Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

ECM 360

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Ноябрь 2014   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
07.11.2014
22:31:02
23:31:38
 8
 9
10
11
12
12.11.2014
02:30:37
05:31:49
13
13.11.2014
18:34:22
21:44:33
14
15
16
17
18
18.11.2014
03:30:29
23:30:36
19
19.11.2014
18:40:49
22:36:36
20
21
22
23
24
24.11.2014
09:45:05
17:04:59
25
26
27
27.11.2014
03:34:20
18:12:06
28
29
30
30.11.2014
13:37:22
20:33:06
Автор
Mikou

Статистика

80 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Межкорпоративный документооборот в Белгородской сбытовой компании


ECM 360




Межкорпоративный документооборот в Белгородской сбытовой компании
2014-11-23 23:17
Энергосбытовые компании выделяются среди других представителей крупного бизнеса исключительными объемами исходящих документов – десятки тысяч контрагентов ежемесячно получают платежные документы. Об особенностях документооборота энергосбытовой компании рассказал Сергей Четвериков, директор ИТ-департамента ОАО «Белгородэнергосбыт».

Сергей, могли бы Вы подробнее рассказать о специфике работы ОАО «Белгородэнергосбыт» и причинах перехода на электронный обмен документами?

У нас достаточно богатый опыт использования ИТ-решений. Для расчета с потребителями и работы с их лицевыми счетами используется биллинговая система «Стек-Энерго», в ней же формируются счета-фактуры. Хозяйственный учет ведется в 1С. Надо понимать, что хозяйственная и энергосбытовая деятельность совершенно независимые источники документов, поэтому мы не ставили перед собой задачи интегрировать их в единое информационное пространство. Так, к моменту перехода на электронный документооборот у нас было несколько разрозненных баз данных, работать с которыми довольно сложно.

В ОАО «Белгородэнергосбыт» 22 участка обслуживания и головная компания. Между ними распределено 17 000 контрагентов. Можете представить, какой поток документов уходит от нас ежемесячно?

Ключевые особенности работы нашей компании кроются, конечно, в отраслевом и федеральном законодательстве. Порядок продажи электроэнергии на розничном и оптовом рынке строго регулируется. К тому же существуют определенные разночтения, к которым необходимо приспосабливаться.

При переходе на электронный документооборот мы поставили перед собой 3 главные задачи:

- привести к единой структуре работу с документами в компании;
- решить все вопросы со своевременностью получения первичной бухгалтерской документации;
- избавиться от большого числа издержек, связанных с хранением и использованием бумаги.

Какие факторы повлияли на ваш выбор в пользу решения DIRECTUM?

Нас интересовали комплексные продукты, которые позволили бы полностью закрыть наши задачи по работе с первичной документацией с оглядкой на то, что не все наши контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен. Готовых наработок на рынке оказалось не так уж и много. Выбор был сделан в пользу решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на базе возможностей системы DIRECTUM и сервиса обмена Synerdocs.

Какие факторы повлияли на выбор? В первую очередь нам необходима была интеграция внешнего и внутреннего документооборота. Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем. Более того, решение закрывает потребность одновременно обрабатывать сразу несколько потоков документов – как бумажных, так и электронных, приходящих из разных сервисов обмена, не только Synerdocs.

Сергей Четвериков: Система DIRECTUM – это универсальная интеграционная шина для других информационных систем.

Какие задачи на сегодняшний день уже решены с помощью решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот»?

По части внутренних процессов: в электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности, создан единый архив электронных документов. Мы произвели интеграцию DIRECTUM с биллинговой и финансово-учетной системами, а также с сервисом Synerdocs.

В DIRECTUM перешли процессы формирования, согласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финансовой документации (счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор). Нами разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам. На будущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверждение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.

Самые интересные задачи нам предстояло решать в части внешнего обмена электронными документами. На одном из этапов мы столкнулись с несоответствием форматов актов и счетов-фактур требованиям ФНС. Форматы пришлось исправлять, причем на этапе формирования документов. Например, вопрос с актами был решен достаточно просто: теперь они создаются в формате .PDF и отправляются через Synerdocs как неформализованные документы.

Другая интересная особенность открылась в ходе аудита электронных форм актов сверки. Ранее они были переведены нами в XML-формат, и мы считали их формализованными. Однако и здесь были обнаружены несоответствия требованиям ФНС. Мы также перевели акты сверки в электронный вид как неформализованные документы, что решило сразу массу проблем с учетом этих документов.

Самой нетривиальной задачей перехода на электронный стал перевод контрагентов. Являясь главным поставщиком электроэнергии в области, мы отправляем в среднем 34 000 пакетов документов.

Самостоятельно перевести всех контрагентов в Synerdocs нам не представлялось возможным. Процесс перевода контрагентов в продуктивное использование сервиса достаточно сложен. Мы структурировали его следующим образом: небольшим компаниям достаточно пройти самостоятельную регистрацию в сервисе Synerdocs, крупным компаниям необходимо более глубокое погружение в тему и здесь задействованы специалисты Synerdocs.

