Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

ECM 360

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Ноябрь 2014   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
07.11.2014
22:31:02
23:31:38
 8
 9
10
11
12
12.11.2014
02:30:37
05:31:49
13
13.11.2014
18:34:22
21:44:33
14
15
16
17
18
18.11.2014
03:30:29
23:30:36
19
19.11.2014
18:40:49
22:36:36
20
21
22
23
24
24.11.2014
09:45:05
17:04:59
25
26
27
27.11.2014
03:34:20
18:12:06
28
29
30
30.11.2014
13:37:22
20:33:06
Автор
Mikou

Статистика

80 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Компания Этлас-Софт совместно со специалистами МОГАУ МФЦ закончили полномасштабный проект внедрения системы электронного документооборота.


ECM 360




Компания Этлас-Софт совместно со специалистами МОГАУ МФЦ закончили полномасштабный проект внедрения системы электронного документооборота.
2014-10-23 20:08
Магаданское областное государственное автономное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» завершило проект внедрения системы электронного документооборота на базе ЭТЛАС.
Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг – это бесплатное, оперативное, качественное, комфортное предоставление комплекса государственных и муниципальных услуг в режиме «одного окна».
Учредителем МОГАУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» является Министерство труда и социальной политики Магаданской области.

На данный момент в МОГАУ МФЦ используется информационная система, с помощью которой производится автоматизированная обработка полученных документов от населения при предоставлении государственных услуг. Так как данная система не направлена на ведение внутреннего документооборота, то руководством многофункционального центра было принято решение о проведение конкурса на поставку и внедрения внутреннего электронного документооборота.
Внедрение СЭД в МФЦ направлено на решение задач автоматизации внутреннего электронного документооборота МФЦ и призвано повысить качество и оперативность предоставления государственных и муниципальных услуг путем информационного объединения в рамках СЭД МФЦ участников МФЦ.

В ходе выбора подходящей системы под задачи центра был определен ряд систем. Среди широкого спектра требований к системе присутствовали следующие:
∙ централизованное и надежное хранение документы МФЦ в виде электронного архива документов;
∙ осуществление регистрации входящих, исходящих и внутренних документов МФЦ путем регистрации в СЭД карточки документа;
∙ осуществление группового импорта и экспорта документов, а также импорта и экспорта папок документов с сохранением их структуры.
∙ формирование произвольных карточек документов для любого типа документа;
∙ осуществление как индивидуальной, так и совместной разработки документов внутри СЭД;
∙ осуществление поиска документа по любым его атрибутам и их комбинациям, а также по его содержанию (для документов распространенных офисных форматов Microsoft Office, OpenOffice.org, LibreOffice и текстовых PDF);
∙ осуществление поиска папок по их названию, дате создания и автору;
∙ осуществление поиска процессов по различным атрибутам;
∙ наличие поддержки электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
∙ отправка документов в рассылки;
∙ отправка документов в процессы по заранее заданным маршрутам;
∙ наличие модуля контроля исполнения поручений;
∙ регистрация обращений граждан;
∙ управление администраторами системы через отдельную подсистему:
o Пользователями системы.
o Группами пользователей системы.
o Папками системы.
o Правами доступа пользователей к папкам системы.
o Списком отпускников системы.
o Ролями пользователей в процессах.

∙ ведение учета контрагентов МФЦ с помощью встроенных в систему средств;
∙ выполнение автоматического резервного копирования базы данных и базы документов, в том числе на сетевые хранилища.
∙ оповещение администраторов о сбоях в резервном копировании с помощью электронной почты.

После проведения ряда консультаций специалистов центра со специалистами Этлас-Софт стороны пришли к выводу, что платформа Этлас полностью подходит для решения поставленных задач. В результате чего компания Этлас-Софт попала в список рассматриваемых конкурсантов.
После проведения конкурса на создание системы электронного документооборота МФЦ (СЭД МФЦ) специалисты компании Этлас-Софт приступили к проекту внедрения системы.
Сам проект состоял из четырех этапов:
∙ Обследование и создание частного технического задания
∙ Настройка и установка системы у заказчика
∙ Обучение сотрудников заказчика
∙ Проведение опытной и передача системы в промышленную эксплуатацию

