Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

InternetSoft

Подписаться Бесплатная новостная рассылка Подписчиков 600 RSS
←   Декабрь 2007   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
11.12.2007
10:00:01
16:29:12
12
13
13.12.2007
10:19:13
20:20:38
14
15
16
17
17.12.2007
12:36:43
19:00:59
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://internetsoft.16mb.com/
Открыта: 31-03-2004

Автор
SkobaSoft

Статистика

600 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

InetSoft - обзоры интернет-софта: Outlook 2007 - возможности для офиса


________InternetSoft________
 статьи :: анонсы :: новости

***

Сотовый БЕСПЛАТНО! Сотовый телефон Nokia N95 БЕСПЛАТНО!
Внимание!
Новинка 2007 года от NOKIA абсолютно бесплатно!
Уникальный телефон Nokia N95 c видеокамерой и GPS!
Получи его первым совершенно бесплатно!
Акция только началась!
Поторопись!
Подробнее...

***

Outlook 2007: возможности для офиса

Олег Спиридонов
 КомпьютерПресс 2-2007

Outlook является самым «офисным» из всех приложений Microsoft Office. Даже его простейшие функции позволяют решать целый ряд разнообразных офисных задач, в целом же его возможности практически неисчерпаемы. Но отнюдь не все пользователи и далеко не всегда используют их в полной мере. Рядовые служащие при работе с Microsoft Outlook чаще всего выполняют следующие действия:

  • имеют дело с электронной почтой: создают, отправляют, получают и печатают сообщения, работают с почтовыми папками, подписывают сообщения, устанавливают правила обработки сообщений;
  • планируют свое рабочее время: создают записи о встречах и событиях в календаре, настраивают оповещения, просматривают календарь;
  • ведут контакты: добавляют и просматривают записи;
  • работают с задачами: создают задачи и отслеживают их выполнение;
  • пользуются заметками: создают, редактируют, оформляют и удаляют их.

По сравнению с другими основными приложениями Microsoft Office 2007, внешне Outlook 2007 менее всего отличается от своих предыдущих версий. Однако в нем появились и новые возможности, и новые команды, и… новые проблемы.

Рассмотрим возможности Outlook для решения типичных офисных задач на примере второй бета-версии Microsoft Office Outlook 2007. По заявлению разработчика, она содержит всю функциональность обычного выпуска, однако не является окончательным продуктом.

Общие вопросы работы

Установка и совместимость

Установка Outlook в рамках пакета Microsoft Office 2007 не вызывает никаких затруднений. О системных требованиях Microsoft Office 2007 подробно рассказывается в статье «Новый Word грядет», опубликованной в КомпьютерПресс № 10’2006.

При установке Microsoft Office 2007 в порядке обновления версии Microsoft Office 2003 сохраняются и будут доступны все пользовательские шаблоны и настройки, переписка, контакты, записи календаря и другие элементы, а также учетные записи электронной почты.

Интерфейс

Интерфейс основного окна Microsoft Office Outlook 2007 мало чем отличается от предыдущих версий (рис. 1). В нем сохранились привычные строка меню и панели инструментов. Содержание их в целом не изменилось, хотя в некоторых меню появились новые команды.

Внешний вид окна Microsoft Office Outlook 2007 (область Mail)

Рис. 1. Внешний вид окна Microsoft Office Outlook 2007
(область Mail)

Из существенных новшеств в основном окне следует отметить панель To-Do Bar у правой его границы. Она отображается по умолчанию при работе с любой областью Outlook. Если по какой-то причине панель отсутствует, для ее отображения и настройки параметров используется подчиненное меню To-Do Bar из меню View. В данной панели отображаются ближайшая из запланированных встреч и ближайшая по установленной дате задача. При щелчке по любой области панели она разворачивается (рис. 2), при этом отображаются календарь на текущий месяц, список ближайших встреч (обычно три встречи) и имеющихся задач.

Окно Microsoft Office Outlook 2007 (область Mail) с развернутой панелью To-Do Bar

Рис. 2. Окно Microsoft Office Outlook 2007 (область Mail)
с развернутой панелью To-Do Bar

Панель To-Do Bar следует отнести к достоинствам новой версии Outlook. Для просмотра ближайшей встречи (встреч) и текущих задач теперь не нужно постоянно переключаться в соответствующие области Calendar и Tasks.

Если проанализировать изменения интерфейса Outlook по областям, то можно сделать следующие выводы.

