В прошлый раз мы рассмотрели первый этап процесса внедрения системы электронного документооборота – предпроектное обследование, сегодня переходим к следующей «ступени лестницы» – это обследование документооборота для настройки и внедрения СЭД.

Система электронного документооборота представляет собой программный продукт, который обладает таким уникальным свойством, как «настраиваемость». Вы можете быть уверены, что любая, даже самая сложная, схема движения документов в организации вполне вписывается в СЭД в случае ее корректной настройки. А чтобы правильно настроить систему, необходимо изучить особенности учета и движения документов, участие каждого специалиста в работе с документами.

Далее ...

Выступая 11 апреля 2012 года в Государственной Думе с отчётом о деятельности Правительства РФ за 2011 год (см. http://premier.gov.ru/events/news/18671/ ), В.В.Путин остановился не только на уже достигнутых результатах, но и ближайших задачах в области построения «электронного правительства».

Подробнее ...

Заметка Джудит Эллис (Judith Ellis) была опубликована 1 мая 2012 года в группе «ISO 30300 – Система менеджмента документов» (ISO 30300 - Management systems for records) на сайте LinkedIn.

Международная организация по стандартизации (ИСО) опубликовала новую редакцию части I Директив ИСО/МЭК и ИСО-дополнения к ним. Данные материалы доступны в разделе «Директивы ИСО/МЭК и ИСО-дополнение» (ISO/IEC Directives and ISO Supplement) сайта ИСО.

Подробнее ...

Компания Этлас-Софт объявляет о выпуске новых версий систем электронного документооборота и управления бизнес-процессами Этлас 4.1 и электронного архива Этлас 4.1.

В новых версиях особое внимание уделено внутренним механизмам, направленным на повышение скорости работы с  системой, а также расширению работы с различными устройствами и популярными операционными системами.

Подробнее ...

Законопроектом расширяется сфера возможных адресатов обращений, включая в них не только властные структуры, но и руководителей  субъектов предпринимательской деятельности независимо от организационно-правовых форм и форм собственности.

Подробнее ...

С 20 по 24 августа 2012 года в Брисбене, Австралия, пройдёт очередной Конгресс Международного Совета Архивов (МСА). Проводимые раз в четыре года, Конгрессы МСА являются большими событиями для специалистов в области управления документами и архивного дела. По составу докладов можно судить о тенденциях в отрасли.

В начале мая на сайте Конгресса в Брисбене ( http://www.ica2012.com/ ) была выложена его предварительная программа (доступна по адресу http://www.ica2012.com/files/pdf/Program-matrix_current.pdf  ).

Запланировано 7 пленарных докладов. Достаточно условно организаторы разделили доклады в секциях на 4 тематические группы – «Доверие» (Trust) – 33 доклада, «Идентичность» (Identity) - 44, «Живучесть и устойчивость» (Sustainability) – 57 и «Деятельность МСА» - 26.

Подробнее ...

Андрей Колесов всё ещё надеется, что вал бумаг по ходу развития систем э-документооборота всё же уменьшится, но даже самые продвинутые в плане автоматизации страны пока демонстрируют в этой сфере удручающие показатели.

В абсолютном большинстве (80%) американских ведомств сообщения э-почты с целью дальнейшего хранения распечатываются на бумаге. В половине госструктур архивы э-документов сохраняются на ископаемые ленточные накопители, "по причине непонимания ключевых принципов и концепций организации СЭД". Лишь 19% из 247 ведомств, опрошенных Национальной администрацией архивов США, более-менее полноценно используют СЭД/ERMS. Такие удивительные результаты приведены в отчете 2011 Records Management Self-Assessment Report (pdf), опубликованном 1 мая.

Отмечен крайне высокий риск компрометации хранимых э-данных, от нарушения целостности и достоверности до возможности полной утери -- что интересно, в перечень высокорискованных попали практически все подразделения Пентагона. Большинство структур, внедривших СЭД, неправильно или неполноценно их применяют, а персонал имеет весьма смутное представление о накопленных в них знаниях. Но при этом чиновники активно вводят правила по деловому общению в фейсбуке и твиттере!

Далее ...

90 тысяч служащих МВД США перейдут на облачные решения совместной работы и почту Gmail с помощью Google Apps for Government. Это позволит ведомству сэкономить почти $500 млн. к 2020 году.