На первом этапе обследования и создания частного технического задания была сформирована объединенная рабочая группа, был разработан и согласован детальный план-график всех работ проекта. Также было проведено как удаленное обследование, так и обследование на территории заказчика с целью сбора и анализа информации о существующем внутреннем документообороте МФЦ. На основании полученных от заказчика всех необходимых данных: описаний бизнес-процессов, типов и подтипов документов, списка пользователей, групп пользователей, справочников и т.д., было создано и согласовано с заказчиком частное техническое задание. В результате обследования было выяснено, что для автоматизации внутреннего документооборота МФЦ необходимо реализовать регистрацию 62-х типов документов, настроить соответствующие им правила автоматического наименования и нумерации, а также правил автоматического структурирования и размещения. А также настроить 41 бизнес-процесс.

На втором этапе было произведена адаптации СЭД МФЦ в соответствии утвержденным частным техническим заданием, в ходе которого будет выполнена:
∙ Настройка необходимых подсистем СЭД МФЦ.
∙ Наполнение базы данных контентом по всем бизнес-процессам, типам и подтипам документов, пользователям и т.д..
∙ Внутреннее тестирование всех подсистем СЭД МФЦ.
∙ Установка программного обеспечения СЭД МФЦ на серверной группе заказчика.
После завершения этапа настройки и установки системы было проведено обучение сотрудников МФЦ, и система была передана в опытную эксплуатацию. Спустя месяц опытной эксплуатации и проведения тонкой настройки системы по пожеланиям сотрудников система была передана в промышленную эксплуатацию.


Группа компаний «ИНТЕКО» автоматизировала свои процессы с DIRECTUM
2014-10-26 21:09
В ЗАО «ИНТЕКО» завершился этап автоматизации делопроизводства и договорной работы. На очереди оптимизация работы с финансовыми документами.

Группа компаний «ИНТЕКО» – один из ведущих российских девелоперов, признанный эксперт отрасли в сфере урбанистики. Специализируется на комплексном освоении территорий в целях жилищного строительства в Москве и регионах России. Осуществляет полный цикл работ на самом высоком профессиональном уровне: от создания концепции, градостроительного и архитектурного проектирования, возведения объектов до их продажи и последующей эксплуатации. На сегодняшний день инвестиционный портфель Группы насчитывает более 2,6 млн кв. метров недвижимости различного назначения и сложности в Москве и регионах России.

В большинстве компаний Группы «ИНТЕКО» документооборот существовал исключительно в бумажном виде, что удлиняло и усложняло бизнес-процессы. Согласно общей политике компании по централизации информационных систем требовалась унификация бизнес-процессов всей организации. В связи с этим было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Выбор СЭД руководство поручило совету по развитию информационных технологий. При выборе системы оценивались такие параметры, как функциональные возможности, проверенная технология внедрения, качественная поддержка и сопровождение, информационная безопасность. Весомым критерием стала платформа, которая должна легко адаптироваться под нужды предприятия. Тем более в дальнейшем планировалось самостоятельное развитие системы специалистами компании. Исходя из перечисленных критериев, члены совета путем голосования выбрали систему DIRECTUM.

Проект внедрения был разбит на несколько больших этапов, первым из которых стала автоматизация делопроизводства и договорной работы. Также была сформирована рабочая группа, в которой определили владельцев бизнес-процессов и ключевых пользователей по каждой из областей.

По результатам первого этапа внедрения автоматизированы следующие процессы:

управление договорной деятельностью;
работа с входящими и исходящими документами, доверенностями и кадровыми приказами;
согласование, контроль и исполнение служебных записок, протоколов совещаний, приказов и распоряжений по основной деятельности.
Настроена интеграция DIRECTUM с учетными системами на платформе 1С и системой бюджетирования, в которые из СЭД передается информация по контрагентам и договорным документам.

Сегодня в системе работают примерно 900 сотрудников Группы «ИНТЕКО», из них около 200 пользователей – одновременно. Каждый день в системе создается порядка 500 новых задач и 350 документов.

