В России аврал — вполне штатная ситуация, и, несмотря на крайнюю нежелательность, случается и будет случаться независимо от того, насколько эффективно в компании руководят персоналом и планируют время. Поэтому грамотный HR всегда должен иметь хотя бы приблизительный план "В" для часа "Х" и знать, какие действия необходимо предпринимать для мотивации сотрудников работать в авральном режиме…

Личный пример и 850 бутылок шампанского

Елена Звонова, директор по организационному развитию EVO Impressions, несколько лет назад руководила учебным центром одной крупной компании. Тогда-то ей и пришлось столкнуться с подобной ситуацией. Компания решила преподнести сотрудникам к Новому году оригинальный подарок — шампанское с "фирменным" логотипом на этикетках. В рекламном агентстве заказали только изготовление этикеток, шипучий напиток приобрели оптом на заводе, а о том, кто будет наклеивать "лого" на бутылки, не подумали… В итоге бумажки на стекло "шлепала" слаженная артель сотрудников отдела кадров, службы персонала и учебного центра, причем в тесной душной комнатенке, соблюдая строжайшую конспирацию (чтобы сюрприз остался сюрпризом!).

Вспоминая тот случай, Елена Звонова отмечает, что в острой ситуации людей необходимо нацеливать на результат, опираясь на корпоративные ценности и культуру, обратившись к внутренней установке на порядочность, которая присутствует в каждом человеке. Очень важен личный пример руководства — оно должно активно включаться в процесс, а не наблюдать его со стороны. Это первый и главный способ настроить людей на продуктивную работу в экстренном режиме. (Елена клеила этикетки вместе со своими сотрудниками, и, к слову, минимум 400 бутылок с шампанским было оформлено руками начальства).

Нельзя забывать и о таком важном элементе мотивации, как материальное поощрение. Лучше заранее объявить коллегам, какое вознаграждение они получат, если справятся с задачей, чтобы потом они не обижались: мол, работали-работали, а получили копейки.

Немифическая забота и "мифизация" авралов

По мнению Людмилы Быковой, заместителя генерального директора по персоналу ЗАО "Мултон", с самого начала следует объяснить сотрудникам причину аврала:

- Поверьте, многие готовы работать ради важной и понятной цели. Говорить с каждым работником желательно отдельно.

Люди должны чувствовать, что к ним относятся с уважением. Важны и такие "мелочи", как организация комфортных условий для деятельности. Например, если предстоит работать сверхурочно в жаркое время, надо позаботиться о доставке в офис питьевой воды или прохладительных напитков. Зимой — горячего питания. По окончании аврального дня можно устроить небольшое чаепитие с тортом, чтобы уставшие коллеги расслабились и получили пусть небольшое, но поощрение. Если работа закончилась поздно вечером или ночью, необходимо решить вопрос с транспортом и доставкой работников до дома без проблем и происшествий. Во всем этом проявляется забота компании о персонале, и люди ценят это. Если они видят, что их старания замечены, то охотнее соглашаются помогать предприятию в трудное время.

Интересно предложение Людмилы Быковой сделать из наиболее острых авральных ситуаций… "корпоративный миф" — историю о том, как сотрудники, приложив героические усилия, решали важную проблему. Такое бывает полезно рассказать новичку или напомнить "старичку", чтобы повысить мотивацию к труду.

Главное — четкая система компенсаций

В компании Людмилы Французовой (ЗАО "Компания "Информационная индустрия") авралы чаще всего связаны с завершением крупных проектов. К работе подключается коллектив в полном составе, при этом те, кто трудится в выходные или вынуждены ехать в командировку, получают дополнительный день отдыха. По завершении проекта все вправе рассчитывать на премии, размер которых зависит от вклада каждого в общее дело. Это может быть как фиксированная сумма, так и процент от прибыли организации.

