Ваш новый взгляд на Бизнес. Бизнес – системы.          

Введение

 Что же такое бизнес? Совокупность людей, офисной мебели, компьютеров, визиток, рекламных макетов, телефонных разговоров, клиентов и так далее. Так? Не совсем.

Без системы это все – хаос. А нам надо деньги зарабатывать, которые, как известно, любят счет. А почему? Потому что счет деньги упорядочивает. Или систематизирует. Поэтому Бизнес, который зарабатывает деньги, должен быть системен по своей природе. Опытный инвестор, приходя в офис действующей компании, сразу может многое о ней сказать. Потому что он смотрит на Бизнес не как обыватель, оценивающий в основном внешние факторы, а как предприниматель, оценивающий Бизнес-систему.

Сегодня мы познакомимся с основными бизнес-системами в рамках одной компании, одного бизнеса. Это позволит Вам начать мыслить по-новому.

Только поняв все системные процессы, из которых складывается Бизнес, Вы сможете быть руководителем компании или Инвестором.

Бизнес-системы – это язык предпринимателей, на котором Вам необходимо уметь общаться.

Бизнес-системы

Давайте рассмотрим основные бизнес-системы внутри организации, отчетность которых должен анализировать Генеральный директор.

Системы ежедневной деятельности офиса:

∙ ответы на телефонные звонки;

∙ получение и просмотр почты;

∙ покупка и обслуживание офисного оборудования и расходных материалов;

∙ работа факса и электронной почты;

∙ входящая/исходящая корреспонденция;

∙ защита информации и архивирование данных.

Все надо контролировать. Описанная система контролируется проще простого. Для начала неплохо позвонить к себе на работу в особо «неприятное» время: 9:00, 13:00, 18:00. Думаю, тем для обсуждения на следующем собрании будет предостаточно. То же самое – про факсы.

Есть у Вас нет собственной IT-службы, это не повод отказываться от резервирования данных. Если временно нет возможности организовать дублирующие массивы информации, обяжите инструкциями персонал три раза в неделю сохранять все критические документы. И не забывайте их проверять. Конечно, при первой возможности необходимо наладить полноценную систему резервирования.

Системы разработки продукции:

∙ разработка продукции и ее правовая защита;

∙ разработка упаковки и сопроводительных материалов (каталогов и т. п.);

∙ разработка производственных методов и процессов;

∙ разработка методов расчета производственных расходов и цен.

Почему в каждом торговом центре вы видите одни и те же вывески? Почему копируются известные торговые марки? Ответ очевиден. Успешность продаж товаров толкает других участников рынка на копирование стратегии конкурентов, их товаров и услуг. Поэтому чтобы оставаться успешными, лидеры рынка вкладывают огромные средства в разработку новых товаров и их защиту.

В нашем случае (в малом и среднем бизнесе) затраты на систему разработки продукции конечно будут не такими астрономическими, как у транснациональных корпораций, но при допущении ошибок в системе они все равно могут оказаться критическими для бизнеса. Система должна быть настроена, как швейцарские часы, и четко регламентированный строгий контроль за исполнением процедуры должен стать гарантией от совершения ошибок: начиная с разработки товара, оценки его перспективности маркетологами и заканчивая мониторингом поведения потребителей после его реализации.

Системы производства и запасов:

∙ выбор поставщиков;

∙ определение предлагаемых гарантий на продукцию или услуги;

∙ определение цен на продукцию или услуги (оптовых и розничных);

∙ процесс повторных заказов для создания запасов;

∙ получение и складирование продукции в качестве запасов;

∙ согласование физических запасов с бухгалтерскими записями.

Меняйте поставщиков, всегда имейте в запасе несколько компаний. Почему? Ответ прост: когда Вы начинаете работать с новым поставщиком, он старается Вам максимально понравиться и дать самые привлекательные условия. Со временем они успокаиваются и перестают обращать на Вас столь пристальное внимание.

Если Вы сами – поставщик, не забывайте поздравить Ваших клиентов с Новым Годом.

Системы обработки заказов:

∙ получение и регистрация заказов — по почте, факсу, телефону, компьютеру;

∙ выполнение и упаковка заказов;

∙ отправка заказов.

Если Вы активно используете Интернет-сайт для получения заказов, обеспечьте его полное дублирование. Переговорите с компанией-хостером сайтов для обеспечения услуги автоматической замены «упавшего» сайта его резервной копией.

