Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Особенности национального бизнеса" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Август 2006   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
pps2003@bk.ru

Статистика

2.949 подписчиков
-2 за неделю
←   Все выпуски   →

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом


MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Выпуск рассылки №20 от 2006-08-26 12:35:04

Здравствуйте!

В этом выпуске:
Несколько слов от автора рассылки

1) Статья недели: "Создание шаблона документа с помощью форм"
2) Советы по работе с редактором Word
3) Есть вопрос!
4) Ответы на вопросы
5) Полезные ссылки

Информация об авторских правах

Несколько слов от автора рассылки

Уважаемые коллеги!
Архив советов сайта WordExpert.ru теперь доступен не только на моем сайте, но и в списке бесплатных баз данных на сайте разработчика программы GoldenSection Notes по этому адресу. Обновление архива также будет ежемесячным.

Статья недели: Создание шаблона документа с помощью форм

Недавно я рассказывал, как создать шаблон часто используемых документов. В этой статье речь пойдет о формах, которые широко применяются при создании шаблонов. Использование форм в создании шаблонов считается более логичным и уместным, поскольку позволяет защитить данные от случайного изменения или даже удаления. Мы будем создавать тот же шаблон бланка письма, какой делали в прошлый раз, поэтому на некоторых деталях я не буду задерживаться.

1. Создайте новый документ или откройте тот документ, на основе которого вы планируете создать шаблон.
2. Откройте панель инструментов Формы (Forms), для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте в области панелей инструментов и из появившегося списка выберите Формы (Forms). Появится новая панель.

Панель инструментов Формы

3. Сразу же сохраним наш документ как шаблон. Для этого зайдем в меню Файл (File) и выберем команду Сохранить как... (Save as...). Откроется диалоговое окно Сохранение документа, в котором нам надо выбрать в поле Тип файла (Save as type) тип Шаблон документа (*.dot) (Document Template (*.dot).
4. Теперь нам нужно сделать шапку документа с названием фирмы и реквизитами. Напечатаем название нашей организации прописными буквами, например: ООО "БЕЛЫЕ НОЧИ". Нажимаем клавишу Enter и переходим на новую строку. Ниже можем вставить разделительную линию и реквизиты фирмы. Таким образом мы создали первую неизменяемую часть нашего шаблона.
5. Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые вы или другой пользователь может вставлять свои данные.
6. Слева под шапкой дважды щелкаем мышкой и в месте моргания курсора печатаем название вашего города, например так: г.Москва. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого: в меню Вставка (Insert) выбираем команду Дата и время (Date and Time). Откроется окно, в котором выбираете необходимый вам формат отображения даты, например 21 августа 2006г. Отмечаем галочкой поле Обновлять автоматически (Update automatically). Теперь при создании нового документа на базе этого шаблона дата уже будет стоять и соответствовать текущей дате на вашем компьютере.
7. В правой части шаблона ниже даты - с отступом от левого края примерно 10 см по горизонтальной линейке - дважды щелкаем мышкой. Заморгает курсор и в этом месте мы будем вставлять текстовое поле для подстановки данных получателя письма. Вот здесь нам уже потребуются кнопки с панели инструментов Формы (Forms). Но для начала мы изменим отступы левого поля документа затем, чтобы при последующей вставке данных, они (данные) не выходили бы за пределы отведенных им границ. Самый простой способ это сделать: вверху на горизонтальной линейке вы можете видеть так называемые маркеры:

Маркеры линейки

8. Подведите курсор к левому маркеру и щёлкните на квадратик под нижним маркером. Не отпуская кнопки, перетащите маркер вправо в положение, с которого должен начинаться текст. Отпустите кнопку.
9. Щелкните на кнопке Текстовое поле (Text Form Field) и в том месте, где у вас моргает курсор будет вставлено затененное поле. Затенение необходимо для того, чтобы можно было ориентироваться в документе - куда вставлять данные. При печати это затенение не выводится.
10.Щелкните на кнопке Параметры поля формы (Form Field Options). Откроется диалоговое окно с доступными опциями. Нас интересуют опция максимальной длины текста (количество символов) и опция разрешения изменений. По умолчанию длина текстового поля установлена в 32.767 символов. Этого более чем достаточно для данных получателя письма, поэтому оставляем эту опцию без изменений. Для того, чтобы вы могли впоследствии изменять данные поля, отметьте галочкой опцию разрешить изменения (Fill-in Enabled). Все, жмите ОК чтобы закрыть это окно.
11.Ниже можно вставить аналогичные поля адреса получателя и его должности, либо ограничиться одним полем.
12.Еще ниже мы должны вставить приветственное обращение к получателю данного письма и сам текст обращения. Повторите действия со вставкой текстового поля в соответствующие места документа по вашему усмотрению.
13.Осталось вставить внизу фамилию и инициалы, должность и подпись отправителя.
Теперь наша задача запретить пользователю вносить любые изменения в документ, кроме вставки данных в определенные поля. Для этих целей служит специальная кнопка на панели Формы (Forms) с изображением замка - Защита формы (Protect Form). Щелкните на ней. C этого момента при создании документа на базе этого шаблона пользователь сможет вводить данные только в затененные текстовые поля.

