Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Особенности национального бизнеса" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Август 2006   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
pps2003@bk.ru

Статистика

2.949 подписчиков
-2 за неделю
←   Все выпуски   →

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом


MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Выпуск рассылки №17 от 2006-08-05 22:05:08

Здравствуйте!

В этом выпуске:
Несколько слов от автора рассылки

1) Статья недели: "Автоматизация текстового набора в Word"
2) Советы по работе с редактором Word
3) Вопросы и ответы читателей рассылки и сайта
4) Полезные ссылки

Информация об авторских правах

Несколько слов от автора рассылки

Уважаемые коллеги! С этого выпуска наша рассылка структурно изменилась. В ней появились постоянные рубрики, наличие которых придает всей рассылке более профессиональный и законченный вид.
В рассылке планируется размещать одну большую статью ("Статья недели") и ссылки на небольшие заметки, появившиеся на сайте за прошедшую неделю.
Рассылка будет выходить каждую субботу. А если вы получаете и читаете выпуски на работе, то уже в понедельник с утра она (рассылка) наверняка будет в вашем почтовом ящике.
Если у вас есть какие-то предложения, я с удовольствием выслушаю вас. Пишите мне: subscribe@wordexpert.ru.

Сегодня я предлагаю вашему вниманию очередную статью "Автоматизация текстового набора в Word", которая первоначально была опубликована на сайте журнала Компьютерра-Онлайн.

Статья недели: Автоматизация текстового набора в Word

На прошлой неделе постоянный читатель сайта задал мне вопрос об автоматизации своей работы с редактором Word. Потребовалось некоторое время, чтобы найти ответ.
Вопрос:
Я знаю, что в Word есть функция, когда какая-либо комбинация клавиш меняется на текст, который я заранее ввел. Это удобно, если одна и та же фраза или слово много раз повторяется в документе. Мне казалось, что это в "Автозамене", но у меня ничего не получилось. Подскажите, пожалуйста правильный ответ.
Действительно, такая возможность есть. Правда, для того чтобы назначить какому-либо часто повторяющемуся словосочетанию "горячую клавишу" придется немного пощелкать мышкой.

Во-первых, определитесь со словосочетанием, которое вы постоянно используете в своих текстах. Возможно, оно у вас не одно.
Во-вторых, занесите это словочетание в Автотекст. Автотекст - это текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.
Для этого создайте пустой документ и напечатайте ваше словосочетание. Затем выделите его и нажмите сочетание клавиш Alt + F3. Появится подтверждающее окно Создание элемента автотекста (Create AutoText) с вашим словосочетанием, которое вы можете отредактировать или ввести иное словосочетание. Нажмите кнопку OK для подтверждения. Все, ваше словосочетание занесено в Автотекст.

Создать новый элемент автотекста можно и другим, более трудоемким способом - через меню Вставка (Insert), в котором вам следует выбрать из подменю команды Автотекст (AutoText) такую же одноименную команду. Откроется окно Автозамена (AutoCorrect) как раз на вкладке Автотекст. В поле Имя элемента (Enter AutoText entries here) введите вашу часто повторяющуюся фразу и нажмите кнопку Добавить (Add).

Итак, фраза для автоматической вставки в ваш документ создана, теперь необходимо присвоить ей какое-нибудь сочетание клавиш, используя которое вы легко и быстро добавите вашу фразу в документ.

Для этого:
1. Выберите из меню Сервис (Tools) команду Настройка (Customize). Откроется диалоговое окно, внизу которого вы увидите кнопку Клавиатура (Keyboard). Нажмите ее и перед вами появится новое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard), как на скриншоте ниже:

