Казалось бы, во время кризиса не до того, чтобы думать о дополнительных затратах на персонал. Наоборот, надо сокращать расходы. Но каждая медаль имеет 2 стороны: с одной из них, идет повальное сокращение штатов, а с другой – не менее остро встает проблема удержания ведущих сотрудников. В конце концов, кризис не вечен, и рано или поздно снова начнется расширение бизнеса. И тогда потеря опытных квалифицированных сотрудников ой как скажется!

Поэтому ни в коем случае нельзя забывать о программах по повышению лояльности сотрудников. Претворить их в жизнь с наименьшими затратами помогают автоматизированные системы управления персоналом (АСУП), иначе – HRM-системы.

В наше время, когда в ряде отраслей идет резкое обострение конкурентной борьбы, топ-менеджерам предприятий приходится постоянно искать новые методы повышения эффективности работы, новые ресурсы для создания конкурентных преимуществ выпускаемой продукции и/или оказываемых услуг.

В условиях постоянной нехватки квалифицированного персонала важнейшим методом конкурентной борьбы является не только привлечение новых достойных сотрудников, но и удержание старых, повышение их лояльности фирме, постоянный рост их квалификации.

Как же добиться реализации этих целей без существенного увеличения штата кадровых служб? На помощь предпринимателям приходят автоматизированные системы управления персоналом (иначе HRM-системы). Собственно говоря, спрос на них возник довольно давно. Но если раньше, в основном, они использовались для кадрового учета и расчета заработной платы, то сейчас их функциональность существенно расширяется в сторону управления трудовыми ресурсами. И спрос на эти функции растет не только у огромных производственных холдингов, но даже среди небольших торговых компаний, которые, наконец, осознали, что объем сбыта существенно зависит от квалификации продавцов.

Кратко опишем несколько наиболее популярных подсистем АСУП.

Оценка персонала

В первую очередь следует упомянуть автоматизированную оценку персонала. Она должна базироваться на описании профиля каждой должности из штатного расписания (профиль должности – базовый компонент всей подсистемы управления трудовыми ресурсами). Одной из составляющих частей профиля является перечень компетенций, выбранный из соответствующего справочника. Для каждой компетенции проставляется нормативная оценка, которую необходимо иметь специалисту для успешного выполнения должностных обязанностей, а также весовой коэффициент, характеризующий важность именно этой области знаний и навыков.

Кроме того, в профиль должности включается перечень оценочных мероприятий с указанием необходимой частоты прохождения оценочных мероприятий соответствующими сотрудниками. Каждая оценка может производиться по присущей ей специфической шкале, которая также описывается в специальном справочнике.

На основании этих данных, а также хранящихся в личной карточке работника сведений о датах и наименованиях пройденных им оценок автоматически генерируется список сотрудников, «приговоренных» к каждому виду тестирования. Этот список можно корректировать с клавиатуры.

После утверждения списка можно приступать к собственно тестированию сотрудников.

Результаты тестирования по запланированным для оценки компетенциям переносятся в личные карточки. Специальная процедура позволяет сравнить реальные результаты с нормативными оценками, указанными в профиле должности и сделать вывод о должностном соответствии каждого конкретного сотрудника.

Очевидно, что такой функционал позволяет не только снизить трудоемкость (а значит и уменьшить затраты) оценочных мероприятий, но и увеличить их частоту, поддерживать необходимую регулярность, а следовательно, и увеличить среднюю степень соответствия сотрудников занимаемой должности по предприятию в целом. В условиях, когда «кадры решают все», такой эффект весьма существенен.

Этот функционал также чрезвычайно полезен и в процессе сокращения штатов. Он помогает принять правильное решение, кого увольнять, а кого, напротив, удерживать любой ценой.

Управление обучением

Еще одна группа функций позволяет осуществлять планирование переподготовки и обучения персонала. Для этого в профиле должности описывается регламент обучения: необходимые программы обучения (они выбираются из соответствующего справочника) и частота их прохождения.

Далее, аналогично списку на оценку, автоматически составляется документ потребности в обучении. Хорошо, если система, помимо персонала, у которого уже подошел плановый срок, позволяет включать туда и дополнительных сотрудников по заявкам руководителей подразделений.

Поскольку одни и те же учебные программы могут вестись разными учебными заведениями, в системе, как правило, ведется справочник, в котором указаны название учебного заведения, цена обучения, сроки, пропускная способность курса и учебная программа, которая реализуется с его помощью. На основании этого справочника программа может автоматически осуществлять запись сотрудников на курсы. Так создается план обучения.

Так как стоимость обучения в каждом учебном заведении известна, развитая HRM-система позволяет подобрать оптимальный с точки зрения затрат вариант распределения сотрудников, а также сравнить его с бюджетом переподготовки персонала.

Все утвержденные планы обучения разносятся по личным карточкам сотрудников. Там же проставляются отметки о прохождении курсов.

Можно сделать вывод, что автоматизация управления обучением также позитивно влияет на степень соответствия сотрудников предприятия занимаемой должности за счет своевременной переподготовки персонала. Кроме того, автоматизированный подбор учебных заведений позволяет сократить затраты на обучение.

Постоянная переподготовка существенна не только для высокотехнологичных предприятий, постоянно совершенствующих производственные процессы, но и для торговых компаний, реализующих все новые и новые виды товаров – ведь доскональное знакомство с товаром несомненно увеличивает объемы реализации.