В области Mail существенные изменения в интерфейсе отсутствуют. Как и в Outlook 2003, область чтения по умолчанию находится справа, но пользователи по традиции чаще всего располагают ее в нижней части окна.

В областях Tasks и Notes изменений в интерфейсе тоже немного. Слегка изменилось оформление области Contacts, но это непринципиально.

Наибольшие изменения претерпел интерфейс области Calendar, однако не все пользователи согласятся с утверждением, что благодаря этому работать стало удобнее. Более подробно данная область будет рассмотрена в соответствующем разделе.

Конечно же, в интерфейсе Outlook 2007 есть и главное нововведение Microsoft Office 2007 — вкладки и ленты. Однако эти элементы появляются только при решении конкретных задач — создании сообщения, записи в календаре и т.п. Более подробно вкладки и элементы управления в них будут описаны в соответствующих разделах.

Как и в других приложениях, в Outlook 2007 контекстные меню и способы их использования практически не изменились.

В целом интерфейс следует признать весьма удобным. Для начинающего пользователя, который не работал в предыдущих версиях Microsoft Outlook, его освоение не составит труда. Для опытных пользователей переход к новому интерфейсу займет не больше двух-трех дней.

Поиск

В Outlook 2007 расширены возможности и изменен интерфейс системы поиска. Новая функция поиска заменяет как обычный поиск в предыдущих версиях Outlook, возможности которого были весьма ограниченными, так и расширенный поиск, которым мало кто пользовался ввиду его неочевидности.

Для перехода к поиску в любой области следует развернуть Query Builder. Панель поиска отображается в верхней части окна (рис. 3).

Панель поиска

Рис. 3. Панель поиска

Панель поиска имеет типовой набор полей для каждой области. Для добавления полей, по которым может производиться поиск, достаточно щелкнуть по кнопке Add criteria и выбрать название поля в предлагаемом списке. Для удаления поля из панели поиска нужно щелкнуть по названию поля и в появившемся меню выбрать команду Remove.

Поиск выполняется мгновенно. Достаточно ввести в какое-либо поле хотя бы один символ, как тут же производится отбор записей. По мере ввода других символов осуществляется новый отбор. В отобранном списке записей найденные элементы запроса выделяются желтым фоном (при желании цвет фона можно изменить).

Поиск идет в текущей области. Для поиска всех элементов из разных областей Outlook придется обратиться к расширенному поиску.

При работе с сообщениями электронной почты поиск выполняется в текущей почтовой папке. При желании можно вести поиск во всех почтовых папках.

Для возвращения к режиму обычного отображения записей недостаточно свернуть область поиска — необходимо также щелкнуть по кнопке Clear Search в поле запроса (рис. 4).

Результаты поиска в области Mail

Рис. 4. Результаты поиска в области Mail

Следует признать функцию поиска эффективной и весьма удобной в использовании.

Категории

В предыдущих версиях категории применялись для причисления любых элементов Outlook (сообщения, записи календаря, заметки и др.) к определенным группам (Важные контакты, Важные клиенты, Личные данные и т.п.). Названия групп были условными и в таком виде мало кем использовались. Кроме того, в предыдущих версиях для некоторых элементов было предусмотрено изменение цвета. Например, для записей календаря можно было установить цветную метку: Важно — красный цвет, Служебное — синий цвет и т.п. Для заметок предлагался на выбор один из пяти цветов.

В новой версии возможности назначения категорий и цветовых выделений элементов объединены. При этом категории стали безымянными, а точнее по умолчанию стали называться только по присущему им цвету (Blue Category, Red Category и т.д.). Категорию (или несколько), а следовательно, и цвет можно назначить для любого элемента Outlook. Для присвоения категории надо щелкнуть по кнопке Categorize в панели Standard и в списке выбрать желаемый цвет. Категорию можно применять в качестве критерия для поиска элементов и/или сортировки и группировки.

В результате теперь работать с категориями стало намного удобнее.

При желании категориям можно присвоить содержательные названия. Кроме того, можно создавать новые категории самостоятельно. Для этого надо щелкнуть по кнопке Categorize в панели Standard и выбрать All Categories. В окне Color Categories (рис. 5) для изменения названия категории следует нажать кнопку Rename и в списке Name изменить имя. Для создания новой категории следует нажать кнопку New, в окне Add New Category ввести название создаваемой категории и выбрать ее цвет.