Четко отслеживайте прохождение запросов с сайта до оплаченного счета.

Системы выставления счетов к получению:

∙ выставление счетов клиентам за выполненные заказы;

∙ получение оплаты за выполненные заказы и предоставление клиенту выбора формы оплаты (наличными, чеками или кредитными карточками);

∙ взимание неоплаченных и просроченных платежей.

Если Ваша компания уже находится на такой стадии развития, когда еще один человек в штате не станет непосильным бременем для бюджета, то Бинвестор рекомендует нанять работника для контроля за платежами. Этот сотрудник должен подчиняться Генеральному директору напрямую и выполнять мониторинг всех без исключения платежей. Также он должен периодически предоставлять Генеральному директору сводку платежей для планирования последним денежных потоков. В крупных компаниях этим занимается финансовый директор, но кто сказал, что со временем у Вас его не будет?

Системы по работе с клиентами:

∙ процедура приема возвращаемой продукции и возврата денег клиентам;

∙ реагирование на жалобы клиентов;

∙ замена неисправной продукции или выполнение других гарантийных услуг.

Работать без CRM-системы в сфере услуг или торговле уже практически невозможно. Время миллионов приклеенных к мониторам бумажек канули в лету. CRM (Customer Relationship Management – Системы Управления Отношениями с Клиентами) доступны, гибки в настройке и удобны в работе. Но об этом речь – в отдельной рассылке.

Системы счетов к оплате:

∙ процедуры закупок и требуемые подтверждения;

∙ процесс оплаты за материалы и запасы;

∙ мелкие расходы.

Системы маркетинга:

∙ разработка общего плана маркетинга;

∙ разработка и выпуск рекламных материалов;

∙ разработка общих и перспективных направлений;

∙ разработка плана рекламы;

∙ разработка плана по связям с общественностью;

∙ разработка плана прямой рекламы по почте;

∙ разработка и ведение базы данных;

∙ разработка и ведение сайта в Интернете;

∙ анализ и отслеживание статистики продаж.

Очень рекомендую лично просматривать все разработанные рекламные материалы для Вашей компании. Что бы не говорили Ваши «креативщики», настаивайте на следующем:

- каждый материал должен содержать: название фирмы, адрес, телефон, сайт, e-mail;

- каждый материал должен доносить максимально сфокусированное предложение. В идеале – ОДНО. (Речь не идет об имиджевой рекламе)

Если хотите заслужить уважение любого дизайнера, после воплощения им первых двух пунктов, на третий эскиз, Вам надо внимательно посмотреть и многозначительно сказать: «Воздуха» мало»! Респект обеспечен. Кстати, «воздуха», в самом деле, практически всегда мало.

Отчеты о проведенных рекламных кампаниях.

Вас как Генерального директора интересует только одно: сколько на каждый затраченный рубль Вы получаете рублей обратно. Если по отчетам видно, что меньше одного, Ваш маркетинг – отстой. Если Вам говорят, что посчитать это невозможно, увольте маркетолога. Если посчитать эффективность кампании действительно невозможно – откажитесь от нее.

Системы человеческих ресурсов:

∙ процедуры приема на работу и трудовые договоры; обучение персонала;

∙ процесс выплаты заработной платы и система поощрений.

Одна из самых действенных систем оплаты – разделение оклада на 2 равные части: фиксированная часть и премия. Премия выплачивается при достижении сотрудником результатов, описанных в его должностной инструкции. Просто и действенно.

Системы общего бухгалтерского учета:

∙ управление процессом бухгалтерского учета посредством ежедневных, недельных, месячных, квартальных и годовых отчетов;

∙ управление деньгами с надежным обеспечением будущих потребностей в кредите;

∙ составление бюджета и прогнозирование;

∙ декларирование и удержание налогов с заработной платы.

Общие корпоративные системы:

∙ переговоры по контрактам, составление и выполнение контрактов;

∙ разработка и защита интеллектуальной собственности;

∙ обеспечение необходимой страховки и покрытия;

∙ декларирование и уплата федеральных и местных налогов и сборов;

∙ ведение и хранение отчетности;

∙ поддержание отношений с инвесторами/акционерами;

∙ обеспечение правовой защиты;

∙ планирование и поддержание роста.

