Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Особенности национального бизнеса" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

  Июнь 2006   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
21.06.2006
16:53:48
16:56:24
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
pps2003@bk.ru

Статистика

2.949 подписчиков
-2 за неделю
←   Все выпуски   →

MS Word Expert - профессиональная работа с текстом


MS Word Expert - профессиональная работа с текстом

Второй выпуск

Здравствуйте!

В этом выпуске я расскажу о том, как настроить MS Word под себя: настроить нужные панели инструментов, добавить или удалить кнопки на панелях инструментов, сохранить глобальный шаблон Normal.dot со своими настройками.
Но сначала две новости от Microsoft, появившиеся недавно.

Новости

В связи с обнаружением новых уязвимостей в приложениях Microsoft Word 2002 и Microsoft Word 2003 корпорация Microsoft выпустила очередные рекомендации по безопасности для пользователей.
Кратко суть этих рекомендаций сводится к трем правилам:
1. Не использовать Word в качестве редактора писем для почтовой программы Outlook
2. Не открывать файлы приложения Word, встроенные в другие приложения (например Excel, PowerPoint), или с помощью интернет-обозревателей
3. Запускать Word в безопасном режиме
Полный текст рекомендаций (на русском языке) доступен для чтения по ссылке.
Новость об уходе из компании Microsoft ее основателя Б.Гейтса молниеносно облетела земной шар, вызывав огромное количество комментариев сетевых обозревателей.
Как пишет Компьюлента: "...к июлю 2008 года Гейтс передаст свои основные обязанности высокопоставленным менеджерам и вплотную займется делами благотворительного Фонда Билла и Мелинды Гейтс".

Ну, а теперь собственно рассказ о том, как же настроить редактор Word под себя, под свои нужды.


Ситуация

Если вы недавно установили на свой компьютер программу Microsoft Office (я, например, использую пакет MS Office 2003), то при запуске приложения Word вы скорее всего увидите стандартое окно со стандартными же панелями. А справа еще Область задач (это та же панель инструментов, только вертикальная) будет занимать драгоценное рабочее пространство. Как на картинке.
По умолчанию отображаются две панели инструментов: Стандартная и Форматирование, причем обе панели располагаются в одну строку.
Вполне возможно, что лично вам Область задач , висящая справа, совершенно не мешает, но для меня она лишняя на экране. Щелкнув на крестике в правом верхнем углу области задач, можно закрыть ее. Но велика вероятность, что при следующем запуске Word она появится снова. Чтобы исключить эту ситуацию, проделайте следующее:
1. Войдите в меню "Сервис" и выберите команду Параметры. Откроется одноименное диалоговое окно.
2. Щелкните на вкладке "Вид", и снимите галочку с поля "Область задач" в группе "Показывать".
3. Нажмите OK и диалоговое окно закроется.
При следующем запуске программы Word панель Область задач появляться не будет.

Теперь обратим свой взор на верхние горизонтальные панели инструментов. Как я уже сказал, эти две панели выстроены по одной линии, что не очень удобно для использования находящихся на панелях кнопок. Поэтому лучше расположить панели друг под другом. Это делается очень просто. Достаточно подвести указатель мыши к разделителю панелей (смотрите картинку) и он примет крестообразный вид. Нажав левую кнопку мыши и удерживая ее нажатой сместите панель Форматирование вниз и левее, чтобы выровнять с верхней панелью Стандартная. Теперь у нас две панели раположены удачно и удобно.
В принципе, вы можете добавить и дугие панели, которые вам необходимы для часто используемых действий. Это может быть панель Таблицы и границы, панель Рисование (которая появиться в нижней части программы) и иные панели, коих в Word более двух десятков.
Чтобы добавить (или удалить) панель инструментов необходимо:
1. Подвести указатель мыши в район панелей инструментов, свободный от кнопок, и щелкнуть правой кнопкой мыши. Появиться контекстное меню.
2. В контекстном меню щелкнуть мышью по команде Настройка.. (в самом низу). Откроется одноименное диалоговое окно с тремя вкладками: Панели инструментов, Команды и Параметры.
3. Выберите вкладку Панели инструментов и перед вами появится список доступных для выбора панелей. Отмечая галочкой те или иные панели (или снимая галочку) в списке, вы тем самым можете добавлять или убирать эти панели. Отображение или сокрытие панелей происходит в реальном времени и вы это наблюдаете.
Следует отметить, что способы вызова диалогового окна Настройка.. или включения (отлючения) панелей не единственно возможные. Того же самого можно добиться, выбрав в меню Вид команду Панели инструментов, либо в меню Сервис выбрать команду Настройка...

