Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay
  Все выпуски  

Для пользователей компьютером! Полезности сети. MS Office. Урок 3. Сноски в документах MS Word. Ссылки, оглавление.


Доброе время суток, уважаемые подписчики!

Итак, мы переходим к Уроку 3, где поговорим о Сносках программы MS Word. Какие они бывают, для чего их лучше использовать и какую пользу они приносят при создании больших документов Word.

Ссылками в документе являются:

1. Оглавление и указатели;
2. Сноски;
3. Название объектов;
4. Перекрестные ссылки
.

1. Вставка Оглавления

Большие документы, такие как рефераты, отчеты, диссертации и др., как правило, сопровождаются Оглавлением (содержанием). Установить его можно в том случае, если правильно использованы Стили в документе. Команда Вставка/Ссылки/Оглавление и указатели позволяет организовать Оглавление в документе (см. Рис.)

В диалоговом окне можно выбрать такие свойства Оглавления, как Показывать номера страниц или нет в содержании. Заполнитель указывает на то, какая будет линия (пунктирная, сплошная или вообще не будет) от названия главы до номера страницы. Уровни определяют сколько заголовков у вас будет в оглавлении отображено. Рекомендуется использовать от 3 до 5 максимум заголовков, иначе содержание будет слишком загромаждено.

Для того чтобы выбрать какие будут заголовки у вас в оглавлении необходимо использовать команду Параметры. Здесь напротив названия Заголовка ставится цифра, которая будет указывать уровень Заголовка (см. Рис.)

Рисунок. Диалоговое окно «Оглавление и указатели». Параметры оглавления

Примечание: После корректировки документа, добавления или удаления текста, необходимо Обновить Оглавление, чтобы страницы вновь пересчитались и названия заголовков соответствовали действительности. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по полю Оглавления, появится контекстное меню, в котором найдете команду Обновить поле. Щелкните правой кнопкой мыши и согласитесь с командой (ОК).

2. Вставка сносок

Сноски в документах необходимы для конкретизации слова или, например, нужна ссылка на документ, откуда взят тот или иной материал. В программе Word предусмотрена автоматическая расстановка сносок. Использование команды Вставка/Ссылки/Сноска позволяет разместить Сноски, как в конце (внизу той страницы, где находится определяемое слово), так и в конце документа (концевые сноски) (см. Рис.).

Рисунок. Диалоговое окно «Сноски»

3. Вставка названия диаграмм таблиц и рисунков

В MS Word имеется функция для автоматической нумерации рисунков, диаграмм или любого объекта, который повторяется в документе. В последней версии MS Word это возможно выполнить с помощью команды Вставка/Ссылка/Название. Использование названия объектов  упростит работу в большом документе, так как при вставке новых объектов в середине документа, например, позволит вам "пересчитать" нумерацию автоматически.

Для нового названия объекта можно выбрать команду Создать и набрать нужное имя (см. Рис.).

Рисунок. Диалоговое окно «Название объекта» Создание нового названия

4. Вставка перекрестных ссылок

Создание ссылки на название того или иного объекта, вставленного в документ и будет называться Перекрестной ссылкой.
Команда выполняется в меню Вставка/Ссылка/Перекрестная ссылка. То есть если Вам необходимо быстро передвигаться по документу или же автоматизировать обновление полей (а любая вставка ссылки - это вставка поля), то Вы можете использовать в документе Перекрестные ссылки.

Например, в большом документе имеются рисунки, Вы им присвоили названия и описывая данный рисунок где-то в тексте, Вы можете сослаться на конкретный рисунок с названием.

Рисунок. Диалоговое окно «Перекрестные ссылки»

Горячие клавиши: 

А сейчас еще немного о горячих клавишах по удалению гиперссылок в документе.
Итак, если в созданном Вами документе фигурируют ссылки (обычно это происходит при копировании текста из Интернет) и необходимо сделать их неактивными, то можно выделять каждую ссылку, выбирать команду Вставка/Гиперссылка и щелкать на кнопке Удалить ссылку.

Совет: Для того чтобы ускорить процесс удаления гиперссылок в документе необходимо выделить весь документ командой Правка/Выделить все (или клавиши Ctrl+A) и щелкните на комбинации клавиш Ctrl+Shift+F9 — ссылки удалятся, а все остальные опции форматирования документа будут сохранены.

Буду рада, если будут отклики, предложения, замечания в моем блоге, посвященному рассылке. Спасибо большое!


В избранное