Виктор Шлепов, финансовый директор Группы компаний «ИНТЕКО»:

С точки зрения бизнеса проект масштабный и относительно сложный в силу географического охвата (16 офисов в Москве, Санкт-Петербурге и Ростове-на-Дону), многопрофильности Группы «ИНТЕКО» (девелопмент, проектирование, управление строительным проектом, генподрядная деятельность, индустриальное домостроение, риэлтерские услуги) и высокого уровня проникновения (около 20% от общей численности сотрудников группы). В числе основных преимуществ внедрения СЭД мы отмечаем рост скорости документооборота, более четкую организацию бизнес-процессов и, как следствие, общий рост эффективности компании.

Андрей Воробьев, директор ИТ-департамента Группы компаний «ИНТЕКО»:

Специалисты компании DIRECTUM выполнили все работы в полном объеме и с высоким качеством. Приятно отметить, что в ходе конструктивной работы учитывались предложения и замечания со стороны экспертов нашей компании, что позволило создать стандартизированную платформу для целей бизнеса и выполнить задачи по минимизации расходов на построение и поддержку.

В рамках следующего этапа внедрения планируется решить задачи по согласованию финансовых документов (актов, накладных, счетов, счетов-фактур) и поддержки бизнес-процессов общих центров обслуживания.

Швейцарское представительство ВСМПО-АВИСМА работает в DIRECTUM
2014-11-11 12:53
Сотрудники швейцарской компании Tirus-International SA, дочернего предприятия ВСМПО-АВИСМА, работают с договорными документами и согласуют их с головной организацией через веб-клиент DIRECTUM.

Корпорация ВСМПО-АВИСМА (г. Верхняя Салда) – мировой лидер по производству титана, поставляющий на экспорт 70% своей титановой продукции. Партнеры Корпорации – ведущие мировые авиастроительные компании: Boeing, Airbus, SNECMA, General Electric, Rolls Royce, Pratt&Whitney. Значительный объем экспорта, заказчики на разных континентах и удаленность предприятия от государственных границ определили необходимость создания за рубежом представительств корпорации для организации торгового обслуживания своих заказчиков.

В процессе работы иностранные дочерние компании регулярно согласуют документы с головной организацией. Согласование происходит в электронной почте, из-за чего процесс затягивается. Для более эффективной работы руководство Корпорации приняло решение о подключении дочерних компаний к веб-клиенту системы электронного документооборота DIRECTUM. Первым на путь автоматизации встала компания Tirus-International SA, швейцарское представительство ВСМПО-АВИСМА.

Стоит отметить

В головной компании проект внедрения DIRECTUM завершился еще в 2010 году. В результате были автоматизированы важнейшие процессы делопроизводства, создан электронный архив документов, улучшено взаимодействие между сотрудниками при выполнении бизнес-процессов. Таким образом, веб-клиент должен был обеспечить удобный доступ сотрудников представительств к документам, хранящимся в едином архиве системы.

С апреля по июль 2014 года проходила тестовая эксплуатация использования веб-клиента. С помощью инструмента решались задачи по согласованию закупочных ордеров и обеспечению быстрого поиска в системе договорных документов. Уже в августе процесс был переведен в опытно-промышленную эксплуатацию. Теперь согласование ордеров и поиск всего пакета документов по заказу клиента происходит в удобном для сотрудников режиме:

Специалисты дочерней компании в Швейцарии с помощью веб-клиента размещают и согласуют в системе закупочные ордера. Результат согласования – определение номера договоров и номера приложений для всех позиций закупочного ордера.
В веб-клиенте через связанные документы работники Tirus-International SA получают доступ к содержанию всего пакета договорных документов.
В ходе автоматизации не остался без внимания и языковой вопрос. Для удобства работы сотрудники представительства используют англоязычный интерфейс веб-клиента. При создании карточки документа заполняется только наименование по определенному формату, что не вызывает сложностей у пользователей. В наименование договорных документов при их связке с закупочным ордером автоматически добавляется расшифровка вида документа на английском языке.

Сегодня через веб-клиент DIRECTUM работает 10 сотрудников компания Tirus-International SA, и уже отправлено на согласование более 500 документов.

Начальник управления информационных технологий «ВСМПО-АВИСМА» Павел Ковальногов:

«Эффект от использования веб-клиента DIRECTUM действительно положительный. Функционал этого инструмента позволил улучшить взаимодействие между сотрудниками разных стран и оптимизировать процесс согласования и поиска юридических документов. На сегодняшний день мы рассматриваем возможность подключения к веб-клиенту других дочерних компаний».

