1.1.3.1 Планирование закупок проекта

Данный раздел является частью Расширения Процесса TenStep в области закупок.

Обзор

(1.1.3.1 P1)

В общем смысле, закупки относятся к аспектам управления проектом, связанным с приобретением товаров и услуг за пределами компании. Это понятие, в частности, касается различных внешних продавцов и поставщиков, но не распространяется на другие организации и подразделения внутри вашей компании. (Для целей данного обсуждения закупка и приобретение – равнозначные термины). Закупки - это область, в которой менеджеры проекта должны иметь определенную компетенцию, и в которой им, скорее всего, придется участвовать. Вместе с тем, во многих, а возможно и в большинстве компаний, закупки – это область, которой менеджеры проекта не владеют. Обычно, менеджер проекта не имеет полномочий заключать договоры от имени компании, также ему не поручают администрировать контракты после их заключения. Как правило, за все эти процессы отвечает Отдел закупок или другое аналогичное подразделение компании.

Если Вашему проекту предстоит произвести закупки, то первое, что вам стоит сделать, это опредлить стратегию и планы закупок. В простейших случаях, вам просто придется следовать тем планам и контрактам, которые уже будут заключены Вашей компанией или организацией. Например, Вы можете заказать необходимое оборудование у постоянного поставщика Вашей компании, не заботясь о каком-либо выборе или сборе ценовых предложений. Возможно, Вам придется все же сделать выбор из списка поставщиков, акредитованных Вашей компанией и имеющих с ней рамочные договора. В других же случаях, Вам придется совместно с корпоративным Департаментом закупок разрабатывать отдельную процедуру и План управления закупками для Вашего проекта.

В большинстве проектов работы по выбору поставщиков рассматриваются как часть жизненного цикла проекта, то есть относятся к его непосредственному выполнению. Иными словами, они будут, скорее всего, выполняться как часть работ фазы "Анализ". В то же время бывают случаи, когда такую работу приходится выполнять в процессе первоначального определения проекта. Если Вам предстоит именно такой случай, Вы можете посмотреть, как это лучше сделать в разделе 1.1.3.1.P6 Процесс выбора поставщика.

В целом, Руководство PMBOK® Guide описывает шесть процессов в рамках управления закупками (поставками) проекта. Перечислим их, чтобы дать общую характеристику содержания данной области деятельности менеджера проекта.

1. Планирование покупок и приобретений – это процесс определения необходимых предметов для приобретения. Он обычно находится под контролем менеджера проекта, так как централизованный Отдел закупок не будет вникать, в чем нуждается каждая отдельная команда проекта.
2. Планирование контрактов – это процесс определения требований ко всем изделиям и услугам, необходимым команде Вашего проекта. Именно команда должна выполнять эту функцию. Вам также необходимо начать устанавливать потенциальные компании, которые могут поставлять подобные изделия и услуги. Следует отметить, что большинству проектов не требуются какие-либо уникальные изделия и услуги. Как правило, оказывается, что другие проекты ранее совершали подобные закупки. Если это так, Вы легко можете получить список компаний, уже имеющих заключенные контракты на поставку того, что Вам требуется. Это наиболее типично в случаях приобретения ресурсов, продовольствия, компьютерной техники, программного обеспечения и т. д.
3. Если Вы сразу не найдете компаний, способных поставлять необходимые изделия или услуги, Вам придется пройти через процесс запроса информации у продавцов. На данном этапе вы определяете «длинный список» рассматриваемых поставщиков, чтобы получить информацию относительно их способностей и ценовых предложений. Затем, обычно, «длинный список» сокращается до «короткого списка» компаний, прошедших предварительный квалификационный отбор. Хотя проектная команда в состоянии выполнить большую часть указанной работы, обычно она возлагается на Отдел закупок. Иными словами, проекту должна быть определена некая процедура, или должен быть выделен представитель Отдела закупок, который поможет провести запрос информации у поставщиков и обеспечить их предварительный отбор с учетом всех принятых к рассмотрению в Вашей компании факторов.
4. Выбор продавцов – это процесс, связанный с выбором поставщика, который будет фактически поставлять изделия или услуги. Опять-таки, команда проекта может сделать заключительный отбор и сама, но процедуру выбора в целом определяет Отдел закупок. В некоторых компаниях Отдел закупок может также принимать заключительное решение, основываясь на данных, полученных от проектной команды. Следует отметить, что большинство компаний избегают входить в договорные взаимоотношения, основываясь только на компетенции проектного менеджера. Обычно они все же передают процессы выбора продавца и заключения контракта в сферу ответственности Отдела закупок и, возможно, Юридического отдела.
5. Администрирование контрактов – это процесс управления взаимоотношениями с компанией, заключившей контракт. Менеджер проекта может работать ежедневно с соответствующим менеджером со стороны продавца, но они оба должны всегда действовать в пределах договорных взаимоотношений. Если необходимо что-либо изменить в договорных взаимоотношениях, то сделать это должны, как правило, Отдел закупок и Юридический отдел.
6. Закрытие контракта имеет место в том случае, если договорные взаимоотношения существовали только на время выполнения проекта. Например, если контракт заключался для обеспечения отдельного проекта сырьем, то он, вероятно, закончится после завершения проекта. Если вы используете поставщика, чтобы приобретать и другие товары, отношения с ним, вероятно, будут продолжаться и после завершения проекта. Если есть такие контракты, которые завершаются вместе с проектом, то Отдел закупок, обычно, отвечает за отслеживание финальных платежей и формальное закрытие таких контрактов. Команда проекта привлекается Отделом закупок для подтверждения того, что все работы согласно контракту завершены, а также для сбора обратной связи и отзывов об отношениях с поставщиком.