Один из таких авралов случился прошлым летом. Рабочей группе требовалось подготовить документы для участия в конкурсе на получение госзаказа. Несмотря на активность всех членов группы, справиться с задачей вовремя не успевали, поэтому было принято решение остаться "сверхурочно". Авральная работа закипела в пятницу (в понедельник к 9 часам утра истекал срок подачи документов). В 22 часа в офисе был организован ужин, так как люди устали и начали ошибаться. После часового отдыха снова взялись за подготовку документов. По домам разъехались только в пять утра, а в 12 часов в воскресенье с новыми силами приступили к проверке подготовленных документов. Потеря личного времени из-за работы в выходные затем была компенсирована отгулом.

В данном случае люди очень хорошо понимали, что их усилия направлены на достижение важной для них цели. При этом компания проявила заботу о сотрудниках.

Аврал из-за праздника

Директору по персоналу "Московской Ореховой Компании" Арине Бондаренко пришлось столкнуться с ситуацией, когда один из сотрудников не справился с подготовкой к важному для организации мероприятию и вовремя не поставил руководство в известность об этом. В итоге его обязанности в авральном режиме были перераспределены между несколькими отделами, которые быстро договорились о разделении ответственности, полномочий и определили график встреч для согласования общих вопросов.

Конечно, большую роль сыграл тот факт, что сами сотрудники были заинтересованы в подготовке мероприятия. При этом руководство не оставалось в стороне: "командиры" принимали живейшее участие в совместной работе, показывая "рядовым" пример. Более того, собственник компании лично обратился к коллективу с просьбой помочь решить проблему. Для работающих в "штурмовом" режиме людей создали все условия, в частности, предложили хорошее питание. В завершение на подготовленное общими усилиями мероприятие были приглашены сотрудники с членами семей. Здесь в присутствии коллег и близких людей были отмечены те, кто внес наибольший вклад в общий успех.

После мероприятия Арина Бонда-ренко провела небольшой опрос. Она предложила коллегам ответить, готовы ли они повторить "трудовой подвиг" в случае возникновения аналогичной нештатной ситуации? Интересно, что абсолютно все опрошенные отметили важность приобретенного опыта и высокую оценку их труда со стороны компании. И поэтому без раздумий отвечали: "Да, готовы".

Не делайте из авралов правило

Подведем итоги сказанному. Уважайте своих сотрудников, не относитесь к ним, как к машинам, тупо выполняющим определенные функции. Если вы понимаете их нужды (и демонстрируете это понимание), если проявляете заботу, если умеете отблагодарить, то в экстренной ситуации вам обязательно пойдут навстречу. Наводнение, ураган, отключение электричества, прорыв канализации, поломка конвейера, внезапная болезнь ключевого работника и другие неподконтрольные события — не беда, когда знаешь точно, что надо предпринять или уж, во всяком случае, можешь быстро сориентироваться.

- Только не надо делать из авралов правило, — предостерегает Мария Мартынова, руководитель управления по работе с персоналом Финансовой группы ИФД Капиталъ. — И даже жест-ко прописывать систему мотивации на случай аврала не всегда корректно, поскольку это возводит форс-мажор в разряд нормативного, штатного события.

Мнение эксперта

Анна Потапова, эксперт Национального Союза Кадровиков

- Хотелось бы обратить внимание читателей на то, что при необходимости привлечения работников к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, при поручении им выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором, необходимо руководствоваться не только интересами организации и коллектива, но и не забывать о соблюдении норм трудового законодательства.

Так, недопустимо без письменного согласия работников привлекать их к выполнению работы, не предусмотренной трудовым договором. Привлечение к такой работе работника без его согласия допустимо на срок до 1 месяца в исключительных случаях, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 722 ТК РФ (катастрофы, производственные аварии и др. ). Временное выполнение другой работы возможно в порядке перевода на другую работу, или совмещения профессий и должностей, или выполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы. При этом необходимо помнить и об оформлении соответствующих документов.

При привлечении работников к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, в выходные и праздничные дни необходимо помнить об ограничениях, установленных ст. 96, 99, 113 ТК РФ, а также о необходимости оплачивать такую работу в повышенном размере. При этом ТК РФ (ст. 152–154) в этом случае предусматривает не премиальные выплаты или дополнительное вознаграждение, а именно повышенный размер оплаты труда (например, работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается "не менее чем в двойном размере").

Текст: Ольга Рогожкина. Источник: Kadrovik.Ru.