Школа тайм-менеджмента Как упорядочить рабочие файлы на компьютере
Друзья,
Один из читателей рассылки спросил, как я упорядочиваю файлы на компьютере. Мой метод очень прост, и пожалуй, им стоит поделиться. Я не использую никаких сложных технических инструментов – индексированных поисков и т.п., только определенную систему именования файлов и папок.
Все рабочие файлы в «Моих документах» разбиты на несколько папок:
СТР (стратегия – ключевые стратегические проекты, новые направления),
ОРГ (организация – менеджмент, бухгалтерия, финансы и т.п.),
КДР (кадры – вся работа с людьми – вакансии, обучение, мотивация, стратегические картонки итд),
РСК (раскрутка – книги, реклама, сайты),
ПРЖ (продажи – преентационные файлы по продуктам, методики продаж),
ПРК (продукты – методики проведения тренингов, реализации проектов),
КЛТ (клиенты – рабочие файлы по клиентским проектам).
Этой классификации уже довольно много лет – когда я рисовал первую майнд-карту со стратегией компании «Организация Времени», в ней были именно такие ключевые области. Эти же классификаторы используются и в хронометраже.
На каждый новый проект, направление, продукт внутри соответствующей ключевой области заводится подпапка. Начинается она всегда с даты в формате ГОД-МЕСЯЦ, а называется, как правило, тем же ключевым словом, которое будет использоваться в хронометраже. Например, в папке РСК подпапка «0501 П-книга» – в январе 2005 года открыт проект «Популярная книга», т.е. Тайм-драйв. Или, в папке КЛТ подпапка «1004 Сбер Урал» - в апреле 2010 начат проект с Уральским территориальным банком
Сбербанка.
Рабочие файлы практически всегда содержат дату создания в формате год-месяц-день – например, «Глава 1 Правильный отдых 2005-03-15». Это позволяет лучше ориентироваться в свежести /актуальности файлов, а также отличать разные версии одного и того же документа. Такой же подход, кстати, используется у нас и при именовании файлов на корпоративном портале.
Раз в год папка «Мои документы» расчищается – те проекты, к которым я после их завершения буду обращаться редко или не буду обращаться вообще, переносятся в АРХИВ. Нетрудно догадаться, что он разделен на те же самые 7 ключевых областей. Так что если мне нужно найти что-то в архиве, например, посмотреть верстку 2-го издания Формулы времени, достаточно зайти в архив в категорию РСК, найти (соображая, что работа над Формулой времени начата примерно на год позже Тайм-драйва) папку «0602 ОЛ-книга»
(т.е. «outlook-книга») и в этой подпапке уже легко обнаружить нужные файлы.
Стоит добавить пару слов о резервном копировании. «Мои документы» скидываются на внешний винчестер раз в неделю, занимают к концу года около 10-15 гигабайт (файлы Outlook у меня хранятся также в Моих документах); АРХИВ, благо меняется всего раз в год, резервируется также всего раз в год, занимает около 80-100 гигабайт.
В заключение рассылки просьба ко всем, кому нравится книга «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». На сайте Harvard Business Review она стала одной из двух отечественных книг (вторая – моя же «Организация времени»), вошедших в рейтинг рекомендованных лучших деловых книг. Сейчас «Тайм-драйв» в первой десятке в рейтинге, но уверен, что он заслуживает большего J. Поддержите его вашим голосом! http://www.hbr-russia.ru/books/