Теперь, когда мы выбрали и выстроили как нам удобно панели инструментов, посмотрим на имеющиеся на панелях кнопки. Описывать я их не буду, поскольку вы их наверняка знаете, а если не знаете, то при наведении указателя мыши на ту или иную кнопку появляется подсказка с описанием назначения копки. Я расскажу какие кнопки, на мой взгляд, можно смело убрать с панелей.
Во-первых, в свете тех рекомендаций Microsoft по безопасности, о которых я упомянул в новостях, можно убрать с панели Стандартная кнопку Сообщение (см. картинку), которая позволяет использовать Word в качестве редактора электронных писем для почтовой программы Microsoft Outlook.
Сразу оговорюсь, что этот совет может не пригодится тем пользователям, которые в силу специфики работы или установленных правил на рабочем месте, используют по умолчанию в качестве почтового клиента программу MS Outlook. Я лишь говорю о своей практике, в которой используется иная почтовая программа, нежели Outlook.
Также я сразу убираю кнопку Добавление гиперссылки (см. картинку), поскольку редко использую в своих документах ссылки на адреса Web или адреса электронной почты. Однако эта кнопка может пригодиться в том случе, если в своем документе вы ссылаетесь на какие-то части этого же документа. Например, создав оглавление с оформлением разделов документа гиперссылками, вы можете быстро и легко прейти к нужному разделу щелкнув по нему мышкой.
Той же незавидной участи подвергаются кнопки: Добавить таблицу Excel, Рисование (так как практически не рисую), Схема документа, Непечатаемые символы, Справка: Microsoft Word, Уменьшить отступ и Увеличить оступ. Внешний вид этих кнопок смотрите на картинке.
Как удалить эти кнопки с панелей инструмента:
1. Навести указатель мыши на кнопку.
2. Нажать клавишу Alt на клавиатуре и не отпуская ее, нажать левую кнопку мыши.
3. Удерживая кнопку мыши, перетащить удаляемую кнопку на область документа и отпустить кнопку мыши.
Кнопка исчезнет с панели.

