Аналитик AIIM Ник Геддес (Nick Geddes) подготовил White Papers «Turning Documents into Data - using data capture to improve document processing», где сведена прошлогодняя статистика, касающуюся сканирования и захвата документов, и представлены рассуждения и выводы.

Выделю то, что мне показалось интересным и полезным, представлю пару своих мыслей на тему «белой бумаги».

Как обстояли дела в 2013-ом

Большинство организаций (68%) использовали технологии захвата для создания электронных архивов и включения информации в автоматизированные workflow-процессы. Уровень освоения технологий был у всех разный. Респонденты определяли этот уровень следующим образом:

Если оценивать процент пройденного пути (где цель – избавление от бумаги, а средства – сканирование и захват), распределение организаций выглядело так:

Используя средневзвешенную среднюю, получим, что всем вместе компаниям предстоит пройти еще 83,5% пути.

Иными словами, если опираться на сведенную Ником Геддесом статистику, можно говорить, что потенциал инвестиций в сканирование и распознавание документов, в 4 раза больше текущих средств, вложенных компаниями в захват данных.

В числе топ-5 процессов, автоматизированных с точки зрения захвата данных, были:

●    внутренний HR (затраты, расписания, адаптация) – автоматизирован у 65% организаций;

●    финансы и оплата счетов – у 62%;

●    поддержка и переписка с пользователями – у 61%;

●    специфические направления деятельности – у 61%;

●    договоры и закупки – автоматизированы у 56% организаций.

White Paper также обобщает выгоды, которые компании могут получить от сканирования и захвата документов.

Автоматическая обработка и занесение данных в систему может сократить на 75% скрытые трудозатраты, связанные с ручным вводом данных и прочими подобными процессами.

Исключается человеческий фактор, который подчас приводит к некорректному занесению данных в систему – по итогам автоматизации уровень точности может достигать 99%.

Снижается стоимость обработки на один документ, что приводит к положительному возврату инвестиций (ROI) в автоматизацию захвата.

Доступ к важным данным, автоматически занесенным в ECM- или ERP-систему, ускоряется в разы – процессы, завязанные на документах, занимают часы, а не дни.

Упрощается поиск и повышается прозрачность данных, так как при распознавании в систему автоматически могут заноситься метаданные и реквизиты, а не только содержание документов.

Ускоряется обратная реакция на запросы потребителей. В этом уверены 95% респондентов, распределение их оценок степени ускорения представлено на диаграмме:

Так что же останавливает автоматизацию?

В результате опроса был составлен рейтинг стоп-факторов, которые в 2013 году тормозили прогресс в области сканирования и распознавания. Проценты респондентов, ссылающихся на конкретные трудности, представлены ниже:

Подытоживая

На первый взгляд, компании, игнорирующие возможности автоматизации, упускают явную выгоду. Потенциал рынка софта и харда для сканирования и распознавания документов таков, что предложение на рынке соответствующих продуктов должно стать сверхприбыльным для вендоров.

Тем не менее, только единицы компаний кидаются автоматизировать захват данных. И дело не в близорукости, а в иных приоритетах. За пределами ERP автоматизировать что-либо не верно, если еще в учетной системе не все расставлено по полочкам. Чтобы убедить компании расширять функционал своих систем за их пределами, вендорам нужно предоставлять услуги бизнес-консалтинга, не просто обещать положительный ROI, а выполнять обещания.

Целесообразно изначально автоматизировать только часть процессов, проводя эксперименты внутри самой компании-заказчика. Накапливая опыт бизнес-кейсов, можно уже снимать барьеры и с выгодой для клиента автоматизировать захват.

Если на конец 2013-ого в Штатах пройдено только 20% пути, в России трендом автоматизация захвата станет через 2-3 года.

В российских регионах начинают создаваться цифровые ресурсы, содержащие информацию о субъектах и объектах социально-правовых запросов. Именно эти ресурсы сегодня становятся одним из важнейших инструментов для отработки запросов граждан и организаций предоставления электронных госуслуг.

Уверенность обывателя в том, что, если гражданин утратил какой-то документ, то достаточно обратиться в архив и документ будет восстановлен, кажется, вот-вот рухнет… Такое представление оставалось незыблемым, железобетонным и стереотипным на протяжении десятилетий. И это несмотря на то, что россияне только в половине случаев с первого раза получали удовлетворительный результат на свой запрос при обращении в различные архивы – государственные, ведомственные, органов загс или муниципальные.

