***

КИБЕРСАНТ-АКТИВАТОР - финальный аккорд! НОВИНКА 2007г. Последний бизнес-пакет интернет-предпринимателя с многолетним стажем и опытом работы в сфере электронной коммерции Рунета - Анатолия Белоусова. В этой книге Вы не найдете ни одного повторения из моих предыдущих пакетов (FEM, FEM-2, Киберсант-Матрица). Она написана профессионалом для профессионалов. В этой книге я расскажу все то, о чем по тем или иным причинам не мог или не хотел рассказать в своих предыдущих работах. Я расскажу Вам все те секреты , которые непосредственно приносили, приносят и будут еще очень и очень долго приносить мне тысячи долларов каждый месяц. Расскажу всё! Никаких секретов больше не останется!.. УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ >>> WWW.AKTIVATOR.BIZ

***

Полезные плагины для Microsoft Outlook

ч.1

Автор: Светлана Шляхтина
Источник: КомпьютерПресс 4-2007

Фактически Microsoft Outlook стал сегодня стандартом для организации корпоративной почты, при этом он довольно широко используется и домашними пользователями. Столь высокая его популярность не случайна — данное решение действительно очень удобно. Но как бы ни был хорош тот или иной программный продукт, всегда можно найти функции, которые неплохо было бы усовершенствовать. Так обстоит дело и с программой Outlook, для расширения функциональности которой сегодня разработано множество программ-надстроек. Основное их назначение — добавление новых возможностей и автоматизация рутинных операций.

Список плагинов к Outlook впечатляет — даже перечислить все их в одной статье невозможно. В данной публикации мы рассмотрим лишь те решения, которые интересны для широкого круга пользователей и приемлемы по цене.

Повышение эффективности работы с сообщениями

Применение шаблонов

При ведении активной переписки пользователь зачастую неоднократно вводит один и тот же текст, что отнимает немало времени и сил. Стандартные заключительные фразы письма можно оформить в качестве собственной подписи, что предусмотрено в Outlook. Но если кроме подписи приходится применять немало других стандартных фраз, то лучше предварительно подготовить нужные шаблоны. В Outlook в качестве шаблона можно использовать только ранее сохраненные в формах письма, что не очень удобно. Более эффективно формировать шаблоны с помощью дополнительных модулей, таких как Potolook (http://www.potolook.ru/files/potolook.exe; 2,13 Мбайт; персональная лицензия — 395 руб., бизнес-лицензия — 850 руб.) и Quick Templates (http://www.mapilab.com/files/quick_templates.zip; 1,7 Мбайт; 700 руб.).

Программа Potolook (рис. 1) позволяет генерировать письма по встроенным шаблонам — разным для писем в форматах text/plain и HTML. И те и другие пользователь легко настроит в соответствии со своими потребностями путем редактирования, добавления встроенных макросов и вставки JScript-скриптов, с помощью которых несложно вводить в письма динамическую информацию (дату, ф.и.о. и пр.). При желании можно связать шаблоны с конкретными папками — это удобно, если корреспонденция классифицируется по какому-либо принципу: например, при щелчке по кнопке «Создать» программа будет автоматически генерировать сообщение в нужном формате. Для всех остальных папок разумно настроить плагин на использование установленного по умолчанию шаблона или шаблона вышестоящей папки.

Рис. 1. Работа с шаблонами в программе Potolook

Надстройка Quick Templates (рис. 2) предназначена для быстрой вставки в сообщения статичных фрагментов текста, предварительно запомненных в качестве шаблонов. В шаблонах можно сохранить любой текст вместе с форматированием, что возможно даже при подготовке сообщения — достаточно выделить текст и щелкнуть на кнопке Add, появляющейся в меню Outlook или на персональной панели плагина (это касается только Outlook XP/2003 и только в случае применения в качестве редактора сообщений Microsoft Word). Редактировать шаблоны столь же просто — нужно вызвать редактор, нажав кнопку Edit, и исправить текст. Вставка шаблонов производится путем выбора нужного шаблона из меню или нажатия клавиатурной комбинации, если таковая была назначена шаблону.