Настройка клавиатуры


2. В левой области окна выберите категорию Автотекст (AutoText) - она находится в самом низу категорий - а справа в поле Автотекст (AutoText) выберите вашу фразу/словосочетание.
3. Чуть ниже, в поле Новое сочетание клавиш (Press new shortcut key), введите ваше сочетание клавиш, используя функциональные клавиши: Ctrl, Shift или Alt. Причем клавиша Shift может присутствовать только в сочетании с одной из двух своих подруг: Ctrl или Alt.
Обратите внимание: если выбранное вами сочетание клавиш ("горячие клавиши") уже используются иным элементом автотекста, то ниже вы увидите неприметное поле Текущее назначение и тот элемент автотекста, за которым зарезервированы эти горячие клавиши. Просто выберите другое сочетание клавиш. Для этого достаточно очистить поле, нажав на клавитуре клавишу Delete и ввести новый вариант.
4. Теперь осталось нажать кнопку Назначить (Assign) и закрыть все окна.
Таким образом, пройдя изложенные выше шаги, вы существенно увеличите эффективность своей работы в текстовом редакторе Word, и, быть может, поднимите свой авторитет среди своих коллег. Ведь они-то так не могут!

Прокомментировать эту статью вы можете на сайте, зайдя по этой ссылке.
Для комментирования доступны также и другие статьи на сайте.

Советы по работе с редактором Word

Если у вас есть идея или совет по эффективному использованию редактора Word, то вы можете написать мне по электронной почте. Любые ваши дельные советы и подсказки будут размещены в очередных выпусках рассылки и на сайте (с указанием вашего авторства).

Способ вставки широких таблиц Excel в Word

Этот способ может пригодиться тем пользователям, которые время от времени вставляют в свои документы Word широкоформатные таблицы, созданные в Excel.
К сожалению, простой способ вставки путем копирования таблицы из Excel и последующая вставка ее в документ Word имеет недостатки. Самые очевидные недостатки: таблица выходит за пределы страницы и ее формат (шрифт, интервал) отличается от формата документа. А редактирование нежелательно или утомительно.

Читайте полный текст заметки: http://wordexpert.ru/2006/07/28/sposob-vstavki-shirokih-tablits-excel-v-word/

Имя файла на автомате

Недавно на сайте wordtips.vitalnews.com я прочитал об интересном макросе, который позволяет автоматически (без вызова команды Сохранить как (Save as) из меню) сохранять ваш документ с именем, уже включающим в себя текущую дату и словом/буквой, которое вы можете определить по своему усмотрению.
Это может понадобиться, когда вы создаете однотипные документы под одним и тем же именем, отличающиеся друг от друга лишь датой создания.

Читайте полный текст заметки: http://wordexpert.ru/2006/07/28/imya-fayla-na-avtomate/

Информация о пользователе в окне "О программе"

Информацию о пользователе в окне "О программе" можно легко изменить.
Читайте, как это сделать: http://wordexpert.ru/2006/08/04/informatsiya-o-polzovatele-v-okne-o-programme/

Смена папки расположения документов по умолчанию

Word по умолчанию сохраняет ваши документы в папке под именем "Мои документы". Иногда это довольно не удобно для пользователя. Однако, можно сменить папку по умолчанию и задать другое расположение документов на диске.

Читайте полный текст заметки: http://wordexpert.ru/2006/08/05/smena-papki-raspolozheniya-dokumentov-po-umolchaniyu/

Вопросы и ответы

Этот раздел создан для тех читателей, кто испытывает трудности в работе с редактором Word. Если у вас есть вопросы и вы хотите получить дельный совет от других читателей рассылки, то задавайте ваши вопросы по электронной почте или через контактную форму на сайте.
Пожалуйста, опишите вашу проблему полностью и укажите версию редактора Word, которую вы используете.

Полезные ссылки

Информация об авторских правах

До свидания!
Если у вас возникли какие-то вопросы по затрагиваемым в рассылке темам, я буду очень рад узнать их и в меру своей компетенции ответить на них. Также мне будет приятно, если вы, уважаемые коллеги, поделитесь своим опытом работы с текстовым редактором MS Word. Мой адрес для писем указан внизу рассылки под копирайтом.
C уважением, Антон Кокин. Жду ваших писем и предложений!
В избранное