На практике это выглядит следующим образом. Гражданин хочет восстановить документы о праве на участок земли, выданный ему по решению райисполкома в 19ХХ году. Он знает, приблизительно, когда участок был выдан и делает запрос в архив. Архивисту необходимо найти сведения о том, что такой-то участок действительно закреплён за такой-то фамилией. Используя традиционный научно-справочный аппарат (НСА), сотрудник архива может «углубиться» в архивный фонд только «до Дела». Имея реквизиты документа, он может найти документ по описи. Но чтобы найти сведения расположенные на 7-м листе приложения № 2, ни НСА, ни реквизиты ОРД не помогут. В результате архивист вынужден взять дело и, перелистывая документы,  искать искомую фамилию вручную.

Сегодня, с формальной точки зрения, архивная справка, копия или выписка являются документами личного хранения. Граждане обращаются в учреждения, и смиренно в течение 30 дней ждут, пока их документ будет или не будет найден. Новая концепция предоставления госуслуг сориентирована на то, что документы личного хранения со временем канут в лету, и у архивных учреждений уже не будет столько времени на их поиск, и выдавать они при взаимодействии с другими госорганами их тоже не будут. Они в кратчайшие сроки будут обязаны подавать сведения.

Согласно Указу Президента РФ от 7 мая 2012  г. № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления», доля граждан, получающих услуги в электронной форме, к 2018 году должна составлять не менее семидесяти процентов. Уровень удовлетворённости граждан качеством предоставления государственных  и муниципальных услуг к 2018 году – не менее девяноста процентов.

Предоставление госуслуг в электронном виде – вот панацея, которая должна была с помощью прогрессивных технологий помочь госслужащему отвечать за запросы и обращения граждан быстро и точно. Но этого не случилось даже, несмотря на то, что в российских госорганах и учреждениях в цифровой вид переводится НСА и формируются электронные фонды. Потому что эти ресурсы также ограничены уровнем НСА или реквизитами ОРД, и в них отсутствуют в электронном виде сведения о конкретных событиях и конкретных гражданах. А значит, мы снова возвращаемся к поиску информации в ручном режиме…

Тем не менее, в некоторых российских регионах применили принципиально иной подход: начали создавать электронные информационные ресурсы, которые содержат сведения об объектах и субъектах социально-правовых запросов.

В Главном архивном управлении города Москвы было оцифровано 5 миллионов документов по решениям Моссовета и райисполкомов и сформирована поисковая база по 20 миллионам персоналий и 17 миллионам адресов.  Этот инструмент был применён, поскольку при обработке запросов населения для поиска информации и предоставления копий правоустанавливающих документов специалистам учреждения было недостаточно стандартных средств научно-справочного аппарата.

Калининградская область стала первым регионом, реализовавшим проект по оцифровке  всего востребованного фонда записей об актах гражданского состояния. Здесь создан один из наиболее социально значимых документных ресурсов в электронном виде благодаря проведению индексирования документов по максимальному количеству полей. Создание ресурса позволит органам ЗАГС области оперативно отрабатывать запросы граждан и госорганов.

С точки зрения извлечения сведений из документов для отработки социально-правовых запросов, архивы ЗАГС оказались в наиболее выигрышном положении по сравнению  с архивами других органов исполнительной власти. В том смысле, что в ЗАГСе актовая запись создавалась для того, чтобы описать конкретный факт – статус гражданина, и поисковый механизм подстроен под эту задачу. А распоряжение исполкома может содержать (и, как правило, содержит) побочную информацию. Если книга актовой записи хотя бы претендует на структурированное представление информации, то документы исполкомов – это информация в неструктурированном виде, и её содержание  может быть избыточно.

Создание базовых цифровых ресурсов, во-первых, для поиска искомых сведений в документах требует привлечения специалистов, которые разбираются в типах, видах документов и их структуре.  Во-вторых, необходимо с помощью многоступенчатой проверки качества ресурса обеспечить абсолютную точность сведений, поскольку именно от аутентичности информации зависит результат предоставления услуг и подготовки ответов на запросы.  В-третьих, требуется актуализировать информацию из ретрофонда. Наконец, работы должны проводиться в соответствии с законом о защите персональных данных.