Сотрудники американского МВД сегодня используют семь различных систем электронной почты на государственных серверах. К концу 2012 года Gmail полностью заменит их все. Сократятся не только расходы на поддержание инфраструктуры и ИТ-штата, но и отходы. Модернизацией и заменой серверов будет заниматься поставщик услуги — корпорация Google.

Один из важных плюсов облачных решений от Google — служащим не потребуется устанавливать дополнительное ПО. Достаточно воспользоваться обычным браузером. Также резко сокращается использование ряда дорогостоящих программ — например, офисных решений от Microsoft.

Подробнее ...

Возглавив компанию "Логика бизнеса 2.0", которая объединила всё направление средств ECM (управление корпоративным контентом) группы компаний "АйТи", ее генеральный директор заявила о том, что одной из главных задач в этой сфере сейчас является осуществление на деле перехода российских предприятий к использованию концепции комплексного управления информационными ресурсами организации (www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=136666).

В конце апреля компания объявила о выводе на рынок новой услуги, позволяющей определить уровень развития компании в области ECM и определить стратегию дальнейших действий в этой сфере. Деталями этого проекта делится Мария Каменнова.

Подробнее ...

Компания "ИнтерТраст", разработчик систем электронного документооборота и управления контентом, готовит к выходу принципиально новую версию системы электронного документооборота CompanyMedia. Она будет характеризоваться новыми архитектурой, интерфейсом, рабочими местами, подходом к организации электронного документооборота, учитывать современные тенденции в области управления контентом.

Подробнее ...

Группа компаний "Системы и проекты" (ЗАО НТЦ ИРМ, ЗАО "ИРМ-Девелопмент", ОАО "Системы и проекты") — один из старейших и авторитетных игроков отечественной отрасли СЭД, стоявший у истоков формирования современного российского рынка электронного документооборота в начале 1990-х. О своем видении состояния и тенденций развития этой динамично развивающейся сферы приложения ИТ и планах развития своего бизнеса рассказывает председатель совета директоров ГК "Системы и проекты" Елена Мамышева.

Далее ...

Данная статья ведущего аналитика компании Gartner Андреа ди Майо (Andrea Di Maio) была опубликована на блоге компании 20 апреля 2012 года.

ИТ-мир принял концепцию облачных вычислений. Поставщики, пользователи, консультанты, аналитики - все мы пытаемся понять, как использовать всё большее превращение ИТ в общедоступную услугу (commoditization) в личных интересах и в интересах организаций.

Дискуссии по «коробочному» программному обеспечению (COTS) превратились в дискуссии по модели SaaS, а люди, содержащие собственный центр обработки данных, теперь говорят, что поддерживают (или создают) частное облако.

Далее ...

Время: 2012 May 06 18:45:00
Метки: Беларусь, Электронное правительство

Административное воплощение электронного правительства появилось в Беларуси. 19 марта 2012 года зарегистрирован Национальный центр электронных услуг (НЦЭУ). Директором назначен бывший глава департамента Минсвязи Андрей Ильин.
Центр е-услуг — это видимый результат президентского указа № 515, которым также был сформирован Совет по развитию информационного общества при президенте Республики Беларусь.

Курировали концепцию и создание НЦЭУ сотрудники интеллектуальной спецслужбы — Оперативно-аналитического центра (ОАЦ). Пока в новом центре работает всего 4 человека.

Подробнее ...

1 мая 2012 года вышла новая версия системы управления документами и задачами ТЕЗИС 3.3. Также, в мае, компания-разработчик HAULMONT представит бета-версию системы для планшетных компьютеров и мобильных устройств. Система ТЕЗИС это современный продукт, который позволяет решать задачи по автоматизации процессов документооборота, контроля исполнительской дисциплины, а также уникальных бизнес-процессов.

Благодаря удачному сочетанию широких функциональных возможностей, гибкости платформы, а также легкости внедрения, сопровождения и эксплуатации, система приобрела популярность в России и за ее пределами.

Подробнее ...

Каждый регион Российской Федерации сам определяет архитектуру "электронного правительства". Несмотря на единую централизованную политику в плане перевода госуслуг в электронный вид, наличие показателей по информатизации субъектов, построение архитектуры и выбор большинства решений регионы осуществляют самостоятельно.

Именно в этом проявляется системность мышления конкретных субъектов, умение правильно и эффективно организовать работу региональных чиновников за счет информационных систем, что в результате оказывает влияние на конкурентные преимущества региона.