Системы управления рабочим пространством:

∙ планирование и содержание телефонных и электрических систем;

∙ планирование системы автостоянок;

∙ планирование пропускной системы;

∙ планирование охранной системы.

Ключевые цифры всех отчетов Генеральный директор должен систематизировать в своей личной таблице отчетности (будет что показать инвестору), а также строить кривые динамических процессов, чтобы вовремя реагировать на изменения рынка.

Вы ознакомились с основными бизнес-системами любой работающей компании. Конечно, подробно рассказать о каждой из них в рамках одной рассылки невозможно, поэтому мы продолжим эту тему в следующий раз.

Кстати, какие бизнес-системы мы рассмотрим в первую очередь, зависит и от Вас, наших читателей, от Вашего интереса и Вашей критики.

Бизнес-право

Система человеческих ресурсов включает в себя не только саму процедуру приема на работу, обучения персонала и принципы поощрения сотрудников. Не менее важный элемент системы – это отношения с работниками в связи с их увольнением. Тем более значимой для владельцев бизнеса. Как показывает практика, этот вопрос намного более злободневен, чем все остальные в системе человеческих ресурсов.

В советские времена, на протяжении 70 лет, в головы людей вбивалась идея о том, что труд обязателен, и человек именно должен трудиться. А  что он делает и, самое главное, как – вопросы второстепенного характера. Государство гарантировало минимальный прожиточный уровень за самый неквалифицированный труд. Более того, если человек не работал без уважительных причин в течение определенного времени, то это называлось на юридическом языке «тунеядство» и наказывалось уголовным преследованием. Многих людей творческих профессий - поэтов, писателей, которые не состояли в Союзе писателей, сажали, и они во избежание преследований вынуждены были работать дворниками, грузчиками и т.д. Законы тоже были советские, и уволить человека тоже было фактически нельзя, поскольку труд был «де факто» обязательным.

70 лет соответствующего воспитания, в духе «мне мало платят за работу, а значит я и работать не буду» не прошли даром, ведь часто подобная философия имеет место быть в реальном бизнесе. Итак, мы подошли к вопросу, что же можете сделать Вы, владелец бизнеса, бизнесмен, со своими работниками, которые совсем потеряли страх и плохо работают. Самый простой выход – уволить. Но так ли все просто? Давайте посмотрим.

Основным документом, регулирующим трудовые отношения, является Трудовой кодекс (далее ТК). Его предшественником был Кодекс законов о труде (КЗоТ), принятый еще в СССР и содержащий массу положений, с которыми вы ознакомились выше (по поводу обязательности труда). Так вот, ТК перенял неизменными основную массу гарантий для работников из КЗоТа. Так что юридически, если соблюдать все прописанные законом процедуры, уволить кого-то практически невозможно. Да и суды в случае спора практически всегда становятся на сторону работника.

Что же делать? Рассмотрим вопрос подробнее.

Основания прекращения трудового договора перечислены в статье 77 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Ст.77 п.2. Истечение срока договора. Да, хорошее основание, но для его применения нужно сначала заключить договор на определенный срок. Вроде бы все можно сложить идеально! Заключить договор на 1 месяц, а потом уволить работника без объяснений. Да, это так. Но необходимо помнить о том, что заключение срочного договора имеет ряд ограничений. В суде необходимо будет доказать свои основания заключения договора на определенный срок, т.е. если трудовые отношения не могут быть бессрочными с учетом характера работы или условий ее выполнения. Ну, например, срочный договор может быть заключен на время выполнения сельскохозяйственных работ (пока снег не занесет поле), или на время замены отсутствующего работника (командировка на год, или отпуск по беременности и родам). Здесь, как вы видите, можно заранее определить срок работ, и работник точно знает срок окончания своей работы и может спланировать свою будущую трудовую деятельность, поэтому закон и позволяет заключать срочный трудовой договор.

Также работник может восстановиться на работе, если вы просто-напросто забудете письменно предупредить его о расторжении договора, даже если устно вы его предупредили, выплатили зарплату и отпускные, успели обмыть его увольнение с коллективом. Восстановится через суд, даже и не сомневайтесь.

