Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Совет недели менеджеру проекта

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка Подписчиков 398 RSS
←   Май 2010   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://tenstep.com.ua/open/miscpages/94.4Sign-Up.htm
Открыта: 18-06-2008

Автор
TenStep Inc.

Статистика

398 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Приемы управления документами


Содержание рассылки формируется из материалов Процесса Управления Проектами TenStep Project Management ProcessTM, с которыми можно познакомиться ближе на сайтах www.TenStepRussia.ru и www.TenStep.com.ua.

Процесс TenStep отмечает 10-летний юбилей!

В мае 2000 года на сайте www.TenStep.com был впервые опубликован Процесс управления проектами TenStep. Его автор и основатель компании TenStep, Inc. Том Мокал (Tom Mochal) главной целью данной публикации видел систематизированное изложение личного опыта управления проектами, программами и офисами управления проектами, который он приобрел, работая долгие годы в крупных международных компаниях.

С тех пор прошло 10 лет. Процесс TenStep претерпел 9 редакций и вырос в набор методологий, позволяющих гибко и масштабируемо внедрить в отдельном проекте, в подразделении или на всем предприятии эффективные процессы управления проектами, соответствующие самому признаваемому международному стандарту управления проектами "Руководство PMBOK®". Процесс TenStep сегодня доступен на 30 языках, его используют более 5000 лицензированных компаний и менеджеров проектов по всему миру.

По случаю своего 10-летнего юбилея, TenStep, Inc. проводит розыгрыш 200 бесплатных индивидуальных лицензий на Процесс TenStep. Чтобы принять участие в розыгрыше, читателям нашей рассылки достаточно направить письмо с темой "TenStep 10 лет" по адресу info@TenStepRussia.ru или info@TenStep.com.ua. Розыгрыш лицензий будет произведен в офисе TenStep, Inc. в Атланте (США) в последний день мая.

Специальное предложение для наших
читателей в Украине

Примите участие в учебном курсе "Подготовка к сертификации PMP®"!

29-30 мая и 12-13 июня 2010 г. в Харькове Тенстеп проводит специальный курс обучения для руководителей проектов, желающих пройти сертификацию "Профессионал управления проектами" (PMP®) от Project Management Institute. Если Вы:

- стремитесь повысить свою эффективность и востребованность в качестве менеджера проектов,

- желаете стать сертифицированным профессионалом в управлении проектами,

воспользуйтесь такой возможностью.

ТенСтеп является зарегистрированным провайдером обучения Project Management Institute (PMI R.E.P.). Прохождение данного курса обучения предоставляет участникам 35 контактных часов, необходимых для участия в сертификации PMP®.

Подробнее о событии и запись >>>

Поднимитесь на мировой уровень в управлении проектами!

Обладание хорошим процессом управления проектами и следование ему поставит Вашу организацию на одну из высших ступеней зрелости в мировой классификации. TenStep может помочь Вам понять, как этого добиться в реальной жизни. Мы не работаем с "чистого листа". Мы используем проверенную модель внедрения управления проектами, позволяющую учесть конкретные потребности Вашей компании.

Мы поможем составить План внедрения управления проектами, а затем, при необходимости, поможем со всеми аспектами его выполнения.

Планирование внедрения управления проектами - далеко не тривиальная задача. Мы делали это раньше, и мы можем сделать это для Вас!

Свяжитесь с нами по адресам info@TenStepRussia.ru или info@TenStep.com.ua для получения более полной информации.

Приемы управления документами

 

Используйте встренный процесс управления документами

(6.2.1.P1)

Применяя автоматизированную систему управления документами, максимально используйте присутствующие в ней стандартные возможности. Как правило, нет смысла переделывать ее "под себя". Например, большинство таких систем поставляются уже с готовой логической структурой. Вам достаточно подставить туда свои названия разделов, чтобы все заработало. Как правило, в таких системах уже реализованы стандартные схемы версионирования, индексирования, использования ключевых слов и процесса утверждения. Используйте все эти стандартные возможности, не тратя время на сложные настройки. На результаты проекта это вряд ли повлияет.

