Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности, применяя систему наказаний и поощрений. Но для практического применения данной системы и ее последующего адекватного восприятия всеми сотрудниками организации необходимо наладить систему объективной оценки деятельности работников. Таким образом, можно утверждать, что системы контроля и оценки являются инструментом, непосредственно влияющим на эффективность деятельности сотрудников организации.

Сложность практического построения данных систем состоит в следующем:

● на сегодняшний день отсутствуют унифицированные системы контроля и оценки результативности труда. Если работу производственных подразделений пытаются как-то оценить по количеству выпускаемой продукции, торговых по количеству прибыли, то работу служащих однозначно оценивать пока не удается на подавляющем большинстве предприятий и организаций;

● адаптирование стандартных систем контроля и оценки к конкретным условиям труда требует огромных затрат времени со стороны управляющего звена предприятия;

● при становлении системы контроля возникают сложности с определением масштабов, а последующее расширение или сужение сферы контроля зачастую становится невозможным;

● при увеличении масштабов контроля резко возрастают издержки, что делает систему контроля неэффективной.

Большинство руководителей хорошо знают о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, но некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля. Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Необходимость контроля подтверждается целым рядом доводов:

● для определения поощрения адекватного оценке трудовой деятельности или полученным результатам. Выбор основы для оценки, качество процесса работы или качество полученного результата, основан на определении степени влияния на конечный результат внешних, неподдающихся корректировке факторов. Так, если на конечный результат в большей степени оказывают влияния внешние, несвязанные с организацией и независящие от личных способностей работников, факторы, то для адекватной оценки должен быть рассмотрен непосредственно сам процесс трудовой деятельности работников, а не его конечный результат.

● как средство, побуждающее работников к самому процессу работы и выполнению определенных нормативов. Без него многие сотрудники просто отсиживали бы время без какого бы то ни было результата или вообще не являлись бы на работу.

● для учета сделанных ошибок с целью определения тех действий, которыми эти ошибки были вызваны. Это требуется, в первую очередь, для того, чтобы показать малоопытным сотрудникам их ошибки, неверные шаги и вытекающий отсюда результат, а также преследует цель повысить их опыт и исключить подобные ошибки в дальнейшем.

● для руководителя, так как дает ему некоторый дополнительный объем информации и тем самым оказывает помощь в управлении. Если у руководителя нет достоверной информации о реальных сроках проведения работ и степени компетентности каждого из сотрудников, это о приводило к неэффективному использованию рабочей силы (сотрудникам даются задания, с которыми они могут справиться или могут справиться плохо). Если же полученная в ходе контроля информация имеет отношение к непосредственной деятельности руководителя, то он имеет в своих руках дополнительное средство, облегчающее принятие управленческих решений. Во-первых, он может учитывать ошибки своих подчиненных и планировать работу коллектива таким образом, чтобы заранее оградить себя и организацию от повторения этих ошибок.

Кроме того, необходимость контроля вызвана также организационными причинами:

● недостатки планирования (в идеальном случае схемы планов должны быть закрытыми, т.е. не иметь неизвестных шагов, суть в том, чтобы прогнозировались не возможные внешние события, а возможные шаги организации и сотрудников, а уж под них подгонялись будущие события);

● недостатки структуры организации и организационной культуры;

● недостатки руководства (руководителю не всегда удается найти общий язык с сотрудниками по вопросам определения задачи и путей ее решения из-за того, что в его руках имеется ограниченный круг информации или он просто некомпетентен в этой области);

● недостатки мотивации;

● изменение внешних условий (недостатки планирования).

Рассмотрим некоторые особенности контроля:

1. Контроль может осуществляться для себя и для кого-либо.

Контроль не может оставаться исключительно прерогативой менеджера, назначенного "контролером", и его помощником. Каждый руководитель независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

2. Контроль должен проводиться на основе знания динамики.

Контроль организации исполнения управленческих решений – это система наблюдения, проверки, оценки и коррекции положения дел на основе разработанных критериев (показателей). Руководителю важно знать динамику ситуационных изменений, что бы вовремя включиться в управление рабочим процессом сверху при повторяющихся сбоях или предупредить подчиненных о надвигающейся угрозе срыва. В то же время управленческий контроль предполагает совместное устранение случайных негативных ситуаций, которые постоянно возникают в работе.

3. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Это означает неконтроль за каждым движением подчиненным, а всесторонняя осведомленность о текущих делах. Любая система сбора и обработки информации относительно дорога. Стоимость проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль. Менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее. Если проводить измерения подобным образом, то затраты на систему контроля превзойдут возможные доходы от ее применения.

4. Для целесообразности внедрения системы контроля он должен обладать следующими характеристиками:

● стратегическая направленность;

● ориентация на результаты;

● своевременность;

● гибкость;

● экономичность и простота.

5. Для повышения эффективности деятельности организации, многие компании стремятся внедрить систему опережающего контроля, что подразумевает проведение контрольных мероприятий на промежуточных фазах. Однако это увеличивает объем контроля, негативные последствия которого были отмечены выше.

6. Контроль в непроизводственных организациях.

В отличие от предприятий производственной сферы, для непроизводственных организаций характерно то, что результаты деятельности работников фирмы сложно поддаются экономической оценке, а порой даже не могут быть выражены в виде материальных носителей информации (отчеты, прогнозы). То есть для организаций непроизводственной сферы результаты могут быть оценены лишь качественными признаками.

В качестве носителей контрольной информации может выступать всякий объект, характеристики которого могут меняться в результате проведения работ, если же материального носителя не существует, то в его качестве рассматриваются объекты, непосредственно не являющиеся продуктом труда, а отражающие некоторую рабочую информацию. В качестве носителей контрольной информации можно выделить либо непосредственно продукт труда, либо документы, фиксирующие результаты труда.

В процессе планирования и проведения контроля методы контроля могут быть различными:

● по объему; Контроль может быть детальным и факторным. Детальный контроль возникает там, где сотрудники работают "на глазах" руководителя. Детальный контроль может превратиться в мелочную опеку, которая будет раздражать сотрудников и, кроме этого, отнимать много времени как у самого руководителя, так и его подчиненных. Данный контроль приводит к тому, что многие работники постепенно утрачивают свою самостоятельность, сомневаясь в своих способностях. Они становятся неуверенными в себе, а поэтому начинают обращаться к руководителю по самым различным мелким вопросам, боясь брать на себя ответственность. Через некоторое время руководителю самому придется делать то, что ранее делали его работники

● по периодичности; Выделяются три основных вида контроля: предварительный; текущий; заключительный. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложения по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. . В рамкахзаключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он также имеет важные функции.

● по принципу исключения; Метод управления по принципу исключения состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Но если компании не удастся проконтролировать качество 50-центовой детали,, она вынуждена будет впоследствии отозвать на доработку сотни тысяч уже проданных автомашин. ● по уровню управления; Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (стратегический или общий) и административный (тактический или оперативный).

● по времени проведения контроля; В практике управления контроль управленческих решений может быть направлен не только на предупреждение возможных ошибок, но и на поиск виновных. Если преобладает первая ориентация, то контроль развивается как упреждающий и действительно становится управленческим. Если же преобладает вторая ориентация, то контроль отягощается разборками и вымирает как таковой, потому что работники выполняют задания из-за страха наказания. ● самонастраивающиеся системы; По-настоящему эффективными могут быть только саморегулирующиеся структурные образования, которые контролируют свою собственную деятельность продуктами совместного труда.

Для того чтобы заставить сотрудников работать, многие организации готовы на все. Просмотр электронной почты, видеонаблюдение, прослушивание – вот лишь некоторые способы, позволяющие работодателю убедиться, что его люди заняты работой, а не личным делами.

Самые распространенные способы слежения за сотрудниками – это видеонаблюдение, просмотр электронной почты, отслеживание посещаемых вами страниц в интернете и вообще всего, что происходит в вашем компьютере, фиксация времени прибытия и ухода с работы, прослушивание и запись телефонных разговоров, а также прослушивание разговоров в офисах. Для этого уже существуют специализированные компьютерные программы и программные комплексы. В отдельной статье возможно их рассмотрение более подробно.