Рис. 2. Добавление шаблона и его
редактирование в среде Quick Templates

Печать сообщений

Если вам приходится часто распечатывать сообщения, причем вместе с вложениями, то стоит обратить внимание на плагин Print Tools (http://www.mapilab.com/files/print_tools.zip; 2,9 Мбайт; 700 руб.), с помощью которого процесс печати может быть автоматизирован.

Данный плагин (рис. 3) обеспечивает печать входящей и исходящей корреспонденции с вложениями даже без их открытия, в автоматическом либо ручном режиме, причем настройки позволяют печатать как сообщение вместе с вложением, так и то и другое по отдельности. Не будет проблем даже с печатью ZIP- и RAR-архивов — программа самостоятельно распакует вложенные файлы перед печатью. В Outlook тоже предусмотрена возможность автоматической печати сообщений через правила, да и распечатанные при помощи Print Tools сообщения выглядят точно так же, как и при печати стандартными средствами Outlook. Однако в почтовом клиенте Microsoft для печати письма со списком вложений требуется сменить формат письма с HTML на RTF или TXT, иначе список вложений не будет отображен в заголовке письма. К тому же возможности автоматической печати корреспонденции ограничены — например нельзя задать или запретить печать конкретных типов файлов, печатать вложение отдельно от письма и т.п.

Рис. 3. Настройка автоматической печати сообщений средствами Print Tools

Автоматический анализ сообщений

Если вам приходится регулярно просматривать и анализировать большие объемы информации, например в виде сообщений из новостных или тематических рассылок, на предмет отбора лишь тех писем, которые могут представлять для вас интерес, то разумнее не просматривать все поступившие сообщения вручную, а воспользоваться специализированным бесплатным плагином Advanced Folders Watch (http://www.mapilab.com/files/folders_watch.zip; 1,6 Мбайт). Он предназначен для мониторинга личной электронной корреспонденции и общих папок на сервере Microsoft Exchange и поможет сэкономить немало времени (рис. 4). Ему можно поручить наблюдение за заданными группами папок с уведомлением пользователя о поступлении новых сообщений, соответствующих заданным критериям отбора. Оповещение может быть двух видов: сообщения в конкретной папке со ссылками на найденные сообщения и их текст или сообщения во всплывающем окне; данные методы оповещения можно сочетать. Правда, требуется предварительно настроить плагин, выбрав папки с корреспонденцией, определив ключевые слова, по которым будет осуществляться поиск (а при желании и слова, которые должны быть исключены из поиска), и указав вариант оповещения. В целом это нетрудно, так как процесс настройки управляется мастером, но крайне важно удачно подобрать и обязательно протестировать настройки, поскольку от этого будут зависеть результаты работы фильтра.

Рис. 4. Автоматический анализ сообщений
при помощи Advanced Folders Watch

Управление вложенными файлами

Извлечение вложений

Если вы регулярно получаете множество писем с вложениями, то можете сэкономить немало времени, автоматизировав процесс извлечения вложений из сообщений с последующим автоматическим сохранением их на диске. Для решения этой задачи подойдет плагин Attachments Processor (http://www.mapilab.com/files/attachments_processor.zip; 2,5 Мбайт; 700 руб.) либо специальный встроенный модуль уже упоминавшегося плагина Potolook. Их применение обеспечит удобный доступ к вложениям (не требуется каждый раз открывать сообщения, можно производить поиск нужных вложений на основании их содержания) и позволит снизить риск утечки или потери важной информации (поскольку файлы на диске несложно защитить паролями, разместить в секретных папках и т.п.). А с помощью Attachments Processor дополнительно удастся еще и сократить размер почтовой базы за счет сжатия папок после извлечения из них вложенных документов.

