***

Полезные плагины для Microsoft Outlook

ч.2

начало в предыдущем выпуске...

Разблокировка опасных вложений

По умолчанию Outlook блокирует доступ к небезопасным (с точки зрения программы) вложениям, чтобы предотвратить их непреднамеренный запуск пользователем — это делается в целях безопасности, так как подобные файлы теоретически могут содержать вирус. Однако иногда доступ к данным файлам может оказаться необходимым — например если вам на работе приходится обмениваться по электронной почте файлами с заблокированными расширениями. Снять блокировку стандартными средствами Microsoft Outlook нельзя, но это возможно при помощи некоторых Outlook-расширений, таких как модуль Blocked Attachments Manager (ныне входит в состав платного решения Attachments Processor; рис. 9) или бесплатный плагин Attachment Options (http://www.slovaktech.com/Files/AOsetup.exe; 1,44 Мбайт; рис. 10).

Рис. 9. Работа с модулем Blocked Attachments Manager

Оба названных модуля позволяют полностью управлять списком расширений, вложения с которыми следует считать небезопасными (и соответственно блокировать к ним доступ), а какие — безопасными, доступ к которым будет разрешен. Технология работы с ними очень проста и, по сути, одинакова: для открытия доступа к интересующему файлу достаточно переместить его расширение из небезопасного списка в безопасный и перезагрузить Outlook, чтобы изменения вступили в силу.

Рис. 10. Настройка списка небезопасных расширений в Attachment Options

Управление контактами

Электронные адреса, а зачастую и иная контактная информация имеют тенденцию меняться, а следовательно, любому пользователю периодически приходится заниматься сортировкой контактов, удаляя несуществующие, добавляя новые и корректируя имеющиеся. Наведение порядка в контактах вручную — занятие долгое, в то время как с помощью специальных надстроек данная операция может быть выполнена на порядок быстрее.

Автоматическое добавление адресов

Возможность автоматического добавления адресов (на которые был послан ответ) в список контактов была предусмотрена в Microsoft Outlook 2000, но из следующих версий программы ее исключили. Однако данная возможность довольно удобна, так как позволяет не только не потерять адреса людей, с которыми ведется переписка, но и использовать собранные адреса для фильтрации корреспонденции по отдельным папкам. Поэтому пользователям, работающим с другими версиями Outlook, имеет смысл воспользоваться соответствующими надстройками, например Add Contacts (http://www.mapilab.com/files/add_contacts.zip; 2 Мбайт; 420 руб.; рис. 11), которая автоматически добавляет в папку контактов адреса электронной почты при ответе на письмо и/или при отправке нового письма. При создании контакта она может автоматически определить и присвоить соответствующие адресу электронной почты имя (по адресу или по информации в теле письма) и категорию (по категории, назначенной сообщению), если данные опции не будут отключены. Перед добавлением контакта Add Contacts проверяет его на наличие дубликатов. Подобное пополнение списка контактов может производиться не только в автоматическом режиме, но и вручную, что актуально для обработки ранее разосланных сообщений.

Рис. 11. Настройка параметров автоматического добавления контактов
при помощи Add Contacts

Проверка существующих контактов на актуальность

Не менее важной задачей является проверка существующих контактов на актуальность. Здесь можно выделить даже две задачи: проверка существования электронных адресов и обновление прочей контактной информации. Помочь в их решении могут плагины Outlook Email Verifier (http://www.etopping.com/download/zip/emailverifier.zip; 1,1 Мбайт;  99 руб.) и Actual Contacts (http://www.mapilab.com/files/actual_contacts.zip; 3,4 Мбайт; 700 руб.).

Решение первой проблемы вручную окажется долгим и проблематичным, так как подобная проверка потребует отправки писем по каждому из адресов, что в большинстве случаев неудобно. Плагины Outlook Email Verifier (рис. 12) и Actual Contacts самостоятельно сымитируют отправку писем на проверяемые адреса, а получив от сервера, обслуживающего проверяемый адрес, ответ, откажутся от отправки письма и корректно завершат сессию. Таким образом, проверка адреса будет проведена технически корректно и незаметно для владельца проверяемого адреса.

Рис. 12. Проведение проверки электронных адресов
на существование в Outlook Email Verifier

Что касается обновления контактной информации, то на решение данной задачи вручную у пользователя уйдет немало времени, ведь по каждому из адресов необходимо отправить письмо с просьбой уточнить контактную информацию, а затем, при получении ответа, откорректировать список контактов с учетом полученных данных. При наличии же в арсенале плагина Actual Contacts (рис. 13) будет достаточно указать программе список интересующих контактов — все остальное она сделает сама: разошлет по указанным адресам письма с формой, данные в которой респонденты должны будут откорректировать, и обновит информацию в контактах при получении отчетов.

Рис. 13. Обновление контактной информации при помощи Actual Contacts

Поиск дубликатов

В Outlook предусмотрена возможность поиска нужных сообщений, контактов, заметок и прочего, но он ни в коей мере не поможет, если нужно найти, например, дубли в почте или повторяющиеся контакты. Первые могут появляться при обрыве связи с почтовым сервером, в результате ошибок синхронизации или импорта почтовых сообщений либо из-за дублирования отправки рядом корреспондентов, а вторые — вследствие непродуманных действий пользователя либо как результат синхронизации списка контактов с КПК или со смартфоном. В результате подобного дублирования информации почтовая база разрастается до немыслимых размеров, а ориентироваться в ней становится все сложнее, поэтому от дубликатов лучше избавляться.

