Рассылка «Знания, обреченные на успех»

Выпуск № 95

Тайм-менеджмент в бизнесе и быту

1. О тайм-менеджменте

2. Работа над вопросами

3. Результаты курса «Воспитание родителей»

4. Скидка на август

Здравствуйте, дорогие читатели!

Пробегая глазами очередной выпуск рассылки Люды Луньковой «Секреты бизнеса. Предприниматели рассказывают…», просто с наслаждением прочитала о ее опыте тайм-менеджмента (управления временем) в самом начале карьеры. Я знакома с Людмилой, поэтому смело могу рекомендовать ее опыт для ознакомления. И, разумеется, ее рассылку "Секреты бизнеса. Предприниматели рассказывают..."

Хочу привести этот отрывок полностью. Он стоит того. Обращаю ваше внимание, что тайм-менеджмент – в частности тот опыт, который приводит Люда - можно использовать в любой области: в бизнесе, в быту, во время отдыха. Где угодно! Главный принцип: увидеть, на что вы расходуете свое драгоценное время!!! Обратите, пожалуйста, внимание на выводы, которые сделала Людмила!

О тайм-менеджменте

(Из расылки "Секреты бизнеса. Предприниматели рассказывают...")

Это случилось, когда, еще учась в институте, и одновременно, будучи коммерческим директором фирмы, я была вынуждена остаться несколько раз на работе ночью, потому что не успевала.

А поскольку это, к тому же, было 10 лет назад, когда у нас только стало появляться понятие «маркетинг» в бизнесе, то о понятии «тайм-менеджмент» тогда вовсе никто не слыхал.

И мне пришлось изобретать велосипед.

Я задумалась, почему же я не успеваю. У меня рабочий день занимает целых 8 часов, а я не успеваю.

И первое, что я сделала, перед уходом домой, я убралась на столе, и на чистом столе оставила блокнот и ручку. Я решила с завтрашнего дня составлять… баланс.

Только не денег, а часов. Записывать по часам и минутам каждое свое действие.

Я хотела, чтобы у меня оставалось положительное САЛЬДО – часов, этак, 16 в день, а лучше – больше.

Откуда мне было знать тогда, что я только что изобрела один из инструментов тайм-менджмента. Конечно, я не знала этого.

Но это казалось естественно: ведь если вам не хватает ресурсов, то вы начинаете их учет – верно?

Любая фирма ведет бухгалтерский учет, чтобы учитывать финансы. Не столько для отчета перед родным государством, сколько для оптимизации расходов.

Я начала точно такой же учет времени: его ведь еще больший дефицит в жизни, чем денег.

Причем, если один рубль похож на другой как две капли воды, и если вам достался не первый, а второй, то вам будет все равно, то каждый час жизни человека уникален, имеет свое назначение и не похож на предыдущий час и на следующий.

Потому что в детстве нужно играть, а людей, которые не доиграли в детстве, увы, видно за километр, и они уже не могут успеть доиграть НИКОГДА: они уже проживут так всю жизнь.

Еще в детстве нужно учиться. И того, кто не доучился, мы тоже видим за километр и тоже сочувствуем, ибо после 25-ти лет способность человека к обучению начинает стремительно улетучиваться.

А в молодости нужно любить. То есть, любить нужно всегда, но в молодости особенно, потому что если не долюбил, то уже не наверстаешь.

Когда появляются дети, нужно уделять им внимание, особенно маленьким, потому что не успел – они выросли, и им уже не нужно родительское внимание.

Когда появляется любимый человек, нужно и ему время, потому что если не успел – он ушел.

И за что не возьмешься, получается, что отложить на ПОТОМ можно только работу, бизнес и то, что не страшно потерять (ПОТОМ = НИКОГДА). А больше ничего отложить нельзя: ни игру, ни учебу, ни близких людей.

Так вот, со следующего дня я начала вести временной баланс. И записывала каждый потраченный час и минуту, и дело, на которое ушел этот час, и так – ближайшие дня три, каждый день, начиная с новой страницы.

А когда я через три дня прочитала, на что уходит мое время, я пришла в ужас.

3 часа в день уходило на дорогу.

Около 4-х часов в день уходило на телефонные разговоры. Причем, я разбила разговоры на «прибыльные» и «технические». Первые – это, например, разговор с клиентом, который давал фирме деньги, и от которого напрямую зависела прибыль.

