Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Особенности национального бизнеса" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Август 2006   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
pps2003@bk.ru

Статистика

2.949 подписчиков
-2 за неделю
←   Все выпуски   →

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом


MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Выпуск рассылки №19 от 2006-08-19 12:06:38

Здравствуйте!

В этом выпуске:
1) Статья недели: "Защита документов Word. Обзор возможностей."
2) Советы по работе с редактором Word
3) Обзор тематического сайта Potolook.ru
4) Вопросы и ответы читателей рассылки и сайта
5) Полезные ссылки

Информация об авторских правах

Статья недели: Защита документов Word. Обзор возможностей.

Статья впервые была опубликована в журнале Компьютерра-Онлайн 11 августа 2006г.

Читая различные русскоязычные конференции, так или иначе затрагивающие "офисную" тематику, я часто натыкаюсь на одни и те же вопросы пользователей о способах защиты созданных ими документов Word. Несмотря на то, что существуют достаточно подробные ответы, вопросы задаются вновь и вновь.
В этой статье я опишу известные и часто применяемые способы защиты документов Word.

Самый простой способ защитить свой документ - это задать пароль на открытие файла и/или на его изменение. Зайдите в меню Сервис и выберите команду Параметры. Откроется диалоговое окно, в котором следует перейти на вкладку Безопасность.

Защита документов Word. Обзор возможностей

Если задать пароль на открытие документа, то собственно при попытке открыть этот документ будет выведено окошко запроса пароля. Такое же окошко будет выведено и в случае, если вы задали пароль на внесение изменений в файл, правда с одним отличием - вы все-таки сможете открыть документ, но лишь в режиме только для чтения.

Понятно, что говорить о какой-то серьезной защите ваших данных в этих случаях не приходится. Пароль можно подобрать какой-нибудь специализированной программой, а файл, открытый в режиме только для чтения, сохранить под другим именем. Впрочем, все зависит от целей пользователя, планирующего защитить свой документ.

Второй момент, на что следует обратить внимание при защите документа - пароль. Точнее, его придумывание. Конечно, можно придумать очень длинный и содержащий все известные символы пароль. Можно также воспользоваться специальными программами-генераторами паролей.
А знаете ли вы, какой самый любимый пароль у разработчиков Microsoft? Password! Да, именно это слово. Но пишут они его таким образом, что разгадать или подобрать путем перебора практически невозможно. Сразу оговорюсь, что я рассказываю эту легенду со слов одного преподавателя, поэтому ручаться за ее правдоподобность не могу. Но сам принцип составления подобных паролей заслуживает внимания. Итак, слово password программисты записывают вот так: p@$$w0rd. Вы бы догадались так зашифровать какое-нибудь слово?
Можно еще усложнить задачу потенциальному вору ваших данных, усилив защиту документа шифрованием пароля. По умолчанию используется простой алгоритм шифрования. Но вы можете выбрать более сложный и совершенный тип шифрования, если на той же вкладке Безопасность окна параметров документа нажмете на кнопку Дополнительно.

Другой, очень похожий способ защиты данных документа, состоит в установке запрета на любые изменения в документе, кроме внесения исправлений в документ, вставки примечаний, ввода данных в поля форм. В меню Сервис выберите команду Установить защиту. Откроется диалоговое окно, как на скриншоте ниже (для версии Word 2002):

Защита документов Word

В этом окне вы можете установить запрет на все изменения в документе, кроме вышеперечисленных действий.

В версии Word 2003 возможности защиты документа расширены и улучшены. Вместо диалогового окна Защита документа в правой части рабочего окна редактора будет выведена область задач Защита документа. C помощью доступных опций в области задач вы сможете ограничить пользователей в их попытках изменить форматирование документа, редактировать документ. Для того, чтобы ваши запреты вступили в силу, необходимо в области задач нажать кнопку Включить защиту. Вам будет предложено ввести пароль. А при всякой попытке пользователя выключить защиту документа, данный пароль будет запрашиваться.