Часть из этих способов вполне очевидна для сотрудников – например, фиксация времени. В советских учреждениях для этих целей использовался специально обученный вахтер, который записывал время за каждым входящим и уходящим. И, естественно, имел неплохой дополнительный доход за счет тех, кто хотел создать иллюзию своего присутствия на рабочем месте. Сегодня роль вахтеров выполняют электронные пропуска, которым оборудованы большинство современных офисов. Устройство, к которому вы подносите пропуск, фиксирует время срабатывания, а поскольку пропуск – вещь индивидуальная, можно вполне однозначно определить, когда вы пришли и ушли.

Видеокамеры чаще всего устанавливаются в приемных, вестибюлях и коридорах – местах, где чаще всего бывают люди извне. Делается это для того, чтобы предотвратить воровство. Однако если начальство хочет увидеть, чем занимаются сотрудники, камеры устанавливаются и в рабочих помещениях. Некоторые из них видны невооруженным глазом: прикиньте, из какого угла вашей комнаты обзор лучше и поищите в нем камеру. Иногда, чтобы уменьшить мертвые зоны, множество маленьких камер вешается по периметру помещения. Спрятать миниатюрную камеру проще простого: замуровать в стену, встроить в систему сигнализации или в пожарные дымовые датчики, спрятать за подвесным потолком. Камеры подключаются к общей системе видеонаблюдения, а записанную информацию можно смотреть с любого компьютера в локальной сети или в интернете – были бы пароли. Обнаружить камеры можно с помощью специальных устройств, например, по свету, который отражается от объектива.

Просмотр электронной почты может осуществлять администратор локальной сети вашей компании. Маловероятно, что кто-то будет читать всю почту целиком: в этом случае количество контролеров будет приближаться к штату остальных сотрудников. Обычная практика – устанавливать фильтры по ключевым словам и просматривать только те письма, которые их содержат. Делается это с целью пресечения попыток промышленного шпионажа.

Еще можно просматривать файлы, с которыми вы работаете, записывать логи посещения страниц в интернете, читать вашу переписку в ICQ и фиксировать вообще все, что у вас происходит на мониторе. Все это тоже делается с целью пресечения утечек информации, но только этим дело не ограничивается. Например, можно отслеживать тех сотрудников, которые ищут работу (зачем поощрять тех, кто все равно собирается уходить), следить, чтобы сотрудники не сидели на развлекательных сайтах вместо работы, ну и так далее, в зависимости от фантазии сотрудников службы безопасности.

Законно ли это? Законно ли проведение такого тотального контроля? Конституция РФ гарантирует каждому из нас право на неприкосновенность частной жизни. Информацию о ней нельзя собирать, хранить и использовать без согласия человека. Трудовой кодекс напоминает нам также, что мы имеем право знать полную информацию об условиях труда, к которым относится и сбор любой информации о сотрудниках.

Право на скрытый сбор информации о человеке имеют только правоохранительные органы. Все остальные граждане, прежде чем устанавливать видеокамеры, обязаны заручиться письменным согласием тех, кого они собираются снимать. Ну или письменно предупредить о видеосъемке. То есть табличка «улыбайтесь, вас снимает камера» в супермаркетах – не просто забавная мелочь, а требование закона.

Однако и предупреждать вас о конкретных способах вмешательства в вашу личную жизнь на работе тоже никто не обязан. Вполне достаточно подписи под типовым соглашением о конфиденциальности, в котором указано, что вы согласны с тем, что компания имеет право контролировать вашу работу с конфиденциальной информацией, перечень которой определяется этим самым соглашением.

Поэтому, если вы подписывали такое соглашение или соответствующий пункт есть в вашем трудовом договоре, возмущаться тотальной слежке бессмысленно: подразумевается, что вы знаете, на что идете.

Другое дело – этическая сторона вопроса. Вряд ли кому-то понравится, когда ваш начальник будет при вас использовать слова из вашего телефонного разговора и при этом игриво на вас поглядывать. Это неприятно, но безобидно.