Правильно распорядитесь документами по завершению проекта

(6.2.1.P2)

После завершения проекта большинство документов должны быть заархивированы, но в отношении некоторых из них этого может быть недостаточно. Например, часть документов проекта внедрения информационной системы должны оставаться в хранилище, доступными для пользователей системы (в частности, Руководство пользователя). Другие - должны быть переданы службе поддержки.

В некоторых компаниях используется центральный репозиторий для документов всех проектов, которые возможны для повторного использования. Например, спецификация требований одного проекта может быть с соответствующими изменениями использована в другом проекте той же предметной области. Программу испытаний также незачем каждый раз писать заново. После завершения проекта Вы с библиотекарем должны определить, какие документы Вашего проекта в будущем могут использоваться Вашей организацией и другими проектами.

Предоставьте каждому участнику команды свою рабочую область

(6.2.1.P3)

Чаще всего, хранилище документов не включает в себя рабочие области участников команды (если только эта функция не встроена в программное обеспечение управления документами). В то же время, каждый участник команды должен иметь свою индивидуальную рабочую область, где бы он мог создавать, разрабатывать и дорабатывать свои документы. Это может быть отдельная структура каталогов на общем сетевом диске или же просто индивидуальная папка в общем репозитории проекта. Наличие такой рабочей области имеет ряд предпочтений по сравнению с работой непосредственно на диске персонального компьютера. Главным из них является возможность централизованного резервного копирования рабочих областей и лучшего обеспечения сохранности разрабатываемых документов.

Собирайте отзывы на документ в сводку

(6.2.1.P4)

Рассылая документ на рассмотрение, отзывы на него Вы можете получить в разнообразной форме. Вам могут вернуть файл документа с правками и комментариями по тексту. Вы можете получить письмо с замечаниями или пожеланиями. Иногда отзыв может поступить по телефону или даже во время обеда в столовой. В этом разнообразии не трудно упустить что-либо существенное. Заведите в проекте правило: результаты рассмотрения каждого документа должны быть обобщены в сводке отзывов. Форма такой сводки может быть предельно простой:

  • Раздел, пункт документа
  • Автор отзыва
  • Содержание отзыва
  • Комментарий автора документа.
Каждый отзыв будет отражаться одной или несколькими записями в сводке отзывов. В своих комментариях по каждой такой записи автор документа указывает, каким образом он отреагировал на соответствующее замечание, пожелание или предложение. Подобная информация, рассылаемая участникам предыдущего рассмотрения вместе с доработанной черновой версией документа, даст возможность понять, какие и почему документ претерпел изменения. Для снижения трудозатрат при разработке документов имеет смысл установить правило, согласно которому отзывы на документы должны преставляться сразу в формате, соответствующем будущей сводке.

Обновления на TenStep.com.ua

Рады сообщить Вам о запуске бесплатного теста по экзамену PMP. Бесплатный тест по экзамену PMP
Желаете проверить свою готовность пройти сертификационный экзамен PMP? Бесплатно запишитесь в нашу Академию, а затем ответьте на 20 пробных вопросов в формате экзамена PMP.

Интересные сайты по управлению проектми и не только.

Сcылка по управлению проектами - ProjectSmart at www.projectsmart.co.uk

Полезный сайт - Internet Archive at www.archive.org

Videos and Webinars

Free - Watch the TenStep action video! at www.TenStep.com/impactmovie
Free - Implementing Project Management in Your Organization - Free Webinar www.tenstep.com/impactmovie/thankyou.html
December 10 - Project Estimating - $99 - Click here http://www.tenstep.com/EstimatingWebinar.html
December 17 - Project Risk Management - $99 - Click here http://www.tenstep.com/RiskWebinar.html

В избранное