План управления закупками проекта

(1.1.3.1.P2)

План управления закупками описывает, как в ходе Вашего проекта будут производиться закупки и какой подход вы собираетесь применять для управления поставщиками. Разделы такого плана могут включать:

• Процесс закупки. В данном разделе приводится краткое описание требований к процессу закупок, обеспечивающих его управляемость. Такой процесс должен включать:
  • Инициирование запроса
  • Разработка требований (технических, временных, по качеству, ограничений и т.п.)
  • Утверждение запроса
  • Определение полномочий на закупку
  • Конкурс / рассмотрение предложений
  • Ответственность за управление контрактом
  • Требования по закрытию контракта
  • Диаграмма процесса закупки
• Роли и ответственность. Данный раздел определяет, какие роли в проекте имеют отношение к закупкам. Например, кто имеет право запрашивать внешние по отношению к проекту ресурсы, кто имеет право утверждать такие запросы, кто их должен согласовывать и т.п.
• Выявленные потребности в закупках. В данном разделе перечисляются подробно все выявленные потребности в закупке продукции, материалов или услуг для нужд вашего проекта. По каждой из перечисленных позиций необходимо привести краткое обоснование, почему данный продукт или услуга должны закупаться, а не производиться самим проектом (решение сделать / купить).
• Временные ограничения. Данный раздел характеризует временные рамки, в пределах которых должна быть поставлена закупаемая продукция или услуги. Это позволит лучше понимать, когда необходимо будет начинать процесс закупки по каждой из выявленных позиций.
• Процессы поставщика. Определите процессы и процедуры, которые должен будет выполнять Ваш поставщик, вступив с Вашим проектом в договорные отношения. Например, составление и согласование актов выполненных работ, обработка счетов, статус-отчетность, отработка запросов на изменения и т.п.

Решение "производить / закупать"

(1.1.3.1.P3)

Решение о том, производить определенную продукцию или закупать ее в готовом виде, может быть одним из первых основополагающих решений по проекту, которое в дальнейшем повлияет на его бизнес-обоснование, а также определит общее направление проекта и подход к его выполнению. В некоторых случаях окажется более выгодным решение производить продукцию самостоятельно, в других же - закупать.

Как правило, для принятия решения "производить / закупать" в проекте существует всего несколько периодов времени.