Администрация Читы подключает к СЭД «ДЕЛО» новых пользователей
2014-11-11 12:59
Администрация городского округа «Город Чита» в начале 2014 года реализовала первый этап создания системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО». С февраля в единой базе данных работают все комитеты, отделы и управления муниципалитета, а также администрации районов города Читы. Исполнителем проекта и поставщиком ПО является компания «КС-Консалтинг».

Система «ДЕЛО» была внедрена в качестве замены программного продукта, разработанного специалистами заказчика собственными силами и выполнявшего преимущественно учетные функции. Недостаточный функционал этой системы стал основной причиной внедрения современной СЭД, которая позволяет решить следующие задачи:
· автоматизация регистрации всех групп документов;
· создание общей документальной базы для подразделений администрации и районов города с возможностью доступа из удаленных подразделений;
· поиск по любым реквизитам РК;
· перевод бумажных документов в электронную форму;
· обеспечение прозрачности исполнения поручений и документов на всех этапах их прохождения;
· создание электронного архива документов.

На первом этапе проекта заказчик приобрел и внедрил 26 рабочих мест системы, в том числе 20 – подсистемы «ДЕЛО-Web». Установку, настройку и обучение пользователей провели специалисты «КС-Консалтинг».
Рабочие места СЭД «ДЕЛО» были установлены в общем отделе администрации, а веб-клиенты – в комитетах, управлениях и районных администрациях. Также была приобретена опция «Поточное сканирование» и 25 лицензий на приложение «Мониторинг документов». Кроме этого, в общем отделе были установлены 3 рабочих места, предоставленные Правительством Забайкальского края в рамках проекта по созданию краевой СЭД органов исполнительной власти и местного самоуправления. Данные рабочие места используются для обмена документами с участниками единой системы документооборота (Правительством, министерствами, департаментами, службами, инспекциями и иными структурами).

Для обеспечения непрерывности электронного документооборота и более полного использования функционала СЭД в течение этого года администрация Читы приобрела дополнительно 14 рабочих мест системы, в том числе 10 – «ДЕЛО-Web». Результатами проекта стали:
· автоматизация регистрации основных групп документов, в том числе организационно-распорядительных (постановлений и распоряжений администрации);
· внедрение процесса поточного сканирования;
· настройка процесса контроля исполнения документов и мониторинг текущего хода исполнения;
· переход на обмен документами между участниками СЭД только в электронном виде, без передачи бумажных оригиналов.

Напомним, что создание системы электронного документооборота в администрации Читы является частью глобального проекта по автоматизации документооборота в органах власти и местного самоуправления Забайкальского края, который реализован на базе СЭД «ДЕЛО» компанией «КС-Консалтинг». Как отметил и.о. руководителя Департамента информатизации и связи Забайкальского края Виктор Редров в своем докладе, прозвучавшем на межрегиональной конференции «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот (МЭДО) и оказание государственных услуг», прошедшей в мае текущего года на площадке Правительства Забайкальского края, в единой системе электронного документооборота этого региона работают 100% сотрудников исполнительных органов государственной власти (около 1500 человек) и 100% администраций муниципальных районов и городских округов Забайкальского края.

Интеграция системы Lement Pro с MS Project
2014-11-11 13:00
По многочисленным пожеланиям компаний, связанных с проектированием и строительством, в настоящий момент реализовывается связка системы управления Lement Pro с MS Project.

В рамках реализации функционала будут доступны: 1) загрузка данных из MS Project в Lement Pro; 2) синхронизация данных в процессе работы над проектом; 3) корректировки ответственных и многое другое. Таким образом, руководителям проектов не придётся вручную заносить данные в систему для контроля хода исполнения поручений и связки поручений с электронным документооборотом (входящие/исходящие документы, договора с заказчиками и подрядчиками и т.д.). А топ-менеджеры смогут работать в системе по принципу "одного окна".

Дополнительно доступна интеграция с офисными приложениями (Google Apps, Office 365) и специализированными приложениями - такими как Autodesk Revit.
 



 
 
 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
В избранное