Другая интересная возможность в сфере защиты документов касается ваших личных данных. Не секрет, что при создании документов в них сохраняются имена авторов или редакторов документа, данные о совместной работе, какая-то иная скрытая в документе информация. Стандартными средствами Word можно избавиться лишь от личных сведений, сохраняемых в свойствах файла. Иные данные остаются неизменными в документе.
Для таких случаев корпорацией Microsoft была разработана специальная программа, позиционируемая как Надстройка Office 2003/XP: средство удаления скрытых данных. Об этой программе журнал Компьютерра-Онлайн рассказывал в марте 2005 года.
Найти и загрузить эту программу можно с официального сайта Microsoft.

О том, как защитить от нежелательных изменений данные в шаблонных формах, очень подробно рассмотрено в материале Надежды Баловсяк.

Говоря о защите документов и данных в нем, следует рассказать также и о существующих способах получения доступа к ним. И не всегда эти способы являются незаконными. Бывали ситуации, когда создатель документа так увлекался его защитой, что уже и сам не помнил установленного им на документ пароля. В таких случаях на помощь приходят специализированные программы.

Наиболее известной в этом плане считается программа Advanced Office Password Recovery (AOPR), разработанная известной (благодаря PR-скандалу) компанией Элкомсофт. Эта программа служит для восстановления потерянных паролей к документам Microsoft Office 95/97/2000/XP/2003.

Защита документов Word

Другая подобная программа - Advanced Office Password Breaker - позиционируется этими же разработчиками как программа, которая обеспечивает "гарантированное вскрытие документа независимо от сложности пароля и его длины". Смелое заявление, особенно учитывая стоимость названных программ - от 700 рублей. В любом случае, нахождение забытого пароля может занять достаточно долгий срок: от часа до нескольких недель. А если у вас еще и компьютер "не первой свежести", то нужно иметь такую вескую причину открыть запароленный документ, что время не будет играть для вас никакой роли. В чем я очень сильно сомневаюсь.

Вывод: если уж вы устанавливаете парольную защиту на свои документы, то запишите ваш пароль или сохраните его в специализированной программе, чтобы потом в случае провала памяти вам не пришлось бы горевать об утрате ваших данных.

Прокомментировать эту статью вы можете на сайте, зайдя по этой ссылке.
Для комментирования доступны также и другие статьи на сайте.

Советы по работе с редактором Word

Если у вас есть идея или совет по эффективному использованию редактора Word, то вы можете написать мне по электронной почте. Любые ваши дельные советы и подсказки будут размещены в очередных выпусках рассылки и на сайте (с указанием вашего авторства).

Независимые колонки на странице

Многие ли из вас работали с колонками в Word? Наверное вы замечали, что во второй колонке текст может появиться лишь после того, как будет переполнена текстом первая колонка. Однако есть способ разместить текст во второй колонке, даже если в первой колонке текста нет вовсе.

Читайте полный текст заметки: http://wordexpert.ru/2006/08/13/nezavisimyie-kolonki-na-stranitse/

Мгновенное удаление кнопок с панелей инструментов

Я многое узнаю о секретах работы с текстовым редактором Word из англоязычных источников. И стараюсь сразу же поделиться этой новой информацией со своими читателями.

Вот и сейчас я узнал из замечательного сайта WordTips о такой возможности, как мгновенное удаление с панелей инструментов любых кнопок без необходимости вызывать диалоговое окно Настройка (Customize).

Для этого достаточно нажать клавишу Alt, подвести курсор мыши к удаляемой кнопке на панели инструментов, щелкнуть на кнопке и просто убрать/переместить ее с панели вниз, в рабочую область документа.

Прокомментировать: http://wordexpert.ru/2006/08/15/mgnovennoe-udalenie-knopok-s-paneley-instrumentov/

Мои обзоры

Для тех, кто работает с почтой MS Outlook

В некоторых организациях корпоративная политика в отношении использования сотрудниками организации программного обеспечения (ПО) достаточно жесткая. Предписывается использовать ПО только конкретных производителей. Как правило, это ПО корпорации Microsoft.
Для работы с почтой и ведения дел служит офисная программа Microsoft Outlook. Однако не для всех пользователей она кажется достаточно удобной.

