За последние месяцы недобросовестные контрагенты все чаще уклоняются от своих обязательств и ответственности перед партнерами, используя различные пробелы в имеющейся документации. Юридические компании, которых привлекают, чтобы решить судебные споры по взысканию задолженностей, фиксируют усиление данной тенденции на рынке.

Многие игроки различных отраслей рынка уже поняли, что правильно налаженная система договорной работы может предотвратить финансовые потери, избежать судебных споров, а в случае возникновения спора по возврату долгов даст хороший шанс отстоять свои права в суде.

Особый пакет

Первым этапом в формировании системы грамотного документооборота в компании может стать обязательное для всех потенциальных партнеров требование - на этапе заключения договора при любой сделке необходимо получить от контрагента определенный пакет документов.

Это позволит получить достоверную информацию о контрагенте, а также информацию о лице, уполномоченном заключать договор (Генеральном директоре, лице, действующем на основании доверенности и т.д.,) и об ограничениях его полномочий на совершение сделки.

Дело в том, что иногда подписанный договор может не иметь юридической силы. Например, если договор подписан директором с превышением полномочий, установленных в уставе, такой договор является оспоримым и может быть признан в суде недействительным, если же договор подписан неуполномоченным лицом, такой договор является ничтожным. В результате чего пострадавшей стороне будет весьма затруднительно осуществить возврат долгов своего недобросовестного контрагента.

Это может быть особенно актуально, например, если речь идет об отношениях с контрагентом – поставщиком.

Если договор, подписанный сторонами – действителен, а поставщик не исполняет обязательств по поставке даже при условии полной предоплаты товара, то покупатель может отказаться от исполнения договора и рассчитывать не только на возврат внесенных им в качестве предоплаты денежных средств, но и на получение договорной неустойки и на возмещение убытков.

В случае признания договора поставки недействительным, покупатель может претендовать только на возврат внесенных им в качестве предоплаты денежных средств.

Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Таким образом, правило номер 1 при заключении любого договора можно сформулировать, как “необходимость получать от контрагента пакет документов”. В этот пакет должны входить:

1. Свидетельство о государственной регистрации организации,

2. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе,

3. Устав с изменениями и дополнениями,

4. Выписка из ЕГРЮЛ, выданная не ранее чем за один месяц до даты подписания договора,

5. Копию документа, подтверждающего полномочия Генерального директора (протокол или решение о назначении),

6. Документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,

7. Доверенность на уполномоченное лицо, в случае, если договор подписывается не Генеральным директором (нотариально заверенная копия или подлинник).

Указанные в перечне документы могут быть запрошены в письменной форме, и предоставлены другой стороной с сопроводительным письмом генерального директора в нотариально удостоверенных копиях или в копиях, заверенных подписью генерального директора с проставлением оттиска печати юридического лица.

Копии, выполненные на двух и более листах, должны быть сшиты, сшивка должна быть заверена подписью Генерального директора и оттиском печати юридического лица. Полученные у контрагента копии документов подлежат хранению у Стороны вместе с оригиналом заключенного договора.

Исходя из практики работы, можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения.

Если контрагент не хочет представить документы, это должно насторожить.

Один документ

Есть несколько универсальных правил, выполнение которых, может обеспечить безопасность сделки по поставке и поможет избежать возникновения судебного спора.

Договор поставки заключается в письменной форме и может быть заключен как в форме единого документа, так и посредством обмена письмами, телеграммами, факсами иными письменными документами.

В целях предотвращения возможных споров целесообразно заключать договор поставки в виде одного документа, подписанного сторонами. Корме того, в процессе исполнения подписанного по факсу договора сторонам следует обменяться подлинниками договоров по почте.

Любые изменения, вносимые Сторонами в договор, должны быть оформлены в письменной форме в виде дополнительного соглашения к договору.

Исполнение условий договора оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом и счетом-фактурой).

Поставщикам на заметку

При исполнении договора поставки поставщику необходимо обратить внимание на следующее:

1. Чтобы избежать негативных последствий, таких например, как невозможность доказать свою правоту при возникновении спора, поставщик должен знать, что основным доказательством, подтверждающим передачу товара покупателю по договору поставки, является товарная накладная, с отметкой покупателя о получении товара по унифицированной форме № ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 132 от 25.12.98 года.

На практике нередко встречаются случаи, когда при поставке товара ненадлежащего качества соответствующий акт не составляется, а в товарную накладную вносятся исправления о количестве переданного товара.

При внесении в товарную накладную исправлений необходимо руководствоваться п. 5 ст. 9 ФЗ от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", согласно которому любые исправления должны быть заверены подписями лиц, подписывавших эту накладную, с указанием даты внесенных исправлений.

Несоблюдение этого порядка может привести к тому, что поставщик окажется неспособным доказать передачу товара в количестве, указанном в исправлениях, в случае отсутствия иных доказательств (актов сверки и т.п.).

2. При передаче товара поставщику необходимо в обязательном порядке требовать от лица, принимающего товар, надлежащим образом оформленную доверенность, подтверждающую полномочия лица на приемку товара.

Оригинал указанной доверенности или копию, заверенную подписью генерального директора с проставлением оттиска печати юридического лица, поставщику следует оставлять у себя. Одновременно доверенность необходимо проверять на наличие следующих сведений: дата выдачи, срок действия доверенности, оттиск печати, подпись генерального директора и полномочия принимать поставляемый товар.

В противном случае покупатель может оспаривать поставку товара, утверждать что, поставляемый товар был поставлен не ему, так как подпись лица, принявшего товар, ему неизвестна, и соответственно, не признавать обязанность по оплате.

Факт отсутствия у лица, принявшего товар, полномочий на принятие товара существенно усложнит процесс доказывания в суде наличия у покупателя перед поставщиком задолженности по оплате товара, а также может сделать невозможным вынесение в пользу поставщика решения о взыскании с покупателя задолженности.

3. Также поставщикам следует обратить внимание на составление сторонами актов сверки расчетов в случае наличия задолженности за поставленный товар.

Часто на практике встречаются ситуации, когда акты сверки расчетов подписываются главным бухгалтером организации. В этом случае существует риск непризнания покупателем задолженности по оплате поставленного товара, поскольку акт сверки был подписан неуполномоченным лицом. Поэтому рекомендуется требовать подписания акта сверки расчетов генеральным директором, либо иным лицом, в том числе и главным бухгалтером, имеющим соответствующие полномочия на подписание актов сверки расчетов, что подтверждается доверенностью за подписью генерального директора и печатью юр. лица (приложением к такому акту должна являться доверенность).

Подписание акта сверки расчетов может иметь очень важное значения для доказательства наличия у покупателя задолженности, например в том случае, когда накладные о приемке товара были подписаны неуполномоченным лицом.

Необходимо отметить, что акт сверки расчетов может являться не только документом, подтверждающим наличие задолженности, но и документом, подтверждающим совершение должником действия по признанию долга, прерывающего в силу ст. 203 ГК РФ срок исковой давности. Таким образом, подписание акта сверки расчетов позволяет поставщику увеличить срок, в течение которого он может предъявить иск о взыскании задолженности.