Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Удалённое Управление Успехом

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Хотите стать фрилансером?" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

  Август 2007   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
SergeyUr

Статистика

243 подписчиков
-1 за неделю
←   Все выпуски   →

Насколько важен контроль за использованием телефона в офисе и как организовать безопасный доступ к устройствам передачи аудио информации.


Удалённое Управление Успехом
Выпуск №4 Дизайн студия Аркона (www.arkona-design.com)
 

В выпуске

Удалённое управление офисом. Контроль телефонных переговоров.

Источник: Дизайн студия Аркона (www.arkona-design.com)

Автор: Сергей Юров

Насколько важен контроль за использованием телефона в офисе и как организовать безопасный доступ к устройствам передачи аудио информации.

Представим офис, покинутый на время руководством. Сотрудники выполняют свои повседневные обязанности, кто-то что-то делает для себя или раскладывает пасьянс, но есть и те, кто надолго блокирует связь с внешним миром. Часами не ложится трубка на место, не только тратя рабочее, оплачиваемое время сотрудника, но и другие, более существенные потери.

Возможно, клиент фирмы, в надежде найти и заказать какой-то товар или услугу, пытается дозвониться. Набирает несколько раз номер, но увы, занято. В конце концов, находит что-то похожее ещё где-то и приобретает. Таким образом клиент, возможно постоянный, уходит к конкуренту, никогда более не набирая злополучного номера. Если подобная практика продолжается длительное время, то фирма поставщик рискует вообще остаться без клиентов, и исчезнуть как организация.

К сожалению, возможно, что сотрудник работает на конкурента, в надежде перейти на обещанные, более лучшие условия нового рабочего места. Такой сотрудник наиболее опасен для фирмы, помимо того, что у него «чемоданное» настроение, он старается приобрести как можно больше важной коммерческой информации и, вероятно, увести «своих» клиентов.
Для предотвращения развития подобного сценария можно идти многими путями, например такими:
- максимально ограничить доступ к телефону
- предоставить доступ к телефону лишь через ответственных лиц, кровно заинтересованных в высоком доходе фирмы
- организовать запись с последующим прослушиванием всех телефонных разговоров и факсимильных сообщений.

1. Вариант максимального ограничения доступа к телефону, вплоть до его отсутствия, возможен лишь в случае, когда сотрудникам организации по роду деятельности не требуется телефонная связь. Но согласитесь, довольно трудно найти современный офис, сотрудникам которого нет надобности время от времени решать по телефону возникающие проблемы. Ведь практически каждая фирма что-то продаёт, будь это товар или услуга. Контакты с клиентами для фирмы жизненно важны, а телефон одно из наиболее удобных средств решения текущих вопросов.

2. Предоставление доступа к телефону лишь для ответственного лица, по сути, является одним из вариантов ограничения. В то же время имеет и ряд плюсов: любой желающий может позвонить по любому рабочему вопросу, и в присутствии ответственного лица – возможно непосредственного руководителя постарается говорить лишь по делу. Такой вариант очень интересен и часто используется, единственное, необходимо довериться ответственному лицу – человеку со своими слабостями и прихотями. Есть определённая опасность человеческого фактора, к тому же руководитель может временно отсутствовать.

3. Организация записи телефонных и факсимильных соединений сравнительно привлекательная возможность упорядочить доступ к телефону. С одной стороны возможно обеспечить практически каждого работника телефоном на рабочем месте, предоставив возможность быстро и эффективно решать текущие вопросы. А с другой стороны, сотрудник, зная, что все переговоры записываются не позволит себе часами занимать линию. Возможно, менеджерам потребуется проанализировать свои телефонные переговоры для напоминания полученной информации или в образовательных целях: что сказано правильно, а что нет. В таком случае достаточно через компьютер зайти на соответствующий офисный сервис и, набрав номер и пароль, получить доступ ко всем файлам-записям.
Непосредственный начальник также может быть в курсе дел своих подчинённых, достаточно прослушать записи переговоров и просмотреть факсимильные отправления.
Минусы – необходимость приобретения специального оборудования и организация в службе безопасности отдела прослушивания, но вполне можно обойтись и без настолько жёсткого контроля. Возможно, сотрудник, зная о ведении записей и о их прослушивании будет вести себя адекватно, а руководство выборочно прослушивает и оценивает как лояльность сотрудников, так и мастерство ведения переговоров.

Я более всего склоняюсь к записи телефонных переговоров, при таком подходе наименьшая опасность негативного влияния человеческого фактора, большая вероятность воцарения деловой атмосферы и профессионального роста сотрудников. Правда, необходимы определённые вложение в оборудование и настройку, ведь потери от недополученной прибыли или от выплат дополнительного вознаграждения ответственному лицу могут быть на много больше.

 

Наверх
 
Copyright 2007г. "www.arkona-design.com" and Сергей Юров

Копирование материалов возможно только в случае явного указания на "www.arkona-design.com" как на источник информации. При этом обязательно явное указание адреса: www.arkona-design.com
В избранное