Школа тайм-менеджмента Как улучшить работу секретариата?
Друзья,
Читатель интернет-журнала Алексей задал вопрос –«Вся наша работа завязана на работу нашего гендиректора и топ-менеджеров, наш рабочий график зависит от того, какие они назначили совещания, в офисе кто-то из них вообще или нет. Общаемся мы на эту тему в основном с секретариатом. Информация часто противоречива, планы меняются в последний момент. Протоколы совещаний приходится ждать по несколько дней – давно пора работу делать, а еще непонятна точная формулировка поручения. Что делать?»
Эффективный секретариат – это крайне важно. Это и комфортная работа первых лиц компании, и предсказуемость ситуации для менеджмента среднего звена. Как сказал один из американских миллиардеров, «Хорошая секретарша экономит своему боссу больше времени, чем служебный самолет».
Мы помогали первым лицам и руководителям секретариатов настраивать эффективную работу в десятках компаний, в том числе таких корпорациях, как Сбербанк, РОСНО, Газпромтранс, аппараты Госдумы и некоторых губернаторов. Практически во всех случаях я вижу несколько основных проблем:
Как планируются рабочие графики топ-менеджеров? Есть ли прозрачная и понятная система назначения встреч и совещаний, а главное – уведомления людей при изменениях обстановки?
Как фиксируются поручения первого лица и итоги совещаний? Это архаичный протокол в Word, или используются более современные технологии, позволяющие легко отследить судьбу любого поручения, в том числе не связанного с формальным документом, отданного в устной форме?
Как ведется контактная база руководителя, возможен ли по ней эффективный информационный поиск, хорошо ли поставлена работа с поздравлениями контактных лиц в значимые даты и т.п.?
Формализованы ли с виду простые, но реально отнимающие море времени процессы – обработка и фиксация телефонных звонков, планирование командировок, подготовка сложных совещаний (заседания Совета директоров, Правления и т.п.)?
И, конечно, эффективно ли используются возможности ИТ-систем - Outlook, Lotus, SharePoint, систем электронного документооборота? Поглотителями времени являются эти системы, или наоборот, верными помощниками?
Мы обобщили наш опыт в сжатом до 2-х (!) часов семинаре «Тайм-менеджмент в работе аппарата первого лица». Это закрытый семинар – на него приглашаются строго руководители секретариатов и аппаратов первых лиц, управлений делами и аналогичных служб компании. Проведу семинар лично я, 29 марта с 10.00 до 12.00 в каминном зале Президент-отеля. Подробности можно получить у менеджеров по работе с VIP-клиентами, отвечающих за это мероприятие: Людмилы Салоид, 8-926-707-49-17, и Сергея
Борисова, 8-915-311-01-92. По Вашему запросу они вышлют программу и примут заявку.
Кроме того, мы подготовили статью «Тайм-менеджмент для секретаря и его руководителя», в которой подробно описали типичные проблемы в работе секретариата и их решения. Мы бесплатно вышлем ее вам, для этого достаточно отправить запрос, просто ответив на это письмо.
