Сегодня вы узнаете структуру делового письма /по материалам "Пять кейсов для бизнес-тренера", Зинкевич-Евстигнеева Т.Д./
Структура делового письма
Часть
Название
Содержание части, требования и информации
Объем
Функция
1
Приветствие
Обращение, присоединение к адресату. Ссылка на приятные или значимые для адресата события. Комплименты. Положительная реакция на информацию из прошлого листа. Информация должна располагать адресата к чтению и не вызывать у него возражения. Формулы "Присоединения"
Не более 2-3 простых предложений
Дистанционное психологическое воздействие на человека (ДВ)
2
Изложение существа проблемы
Описание пробмелы по формуле "Тезис-аргумент". Адресату должна быть хорошо понятна ваша позиция и аргументы. Описание проблемы предпочтительнее начинать с указания причины обращения к адресату (особенно если цель письма - обращение за поддержкой или решением важного вопроса)
Не более 10 простых предложений
Информационный обмен с адресатом
3
Предложения
Четкое описание путей совместного с адресатом решения проблемы по формуле "Предложение - ресурсы". Предложения (или рекомендации) могут быть сформулированы как в общем, так и в более детализированном виде
Не более 3-5 простых предложений
Информационный обмен с адресатом
4
Завершение
Приятные слова, комплименты, выражение желания дальнейшего сотрудничества. Информация должна формировать у адресата чувство перспективы взаимоотношений и желание написать ответ. Формулы "Присоединения"
Не более 2-3 простых предложений
ДВ
Важно различать цель письма и его содержание. Цель письма - это то, чего вы хотите достичь с помощью данного письма.