По умолчанию тип текстового поля - обычный текст, включающий в себя как сам текст, так и числа, знаки или пробелы. Можно вместо текста использовать тип числа (в том числе денежный), даты или производить вычисления.

Надо ещё отметить, что помимо текстовых полей вы можете вставлять в шаблон также поля списков и флажки. Элемент Флажок (Check Box Form Field) используется в основном для всякого рода анкет, бланков, где требуется отмечать галочкой соответствующие опции. Вставка Поля со списком (Drop-Down Form Field) позволяет выбирать какие-либо данные (заранее введенные) из раскрывающегося списка.

Если у вас есть вопросы к этой статье, пожалуйста пишите мне напрямую, или оставляйте свои комментарии на сайте.
Для комментирования доступны также и другие статьи на сайте.

Советы по работе с редактором Word

Если у вас есть идея или совет по эффективному использованию редактора Word, то вы можете написать мне по электронной почте. Любые ваши дельные советы и подсказки будут размещены в очередных выпусках рассылки и на сайте (с указанием вашего авторства).

Отображение начертаний шрифтов и запрет такого отображения

Если ваша "рабочая лошадка" - компьютер - недостаточно мощный и в редакторе Word открытие раскрывающегося списка шрифтов происходит очень медленно, то следующий совет определенно вам поможет.

Читайте полный текст заметки: http://wordexpert.ru/2006/08/20/otobrazhenie-nachertaniy-shriftov-i-zapret-takogo-otobrazheniya/

Выравнивание текста на странице

Бывают ситуации, когда необходимо выровнять (или разместить) набранный текст на странице относительно какой-либо стороны: слева, по центру, справа или по ширине.
Например, название статьи обычно выравнивают (размещают) по центру страницы. А предваряющую текст цитату какого-либо известного человека выравнивают по правому краю страницы.
Для быстрого выравнивания текста (абзаца) можно воспользоваться либо комбинацией клавиш, либо щелкнув на соответствующих кнопках панели форматирования. Эти кнопки выглядят так:[...]

Читайте полный текст заметки: http://wordexpert.ru/2006/08/24/vyiravnivanie-teksta-na-stranitse/

Есть вопрос!

В этом разделе публикуются вопросы, ожидающие ответа. Если вы знаете решение и можете дать дельный совет, пожалуйста, пришлите ваш ответ по электронной почте или через контактную форму на сайте.

Вопрос 1:
На предприятии много сотрудников, готовящих документы. Как сделать так, чтобы на отпечатанной странице (автоматически) выводилось имя автора документа (типа {LASTSAVEDBY}) или имя пользователя ПК?
Григорий
Вопрос 2:
У меня к Вам следующий вопрос по настройке интерфейса Word 2003, возникающий, по-видимому, не только у меня.
Заметил, что когда я выношу на панель инструментов свои, нужные мне кнопки или настраиваю быстрый запуск с клавиатуры тех или иных команд, то всё работает в пределах только этой сессии с Word 2003, после его выкл./вкл. все мои новые кнопки и настройки пропадают...
Казалось бы, этого быть не должно - во всех диалоговых окнах, которые используются при выносе "своих" кнопок, указано, что сохранить в Njrmal.dot, однако же увы - перезагруз "ворда" показывает, что ничего не сохранено...
Особенно любопытно, что панели сторонних программ (например, Mathtype, ОРФО2004, Fine Reader или Adobe Acrobat остаются на своих местах)! Проверял вкладку "Безопасность" - уровень защиты от макросов стоит средний, т.е., по крайней мере, причина не здесь.
Не знаете, в чём тут дело?
Аксель
Если вы знаете ответы, пожалуйста, напишите мне по электронной почте или через контактную форму на сайте. Спасибо!
Если у вас есть вопросы и вы хотите получить дельный совет от других читателей рассылки, то задавайте ваши вопросы по электронной почте или через контактную форму на сайте. Пожалуйста, опишите вашу проблему полностью и укажите версию редактора Word, которую вы используете.

Полезные ссылки

Информация об авторских правах
В избранное