Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Выпиши себе успех. Деловое письмо по сути, а не по правилам

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Ваш успешный бизнес" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

  Ноябрь 2009   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
Саша Карепина

Статистика

1.293 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Выпиши себе успех. Деловое письмо по сути, а не по правилам. Из «спасибо» шубу?… запросто!


НОВОСТИ - анонс рубрики на e-xecutive | ПОЛЕЗНОСТИ – благодарственные письма | КУДА ПОЙТИ УЧИТЬСЯ – Линн Гартнер Джонсон и «Секретарское дело»

Новости

Сегодня в новостях – анонс. Едва ли кто-то не знает отличный ресурс для профессионалов www.e-xecutive.ru  Так вот, с этой недели мы с этим ресурсом, что называется, побратимы. Я начинаю вести на e-xecutive рубрику «Успех по переписке». В ней мы будем брать реальные письма и вместе делать разбор полетов. Первый выпуск ожидается на следующей неделе – не пропустите!

Полезности

Предновогодняя пора – время принимать подарки и говорить за них «спасибо». Поэтому в сегодняшнем выпуске я хочу поделиться советами о том, как писать благодарственные письма.

Автор советов – Линн Гартнер-Джонсон, эксперт в области делового письма, основатель тренинговой компании «Syntax Training» в Сиэтле, США – и автор множества публикаций на темы деловой переписки. Перед вами – мой перевод наиболее интересных фрагментов одной из ее статей.

«Спасибо»! Такие приятные слова для всех нас. Благодаря человека, мы даем ему понять, что его ценят. Забывая о благодарности, показываем, что принимаем его поступки как должное, не видим в них ценности. Вот почему благодарность играет огромную роль в деловых взаимоотношениях. К счастью, благодарственные письма писать очень просто – особенно используя эти советы.

1. Знайте, когда благодарить

У вас появляется возможность поблагодарить, когда кто-то:

  • Оказал вам действительно заметную услугу
  • Вышел для вас за рамки своих должностных обязанностей
  • Проявил особенное внимание и эффективность
  • Предоставил вам ценную возможность (организовал интервью, порекомендовал вас…)
  • Сделал подарок или угостил
  • Ни разу не обманул ваших ожиданий и даже превзошел их

На тренингах меня часто спрашивают, нужно ли в переписке говорить спасибо за совершенно обычные действия. Нужно ли писать «спасибо», если человек выполнил для вас обычное действие, предусмотренное его должностными обязанностями. Думаю, нет – иначе ваши благодарственные письма превратятся в спам, в еще одно сообщение, которое приходится удалять.

Например: если кто-то пересылает вам обычный плановый отчет от своего руководителя, не пишите в ответ «Спасибо». Но если этот человек присылает вам ценную ссылку по  интересующей вас теме, напишите что-нибудь вроде: «Гэйл, спасибо за такую интересную ссылку! Похоже, на этом сайте много полезного для моей презентации. Очень приятно, что ты вспомнила обо мне, когда ее нашла».

2. Благодарите оперативно

Хотя искреннее «спасибо» приятно всегда, лучше все-таки писать благодарственные письма сразу после того, как вам сделали что-то хорошее. Так проще – детали произошедшего еще свежи у вас в памяти. Например, в следующем письме Джил приводит детали, которые со временем могла бы забыть:

«Дорогая Сунита,

Спасибо за твою огромную работу на сегодняшней конференции. Если бы не ты,  конференция  не прошла бы так удачно – ведь именно ты все так тщательно спланировала.

Отдельное спасибо за то, как ты тактично «разрулила» проблему с моим микрофоном, и вообще за твое внимание ко всем очень важным деталям, которые порой не удавалось отследить организаторам. Это помогло произвести правильное впечатление на  клиентов…»

3. Благодарите искренне и конкретно

Джил указала в письме, за что именно она благодарна Суните. Такая благодарность имеет гораздо больше веса, чем пустое «спасибо». А еще Джил отмечает, что помощь Суниты  помогла произвести впечатление на клиентов. Это еще один правильный ход. По возможности стоит всегда указывать в благодарности, какую пользу принесли действия адресата.

4. Благодарите без негатива

Не пишите в благодарственном письме ничего, что обесценило бы вашу благодарность. Например, если вы благодарите кого-то за героические усилия  по организации вашей поездки, не упоминайте,   что поездка не состоялась. Просто скажите спасибо.

5. Благодарите тепло и от души

Всегда используйте в благодарственном письме имя адресата и личные местоимения «я» и «вы». Пишите «Мы оценили Ваши усилия», а не «Ваши усилия оценены по достоинству».

6. Соизмеряйте свои усилия с важностью повода

Благодарность, не соответствующая случаю, может быть хуже чем отсутствие благодарности.  Например, короткое «Спасибо» - явно неадекватная благодарность за подготовку 10-страничного отчета.  А два параграфа благодарностей тому, кто подбросил вас до метро, явный перебор.

7. Говорите «Спасибо» без «Пожалуйста»

Не используйте благодарственное письмо, чтобы о чем-то попросить. Просьба отвлекает от благодарности и дает понять, что благодарность была не причиной, а лишь поводом для письма…

8. Позвольте благодарности множиться

Когда благодарите кого-то за отличную работу, отправьте копию благодарственного письма начальнику этого человека и в отдел по работе с персоналом. Когда благодарите руководителя, отметьте работу его подчиненных: «Хочу отдельно отметить энтузиазм, с которым все Ваши сотрудники участвовали в проекте…»   Руководитель может разместить ваше письмо на доске объявлений или переслать его подчиненным – и вот уже людей, которые хорошо к вам относятся, станет больше.

Ищите поводы для благодарности – и не забывайте благодарить. Пусть окружающие чувствуют, что их кто-то ценит!

 

Куда пойти учиться

--- Раз уж мы упомянули Линн Гартнер-Джонсон, дадим ссылку на ее блог - http://www.businesswritingblog.com/. Если вас интересует деловое письмо, и с английским у вас порядок – вам сюда.

--- А вторая ссылка – русскоязычная. Несколько подписчиков просили меня написать, где выложены материалы круглого стола журнала «Секретарское дело» с моим участием. Здесь- http://sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=467 . Обсуждается вопрос делового этикета – в том числе в переписке.

Пользуйтесь. И кстати, откликайтесь! К выпускам на сайте рассылки можно писать отзывы. А то я отсюда не вижу, как у вас дела, что вам нравится и что не нравится J
В избранное