Интервью с директором Департамента информатизации Правительства Тюменской области Александром Албычевым посвящено виденью инфраструктуры "электронного правительства" области, а также роли в этой инфраструктуре Единой межведомственной системы электронного документооборота.

Далее ...

By Susan Goodman, CRM, Director, Records Management at Consumer Reports

I presented a session at the AIIM Conference in San Francisco  entitled "Having a Regulatory and Standards-Based Approach to ERM IS Possible". (It was a great conference, by the way).

I recall that while attending the many other excellent presentations at the conference about, for example, cloud, mobile devices, etc., I noticed how little discussion there was about electronic records management (ERM). Several other presenters and attendees expressed their view that ERM is not on the radar of many ECM/cloud providers. (Of course, several ECM vendors offer strong ERMS products). ERM was thought to be even less on the radar of some e-mail, social networking, and cloud storage providers who have relatively recently begun providing document storage services to mid-sized and larger business customers.

Далее ...

Перевод ...

15 мая 2012 г. в Москве в восемнадцатый раз пройдет крупнейшее событие в сфере отечественного электронного документооборота и управления информационными ресурсами – конференция-выставка DOCFLOW.

На мероприятии выступят ведущие российские и международные эксперты, будут представлены главные новости и тенденции отрасли, лидирующие компании-производители СЭД и решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management) представят новые продукты и  поделятся совместно с заказчиками опытом успешных внедрений.

Подробнее ...

Британское правительство в поисках способов сократить расходы на собственное содержание активно интересуется инновациями, стимулируя свои подразделения использоваться новыми технологиями e-gov — облачными сервисами.

Британская программа Govenment cloud или G-Cloud началась в 2010 году, однако, разработки в этой области из-за финансового кризиса были приостановлены, и только в конце 2011 работа снова началась.

Результатом стал облачный сервис CloudStore, разработанный по заказу правительства для создания равных условий для небольших поставщиков услуг и больших международных компаний, которые традиционно доминируют в тендерах на государственные поставки IT услуг.

Далее ...

Ежегодно компания "Электронные офисные системы" организует партнерскую конференцию "Весенний документооборот". На мероприятии обсуждаются новые тренды отрасли и достижения вендора и партнеров. В этом году в фокусе были "облака", мобильные приложения, а также решения для госструктур, способные интегрироваться со СМЭВ.

Мы наблюдаем, как сегодня изменяется понятие документооборота, а вместе с этим и вся отрасль разработки и внедрения СЭД. Можно констатировать, что первый этап автоматизации документооборота завершился: в большинстве организаций внедрены СЭД, обеспечивающие регистрацию, контроль исполнения документов и все сопутствующие функции. Какое-либо дальнейшее существенное усовершенствование этой деятельности едва ли возможно.

Но жизнь не стоит на месте. Следующий этап развития электронного документооборота определяется двумя факторами: расширением спектра задач, решаемых при помощи СЭД в сторону автоматизации бизнес-процессов, и новыми технологическими трендами, господствующими в ИТ в целом. Это мобильность, "облака" и социальность.

На первом этапе развития СЭД компании ЭОС удалось стать одним из лидеров рынка, о чем свидетельствуют и отчеты аналитиков, например, DSS Consulting, да и цифры говорят сами за себя: в системе ДЕЛО работает более 400 тыс. пользователей в более чем 5700 организаций.

26–27 апреля состоялась 7-я Всероссийская конференция «E-Government 2012». Хочу отметить интересные моменты, которые я выделил в рамках участия в данной конференции.

С одной стороны, на конференции не было высших руководителей Минсвязи, Ростелекома, Минэкономразвития (уехали изучать опыт Южной Кореи, которая по рейтингу ООН занимает 1 место по уровню развития Электронного правительства в мире), и в этом плане мы не услышали трендов, с другой стороны – общение прошло в теплой обстановке.

Отголоском ITForum 2020 и одновременно состоявшегося заседания Подкомиссии по использованию ИТ во главе с Алексеем Поповым прозвучали тренды по технологиям перевода госуслуг в электронный вид и эксплуатации региональных СМЭВ.

Далее ...

С 2012 года компании могут обмениваться первичной бухгалтерской документацией в электронном виде. Однако бизнесу, начавшему применять электронный документооборот при взаимодействии не только с госорганами, но и между хозяйствующими субъектами, предстоит решить задачу хранения юридически значимых электронных бухгалтерских документов.

Подписанное под занавес 2011-го года постановление правительства РФ «О формах и правилах заполнения, ведения документов, применяемых при расчётах по налогу на добавленную стоимость» – это «зелёный свет» полноценному обмену электронными счетами-фактурами с контрагентами.