Программа Attachments Processor (рис. 5) извлекает вложения (все или только удовлетворяющие определенным условиям) из входящих сообщений, после чего, в зависимости от настроек, вложения удаляются из сообщений, в сообщениях создаются ссылки на соответствующие файлы или к ним добавляются текстовые файлы с описанием сохраненных вложений. При этом пользователь всегда может полностью восстановить сообщение для пересылки его другому лицу. Извлеченные документы сохраняются на жестком диске, причем не в одной, а в разных папках. Выбор конкретной папки для сохранения определяется заданными пользователем правилами и зависит от имени папки, в которой находится письмо, имени или адреса отправителя письма, темы сообщения и т.д. Процесс извлечения вложений выполняется в ручном режиме или автоматически. Ручная обработка позволяет извлекать вложенные файлы из ранее полученных электронных писем, а автоматическая предназначена для обработки вновь поступающей корреспонденции. Возможно проведение обработки по расписанию, что удобно, если электронные письма хранятся в общих папках Microsoft Exchange Server. Кроме того, в программе предусмотрена функция сжатия почтовой базы для уменьшения ее размера, так как при удалении вложений из писем размер почтовой базы не уменьшается.

Рис. 5. Настройка сохранения извлеченных вложений
в среде Attachments Processor

Potolook (рис. 6) также умеет автоматически извлекать вложения из полученных сообщений и сохраняет их в различных (определяемых адресом отправителя) папках, что реализуется через систему правил. При желании возможна и более сложная сортировка вложений, когда вложенные документы от одного и того же адресата могут попадать не в одну, а в разные папки в зависимости, например, от даты, указанной в теме письма, даты получения письма и т.п. Однако это реализуется уже только посредством написания скрипта на языке JScript, который и будет обрабатывать входящие сообщения.

Рис. 6. Создание правила для автоматического извлечения
вложений плагином Potolook

Архивирование/разархивирование

Вложения можно не только извлекать из писем, но и архивировать, что умеют делать Attachments Zip Compressor (ныне входит в состав комплексного решения Attachments Processor) и один из встроенных модулей Potolook, правда выполняют эту операцию они совершенно по-разному. Первый из них должен заинтересовать пользователей, регулярно отправляющих и получающих по почте большие файлы, так как он избавит их от утомительной необходимости выполнять операции архивирования/разархивирования вручную. Второй поможет автоматизировать процесс архивирования отправляемых вложений и будет полезен для глобального архивирования вложенных файлов во всей почтовой базе или в ее части с целью уменьшения размера базы. Стоит иметь в виду, что для работы обоих решений используемые ими архиваторы должны быть предварительно установлены.

Attachments Zip Compressor (рис. 7) предназначен для автоматической упаковки вложенных файлов в ZIP-архив в папке «Исходящие» и автоматической разархивации вложений в папке «Входящие», причем программа может самостоятельно решать (в зависимости от настроек), какие файлы стоит заархивировать, а какие — нет. Например, архивироваться могут все входящие вложения, или только вложения определенных типов, или те, что имеют размер, превышающий некоторую фиксированную величину, и т.п. Особенности архивирования также можно регулировать, поскольку наряду с обычными архивами Attachments Zip Compressor умеет создавать самораспаковывающиеся архивы и, при необходимости, защищать архивы паролем.

Рис. 7. Настройка параметров архивации вложений
с помощью Attachments Zip Compressor

Модуль Potolook (рис. 8) тоже обеспечивает сжатие вложений, но по иному принципу. Плагин предназначен для автоматической упаковки всех вложений в исходящих и полученных письмах, а также вложений писем в конкретной папке (с учетом вложенных папок) в ZIP- или RAR-архивы. При решении вопроса о необходимости архивирования Potolook может учитывать такие показатели, как процент сжатия (если этот процент ниже указанного, то сжатие не производится) и размер исходных вложений (если суммарный размер вложений меньше заданного, то сжатия не происходит).

Рис. 8. Определение параметров вложений
в Potolook

продолжение в следующем выпуске....

***

написать автору рассылки - softparad@mail.ru