работать в первую очередь с документацией к программному продукту.  Во многих случаях мы пытались по руководству пользователя реализовать функцию в программе, но не всегда это можно было сделать.  Иногда по руководству пользователя вообще невозможно было понять, как реализуется функция, проще было догадаться, как это сделать. Бывает что в программе многие функции усовершенствованы, или появились дополнительные возможности, а написать новые документы к системе не хватило времени или сил. Получается, что работать с таким продуктом без участия разработчика не представляется возможным.

Можно, конечно, поспорить, что все это не обязательно напрямую связано с качеством продукта.   Но у нас есть опыт самостоятельного изучения  программной системы только по документации.  Например, программу "ДЕЛО" компании "Электронные Офисные Системы" мы четыре года назад записали из интернет-сайта вместе с электронным комплектом документации. Изучили, настроили на структуру и технологию работы с документами заказчика, обучили работе с системой основных пользователей и только после этого познакомились с компанией-разработчиком системы. Этим заказчиком был Фонд социальной защиты населения. С тех пор прошло много времени, за этот период мы несколько раз обновляли версии системы, расширили область ее применения, но ни разу не  сталкивались с ошибками программного обеспечения. У нас появились другие заказчики, среди них есть промышленные предприятия, проектные институты и другие организации, с нетипичным для управленческого документооборота составом документов. Однако все требования наших заказчиков по расширению функций системы мы удовлетворяли, используя только технологические настройки, не прибегая к услугам программистов.

Наличие квалифицированных специалистов в предметной области

Мы считаем, что это обязательное условие для успешного внедрения.  Дело в том что, приобретая качественный программный продукт, вы не решаете проблему автоматизации. Проблемы только начинаются.

Технология работы с документами нигде в нормативных документах прямо не прописана, однако каждый этап продвижения документа в организации строго формализован и подчинен внутренним правилам и инструкциям.  В бумажном документообороте некоторые операции не выполняются, или сотрудники изобретают способы выполнения своих функций в общей системе документооборота различными иногда оригинальными способами. 

При внедрении автоматизированной технологии, необходимо формализовать технологию работы с документами в системе, определить степень автоматизации каждого этапа внедрения. Не всегда  это встречает понимание и поддержку всех участников процесса.

В настоящее время Президент и Правительство уделяют большое внимание документационному обеспечению управления в государственных структурах: строго контролируется исполнительская дисциплина; принимаются меры по снижению количества обращаемых документов.  В этих условиях,  внедряя автоматизированную систему, необходимо учитывать требования нормативных и правовых актов в данной предметной области, обеспечить выполнение ведомственных инструкций и правил,  одновременно обеспечить выполнение функциональных обязанностей в системе каждым  сотрудником, участвующим в процессе обработки документов.

Казалось бы, все понятно, ничего сложного, но на деле все бывает намного сложнее. Действительно, организационные вопросы,  это дело заказчика. Руководитель службы ДОУ решает, кто и что делает, а компания, которая обеспечивает установку и настройку ПО, только реализует в программе его решения.  При детальном рассмотрении всех технологических действий над документами,  выясняется, что далеко не все операции  сотрудники хотят  автоматизировать.  Приходится  указывать на соответствующие пункты в нормативных документах, и разъяснять, как и почему это необходимо делать.

Очень хорошо, если внедряемый программный продукт, при этом, обеспечивает "правильную" технологию.  Хуже если в программе возникают различные ошибки и сбои и в ответственный период внедрения приходится с  одной стороны убеждать пользователей, что работать с программой хорошо и удобно, а с другой ? нести ответственность за ошибки и сбои.

Технические средства и сетевые коммуникации

Несколько слов хочется сказать еще о техническом оснащении организаций.

Автоматизация документооборота, как правило, рассматривается в совокупности наличия технических средств (компьютеров, принтеров, сканеров серверов и др.), прикладного программного обеспечения, сетевых коммуникаций.  

Мы считали, что если руководство и сотрудники организации приняли решение о переходе на автоматизированную технологию работы с документами, то технические средства для этого, как правило, уже имеются.   Но они не всегда могут обеспечить работу в сетевом режиме. Это тоже является большой проблемой внедрения. В некоторых случаях приходится доказывать, что дело не в программном обеспечении, а в пропускной способности локальной сети. 

Сроки внедрения

Разработка технологических формализованных схем движения документов и подготовка системных справочников, как правило, производится от одной недели до одного месяца. 

Технологическая настройка непосредственно системы, внесение справочников, распределение прав пользователей в системе  от нескольких часов до нескольких дней. 

Основное количество времени тратиться на обучение пользователей.   В зависимости от готовности и желания пользователя научиться работать в системе ему необходимо от 6 до 18 часов обучения на реальных документах, при этом обучать больше чем 2-3 часа в день не целесообразно.

Примечание: В разделе приведены сроки внедрения программы "ДЕЛО".

Заключение

В заключение хотелось бы отметить, что все проблемы внедрения  можно преодолеть, если нет претензий к программной системе в период внедрения ее в промышленную эксплуатацию. 

В настоящее время мы работаем с программой "ДЕЛО", начата подготовка группы специалистов для работы у заказчиков с программой  СП ЗАО "Международный деловой альянс".

Мы можем оказывать услуги по внедрению всех, представленных  на данной конференции программных продуктов, если компании-разработчики готовы будут готовы к такому сотрудничеству.

Директор УП "Центр специализированных  компьютерных систем" Белорусского государственного университета В.Я. Полещенко

Минск, 10 марта 2005 г.

Источник: http://eos.ru/eos/133487

С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин alldoo@tut.by

Сайт рассылки http://alldoo.at.tut.by