Что касается добавления на панель инструментов дополнительных функциональных кнопок, то для начала необходимо определить для себя, какие команды используются вами чаще всего. Я, например, очень часто пользуюсь командой Выделить все, но лезть в меню Правка или пользоваться быстрыми клавишами (Ctrl + Num 5) мне лениво. К тому же, на моем ноутбуке единственная кнопка Ctrl используется для переключения раскладки клавиатуры, поэтому данное сочетание клавиш у меня не работает. Переназначать их тоже особого желания нет. Поэтому я сделал себе особую кнопочку. Вы можете повторить мои действия:
1. В меню Сервис выбрать команду Настройка... Откроется одноименное диалоговое окно.
2. Выбираем вкладку Команды. Слева в окошке будут Категории команд, справа - собственно команды. Поскольку нужная нам команда находится, как мы уже выяснили, в категории Правка, то мы щелкаем мышкой на этой категории, а в правом окошке ищем и выбираем команду Выделить все.
3. Щелкаем левой кнопкой мыши на данной команде и удерживая кнопку нажатой перемещаем команду на любую панель инструментов. Отпускаем кнопку и видим, что на панели появилась новая кнопка с текстом "Выделить все".
4. В принципе можно уже пользоваться этой кнопкой, но мне не нравится то, сколько места она занимает из-за надписи. Поэтому я решаю назначить этой кнопке картинку вместо текста.
5. Так как кнопка у нас пока еще выделена (активна) и окно Настройка не закрыто, то под категорями и командами в этом окне мы видим две кнопки: Описание и Изменить выделенный объект. Нам интересна последняя кнопка и нажимаем на нее. Появляется список доступных команд, среди которых мы видим, что галочкой отмечена команда "Только текст (всегда)". Чуть позже мы заменим эту команду другой.
6. Для начала выберем значок для кнопки, наведя указатель мыши на одноименную команду. Справа от команды появится поле с доступными иконками. Выбираем понравившийся и щелкаем на нем. Сразу же замечаем, что на нашей кнопке рядом с текстом появилась и выбранная картинка.
7. Снова жмем кнопку "Изменить выделенный объект" и видим, что теперь галочкой отмечена команда "Значок и текст". Выбираем команду "Основной стиль" и на кнопке остается только картинка. Все, теперь можно закрывать диалоговое окно Настройка и тестировать ее работу.
Обратите внимание на то, что у вас находится внизу диалогового окна "Настройка" на вкладке "Команды". По умолчанию там должна быть надпись: "Сохранить в ", а в окне выбора должно быть выбрано Normal.dot, а не иное. В противном случае, этой кнопки при следующем запуске программы Word не будет.

И, наконец, настроим поля, отступы и шрифт, которые будут всегда использоваться нами по умолчанию во всех вновь создаваемых документах. Мы же не хотим для каждого нового документа вновь и вновь устанавливать эти параметры?
1. В меню Файл выбираем команду Параметры страницы.
2. В группе Поля устанавливаем нужные параметры: ширина левого поля документа, правого, верхнего и нижнего. Ориентация документа по умолчанию стоит "Книжная".
3. Поскольку редко когда бывает необходимо изменить иные параметры, доступные в других вкладках этого окна, то нажимаем кнопку По умолчанию...
4. Появится окно подтверждения, в котором следует согласиться с произведеными изменениями.
5. В меню Формат выбираем команду Шрифт. В появившемся окне на вкладке "Шрифт" отмечаем нужный шрифт, задаем начертание, размер шрифта и иные параметры, например: шрифт Times New Roman, начертание Обычный, размер 12, цвет шрифта Авто, подчеркивание Нет. В группе "Видоизменение" ничего не отмечено галочками.
6. Опять нажимаем кнопку По умолчанию.. и соглашаемся с изменениями.
7. В меню Формат выбираем команду Стили и форматирование. Справа появится панель Область задач с параметрами форматирования. По умолчанию в документах используется стиль "Обычный", в который мы и вносим свои изменения. Если вы наведете указатель мышки на этот стиль (слово "Обычный" в верхней части Области задач), то справа от надписи появится треугольник, на который следует нажать и выбрать из контекстного меню команду Изменить... Появится окно "Изменение стиля".
8. В появившемся окне "Изменение стиля" нажмите на кнопку (внизу) Формат и выберите команду Абзац.
9. Откроется диалоговое окно "Абзац", в котором выбираем команду "Выравнивание: По ширине". Отступы и интервалы можно оставить как есть (нулевые), а значение первой строки вы должны выбрать под себя, либо оставить как есть. Я использую красную строку, поэтому я выбрал Отступ на 1 см.
10. Нажимаем OK и возвращаемся к окну "Изменение стиля".
11. Внизу окна отмечаем галочкой поле "Добавить в шаблон" и нажимаем OK
В итоге заданные нами параметры будут сохранены в глобальном шаблоне Normal.dot, на основе которого впоследствии и создается большинство документов.

Второй выпуск рассылки получился достаточно объемным, но, надеюсь, что и информативным. В следующем выпуске я расскажу, как создать свою панель инструментов, а также постараюсь рассказать о своих впечатлениях от установки новой beta-версии Microsoft Office 2007.

Всего доброго!
C уважением, Антон Кокин. Жду ваших писем и предложений!

В избранное