Создание новой категории

Рис. 5. Создание новой категории

Работа с электронной почтой

Работа с сообщениями в области Mail не претерпела существенных изменений. Отправка и получение сообщений, просмотр списка сообщений, его группировка и сортировка, работа с почтовыми папками, переход к созданию ответа или пересылки сообщения — все это унаследовано от предыдущих версий Microsoft Outlook.

Нововведения коснулись трех основных моментов: работы в окнах сообщений, настройки учетной записи электронной почты и предварительного просмотра вложенных файлов.

Работа в окнах сообщений

Изменен внешний вид окна как при создании нового сообщения (рис. 6), так и при просмотре поступившего (рис. 7).

Окно нового сообщения

Рис. 6. Окно нового сообщения

Данные окна оформлены в стиле Microsoft Office 2007, то есть содержат вкладки, на которых отображаются наиболее важные для каждой из областей элементы управления.

Окно поступившего сообщения

Рис. 7. Окно поступившего сообщения

Окно нового сообщения содержит четыре основные вкладки: Message, Insert, Options и Format Text.

Вкладка Message (см. рис. 6) содержит элементы, необходимые для создания и форматирования текста сообщения, а также для установки основных параметров сообщения. Для отображения привычного окна параметров сообщения (Message Options) можно щелкнуть по кнопке группы Options. Появилась возможность быстрой вставки в текст сообщения контактов, элементов календаря и подписи (группа Include), что весьма удобно. При этом контакты и календарь также прикрепляются к сообщению как объекты. В этой же вкладке находится кнопка для прикрепления файлов к сообщению (нет необходимости переходить во вкладку Insert, что очень удобно).

Вкладка Insert во многом напоминает такую же вкладку в Word 2007, только в несколько сокращенном варианте. Для создания деловых сообщений большинство возможностей этой вкладки, скорее всего, востребовано не будет.

Вкладка Options (рис. 8) содержит элементы для установки параметров сообщения. В частности, здесь выбирается формат текста сообщения (группа Format), устанавливается оповещение о доставке и прочтении сообщения (группа Tracking) и др. Для отображения привычного окна параметров сообщения (Message Options) можно щелкнуть по кнопке группы Tracking или More Options.

Элементы вкладки Options в окне нового сообщения

Рис. 8. Элементы вкладки Options в окне нового сообщения

Вкладка Format Text по своим возможностям и использованию частично напоминает вкладку Home в Word 2007 и предназначена для оформления текста, в том числе с применением стилей, поиска и замены текста.

Некоторое неудобство доставляет то, что сообщение можно отправить только при работе во вкладке Message. Однако, поскольку можно предположить, что пользователь в основном будет работать именно в этой вкладке, оно не столь существенно.

В окне поступившего сообщения имеется лишь одна важная для работы вкладка — Message (см. рис. 7). Вкладка Report Rendering Problem содержит один-единственный элемент — кнопку для создания сообщения для отправки по адресу: wordmail@microsoft.com о проблемах при работе с данным сообщением.

Настройка учетных записей электронной почты

Для настройки параметров учетной записи в области Mail в меню Tools следует выбрать команду Account Setting. Настройка учетных записей электронной почты и управление ими производится в окне Account Setting (рис. 9).

Настройка учетных записей электронной почты в окне Account Setting

Рис. 9. Настройка учетных записей электронной почты в окне Account Setting

Для добавления новой учетной записи во вкладке E-mail следует щелкнуть по кнопке New. В окне Add New E-mail Account (рис. 10) требуется ввести имя, адрес электронной почты, пароль и нажать кнопку Далее. Предполагается, что Outlook автоматически настроит имена серверов, порты и другие технические характеристики для входящей и исходящей почты. Однако с учетными записями POP3 этого сделать не удалось. По отзывам пользователей, эта функция работает пока только с учетными записями Exchange Server.

Добавление учетной записи электронной почты в автоматическом режиме

Рис. 10. Добавление учетной записи электронной почты в автоматическом режиме

На практике для создания новой учетной записи в окне Add New E-mail Account (см. рис. 10) можно ничего не указывать, а установить флажок Manually configure server setting и нажать кнопку Далее. В следующем окне можно произвести настройку привычным для предыдущих версий способом (рис. 11).

Добавление учетной записи электронной почты в ручном режиме

Рис. 11. Добавление учетной записи
электронной почты в ручном режиме

продолжение в следующем выпуске....

***

написать автору рассылки - softparad@mail.ru
В избранное