Вторые – это, например, выяснения отношений со складом на предмет того, почему у них сыр с вышедшим сроком годности лежит на складе второй месяц и занимает место. Или ответы на вопросы экспедиторов, которые развозили товар по магазинам.

Оказалось, что «прибыльные» занимают едва ли 1 час…

И вот, когда я побледнела от осознания, на что уходит мое время, потому что до этого я думала, что оно хотя бы уходит на делание денег, я услышала звонок и машинально взяла трубку.

Звонил экспедитор Дима. ХОРОШИЙ экспедитор – один из самых лучших, что у нас были.

И говорит: «Люд, я приехал в магазин «Звездочка», а тут та дверь, через которую они всегда товар принимают, закрыта. Что делать, ехать дальше?»

Я отвечаю: «Дим, попробуй в другую дверь», - и кладу трубку.

Звонок:

- Люд, я зашел в другую, а тут только продавцы.

У него ведь мозг устроен как компьютер. Нужна красная дверь с отломанной ручкой и звонком справа, и тетя Маша с бородавкой над глазом. А если дверь зеленая, а тетя Маша сегодня утром сходила в салон красоты, и бородавки больше нет, то у него ступор.

Повторяю, это наш лучший экспедитор. Он, хотя бы, не воровал J.

- Дим, ты попроси продавца, чтобы он позвал товароведа, или сказал тебе, куда зайти.

Кладу трубку.

Звонок:

- Люд, а тут какой-то товаровед новый, и она не знает, что они товар заказали.

Я прошу дать мне товароведа.

- У вас там должен быть где-то журнальчик, где вы записываете, что заказали и на какое время.

Она:

- Да, есть журнальчик.

- Поищите там, пожалуйста, Ваш заказ для фирмы «Альфа» - это мы.

- Нашла!

- Принимайте товар!

Кладу трубку.

Звонок.

- Люд, а тут в накладной записано 2 коробки зеленого горошка, а у меня в машине только одна. А из-за этого товаровед не хочет принимать товар, потому что в накладной от руки править нельзя.

Я снова прошу товароведа:

- Назовите закон, в соответствие с которым в накладной нельзя делать правки от руки.

- Откуда я знаю, какой закон. Там, где я раньше работала, мы никогда так не делали.

Я (лихорадочно листаю блокнот и нахожу имя):

- А вы не могли бы попросить Виктора Степановича, чтобы он объяснил вам, как вы будете делать на новом месте работы?

- Виктор Степанович отошел.

Я (начиная выходить из себя):

- В этом мире, или в иной?

- Нет, что вы, ну и шутки у вас, конечно, в этом, просто отъехал, сказал, что будет через час.

- Попробуйте ему позвонить.

Кладу трубку.

Звонок:

- Люд, все нормально, я еду в другой магазин, у меня впереди еще 5.

- Ага… А у меня еще 5 экспедиторов и 25 товароведов…

- Что?!

- Ничего, Дим, езжай.

Я снова набираю номер, звоню на склад.

- Федя, в Диминой машине не хватило ящика горошка.

- Я клал.

- Уверен?

- 100%!

- Понятно. Значит, 50% с тебя, и 50% с Димы.

Кладу трубку.

Звонок:

- Люд, представляешь, оказывается грузчики, когда машину грузили, одну коробку прислонили к двери, чтобы она не закрывалась, а потом забыли ее погрузить!

- Уверен?

- Да!

- Значит, Дима, выходит, не виноват?

- Выходит, не виноват…

- Значит, пострадает зря?

- Ну, да…

- Значит, вторые 50% с грузчиков.

Это в рассылке такая история в 2 странички помещается J. А в реале она занимает гораздо больше, хотя бы потому, что каждый звонок вырывает вас напрочь из того дела, которым вы занимаетесь. И потом нужно некоторое время на то, чтобы сосредоточиться и вернуться к тому же месту, на котором остановился.

Причем, на это я обратила внимание, только составляя эту бумажку. До этого я бы думала, что какое-то время я занимаюсь одним делом, потом отвечаю на телефон, и сразу же, без разрыва, снова возвращаюсь к делу, от которого меня оторвали, с прежней эффективностью.

На деле же, самое малое, что происходит, падает эффективность, поскольку рассеивается внимание.

Ну, а после иного телефонного звонка, я вовсе оставляла дела и шла пить кофе.