Далее ...

Как это ни странно, но как раз май – это некоторое время подведения итогов. Очередного бизнес-года, который у нас живет, скорее, по допетровскому календарю, стартуя примерно 1 сентября и плавно завершаясь где-то в июне… В этом плане, очень характерно, что главное публичное событие рынке ECM-СЭД – DOCFLOW – приходится на середину мая.

Так что попробовать сейчас, в преддверие, проанализировать происходящее на рынке, - самое время. Но это – с одной стороны. Потому что с другой стороны – совершенно непонятно, зачем такой анализ нужен, кому он нужен.

Уже далеко не первый год по итогам очередного DOCFLOW я обращаю внимание на то, что вопросы анализа ситуации на российском рынке на этой конференции или представлены не очень сильно или не представлены вовсе. Показателен простой пример: уже много лет с заглавным докладом выступают представители AIIM с рассказами о некоторые мировых тенденциях. Но при этом все время присутствует ощущение, что эти рассказы воспринимаются аудиторией как нечто довольно далекое от нас. А вот обзоры о российских делах почему-то "отсутствуют как класс"…

Далее ...

Массовое распространение планшетных компьютеров и смартфонов, а также жесткие требования оперативности в вопросах управления привели к тому, что на рынке корпоративных IT-решений отчетливо обозначился тренд на увеличение мобильности сотрудников. Пока компании-разработчики предлагают узкоспециализированные приложения для мобильных устройств, однако в будущем их функционал придется наращивать.

IDC прогнозирует, что к 2013 году 35 % сотрудников организаций по всему миру будут работать с использованием мобильных устройств, а по оценке Forrester Research, сегодня  около 75 % мировых компаний внедряют мобильные приложения для повышения производительности труда. Стремительное развитие технологий сыграло немаловажную роль в том, что для бизнеса имеет значение каждая минута, а запрашивание информации по телефону и ее ожидание превратились непозволительную роскошь. Компании нуждаются в продуктах, которые обеспечат сотрудникам доступ с мобильного устройства не только к электронной почте, но и к сведениям из корпоративных систем, средствам совместной работы над документами, планирования и принятия решений.

Мобильные технологии, внедренные в управление бизнес-процессами, приводят к росту эффективности управления почти на 27%. Речь идет, в частности,  об исключении непрофильных действий сотрудников, наращивании количества полученных заказов от клиентов, падении стоимости сопровождения заказов – такие данные обнародовало в своем исследовании агентство Yankee Group.

Далее ...

Заметка Росса Спенсера (Ross Spencer) была опубликована на блоге Национальных Архивов Великобритании 12 апреля 2012 года в категории «обеспечение долговременной сохранности электронных материалов».

Две недели тому назад мне посчастливилось побывать в Веллингтоне, Новая Зеландия, в качестве приглашенного представителя Национальных Архивов Великобритании на конференции «Будущее совершенное» (Future Perfect) 2012 года (см. также  http://rusrim.blogspot.com/2012/04/2012-i.html  – Н.Х.).

Меня попросили выступить с докладом, рассказывающем о части той технической работы, которую мы делаем в области электронной сохранности (digital preservation), с «реверансом» в сторону стратегии обеспечения сохранности, которую наше отделение выработало за последние несколько лет, и которую оно продолжает  (весьма энергично) выполнять в 2012 году и на протяжении всего 2013 года, по мере того, как завершаются работы в рамках проекта создания инфраструктуры для обеспечения сохранности электронных документов (Digital Records Infrastructure Project).

Далее ...

Мне очень интересно наблюдать, как организации начинают на практике сталкиваться с теми проблемами использования электронных документов, о которых я рассказываю в своих лекциях, и изучать их подходы к решению этих проблем.

Уже лет пять, выступая на многочисленных мероприятиях, я говорю о том, что перевод в документов электронный вид и накопление в базах данных больших массивов информации о деятельности государственных органов могут, в конечном итоге, привести к качественным изменениям, когда ценность электронного ресурса окажется существенно выше, чем аналогичного бумажного, и когда появится возможность использовать базы данных не только для оперативной деятельности, но и для аналитических исследований. Общаясь с коллегами из Ростова-на-Дону, где я читала лекции по теме «Электронное правительство и электронный документооборот», я узнала, что они столкнулись именно с такой ситуацией.

Подробнее ...