В этом случае на страже ваших интересов опять встает Конституция. Законом оговорено, что считать той самой частной жизнью, которая считается неприкосновенной. В том числе, это тайна переписки, тайна личной и семейной жизни, врачебная тайна. Если вас хотят уволить потому, что узнали, что вы встаете на учет в женскую консультацию, вы смело можете подавать в суд, несмотря на все подписанные ранее соглашения. У вас есть все шансы выиграть дело. То есть, подписанные соглашения о конфиденциальности касаются только и исключительно той информации, которая этим соглашением определена как конфиденциальная. И все. Все то, что этим определением не описывается – ваша частная жизнь, и вмешательство в нее других людей незаконно. Ну а личные отношения с работодателем после обращения в судебные органы – это уже для другой темы.

Учитывая общую сложность управления бизнесом, слабая подготовка руководящего состава, сложности работы с персоналом, часто приходится сталкиваться с откровенными глупостями в организации контроля сотрудников. Рассмотрение всех встречающихся глупостей может набраться не один том юмористической литературы. Особенно модно в последнее время становится использование детектора лжи для проверки действующих сотрудников и при приеме на работу. В Законодательстве РФ нет правил использования детектора лжи в кадровой политике. Существует статья Трудового кодекса РФ, в которой зафиксировано право испытания сотрудников при приеме на работу, но, согласно системной трактовке, под испытанием подразумевается испытательный срок.

Поскольку Россия является членом Международной организации труда, то согласно соответствующей статьи :«детекторы лжи (полиграфы), приборы для установления достоверности или любые другие аналогичные процедуры тестирования не применяются». Если все-таки руководитель решит, на свой страх и риск, провести проверку на детекторе лжи, то такая проверка должна проводиться только с письменного добровольного согласия опрашиваемого сотрудника. Если сотрудник откажется проходить проверку на полиграфе, то уволить его за это права нет, поскольку в Трудовом кодексе такого основания для увольнения нет.

Чтобы использовать детектор лжи при приеме сотрудников на работу, это должно быть прописано в тексте трудового договора. Чтобы осуществлять текущую проверку сотрудников, нужно сначала предложить им эту возможность в письменной форме или же внести соответствующий пункт в трудовой договор (к примеру, зафиксировать, что сотрудник должен будет регулярно проходить проверку на детекторе лжи в ходе ежегодной переаттестации). Эти условия также можно отразить в правилах внутреннего трудового распорядка. Вы также должны знать, что во время проверки нельзя задавать вопросы, касающиеся военной, государственной, медицинской, коммерческой и любой другой тайны, охраняемой законодательством РФ, а также расовых, религиозных и политических убеждений, личной жизни, унижающих честь и достоинство человека. Это запрещено Конституцией РФ и другими нормативными актами.

Что касается юридической силы результатов проверки на полиграфе, они являются неточными и недостаточными и поэтому, согласно УПК РФ и Закону об оперативно-розыскной деятельности, имеют лишь ориентирующее значение и не могут выступать юридическим доказательством вины. Поэтому привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности исключительно на основании проверки детектором невозможно.

Главный потенциал предприятия заключен в кадрах. Какие бы прекрасные идеи, новейшие технологии, самые благоприятные внешние условия не существовали, без хорошо подготовленного персонала высокой активности добиться невозможно. Именно люди делают работу, подают идеи и позволяют фирме существовать. Без людей не может быть организации, без квалифицированных кадров ни одна организация не сможет достигнуть своих целей. На любых предприятиях руководитель должен обдумывать решения в области контроля за персоналом так же тщательно, взвешенно и осторожно, как и решения в других направлениях. Любые ресурсы, как правило, бывают очень скудными, а человеческие — самая большая драгоценность, их следует сохранять и совершенствовать. Недостаток внимания к данному вопросу со стороны руководителей часто является шагом к тяжбам, потере ключевых работников, потере прибыли. За консультацией по любому вопросу вы можете обращаться через «Контакты» на сайте www.logmarket.christihouse.ru,www.otvet.christihouse.ru или по электронной почте:cchd@yandex.ru. Мы можем рекомендовать вам специалистов-профессионалов, которые могут добросовестно и качественно провести аудит вашего бизнеса, оценить контроль песронала организации, сделать выводы и предложить пути совершенствования. Можно также запросить адрес для Skype и получить консультацию непосредственно от специалиста.