Я продолжала вести баланс и продолжала приходить в ужас некоторое время.

Примерно через месяц, я поднимала трубку телефона уже не просто так, как раньше, а с ясным чувством, что вот именно сейчас я начинаю терять больше всего времени.

Я входила в транспорт с осознание того, что все виды транспорта и пешеходные прогулки занимают в моей жизни почетное второе место.

Я приступала к кофе и обеду, отдавая себе отчет в том, что это – бронзовая медаль.

И, в конце концов, при всем при этом я была коммерческим директором, и моя основная задача была делать прибыль, а не ездить в транспорте, обедать или выяснять по телефону, куда могла деваться бородавка тети Маши.

А еще через месяц, начались изменения. Причем, я не планировала их и не думала, что после того, как начну вести этот баланс, я естественно буду что-то внедрять. Вовсе даже нет. Сначала я просто хотела выяснить, куда уходит время.

Потом мне стало так страшно, что я хотела перестать вести этот баланс и продолжать пребывать в неведении, и говорить себе, что я создаю прибыль компании.

Но я нашла в себе силы продолжать вести баланс, чтобы просто знать и видеть.

А потом как-то само собой, видимо, вследствие того, что эта мысль о времени всегда «сидела» в голове, оно начало оптимизироваться.

Сначала я изменила систему оплаты экспедиторов. Они стали получать премии за то, что по дороге ни разу не позвонили на фирму.

Это создало ряд иных проблем, и бывали ситуации, когда лучше было бы, если бы они позвонили. Но в целом, это колоссально сэкономило время, и это время было дороже потерь, которые получились от того, что если дверь магазина за ночь перекрасили в другой цвет, то экспедитор уезжал в следующий магазин, а потом мне говорил: «Что-то я их не нашел… Может, они переехали?..»

Потом я четко разбила день на 3 части. В первой части я размещала все телефонные звонки. Сюда входили и клиенты, и собственные сотрудники, и чужие сотрудники. Во второй части я занималась письмами, факсами, отчетами и всей бумажно-компьютерной работой. В третьей части я назначала все встречи, совещания и поездки.

Под эти три части своего дня я постаралась по возможности подстроить фирму. То есть, если кладовщик хотел решить со мной какой-то вопрос, он знал, что лучше это сделать в первой половине дня, потому что во второй меня может не быть в офисе.

А если кто-то из сотрудников в офисе хотел решить какой-то вопрос, он знал, что если зайдет утром, то, скорее всего, я буду говорить по телефону.

Разумеется, я не могла перестроить свое руководство, поэтому все переговоры там, которые назначала не я, я отнесла к «форс-мажору».

Потом я немного изменила полномочия людей, и названия некоторых должностей. Например, кладовщик Федя стал заведующим складом Федором Иванычем, получил повышение зарплаты и премию в том случае, если целый месяц я не решала складских вопросов, а в конце месяца результаты инвентаризации были удовлетворительными.

Далее, некоторые обязанности, которые я взяла на себя добровольно, я перегрузила на других сотрудников. Мало того, что оказалось, что они выполняют их не хуже меня, так они еще успевали подумать, и внести усовершенствование в то, что я делала «по-старому» и хуже, чем можно было делать.

Наконец, вечером любого дня, я составляла план на следующий день по тому же принципу: сначала звонки, потом бумага, потом поездки и встречи.

Попутно решая эти вопросы, я решила массу своих психологических внутри, и намного ближе с собой познакомилась.

Например, я поняла, что дела, которые мне не хочется делать, например, звонить кому-то, кто не хочет платить нам деньги за товар, и ругаться, я откладываю напоследок. И они лежат грузом на мне все время, пока я не хочу их делать.

И они мне портят настроение, совсем чуть-чуть, но портят, потому что я знаю, что рано или поздно я все равно должна буду звонить в эту фирму и ругаться.

А лучше не работать вовсе, чем работать с плохим настроением…

Этим самым, я, к тому же, еще затягивала их исполнение.

Я даже заметила за собой, что когда в перечне звонков оставался только пункт 10 «позв. по долгам», я шла пить кофе, даже если пила его вот только 20 минут назад. Но мой организм совершенно четко мне подсказывал, что пора пить кофе. А пока я его пила, я вдруг вспоминала «очень важное» дело, которое нужно «срочно» сделать!