В нашей практике был случай. Работник (со срочным договором) договорился с компанией, что отгуляет положенный ему отпуск перед увольнением и в день выхода из отпуска уволится. И что же сделал этот человек? Работы для него уже не было, и компании было выгодно его отправить в отпуск раньше, чем заканчивался договор. Работник ушел в отпуск и заболел. Причем заболел по документам на длительный срок, на пару месяцев. Компания его благополучно уволила в срок, установленный трудовым договором, внесла запись в трудовую книжку и благополучно забыла о нем. Работник же вышел на работу и заявил, что уволили его незаконно, так как его никто не предупредил о предстоящем увольнении, и вообще, пока он был на больничном, его не имели права увольнять.

Потом был суд, беспощадный к… компании. Увольнение было признано незаконным. Пришлось восстановить работника в должности, выплатить ему зарплату. Причем трудовой договор работника по решению суда приобрел статус не срочного, а бессрочного. Вот так, из-за небольшой ошибки кадрового отдела компания получила большие проблемы.

В следующем выпуске рассылки Вы узнаете, что испытательный срок не является гарантией от произвола работника, и что на самом деле уволить работника, находящегося на испытательном сроке, практически невозможно. Мы также расскажем, что делать, если работник пришел на работу в пьяном виде не явился на работу без уважительной причины или совершил кражу имущества компании.

Problem-story

Очень понравилось писать о чужих ошибках. Ох, как приятно их замечать. Но, нужно быть объективным и рассказать о собственных.

Стояла перед отделом маркетинга задача – раскрутить магазин одежды. Позиционирование хорошее – «Одежда больших размеров из Германии», место проходное – в угловом доме, рядом с супермаркетом известной торговой марки. Сегментированную рекламу в районе спланировали. Одним словом – открывайся и работай: маркетинг дает добро. Но заказчики попросили еще наружной рекламной заняться. Начали с вывески. Время было зимнее, соответственно большая часть суток – темная. Разумеется вывеска должна быть видна в темноте. Нашли кампанию по вывескам, отправили макет. Но не учли одну тонкость: если световой короб – фигурный блок, основа которого матовое стекло, то буквы надо писать очень жирно и только черным. А лучше вообще так не делать, а следовать простому правилу – белое на черном читается гораздо лучше любых других сочетаний. Особенно белая светящаяся подложка и розовые буквы. Вечером, при размерах вывески 3х1 метр, название магазина можно было разглядеть  только метров с пяти. Дальше – все расплывалось и превращалось в чудное белое пятно.

В приведенной  истории хочу подчеркнуть  всего один момент:  Блестящую маркетинговую стратегию может загубить бездарная тактика или просто отсутствие опыта.

Разумеется, с тех пор наши специалисты порядочно поднаторели в «наружке», но, с тех пор, внешний вид каждой световой вывески моделируется нами для заказчика как в дневное так в ночное время.

ВНИМАНИЕ! ПРИГЛАШАЕМ ВСЕХ ЧИТАТЕЛЬНИЦ К ОБСУЖДЕНИЮ РАССЫЛКИ! СПЕЦИАЛИСТЫ БИЗНЕС-КОНСАЛТИНГА ГОТОВЫ ОТВЕТИТЬ НА ВАШИ ВОПРОСЫ!  
Обсудить выпуск...

Мэри Кей Эш: уверенный харизматик

Мэри Кей Эш - харизматичная личность, чьи уверенность в своем предназначении очень заразительна. Врожденная твердая воля придала ей безудержную смелость основать компанию в условиях полной своей незащищенности перед враждебным отношением к ней двух крупных организаций, возглавляемых мужчинами. В ответ на их происки она все же создала свою собственную фирму и предоставила возможность работать и зарабатывать на жизнь матерям; которые должны были одновременно с этим вести домашнее хозяйство. Проницательность Эш позволила каждой работающей матери самой определить свой собственный уровень производительности и размер вознаграждения, то есть быть самой себе руководителем и выстраивать свой собственный рабочий режим в зависимости от расписания школьных занятий их детей. В результате возникла многоотраслевая маркетинговая фирма "Mary Kay Cosmetics", которая настолько успешно добилась своих целей, что в 1993 году ее годовой доход уже превышал миллиард долларов. Эш создала идеальную компанию, отвечающую нуждам работающей женщины. И, реализуя мечту всей жизни, она создала гигантский бизнес, соответствующий ее буйной фантазии.