Одним из известных способов повышения лояльности сотрудников без дополнительного увеличения фонда оплаты труда является планирование карьеры: чем яснее каждому сотруднику перспективы его карьерного роста, тем меньше вероятность того, что он захочет сменить место работы.

Автоматизация планирования карьеры в HRM-системе производится на основе уже упомянутых функций планирования переподготовки сотрудников и оценочных мероприятий, а также с помощью функций учета кадрового резерва.

Управление рекрутингом

Часть функций управления трудовыми ресурсами связана с планированием кампаний по подбору персонала (рекрутинга). Пожалуй, в кризисную эпоху эта подсистема не так актуально, но, повторюсь, кризис не вечен.

На основе штатного расписания автоматически определяется потребность в подборе персонала. Она включает вакантные и вновь созданные штатные единицы.

Система позволяет вести карточки кандидатов, которые являются расширенным аналогом личных карточек. В них дополнительно хранятся сведения, актуальные только на «кандидатской» стадии. Система выдает перечень кандидатов для каждой из позиций подбора, основываясь на коде профиля должности, занесенном в каждую карточку менеджером по персоналу. Потребность в сотруднике позволяется удовлетворять не только внешними, но и внутренними кандидатами, т.к. программное обеспечение включает функции учета кадрового резерва. Ведется реестр резюме.

Кроме того, ведется планирование мероприятий по подбору персонала (размещение объявлений в прессе, на сайтах вакансий и т.п). Каждое такое мероприятие характеризуется затратами и временной протяженностью. В процессе планирования определяется, какими конкретными мероприятиями будет удовлетворяться данная потребность, дата и стоимость каждого мероприятия, а также ожидаемое в результате его выполнения количество кандидатов по каждой позиции подбора. После окончания каждого мероприятия планируемые затраты сравниваются с фактическими и определяется его эффективность, исходя из хранящейся в базе данных информации о том, каким образом был привлечен нужный кандидат.

Нетрудно видеть, что автоматизация рекрутинга позволяет повысить качество подбора сотрудников, а также оптимизировать структуру затрат на этот процесс, например, за счет включения в план наиболее эффективных рекрутинговых мероприятий (это возможно только после накопления достаточного количества информации о предыдущих кампаниях).

Управление мотивацией

Следующая группа функций предназначена для управления мотивацией. Этот функционал необходим, если на предприятии существует система различных бонусов и поощрений, которая зависит от некоторых формализованных условий, например, от стажа работы на предприятии или от успешного прохождения аттестации. Алгоритмы предоставления бонусов также описываются в профиле должности.

Сюда же относится все, что связано со сдельной оплатой труда. Для этого в профиле должности описывается набор измеряемых показателей, позволяющий автоматически премировать сотрудника за выполнение плана, поставить его заработок в зависимость от выработки (как личной, так и бригадной) или объема продаж и т.д. Цена показателя может задаваться как фиксированной суммой на единицу выполненных работ, так и процентом от объема, если этот объем имеет денежное выражение. Эта часть функций должна быть жестко связана с подсистемой расчета заработной платы.

Очевидно, что автоматизация управления мотивацией ведет к повышению производительности труда коллектива. Многие знают на практике, как может кардинально измениться ситуация в компании за счет правильной организации сдельной оплаты труда. Не меньшего эффекта можно добиться за счет сбалансированной системы нематериальных стимулов. А если поддерживать сложную систему в «ручном» режиме, легко запутаться, забыть своевременно предоставить тот или иной бонус или неправильно начислить премию, что зачастую приводит к конфликтным ситуациям.

Планирование штатного расписания

Большим спросом в последнее время пользуется функционал планирования штатных расписаний. Система управления персоналом позволяет подготовить несколько вариантов штатного расписания для каждого подразделения, сравнить их и выбрать оптимальный. Программа должна поддерживать процедуру утверждения штатного расписания. В базе данных, как правило, хранится история каждой штатной единицы. Хорошо, если в ПО встроен аппарат моделирования штатного расписания по принципу «что, если».

Во многих случаях оптимизация штатного расписания позволяет существенно сократить фонд оплаты труда, который является одной из основных статьей производственных издержек.

Дополнительные преимущества

Еще один аспект «кризисного» использования АСУП никак не связан с удержанием сотрудников. Наоборот, он связан с сокращением затрат на персонал.

Во время кризиса некоторые предприятия переходят на сокращенные рабочие недели или переводят сотрудников на частичную оплату. Система позволяет автоматически менять графики работы, а также изменять оклады централизованно для всех сотрудников предприятия, выбранной категории и индивидуально.

Да и в целом внедрение HRM-системы позволяет резко повысить производительность труда сотрудников кадровых служб и расчетных отделов бухгалтерии, что также ведет к сокращению затрат на персонал.

По данным Игоря Устюжанина (компания «СКБ Контур») можно говорить о повышении эффективности работы сотрудников кадровых служб и служб персонала как минимум на 20-30% и сокращении трудозатрат на регулярное составление отчетов и поиск необходимой информации.

По данным компании «КОМПАС» один расчетчик зарплаты с помощью АСУП может обслуживать 500 – 800 сотрудников.

Я описал далеко не все функции современной HRM-системы.. Тем не менее, можно сделать еще один, главный, с моей точки зрения, вывод. Вдобавок к уже перечисленным эффектам от внедрения ПО, можно уверенно сказать, что применение информационных технологий позволяет существенно улучшить производственную атмосферу на предприятии и уменьшить текучесть кадров, а это в современном бизнесе - важнейшие факторы успеха.