И несколько раз неприятное дело снова откладывалось в долгий ящик, и соответственно омрачало настроение.

Во-вторых, я поняла, что были такие дела, за которые я держалась, и непременно хотела сама их выполнять: казалось, что именно эти дела, будто повышают значительность человека и придают ему вес.

Я отлично знала, что кто-то сделает это не хуже меня, но само осознание того, что кто-то сделает не хуже, действовало на нервы, поэтому я делала сама.

Причем, это прошло сразу же, как я скрепя сердце одно такое дело отдала. Я почувствовала только облегчение, что, наконец, мне не надо это делать.

Наконец, были такие дела, про которые я думала: «легче сделать самой, чем объяснить, что нужно». Если это дело было разовым, то так бы и было, но оказалось, что многие такие дела были не разовыми, а повторялись, а я так про них думала.

И так далее. Повторюсь, что я вовсе не планировала, что буду делать именно так.

Начало всему положил тот блокнотик с ручкой, которые я приготовила на своем столе, решив, что не только буду составлять план, что нужно сделать за день, но еще и отчет, то есть, буду записывать, что я реально сделала за день.

У каждого человека время тратится по-разному и на разное, и даже от личных психологических особенностей зависит где именно человек спотыкается, и почему.

И универсального рецепта для всех тут не может быть.

Но вот этот инструмент – ведение временного баланса поможет любому человеку. Потому что сконцентрирует его внимание на том, на что уходит именно ЕГО время, и заставит мозг работать над этим даже тогда, когда вы не собирались об этом думать.

И в какой-то степени сделает вас параноиком, потому что, приступая к тому самом делу, вы будете каждый раз вспоминать: «и вчера и позавчера именно оно забрало большую часть моего дня!», но из-за того, что вы это вспомнили, вы будете тут же оптимизировать это дело.

Работа над вопросами

Продолжаем работу над вопросами. Присылайте свои ситуации с вопросами, которые вы УЖЕ попытались задать себе, чтобы решить проблему.

(Письмо) Катя, доброе утро.

Сегодня после того, как отвела дочку в школу, гуляла и думала. Задавала вопросы как ты всегда рекомендуешь.

Зачем я себя ограничиваю? И как следствие зачем я ограничиваю свою дочь?

По поводу меня сразу возникло почему. Потому что боюсь. Не знаю чего боюсь, но внутри было много страха, когда задала себе этот вопрос. Страх и злость. Знаешь, как будто сама себе зла желаю. Ну злость идет , как следствие страха, как я понимаю.

Потом. Зачем? Чтобы все было как надо. Надо каждый день ходить на работу, рано вставать и рано ложиться, пришел домой, сразу снять вещи и положить их на место, покушал - сразу помыть тарелки, сразу делать уроки... Зачем чтобы все было как надо? А как по другому? В кафе пойти- незачем деньги тратить, в гости к кому-то поехать - что там делать, я лучше книгу почитаю, больше пользы, в путешествие поехать - а вдруг что-то случится. И я поняла, что как результат, я никогда не знаю, что я хочу на самом деле, вот чего бы мне хотелось делать, даже по мелочевке.

Зачем я себя ограничиваю? Чтобы не быть счастливой? Почему? Может потому, что я считаю себя недостойной?

Знаешь, Катя, вот написала сейчас и прямо физически ощутила, как вокруг меня какие-то блоки, стенки, вот как в клетке. И нет возможности даже глотнуть свежего воздуха. Хотя у меня уже прогресс, потому что раньше, когда пыталась определить свое состояние, у меня было ощущение, как птица, увязшая крыльями в мазут и изо всех сил постоянно пытающаяся вырваться оттуда.

Что будет, если я вырвусь сейчас на свободу? Да все прекрасно будет, появится счастье в душе и возможность дышать полной грудью. Катя, только сейчас вспомнила, что у моей дочки в последнее время несколько раз возникало состояние, что она не могла дышать глубоко и начинала делать через силу глубокие дыхания и зевать, потом это проходило. Неужели это тоже связано?

Зачем я ограничиваю свою дочь? Чтобы она делала то, что надо, чтобы она все делала во время, чтобы дома был порядок, чтобы она выросла ответственным и целеустремленным человеком. Ерунда какая-то получается. Может быть, я это делаю, что в моей голове просто не может быть по-другому? И не могу принять ее отказ, и страшно злюсь, когда она делает по-другому. Или не могу позволить ей быть расслабленной и счастливой, так как сама понимаю жизнь, как что-то тяжелое и трудное. С другой стороны, она очень рассеянная, несобранная и надо же ее учить каким-то образом. Как?