Электронные ресурсы, содержащие информацию о субъектах и объектах социально-правовых запросов, позволяют госорганам и учреждениям осуществлять поиск сведений, которые запрашивают граждане, с абсолютно точным результатом; существенно сокращать сроки отработки запросов и гарантировать их корректную отработку; проводить выверку существующих электронных баз.

От редакции ECM-Journal: Digit.ru составил список семи мобильных приложений, необходимых гостям Олимпиады в Сочи. Мы же выбрали из этого списка те, которые будут полезны не только посетителям Сочи, но и зрителям в любой точке страны.

Sochi 2014 Результаты: незаменимо для болельщиков

«Sochi 2014 Результаты» — официальное приложение, ссылка на которое есть на сайте Олимпиады-2014. Оно предназначено для отслеживания болельщиками результатов соревнований.

«Sochi 2014 Результаты» ориентировано на более широкую аудиторию. У этого ПО тоже все хорошо в плане дизайна, интерфейса и обновления, и количество информации больше, чем у "Sochi 2014 Гид". Здесь есть все, начиная с расписания игр, заканчивая информацией о спортсменах. В настройках интересующие вас виды спорта можно добавить в избранное, чтобы потом не тратить время на их поиски. Есть здесь и список выигранных каждой страной медалей.

Помимо того, можно посмотреть информацию об интересующих дисциплинах и даже купить сувениры и билеты. Впрочем, с последними ситуация особая: на часть мероприятий их уже нет, на какие-то состязания раскуплены все дешевые места. Но в целом функциональность приложения хорошая. Оно окажется весьма полезным во время проведения самих Игр — для тех, кто будет внимательно отслеживать результаты и количество медалей.

В качестве дополнения — здесь есть масса информации и о различных видах спорта: например, если вы захотите почитать подробно о керлинге, то найдете здесь не только историю игры и правила, но и фотографии, и даже видеоролики.

Доступно для iOS, Android, Windows Phone. Цена: бесплатно

Ссылки:

Google Play >>>

App Store >>>

Windows Market >>>

Сочи 2014 WOW от Samsung: отличное приложение от партнера Игр

Компания Samsung, которая является глобальным мировым партнером Олимпийских игр, не смогла остаться в стороне и не сделать специальное приложение. Кстати, аббревиатура WOW в названии расшифровывается как Wireless Olympic Works (беспроводные олимпийские работы).

Приложение это даже лучше, чем официальное. Здесь можно смотреть расписание Игр, список завоеванных медалей, подробные данные о спортсменах и видах спорта. Причем информация здесь подана с иллюстрациями, в более доступной и удобной форме, чем в официальном приложении.

ПО можно настроить таким образом, чтобы ваши любимые виды спорта всегда были «на виду». Кроме того, к событиям можно добавлять напоминания, чтобы невзначай чего-нибудь не пропустить.

По результатам тестирования Digit.ru «Сочи 2014 WOW от Samsung» — добротно сделанное полезное и интересное приложение, способное составить конкуренцию официальному ПО олимпийского комитета.

Однако есть минус — в количестве поддерживаемых устройств: так как программа сделана под маркой Samsung, то и оптимизировано оно, в первую очередь, под аппараты этой компании. Но подойдет также и под другие Android-смартфоны.

Доступно для Android, оптимизировано под Samsung. Цена: бесплатно

Ссылка в Google Play >>>

«Второй экран» от «Первого канала» и РИА Новости

Интересный проект запустили РИА Новости и «Первый канал». Он называется «Второй экран» и входит в состав приложения «Первый канал» для мобильных устройств.

«Второй экран» будет дополнять телевизионные трансляции с соревнований титрами, текстовыми комментариями, новостями и справочной информацией, так что вы сможете смотреть не только в телевизор, но еще и на дисплей собственного смартфона.

Кроме того, в приложении можно будет послушать звуковую часть телетрансляции, чтобы следить за соревнованиями даже тогда, когда рядом нет телевизора. Приложение «Первого канала» можно скачать в магазинах ПО для операционных систем Android и iOS, но функциональность «Второго экрана» в полной мере будет раскрыта только с началом Олимпиады.