Два месяца назад, создавая свой блог, я искал в Сети соответствующие тематические ресурсы. И неожиданно набрел на сайт Potolook.ru. По своей тематике сайт попадал в зону моих интересов и я отметил его для себя. В планах было создание заметок-обзоров подобных (полезных) сайтов, так как читатели моего блога вполне могли использовать, помимо текстового редактора Word, и другие программы из пакета Microsft Office.
Теперь настала пора рассказать (кратко, конечно) об этом сайте.

Итак, сайт Potolook.ru предлагает всем пользователям программы Microsoft Outlook свой плагин (надстройку) к этому почтовому клиенту. Плагин называется Potolook.
Судя по многочисленным благодарностям, представленным на сайте, плагин действительно полезный. Он расширяет стандартные возможности Outlook, предоставляя пользователям дополнительные сервисы: шаблоны писем, подсветка почтовых сообщений, просмотр вложений в письма и многое другое.
Полагаю, что если вы работаете с этой программой, то у вас наверняка есть несколько предложений, как можно улучшить ее или модифицировать под свои конкретные нужды. И создатели плагина готовы предложить свою помощь в разработке той функциональности почтового клиента и/или органайзера Outlook, которая требуется именно вам.

Помимо коммерческой составляющей сайта (реализация надстройки для Outlook), авторы ведут еще полезнейший блог, в котором масса интереснейших советов, подсказок и иной информации, которая может понадобиться пользователям MS Outlook. Независимо от того, есть у них этот плагин, или нет. Очень рекомендую подписаться.

Прокомментировать: http://wordexpert.ru/2006/08/14/dlya-teh-kto-rabotaet-s-pochtoy-ms-outlook/

Вопросы и ответы

Этот раздел создан для тех читателей, кто испытывает трудности в работе с редактором Word. Если у вас есть вопросы и вы хотите получить дельный совет от других читателей рассылки, то задавайте ваши вопросы по электронной почте или через контактную форму на сайте.
Пожалуйста, опишите вашу проблему полностью и укажите версию редактора Word, которую вы используете.
Вопрос:
Как можно в файл автоматически вставлять колонтитулы? Чтобы при сохранении файла, создавались колонтитулы с указанием полного пути файла на компьютере, желательно и с указанием сетевого имени компьютера.
Ответ:
На мой взгляд одновременно с сохранением файла вставлять колонтитулы будет не совсем верно, поскольку файл вы можете сохранять много раз (при редактировании), а вставка колонтитулов это, как правило, одноразовое действие.

Предлагаю такой способ (запись макроса).

1. Создайте пустой документ.
2. В меню Сервис (Tools) выберите опцию Макрос (Macro) и кликните на команде Начать запись (Record New Macro). Откроется диалоговое окно, в котором вам следует дать имя вашему макросу и нажать на кнопку (картинка с молоточком) назначить макрос панели (Assign macro to Toolbars).
3. Откроется диалоговое окно Настройка (Customize), в правой области которой вы увидите название вашего макроса.
4. Перенесите эту кнопку на панель инструментов1. После чего закройте диалоговое окно. На рабочем окне документа появится мини-панель с двумя управляющими кнопками: стоп-запись, пауза и возобновление записи.
5. Зайдите в меню Вид (View) и выберите команду Колонтитулы (Header and Footer).
6. Щелкните на кнопке перехода к нижнему колонтитулу.
7. Зайдите в меню Вставка (Insert) и выберите команду Поле (Field). Откроется одноименное диалоговое окно.
8. В группе Категории (Categories) выберите опцию О документе (Document Information), а в группе Поля (Field names) выберите опцию FileName.
9. В группе Параметры поля (Field options) отметьте галочкой опцию Добавить путь к имени файла (Add path to filename). Закройте это диалоговое окно и затем закройте панель колонтитулов.
10. На мини-панели записи макроса нажмите кнопку останова записи, после чего эта мини-панель исчезнет.
11. Закройте без сохранения документ Word.

На панели инструментов будет кнопка, с помощью которой вы сможете моментально вставить в ваш документ колонтитулы с информацией об имени файла и его месторасположении. Но сначала желательно ваш документ сохранить под каким-то именем, чтобы в колонтитуле отобразились именно оно (имя) и путь к файлу.

Если кто-то может подсказать иной вариант, оставляйте свой комментарий на сайте.

Полезные ссылки

Информация об авторских правах
В избранное