При больших объемах данных выполнить вручную эту операцию весьма проблематично (временные затраты окажутся слишком велики, к тому же не исключена вероятность удаления нужных данных) — лучше воспользоваться подходящими плагинами, например Duplicate Email Remover (http://www.mapilab.com/files/duplicate_remover.zip; 2,4 Мбайт; 420 руб.) и Duplicates Remover (http://www.mapilab.com/files/remove_duplicates.zip; 2,5 Мбайт; 700 руб.).

Первый (рис. 14) позволит быстро и без проблем найти дублирующиеся почтовые сообщения в папках Microsoft Outlook и в общих папках на сервере Microsoft Exchange. А второй поможет найти в папках Microsoft Outlook и в общих папках Microsoft Exchange Server дубликаты контактов, заметок, задач, журнальных и календарных записей. Поиск может производиться не только в одной, но и в разных папках, при этом элементы будут сравниваться между собой в соответствии с указанными пользователем критериями, например дублирующиеся сообщения можно выявлять как по основным полям (текст, тема, отправитель письма, имя отправителя), так и, при необходимости, по дополнительным полям, включая вложения. Возможны и более сложные критерии поиска — например выявить дубликаты, созданные в течение того или иного периода. Найденные дубликаты могут быть помечены флагом, удалены, скопированы или перемещены в другую папку.

Рис. 14. Создание задания на поиск дубликатов
средствами Duplicate Email Remover

Выявить дублирующиеся сообщения можно и при помощи пакета Potolook (рис. 15), в состав которого входит специальный модуль для перемещения дубликатов писем в указанную папку. Поиск может производиться как в одной папке, так и в папке с подпапками, а сравнение возможно не только напрямую по конкретным полям, но и с применением сложных критериев на базе конструкций языка JScript.

Рис. 15. Подготовка к поиску дубликатов
при помощи Potolook

Резервирование и архивация данных

Резервирование

К сожалению, ни надежное оборудование, ни лицензионное программное обеспечение не гарантируют стопроцентной сохранности данных — это касается и почтовой базы, потеряв которую пользователь лишится всей контактной информации и множества важных сообщений. Наиболее надежно проведение комплексного резервирования всей хранящейся на жестком диске информации (вместе с личными папками Outlook), но, если по каким-то причинам этот вариант для вас неприемлем, стоит периодически создавать резервные копии наиболее важных данных, в том числе и почтовой базы. Резервные PST-копии могут использоваться для восстановления текущего файла PST в случае его повреждения или удаления либо импортироваться в Outlook при переносе почты на другой компьютер или при переустановке системы. Подобное резервирование может осуществляться встроенными средствами Outlook (Файл=>Импорт и Экспорт) или с помощью бесплатного плагина Personal Folders Backup (http://www.download.com/Personal-Folders-Backup/3000-2368_4-10259480.html?tag=lst-0-1; 160 Кбайт), что несколько удобнее.

Personal Folders Backup (рис. 16) — это бесплатный плагин от компании Microsoft, позволяющий создавать точную копию файла данных PST, копировать резервную копию на локальный или сетевой диск и задавать промежуток времени, через который в Outlook должно отображаться напоминание о необходимости создания следующей резервной копии файла. Технология применения надстройки очень проста: достаточно выбрать в меню «Файл» опцию Backup, определить папку для хранения и имя резервной копии, а потом сохранить или восстановить файлы. По сравнению со встроенными возможностями Outlook у резервирования с помощью Personal Folders Backup два плюса: с одной стороны, не требуется отвечать на многочисленные вопросы мастера (в итоге процедура выполняется быстрее), а с другой — система напоминаний не позволит забыть о резервировании.

Рис. 16. Подготовка к резервированию посредством
Personal Folders Backup

Архивация

Еще одной проблемой при работе с почтовой базой является то, что по мере создания и получения новых элементов она стремительно разрастается, что усложняет выполнение различных операций. Поэтому в Outlook предлагается либо удаление старых почтовых элементов (то есть элементов, достигших заданного возраста), либо их перемещение в архивный файл. При перемещении всех старых данных общий объем почтовых файлов (рабочего и архивного) не уменьшается, так как элементы просто перераспределяются, а значит, сложность работы с данными из-за их большого объема сохраняется. Поэтому встроенная функция автоархивации удобна только при удалении устаревших элементов, а при необходимости хранения таких данных (особенно если объем базы велик и в ней периодически приходится что-нибудь искать) разумнее прибегнуть к архивации при помощи плагина HTML E-mail Archiver (http://www.mapilab.com/files/email_archiver.zip; 3,5 Мбайт; 1400 руб.).

Он позволяет сохранять все папки Microsoft Outlook в форматах HTML и CHM, оставляя в неизменном виде структуру папок (рис. 17). Формат HTML не зависит от платформы, поэтому оптимален для хранения архива, если работать с архивными данными предполагается на компьютере под управлением не только Windows, но и UNIX/Linux, а также на мобильных устройствах (на КПК или на мобильном телефоне). Если же поддержка разных платформ не требуется, то лучше архивировать в формате CHM, так как данные в нем сохраняются со сжатием, благодаря чему размер архивных файлов существенно сокращается. Кроме того, CHM-архив имеет инструмент для поиска информации, что актуально при больших объемах данных.

Рис. 17. Различные варианты представления архивов, созданных
с помощью программы HTML E-mail Archiver

***

написать автору рассылки - softparad@mail.ru