Схемы корреспонденций счетов

Подборка по материалам информационного банка "Корреспонденция счетов" системы КонсультантПлюс

Ситуация:

Как отразить в учете организации суточные, выплачиваемые работнику, направленному в служебную командировку в Республику Крым?

Работник был направлен в служебную командировку в Республику Крым сроком на четыре рабочих дня. Командировка связана с основной производственной деятельностью организации.

Действующим в организации положением о порядке возмещения командировочных расходов предусмотрено, что суточные при служебных командировках выплачиваются работникам в размере 1500 руб. за каждый день нахождения в командировке. Денежные средства на оплату суточных в размере 6000 руб. выплачены работнику под отчет из кассы организации. По возвращению из командировки в установленный срок работником был представлен авансовый отчет.

Организация применяет метод начисления в налоговом учете.

Корреспонденция счетов:

Трудовые отношения

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ).

При направлении в командировку работнику гарантируется, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, к которым относятся в том числе расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 167, ч. 1, 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагается в данном случае командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Порядок ведения кассовых операций

Выдача наличных денег из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, производится по расходному кассовому ордеру на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выданы наличные деньги, личную подпись руководителя и дату (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").

В соответствии с абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У авансовый отчет об израсходованных суммах представляется работником в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (что согласуется с п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировки на территории РФ в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

В рассматриваемой ситуации работник командирован в Республику Крым. Согласно п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 2 Федерального конституционного закона от 21.03.2014 N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя" Республика Крым принимается в Российскую Федерацию с образованием в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя.

Таким образом, при направлении работников организации в командировки в Республику Крым выплачиваемые этим работникам суточные освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 руб. (Письмо Минфина России от 24.07.2014 N 03-04-06/36482).

В данном случае суточные, выплачиваемые работнику в соответствии с утвержденным организацией положением о порядке возмещения командировочных расходов, превышают законодательно установленный норматив, не облагаемый НДФЛ. Таким образом, не облагаемая НДФЛ сумма суточных составляет 2800 руб. (700 руб. x 4 дн.).

Оставшаяся сумма в размере 3200 руб. (1500 руб. x 4 дн. - 2800 руб.) подлежит налогообложению НДФЛ (по данному вопросу см. также Письмо Минфина России от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22).

Датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных является дата утверждения руководителем авансового отчета. Это связано с тем, что до момента утверждения авансового отчета вся сумма выданных работнику средств представляет собой задолженность работника перед организацией, т.е. не может считаться доходом работника в силу ст. 41 НК РФ. На это указано в Письме Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5.

Организация, выплатившая работнику сверхнормативные суточные, облагаемые НДФЛ, в качестве налогового агента обязана на основании утвержденного руководителем авансового отчета исчислить НДФЛ по ставке 13%, удержать его при фактической выплате работнику любого дохода в денежной форме (например, при выплате очередной заработной платы) и уплатить в бюджет (п. 1 ст. 224, п. п. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5) <*>, <**>.

Страховые взносы

При оплате расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"). При этом не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей освобождения их от обложения страховыми взносами, т.е. они не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260). Аналогичные разъяснения приведены в консультаци! и заместителя директора Департамента Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.04.2014.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, расчеты с работником по суммам, выданным под отчет, отражаются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Следовательно, на дату выдачи работнику денежных средств из кассы организации производится бухгалтерская запись по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса".

Затраты организации, связанные со служебными командировками работников, которые осуществляются в рамках основной производственной деятельности организации, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п. п. 5, 7, 8, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Таким образом, сумма расходов (суточных), понесенных работником, указанная в авансовом отчете, отражается в данном случае по дебету счета 20 "Основное производство" и кредиту счета 71.

Налог на прибыль организаций

На сегодняшний день не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей учета их при определении налоговой базы по налогу на прибыль. То есть расходы в виде суточных признаются полностью в том размере, который определен в локальном нормативном акте организации.

При выдаче работнику аванса на командировку в налоговом учете организации не возникает расходов (абз. 2 п. 1 ст. 252 НК РФ).

Расходы организации на командировки, в том числе в виде суточных, для целей налогообложения прибыли признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

--------------------------------

<*> По общему правилу при определении налоговой базы по НДФЛ сумма доходов, подлежащих налогообложению по налоговой ставке, установленной п. 1 ст. 224 НК РФ, уменьшается на сумму налоговых вычетов, предусмотренных ст. ст. 218 - 221 НК РФ. В данном случае в таблице проводок НДФЛ рассчитан без учета каких-либо налоговых вычетов.

<**> В данной консультации бухгалтерская запись по перечислению НДФЛ в бюджет не приводится.

Т.Е.Меликовская
Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению

27.08.2014

Ситуация:

Как отразить в учете организации выплату компенсации затрат на проезд работнику с разъездным характером работы?

В соответствии с коллективным договором работнику, чья работа носит разъездной характер, установлена ежемесячная компенсация в размере понесенных им затрат, определяемая на основании заявления работника и предоставляемых проездных документов. Документы, на основании которых рассчитывается сумма компенсации, предоставляются работником в последний день месяца. Сумма компенсации составила 4000 руб. и выдана работнику из кассы организации в следующем месяце. Организация применяет метод начисления в налоговом учете.

Корреспонденция счетов:

Трудовые отношения

Работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает в том числе расходы по проезду. Размеры и порядок возмещения этих расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ).

Отметим, что условие о разъездном характере работ должно быть указано в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

В рассматриваемой ситуации порядок возмещения расходов на проезд установлен коллективным договором организации.

Порядок ведения кассовых операций

Выдача наличных денежных средств (компенсации расходов на проезд) из кассы организации работнику осуществляется с соблюдением требований Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Деньги выдаются работнику по расходному кассовому ордеру по предъявлении документа, подтверждающего его личность (п. 6, абз. 2 пп. 6.1 п. 6 Указания).

Бухгалтерский учет

Затраты на выплату компенсации стоимости проезда работнику, чья работа носит разъездной характер, предусмотренные коллективным договором и осуществляемые в целях организации нормального производственного процесса, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

В данном случае расход признается на дату предоставления работником заявления о компенсации расходов и документов, подтверждающих его затраты на проезд (п. 16 ПБУ 10/99).

При этом производится бухгалтерская запись по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу - для организаций, осуществляющих торговую деятельность) и кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Выплата компенсации отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 50 "Касса" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Компенсация затрат на проезд работника, чья работа носит разъездной характер, то есть связана с исполнением им своих трудовых обязанностей, обязательность которой установлена ТК РФ и коллективным договором организации, НДФЛ не облагается согласно абз. 11 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ. С позицией Минфина России и ФНС России по данному вопросу можно ознакомиться в Практическом пособии по НДФЛ и Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Страховые взносы

Суммы компенсационных выплат, в том числе связанных с исполнением работником его трудовых обязанностей, не подлежат обложению страховыми взносами, включая взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"). Следовательно, на сумму компенсации расходов на проезд работнику, чья работа в соответствии с коллективным и трудовым договорами носит разъездной характер, страховые взносы не начисляются. Подробнее по данному вопросу см. Практическое пособие по страховым взносам на о! бязательное социальное страхование.

Налог на прибыль организаций

Расходами признаются документально подтвержденные и обоснованные затраты, под которыми понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Расходы в виде компенсации затрат за разъездной характер работ (в данном случае - расходы на проезд), подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете, удовлетворяют приведенным критериям и, следовательно, могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату принятия решения о выплате компенсации (пп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182).

Датой признания этих расходов является дата представления работником подтверждающих документов, на основании которых рассчитывается и выплачивается компенсация (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Т.Е.Меликовская
Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению

29.08.2014