Доступно для iOS. Цена: бесплатно

Ссылка в App Store >>>

Google Play >>>

«Зимние Игры»: новости в режиме «Live»

РИА Новости и IT-компания Atos выпустили к Олимпиаде приложение «Зимние Игры» — оно будет предоставлять официальные результаты и статистику Игр с использованием мультимедийного контента РИА Новости.

В интерфейсе приложения предусмотрен ряд тематических разделов и информационных сервисов. В разделе «Новости и мультимедиа» публикуется последняя информация по олимпийской тематике, в том числе фото-, видео- и аудиорепортажи, раздел «Live» откроет доступ к прямым текстовым трансляциям в режиме реального времени.

«Календарь и результаты» содержит расписание соревнований с указанием места и времени их проведения. Кроме этого, читателю доступны рубрики, посвященные медальному зачету, видам спорта, странам-участницам Игр, командам, аренам, картам и маршрутам передвижения между олимпийскими объектами. Информация в приложении — на русском и английском языке.

Доступно: iOS. Цена: бесплатно

Ссылка в App Store >>>

Источник: по материалу Digit.ru

«Смотри+»: рекомендация эксперта ECM-Journal

От редакции ECM-Journal: По мнению Андрея Подкина без этого приложения обзор нельзя считать полным. «Полноценных обзоров ни у кого пока нет, поскольку приложение станет доступным только в день открытия. Важность обзора именно этого приложения от Мегафона заключается в следующем:

●   Максимальный охват. В отличие от материалов отдельных телеканалов. Плюс еще и все записи остаются доступными.

●   Материал доставляется из первых рук (Мегафон, Панорама) без посредников (ВГТРК, 1 канал и т.п.).»

Можно добавить, что пользователи приложения смогут пересматривать результативные моменты Игр с помощью технологии логирования видеоконтента. Технология позволяет не только просмотреть отмеченный момент, но перемотать всю трансляцию до него и после. Эта возможность реализована благодаря сотрудничеству с АНО «Спортивное вещание» («Панорама»), которая является официальным вещателем ХХII зимних Олимпийских игр в Сочи.

Приложение бесплатное и будет доступно абонентам всех операторов в домашнем регионе и во внутрисетевом роуминге. Пользоваться приложением можно как через мобильный интернет, так и через Wi-Fi. Для абонентов «МегаФона» видеотрафик в рамках приложения тарифицироваться не будет.

Будет интересно после завершения мероприятия сравнить статистику скачивания рассмотренных приложений и использования их (если таковая будет).

По мнению Gartner, NLQA (система вопросов-ответов на естественном языке) находится на пике своей технологической актуальности. Это связанно с наличием «умных машин» с искусственным интеллектом в горячей десятке стратегических IT-трендов 2014 года, от того же Gartner. Подробнее можно почитать тут и тут.

Но это не значит, что каждый должен сломя голову броситься на создание собственной NLQA системы с анализатором речевого сигнала и морфологическим разбором.

Как может выглядеть типичная NLQA реализация? Вы задаете свой вопрос системе с клавиатуры или голосом так, как если бы вы спрашивали другого человека, а в ответ получаете ожидаемый результат.

Что это может значить для ECM? Первое что приходит в голову – это поиск контента, enterprise CONTENT management всё-таки. Например, «покажи мне все договорные документы по организации X, которые создал Y на прошлой неделе» - типичный запрос на естественном языке. А кому это вообще может пригодиться? В распоряжении пользователя есть удобные формы для поиска. Тот же запрос, приведенный прежде, потребует около 5-7 кликов и набора около 10 символов на клавиатуре. При этом пользователь ищет на основе предопределенных критериев, а не придумывает свои, которые, к тому же, могут быть не реализованы.

Что мы имеем в итоге? С помощью NLQA должны решаться задачи, выходящие за рамки обычных поисковых запросов по критериям. Необходимо искать по смыслу, учитывать предыдущий опыт и контекст пользователя,  отвечать на всевозможные вопросы, вплоть до  «на каком трамвае доехать до офиса». В противном случае, это будет лишь развлечением на 10 минут, а не реальным рабочим инструментом.

Необходимо понимать, что реализация NLQA в ECM - это не просто покрытие очередного бизнес процесса, а разработка чего-то нового, сложного, доселе неизвестного. Это сложная задача, требующая серьезных финансовых и временных вложений. ECM-вендорам необходимо как следует подумать, взвесить все за и против, перед тем как пытаться научить свою систему разговаривать на одном языке с человеком.