Подводя промежуточный итог, могли бы Вы оценить результаты проекта?

Проект стартовал в ноябре 2013 года и был разделен на четыре основных этапа общей продолжительностью 6 месяцев. Силами специалистов DIRECTUM и Synerdocs внедренное решение «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» позволило закрыть целый комплекс проблем, связанных со своевременным выставлением документов, контролем их возврата, а также с эффективной работой в целом.

Параллельно с автоматизацией внутренних процессов, компания переводила в электронный вид взаимодействие и с внешними контрагентами. Это потребовало от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам – от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первичных документов.

На сегодняшний день с решением «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» работают более 130 сотрудников ОАО «Белгородэнергосбыт». Внедрение системы позволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время согласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС. Мы приобрели уникальный опыт и готовы рекомендовать другим компаниям отрасли переход на обмен электронными документами.

Спасибо за интервью, Сергей!

Конференция "Информационные технологии в финансовом секторе"
2014-12-02 17:43
2 декабря 2014 в Москве компания AHConferences проведет XVII Форум Информационные технологии в финансовом секторе. Финансовая отрасль – одна их самых динамично развивающихся, конкуренция в отрасли - одна из самых жестких. Как разработать критерии оценки действующих стратегических и операционных бизнес-моделей? Как управлять рисками? Как повысить качество клиентского обслуживания? Как сократить издержки? Ответы на эти вопросы подразумевают применение новых подходов, стандартных и нестандартных инструментов.

Рекомендации и лучшие практики компаний-лидеров помогут ИТ-директорам адаптироваться к текущим операционным, финансовым и рыночным изменениям, что напрямую влияет на улучшение финансовых показателей. Мы приглашаем ведущих экспертов и признанных лидеров банковской отрасли поделиться своими мнениями о текущих изменениях и об их влиянии на развитие финансового сектора.

Докладчики и участники дискуссий*:
∙ Андрей Козлов, Директор по информационным технологиям, НПФ Сбербанка
∙ Сергей Катков, Начальник управления поддержки ИТ-инфраструктуры и системного ПО, Банк Ренессанс Кредит
∙ Максим Волков, Директор департамента ИТ-технологий, СБ Банк
∙ Андрей Джанбаев, Главный ИТ-архитектор, Хоум Кредит Банк
∙ Эдуард Федечкин, Ведущий эксперт по системам бизнес-аналитики, Терн
∙ Вячеслав Благирев, Бизнес–партнёр по технологиям, Банк Открытие
∙ Александр Нестеров, Менеджер проектов управления дизайна клиентских интерфейсов, Банк Открытие
∙ Андрей Росляков, Руководитель проектов Управления развития систем поддержки продаж Корпоративного Блока, Альфа-Банк
∙ Илья Никушин, эксперт, BSS
∙ *Новые подтверждения ожидаются! Следите за обновлением программы!

Ключевые тематические направления Форума**:
∙ Непрерывность банковских процессов в условиях неопределенности. Каковы задачи ИТ?
∙ Какие ИТ-проекты сейчас актуальны и не слишком рискованны?
∙ BPMS как концепция процессного управления организацией
∙ Новые технологии и решения: тренды 2015 года в финансовой сфере
∙ Перспективы бюджета ИТ: если пересматривать, то каким образом?
∙ Подходы к оценке эффективности инвестиций в ИТ банка
∙ Искусственный интеллект на кредитном конвейере: риск-менеджмент будущего
∙ Пересмотр системы информационной безопасности при внедрении инноваций
∙ Требования к ИТ-системам в OMNI-канальном банке
∙ Снижение роли человеческого фактора в качестве обслуживания средствами ИТ
∙ Business Intelligence.BIG DATA. Переход количества в качество
∙ Роль ИТ в быстром запуске новых банковских продуктов
∙ Оптимальная среда для тестирования новых информационных сервисов. Применение облачных технологий
∙ Развитие ключевых бизнес-приложений. AБС и CRM
∙ Средства управления информацией во внешней среде банка
∙ WEB-проекты в банке: кейсы от лидеров
* *Внимание, темы докладов могут быть изменены спикерами! Следите за обновлениями программы!

Генеральный спонсор – IBM
Серебряный спонсор - Терн, BSS, Safedata, HP

Условия участия:
∙ для менеджмента банков, страховых, факторинговых, инвестиционных компаний и НПФ - участие бесплатное ***
∙ для представителей ИТ-компаний, поставщиков решений и услуг, консультантов – стоимость делегатского места 27 000 руб. + 18% НДС
*** Количество мест ограничено! Требуется предварительная регистрация!

По вопросам делегатского участия и регистрации на мероприятие:
Екатерина Улицкая
Тел:(495) 790 78 15 (доб. 119)
eulitskaya@ahconferences.com
Сайт: http://www.ahconferences.com/conference.aspx?id=1035

 



 
 
 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
В избранное