Катя, вот что у меня сегодня получилось. Подскажи, пожалуйста, с чего начать .

С уважением Лариса

(КМ) Подсказываю. Необходимо - просто жизненно необходимо - самой находить дела, которые будут приносить удовольствия. Для начала маленькие. Что я сделаю для себя сегодня хорошего, приятного? Что я хочу сделать для себя любимой? Пусть это будет шоколадка, несколько страниц художественной книжки, которую давно хотелось почитать, интересный фильм, бокал легкого вина с подругой, другом, мужем, пару часов в кафешке - что угодно! Жизнь дана для удовольствия! Будет очень обидно по прошествии лет оглянуться назад и увидеть, что был долг, обязанности, суета, а удовольствия так и не довелось испытать.:((( Еще обиднее будет увидеть, что девочка твоя выросла и живет также мучительно, "строя" своих детей и воспринимая жизнь как "что-то тяжелое и трудное". Ради того, чтобы увидеть радость и свет в глазах повзрослевших детей, Лариса, начинай меняться сегодня.

Результаты курса "Воспитание родителей"

Это отзыв по итогам первой части курса. Как я уже говорила, прошу курсантов после прохождения первой части курса - по взаимоотношениям с ребенком - написать отчет о том, что сделано, какие результаты получены. Именно действия. "Поняла, осознала, теперь думаю по-другому..." - не подходят. Только действия.
Кстати, это один из тех результатов курса, которые я перечитываю, просматриваю заявку на прохождение курса и думаю: "Неужели все эти перечисленные проблемы были?":))) Рада за Наталью. Очень. Еще раз хочу сказать: благодарна Богу за своих курсантов - умных, творческих, целеустремленных.
(Результаты курса - часть отчета)

1.Я хочу читать и играть с сыном каждый вечер.

Перенесла уборку на выходные. Сын просил научить его играть в морской бой-играем каждый вечер. Каждый вечер читаем загадки-он и я.

2. Я хочу перестать называть сына глупым, тупым.

Начала пить витамины. Прихожу домой, если плохое настроение, то говорю об этом Вовусе. «Сейчас схожу в ванную, смою его и буду готова общаться и играть». Сын соглашается и ждет. Плохое настроение смываю, выхожу и играем. Пока еду с работу, смотрю в окно, на природу, отвлекаюсь. Думаю о домашних делах, что бы еще придумать, какую игру.

3. Я хочу спокойно разговаривать с ним.

Прихожу домой и говорю себе: «Все. Я дома». Сосредотачиваюсь на сыне-расспрашиваю, что делал, во что играл, что кушал. И слушаю его рассказы. Если у сына плохое настроение, спрашиваю: «Капризуха прилетела? Будешь кукситься?» и оставляю в покое. Потом он сам походит и говорит, что капризуха улшетела и мы ей машем в окно.

4. Фразы сына: «Я не хочу, чтобы у тебя был сын, Ты меня не любишь, Я тебя не люблю. Я тебе не нужен». Я хочу спокойно разбираться в причинах таких его слов и вместе объяснять, почему так случилось и что делать.

Когда сын такое говорит, то у меня однозначная реакция-ему нужно внимание. Спрашиваю: «Что-то случилось?» Обнимаю, целую и все проходит.

5. Я хочу спокойно реагировать на поломанные им игрушки, чашки и т.д.

Договорились с сыном, что игрушки покупаем 1 раз в месяц. Если он ломает какую-то игрушку, то покупка переносится на следующий месяц. Он переваривал это предложение пару дней, а потом согласился. За это время ничего дома не порушил.

Наталья

(Это только часть отчета. Продолжение следует.)

Скидка на август

О курсе «Воспитание родителей». В течение всего августа продержится 20-процентная скидка на курс. Только до 1 сентября стоимость курса будет составлять 1600 рублей. Буду рада видеть вас среди своих курсантов!

На сегодня прощаюсь с вами!

Заходите на мой сайт .

На страничкеОТЗЫВЫ ПРОХОДЯЩИХ КУРСмного нового. Заходите! К ним также можно попасть со странички «Мой курс». До скорых встреч!

Катя Мануковская