Идея создания "Mary Kay Cosmetics", как и в других историях великого успеха, возникла неожиданно. Эш чувствовала острую необходимость написать книгу о вынужденных работать женщинах и мужском шовинизме на рабочих местах. В свои двадцать пять лет она отказалась от торговли с двумя разными фирмами на условиях прямой комиссии и засела за свою книгу о дурном обращении с женщиной при довлеющем положении мужчин. Когда она, сидя за своим кухонным столом, набрасывала план книги, у нее было два списка. Один содержал ее негативный опыт в фирмах, ориентированных на приоритетность мужских прав, и красноречиво свидетельствовал о том, как не надо управлять компанией. Второй список включал условия, необходимые для идеальной компании, особенно удобные для карьеры женщины, имеющей семью и детей. Она внезапно представила себе, что она проектирует идеальную фирму, которая могла бы стать притягательной для участия в ней работающих женщин. Эш отложила написание книги в момент этого озарения и занялась осуществлением своего представления об идеальной компании. Позже она сообщила прессе, что "Магу Kay Cosmetics" родилась именно в этот момент, и добавила:  "Я хотела создать компанию, которая предоставила бы возможность для женщины - для каждой женщины, имеющей семью и воспитывающей детей, - самой распоряжаться своей карьерой. Их миром должны быть не квоты и не жесткие правила; консультанты должны быть свободны и иметь возможность распоряжаться своим временем. Такая структура занятости позволит женщине поставить на первое место семью, что существенно. Скольких женщин заботит тот факт, что они не могут работать, если у них есть проблемы дома!" ("Savvy", июнь 1985)

Жизнерадостность, чувство собственного достоинства и уверенность в себе были существенными составляющими в новом рискованном предприятии Эш. Друзья, родственники, ее бухгалтер и ее адвокат - все хором уговаривали начинающую предпринимательницу бросить эту затею, так как она явно обречена на провал. Эш игнорировала их советы и последовала своему плану, который реализовывал ее мечту. Уникальная продукция Эш и ее армия домохозяек и женщин-консультантов в конечном счете сделали "Mary Kay Cosmetics" чрезвычайно доходной. Однако решающим фактором является харизма самой Эш. Она обладает уникальной способностью побуждать людей к действию. Одним из основополагающих приоритетов было ее сочувствие этим женщинам. Однажды побывав в их шкуре, она могла примерить на себе все неразрешимые проблемы вынужденной работать матери. Это врожденное знание ощущалось каждый раз, когда она разговаривала с ними.

Главным героем-вдохновителем Эш и метафорическим талисманом ее фирмы издавна является шмель. Она возвела шмеля до первостепенной важности как общий символ успеха. "Из-за своих крохотных крылышек и тяжелого тела по всем законам аэродинамики шмель летать не должен бы. Но шмель этого не знает и ухитряется как-то летать" ("The Entrepreneurs", 1986). Золотые и алмазные булавки в форме шмеля, каждая с двадцатью одним алмазом и стоимостью около четырех тысяч долларов, присуждается "Королеве сбыта" в конце каждого финансового года. Это основной символ успеха для консультантов, работающих в фирме Мэри Кей. Эш говорит о шмеле: "Он до удивления похож на нашу женщину, которая не знает, что не должна была бы подниматься к вершинам, но успешно делает это". И это как раз присуще самой Эш, которая не знала, как надо заниматься бизнесом, но стала почетной главой одной из крупнейших косметических фирм в Соединенных Штатах. Она - творческий гений, который отрекается от громких титулов, но результаты ее деятельности говорят сами за себя.

Уважаемые читательницы и читатели рассылки!

Команда Бинвестор поздравляет Вас с наступающим Новым Годом и Рождеством. Мы искренне желаем Вам и Вашим семьям успехов, здоровья и благополучия в новом году. Пусть сбудутся Ваши мечты и осуществляются самые смелые проекты!

ВНИМАНИЕ! СПЕЦИАЛЬНАЯ АКЦИЯ!
Получите бесплатную консультацию по выбору направления бизнеса.
Заполните АНКЕТУ на www.Business4Woman.ru уже сегодня!

binvestor 2006.

Адрес:
127276, г. Москва,
ул. Станционная, д. 6

Тел./Факс:
+7 495 642-3732 

Internet:
info@binvestor.ru, www.binvestor.ru