• В начале процесса планирования. Во многих пректах (возможно, в большинстве) Вы можете заблаговременно принять решение, закупать те или иные продукты и услуги или же производить силами команды проекта. Анализ "производить / закупать", в том или ином виде, предшествует начальному определению многих проектов, когда принимается концептуальное решение по всему проекту в целом: его содержанием будет производство или приобретение. По мере дальнейшего определения и планирования проекта, могут потребоваться и другие аналогичные решения относительно отдельных его компонентов и результатов.
• После завершения сбора требований. Очень часто Вы не можете в деталях представить тот результат, который должен поставить Ваш проект, пока не будет завершено составление полной спецификации требований. Получив спецификацию, Вы можете сделать детальную оценку предстоящего проекта, а также, для сравнения, направить Запросы на предложение (Request for Proposal, RFP) одному или нескольким поставщикам аналогичных решений или продуктов. Получив предложения, не так уж трудно будет решить, что стоит делать самим, а что лучше заказать на стороне.

Кроме стоимости производства и закупки, существуют множество других факторов, которые также могут повлиять на Ваше решение. Наиболее существенную роль в этом могут сыграть долговременные стратегические принципы Вашей организации и Вашего клиента. Некоторые из аргументов в пользу того или иного решения приведены в таблице.

Совершенно очевидно, что решение "производить / закупать" вовсе не означает "все" или "ничего". Существует множество вариантов выбора, как совмещать приобретение готовых результатов с собственным производством.

• Закупить все или почти все продукты или услуги у одного или нескольких поставщиков

• Закупить существенную часть продуктов или услуг у одного или нескольких поставщиков

• Закупить относительно небольшую часть продуктов или услуг у сторонних производителей

• Все или практически все произвести силами своей организации.

Решение "купить / арендовать"

(1.1.3.1.P4)

В ряде случаев, Вы можете оказаться перед выбором, стоит ли закупать определенную продукцию или же достаточно будет ее арендовать на время проекта. Вероятно, такое решение вряд ли потребуется для финальных результатов поставки проекта, но такие "промежуточные" результаты, как оборудование, техника, информационные сервисы и т.п., вполне могут быть многими проектами арендованы. Как правило, аренда обходится проекту дешевле, чем закупка, но по завершению работ все арендованные материальные средства не остаются в распоряжении компании. Поэтому возможность аренды всегда имеет две стороны, соответственно связанные с экономией бюджета проекта и с возвратом объекта аренды, часть стоимости которого уже выплачена в виде арендной платы. Взвешивая подобные "за" и "против", бывает полезно учесть, что у Вас в запасе может оказаться еще и компромиссный вариант в виде лизинга. Очень часто лизинг оборудования оказывается оптимальным решением именно в тех случаях, когда ни вариант аренды, ни вариант закупки не имеют друг перед другом решающего перевеса.

В общем смысле, решение "купить / арендовать" принимается, руководствуясь теми же соображениями, что и в случае выбора "производить / закупать". Частично выбор лежит в области бюджета проекта, а частично - в области долговременных стратегических преимуществ для организации, возможности полноценной поддержки продукта, налоговых, имущественных последствий, интеллектуальной собственности и т.д.

Выбор поставщика

(1.1.3.1.P5)

Всем организациям приходится время от времени искать поставщиков, чтобы удовлетворить свои определенные потребности. Работа, в принципе, не сложная. Однако, в зависимости от особенностей поставщика, она может затянуться на сколь-угодно продолжительное время. Рассматриваемый ниже процесс можно использовать почти в каждом случае какого-либо выбора: варианта упаковки, продавца, компьютерного оборудования и т.п. Процесс описан на высоком уровне, поэтому для уверенности в его надлежащем исполнении для Вашего проекта потребуется некоторая конкретизация.

Планирование контрактов

(1.1.3.1.P6)

Запросить поставщиков

(1.1.3.1.P7)

Выбрать поставщика

(1.1.3.1.P8)

Обновления на TenStep.com.ua

Рады сообщить Вам о запуске бесплатного теста по экзамену PMP. Бесплатный тест по экзамену PMP
Желаете проверить свою готовность пройти сертификационный экзамен PMP? Бесплатно запишитесь в нашу Академию, а затем ответьте на 20 пробных вопросов в формате экзамена PMP.